아이폰 최강 업무술

아이폰 최강 업무술

백성필 지음

한스미디어 / 2010년 02월 / 212쪽 / 12,000원



1부. 일 잘하고 싶으면 아이폰에 눈을 떠라



아이폰, 핸드폰이야 컴퓨터야

아이폰은 스마트폰이다. 정말 상상을 초월할 만큼의 기능을 가진 똑똑한 폰이다. '이런 것도 될까?' 싶어 찾아보면 안 되는 것 없이 다 되는 폰이다. 그런데 사용하다 보면 핸드폰인지 컴퓨터인지 싶을 때가 있다. 국내 기업의 기존 핸드폰의 경우 기본적으로 탑재된 기능들 외에는 사용자가 원하는 대로 다운을 받거나 삭제하는 것이 불가능했다. 때문에 수없이 많은 신종 핸드폰 모델을 하루가 멀다 하게 출시했고, 한 가지씩의 기능만을 내걸고 새로 나온 핸드폰을 부각시키기에 바빴다. 그런데 아이폰은 달랐다. 다양한 프로그램들을 내가 원한다면 다운로드해 사용할 수도 있고, 원하지 않으면 삭제할 수도 있다. 마치 컴퓨터처럼 말이다. 아이폰의 등장은 핸드폰은 전화만 받는 기계라는 고정관념과 아이팟은 젊은 세대만의 전유물이라는 고정관념, 그리고 업무는 사무실에서만 할 수 있다는 수많은 직장인들의 고정관념을 통째로 뒤집었다. 손 안의 컴퓨터로 어떤 일이든 가능해졌기 때문이다.

앱스토어는 아이폰 안에 있는 가게

아이폰의 등장으로 수많은 어플리케이션 개발자들이 등장했다. 뿐만 아니라 기존의 은행, 증권사 등의 기업들도 소비자들이 편리하게 거래할 수 있도록 어플리케이션이라는 프로그램을 만들어 서비스를 제공하고 있다. 이렇게 수많은 어플리케이션, 즉 아이폰에 다운받아야 하는 프로그램들을 파는 곳을 '앱스토어'라고 한다. 아이폰을 이해하고 자신에 맞게 최대한으로 활용하기 위해서는 위에서 언급하고 있는 앱스토어를 제대로 알고 활용해야 한다. 앱스토어에는 방대하고 다양한 프로그램들이 있다. 엔터테인먼트, 교육, 비즈니스, 음악, 뉴스, 사진, 스포츠, 재정에 이르기까지 일상생활의 전반에 걸쳐 필요한 어플리케이션이 수십만 개가 등록돼 있다. 그리고 우리는 아이폰 자체에 내재돼 있는 앱스토어에 들어가 필요한 어플리케이션을 구매하거나 혹은 무료로 다운받아 사용하면 되는 것이다.

앱스토어를 활용하라!

직장인들이 주목해야 할 것은 앱스토에는 업무에 사용할 수 있는 어플리케이션이 아주 다양하게 등록되어 있고 이것을 잘 활용한다면 자신의 업무 퀄리티를 극적으로 끌어올릴 수 있게 된다. 직장인들은 앱스토어에 있는 어플리케이션을 통해 지하철에서 보고서를 작성하여 보낼 수도 있고, 이메일을 확인하거나 일정을 관리할 수도 있으며, 급하게 떠난 출장지에서도 결재 서류나 제안서를 손쉽게 확인할 수 있다. 이런 변화는 업무에만 해당하는 것이 아니다. 아침에 일어나 집 밖으로 나오기 전 날씨를 확인하는 것부터, 버스나 지하철의 도착시간 정보를 확인하고, 점심시간에는 가까운 맛집을 찾는 것까지 일상적인 생활에서도 시간을 절약하고 앞으로의 일정에 대비할 수 있도록 해준다. 때문에 직장인들은 시간과 공간을 활용해 더욱 빠르게 업무를 처리할 수 있다.

그렇다면 어떤 어플리케이션을 어떻게 활용해야 할까? 스마트폰이 대세고, 이왕이면 디자인 면에서 뛰어난 아이폰을 선택했다. 그런데 처음 기본으로 탑재된 어플리케이션을 보고는 적잖은 실망을 했을 수도 있다. 뛰어난 업무처리가 가능하다고 해서 선택했는데 막상 보니 이용할 수 있는 게 아무것도 없지 않은가. 앱스토어라는 게 있어서 들어가 보니 하루에도 100여개씩 업로드되는 수많은 어플리케이션을 어떻게 판단하고 구매해야 하는지도 일이고, 현실적으로 불가능하다. 이 책은 그런 문제를 고민하고 있는 이용자들을 위해 수많은 어플리케이션 중에서 실제업무에 유용하게 쓰이고 있는 어플리케이션만을 골라 상황별로 정리했다.

앱스토어, 아이튠즈 스토어 통합 계정을 만들어야 한다

아이폰은 그 자체가 가진 기능만으로도 훌륭하지만 상황에 맞는 어플리케이션을 다운받아 사용할 때 그 시너지는 배가 된다. 그렇기 때문에 아이폰을 사용하는 유저들이라면 반드시 아이튠즈의 계정을 가지고 있어야 한다. 아이튠즈는 애플이 자랑하는 통합 멀티미디어 컨텐츠 시장이고 앱스토어도 궁극적으로는 이 범주 안에 속한다. 대부분의 사람들이 아이튠즈는 아이폰이나 아이팟을 이용하기 위해 만들어진 프로그램으로만 알고 있으나 사실은 그렇지 않다. 아이튠즈에서 이용할 수 있는 음악이나 영화와 같은 콘텐츠를 '이동 중에도 이용할 수는 없을까?'라는 필요에 의해 만들어진 것이 아이팟이다. 그리고 그 문화콘텐츠 외의 다양한 프로그램들이 아이튠즈의 앱스토어에서 생성되었고, 지금의 아이폰 이용자들이 핸드폰을 통해 앱스토어의 엄청난 프로그램을 이용할 수 있게 된 것이다.

아이폰이나 아이팟 터치 유저들을 위한 어플리케이션 시장인 앱스토어는 아이튠즈의 아이디가 있다면 바로 이용할 수 있다. 그러나 대한민국 아이폰 유저들이 처한 환경은 해외에 비해 다소 협소한 것이 사실이다. 아이튠즈 스토어나 앱스토어에 대한 결제 및 컨텐츠에 대한 제약이 있기 때문이다. 그래서 많은 아이폰 사용자들은 U.S계정을 만들어서 사용하는 쪽으로 우회하고 있기도 하다. 하지만 이 같은 불편함도 국내에서 다양한 사용자가 생겨난다면 충분히 개선될 수 있는 부분이다. 또한 국내 앱스토어의 어플리케이션은 한국인에게 보다 익숙하기 때문에 이용하는 데 있어서 더 편리하기도 하다.

① 계정 정보 확인

아이폰에서 바로 새로운 어플리케이션을 다운로드하려면 앱스토어를 이용해야 한다. 앱스토어 이용에는 자신만의 계정 등록이 필요하다.

1. 계정생성은 내컴퓨터의 아이튠즈에서 할 수 있으며 미국 계정을 생성하는 경우에는 등록단계에서 해외결제가 가능한 비자카드가 있어야 진행을 할 수 있다. 앱스토어에서 구매하는 모든 컨텐츠들은 자동으로 카드결제가 이루어지므로 꼭 필요한 단계다. 자신이 보유한 카드의 종류를 정확히 선택한 뒤 계정생성을 진행한다.

2. 메뉴화면의 '앱스토어'를 터치하면 새 어플리케이션부터 인기항목에 이르기까지 다양한 어플리케이션이 화면에 표시된다.

3. 목록의 가장 하단까지 화면을 스크롤하여 앱스토어의 계정이 등록(로그인)되어 있는 것을 확인한다. 앱스토어의 계정은 애플 아이디와 같은 아이디를 사용한다. 계정을 등록하지 않고 어플리케이션을 구입하려고 하면 계정 정보를 입력하라는 창이 표시된다.

4. 앱스토어에는 수많은 아이폰용의 어플리케이션이 등록되어 있다. 수많은 어플리케이션들은 특정한 카테고리별로 구분되어 있기 때문에 어플리케이션을 손쉽게 찾을 수 있다. '카테고리'를 터치하고 이곳에서 비즈니스 카테고리를 선택하면 업무용 어플리케이션을 한눈에 살펴볼 수 있다.5. 'Top 25'를 터치하면 다운로드 수가 많은 인기 있는 어플리케이션을 의미하며, 'Top Free'를 터치하면 무료로 이용할 수 있는 어플리케이션 25개가 표시된다.

② 어플리케이션 설치

앱스토어에서 어플리케이션을 다운로드하면 동시에 아이폰에 설치되며 설치된 어플리케이션은 바로 사용할 수 있다. 예를 들어 네이버 실시간 검색어를 보여주는 어플리케이션을 다운로드해보자.

1. '검색'을 터치하여 원하는 어플리케이션을 찾는다. '실시간'이라고 입력하면 검색어와 일치하는 검색 결과가 표시된다.

2. 검색된 어플리케이션을 터치하면 해당 어플리케이션의 정보가 나타난다. 무료 어플리케이션이므로 'FREE'를 터치하면 표시가 'INSTALL'로 변한다. 'INSTALL'을 터치하면 아이튠즈의 계정을 확인하므로 패스워드를 입력해야 한다.

3. 선택한 어플리케이션이 아이폰에 다운로드된다. 이와 같이 사용자는 자신에게 필요한 어플리케이션을 카테고리별로, 혹은 키워드로 검색하여 다운받을 수 있고 그렇게 받아진 어플리케이션은 사용자의 아이폰에 저장되어 필요할 때마다 언제든 바로바로 사용할 수 있다.

2부. 아이폰이 최강의 워커홀릭을 만든다



아이폰, 출퇴근길에 활용하기

지하철에서 하루의 업무 일정을 시뮬레이션하라: 그날그날 어떤 일을 할지에 대한 하루의 일정체크는 이제 출근길 아이폰으로 해결하자. 아이폰의 일정관리 시스템을 숙지한다면 업무 라이프스타일이 한 단계 업그레이드될 것이다.

1. 아이폰 홈화면에 위치한 캘린더. 아이콘 상에 오늘 날짜가 표시되기 때문에 별다른 메뉴 없이도 편하게 날짜 확인이 가능하다.

2. 캘린더를 클릭하면 하단에 '오늘', '목록', '일', '월' 이렇게 뜬다. '월'은 한 달 일정을 한눈에 확인할 수 있는데 스케줄이 추가된 날에는 하단에 점으로 표시되며 스케줄이 없는 날은 표시 없이 빈칸으로 표시된다. 해당 날짜를 클릭하면 하단에서 스케줄 내용을 확인할 수 있다.

3. 우리가 사용할 부분은 바로 '일' 부분이다. 하루 동안의 스케줄이 순서대로 타임라인 형태로 보이기 때문에 하루 동안 해야 할 업무를 시간대별로 체크하자. 여기서 일정의 세부사항을 추가하거나 변경할 수 있으므로 출근길에 하루의 일정을 재확인하고 세부계획을 짜는 데 상당히 유용하다.

4. 연동된 캘린더가 있을 경우 [이미지 캘린더] 버튼을 누르면 일정을 종류별로 확인할 수 있으며 새로운 일정을 추가할 때에도 이곳에서 종류를 미리 선택하면 해당 카테고리의 일정으로 추가가 가능하다.

5. 스케줄을 목록 형태로 전환한 화면이다. 해당 날짜를 기준으로 스케줄이 정렬되므로 한 달간의 스케줄이 지나간 업무에 대한 검색이나 앞으로 있을 큰 스케줄을 한눈에 파악할 수 있어 편리하다. 아이폰은 개인의 스케줄 매니저라고 봐도 손색이 없을 정도로 깔끔한 일정관리 능력을 보여준다.

아이폰, 사무실에서 활용하기

엑셀과 파워포인트는 컴퓨터+아이폰으로 작성하라: 엑셀과 파워포인트는 직장인이라면 누구나 사용하는 기본적인 프로그램이다. 그런데 이 작업을 하기 위해 소요되는 시간은 생각보다 많다. 게다가 엑셀과 파워포인트는 발표를 위한 자료로 정리되는 경우가 많기 때문에 발표에 필요한 원고 타이핑 작업은 따로 해야 하는 경우도 발생한다. 이때 컴퓨터 두 대로 작업을 한다면 '디지털 쿼터족' 다운 업무실력을 발휘할 수 있다. 이제 아이폰을 또 하나의 컴퓨터로 이용하라. 엑셀과 파워포인트를 아이폰에서도 열람하거나 제작하는 것이 가능하기 때문이다. 이제 하나의 컴퓨터로 여러 파일을 열었다 닫았다 반복하는 번거로움에서 벗어나라. 아이폰으로 파일을 열어둔 채 원고를 작성한다면 훨씬 많은 일을 효율적으로 할 수 있기 때문이다.

1. 엑셀과 파워포인트를 작업하기 위해서는 '퀵오피스(Quickoffice)'라는 어플리케이션이 필요하다.

2. 퀵오피스를 사용하면 내 컴퓨터의 파일을 무선으로 전송해 아이폰에서 확인할 수 있다. 퀵오피스를 실행한 뒤 주어지는 IP주소를 웹 브라우저에 입력하면 퀵오피스 업로드 페이지가 나타난다. 이곳에서 아이폰에 추가하려는 파일을 선택한다.

3. 이렇게 전송된 파일은 아이폰에서 바로 확인이 가능하다. 추가된 파일을 터치하면 파일의 내용이 보이고 전체화면으로 보이므로 화면을 확대하거나 축소하여 알맞은 사이즈로 열람할 수 있다. 이렇게 필요한 파일을 열어두고 작업하면 된다.

4. 퀵오피스는 엑셀파일의 제작도 가능하게 한다. 하단의 [이미지]를 터치하면 텍스트나 스프레드시트 등을 아이폰에서 쉽게 제작할 수 있다. 팝업 키보드를 이용해 각 셀마다 텍스트나 수식 입력도 가능하다.

5. 각 셀을 터치해 삽입할 내용을 상단 입력창을 이용해 간단하게 입력할 수 있으며, 수식의 경우에도 컴퓨터에서 작업할 때와 동일하게 입력해주면 바로 시트에 적용된다.

6. 내 컴퓨터에서 보내진 엑셀파일이나 DOC파일도 그림과 같이 볼 수 있기 때문에 사무실에서만 하던 작업의 대부분을 외부에서도 무리 없이 진행할 수 있다.

연락할 때마다 명함집을 뒤적이는 수고를 덜어라: 수많은 비즈니스맨들에게 명함은 꼭 필요하지만 골치 아픈 존재다. 별도의 명함첩이나 고가의 장비 없이도 아이폰만 있다면 수많은 명함을 효과적으로 관리할 수 있다.

1. 명함관리를 위해 '월드카드(WorldCard Mobile)'라는 어플리케이션을 사용해보자. 이 어플리케이션이 나오기 전까지는 많은 사람들이 카메라로 명함을 찍어서 이미지나 PDF파일로 저장해두고 검색해서 보는 방법을 사용했으나, 이제는 보다 진보된 방법으로 명함을 관리할 수 있다. 다음은 월드카드를 실행한 모습이다. 2. 'Start'를 눌러 카메라를 작동시켜 명함을 촬영한다. 명함의 기울기가 최대한 정비례되도록 맞춘 뒤 촬영버튼을 눌러 명함을 촬영해야 한다. 기존의 어플리케이션들은 한글을 지원하지 않거나 지원하더라도 인식률이 현저하게 떨어지는 경우가 많았지만, 월드카드의 경우 한글을 완벽하고 지원하고 인식률도 상당히 높은 편이다. 명함을 촬영한 뒤 사용, 인식을 터치하면 주소록에 모든 정보가 입력된다.

3. 명함에 적힌 상대방의 모든 내용이 내 주소록으로 한 번에 인식되어 저장됐다. 명함의 글씨체가 명확치 않거나 색상의 대비가 약한 경우 인식단계에서 오탈자가 발생할 수 있는데 그럴 경우 현재 화면에서 수정단계를 거칠 수 있으므로 잘못된 정보를 손쉽게 정정할 수 있다. 모든 정보를 수정하였으면 화면상단의 내보내기를 터치해 명함정보를 주소록에 저장한다.

4. 주소록으로 이동해 저장된 명함정보를 살펴보고 명함의 모든 내용이 이상 없이 저장된 것을 확인할 수 있다. 명함입력 가장 마지막 단계로 회사의 로고나 명함에 얼굴을 함께 저장해둔다면 좀 더 깔끔하고 빠른 검색이 가능해진다.

아이폰, 점심시간에 활용하기

자신의 기분에 어울리는 노래로 마음의 휴식을 취하라: 아이폰에 음악이 많아지면 많아질수록 순차재생이 아닌 랜덤재생 기능을 더 많이 활용하게 된다. 그러나 필자의 경우에는 단순한 랜덤재생이 아닌 이 '무드에이전트(MoodAgent)' 어플리케이션을 사용한다. 무드에이전트는 내 아이폰에 들어 있는 노래들의 템포와 정보를 파악해 사용자가 설정하는 기분에 적합한 노래를 선곡해준다. 이제 점심식사 후에는 이 무드에이전트를 이용해 짧게나마 마음의 휴식시간을 가져보는 것도 좋다.

1. '무드에이전트' 어플리케이션을 실행시킨 뒤 총 다섯 가지 설정 막대를 조합해 다양한 설정을 할 수 있다. 다섯 개의 막대를 위아래로 드래그해 설정한다.

2. 공격적인 성향을 최대한 올려서 설정해 보면 나름대로 충실하게 기분전환이 될 만한 신나는 음악들을 자동으로 선곡해준다.

3. 템포가 빠른 밝고 신나는 노래를 듣기 위해 템포항목을 최대한 올려 설정해보면 밝고 신나는 노래들이 선곡된 것을 볼 수 있다.

4. 다섯 가지 설정 막대를 조합하여 그때그때 자신의 감정 상태에 맞는 음악을 들을 수 있다. 아이폰에서 지원하는 랜덤플레이는 단순히 음악을 불규칙하게 틀어준다는 느낌인 반면 무드에이전트는 내가 원하는 노래를 선곡한다는 느낌이 든다.

5. 또한 하나의 노래를 선정하면 그 곡을 기준으로 어울리는 노래들을 자동으로 선곡해준다. 하단의 [이미지]를 터치하면 원하는 음악을 선택할 수 있다.

6. 이렇게 무드에이전트가 선곡한 재생 목록을 저장해두고 나중에 다시 들을 수도 있다. 자동으로 생성된 재생 목록 최상단에 있는 [이미지]를 터치하면 재생 목록의 이름을 입력하는 화면이 나타난다. 이곳에 사용자가 원하는 이름을 입력하면 재생 목록이 생성된다.

점심시간, 은행가는 수고를 덜어라: 국내에는 하나은행의 '하나N Bank'가 처음으로 서비스를 지원하기 시작했고, 기업은행의 'IBK 기업은행 스마트뱅킹'도 뒤이어 서비스를 제공하고 있다. 아직 두 군데의 은행에서만 지원하고 있지만 머지않아 다른 은행들에서도 서비스를 지원하리라 예상된다. 이제 점심시간에 은행에 가는 시간을 절약해 이 시간을 자기계발에 활용하기 바란다.

1. 이제 아이폰으로도 은행업무를 볼 수 있다. 'IBK뱅킹'으로 은행업무를 처리하는 경우를 살펴보자.