무조건 통과하는 공문서 작성법

무조건 통과하는 공문서 작성법

이무하 지음

비전코리아 / 2023년 5월 / 276쪽 / 19,000원





1부 개념편



공공언어와 공문서

공공언어란 좁은 의미로는 공공기관에서 국민을 대상으로 공공의 목적을 위해 사용하는 언어이며, 넓은 의미로는 국민을 대상으로 사용하는 모든 언어를 말합니다.

공문서의 정의: 공문서는 행정기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프,필름, 슬라이드, 전자문서 등 특수매체기록 포함)와 행정기관이 접수한 모든 문서를 말합니다. 한편 사문서는 개인적 목적을 위하여 작성한 문서를 말합니다. 그러나 각종 신청서 · 증명서 · 진정서 등과 같이 행정기관에 제출하여 접수된 것은 사문서가 아닌 공문서로 취급되며, 그 문서를 제출한 사람도 접수된 문서를 임의로 회수할 수 없습니다.

공문서의 정의는 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」과 「국어기본법」에서 찾아볼 수 있습니다.2개 규정에서 다른 점은 「국어기본법」의 경우 공문서의 정의를 공무상 제작한 ‘현수막’과 ‘안내판’까지 포함하고 있다는 것입니다.

▲「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조(정의)

1. ‘공문서’란 행정기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서(도면·사진·디스크·테이프·필름·슬라이드·전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다. 이하 같다)와 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다.

▲「국어기본법」 제3조(정의)

5. ‘공문서 등’이란 국가기관, 지방자치단체, 공공기관의 운영에 관한 법률에 따른 공공기관, 그 밖의 법률에 따라 설립된 특수법인(이하 ‘공공기관 등’이라 한다)이 공무상 작성하거나 시행하는 문서(도면·사진·디스크·테이프·필름·슬라이드·전자문서·현수막·안내판 등의 특수매체기록을 포함한다. 이하 같다)를 말한다.

공문서 작성의 원칙

「국어기본법」에서 모든 공문은 한글로 작성해야 한다고 되어 있습니다. 단, 뜻을 정확하게 전달하거나 낯선 전문용어 및 신조어의 경우에는 한자나 외국 문자를 함께 쓸 수 있습니다. <행정업무운영 편람>에서는 외국 문자를 표기해야 할 경우 ‘정보기술(IT)’, ‘업무 협정(MOU)’처럼 괄호 안에 병기하라고 안내하고 있습니다.

문서작성의 일반원칙:

첫째, 문서의 모든 처리 절차는 전자적으로 처리해야 합니다.

둘째, 「국어기본법」의 어문 규범을 준수해야 합니다.

셋째, 국민이 이해하기 쉬운 용어를 사용해야 합니다.



▲ 「국어기본법」 제14조(공문서 등의 작성·평가)

① 공공기관 등은 공문서를 일반 국민이 알기 쉬운 용어와 문장으로 써야 하며, 어문규범에 맞추어 한글로 작성하여야 한다. 다만, 대통령령으로 정한 경우에는 괄호 안에 한자 또는 다른 외국 글자와 쓸 수 있다.



2부 기초편



‘만전을 기하여 주시기 바랍니다’

‘만전을 기하여’처럼 어렵고 상투적인 한자식 표현은 ‘허술함이 없도록 하여’라는 쉬운 표현으로 바꿔 씁니다. 하지만 실무자 입장에서는 ‘만전을 기하여’ 대신에 ‘허술함이 없도록 하여’란 표현을 쓸 용기가 나지 않는 것이 사실입니다. ‘허술함이 없도록 하여’란 표현이 언뜻 보면 너무나 허술해 보여서 왠지 이 표현 그대로 쓰면 상사에게 결재를 받지 못할 것 같은 느낌이 들기 때문입니다. 그런 분들은 ‘만전을 기하여’ 대신에 ‘최선을 다하여’, ‘철저히 대비해’ 등의 표현을 쓰면 됩니다.

‘적극 협조해 주시기 바랍니다’

공문서를 작성하다 보면 ‘적극 협조해 주시기 바랍니다.’처럼 ‘적극’이란 단어를 관행적으로 많이 사용합니다. 여기서 ‘적극’은 ‘적극적으로’처럼 조사를 써서 의미를 명확히 표현하여야 합니다. ‘적극’이 아니라 ‘적극적으로’와 같이 ‘으로’를 살려서 작성한다는 것을 꼭 기억하기 바랍니다.

▲ <행정업무운영 편람>

<우리말다운 표현 사용>

과도한 명사화 구성을 피한다.

적극 뒷받침하기 위해 → 적극적으로 뒷받침하기 위해

(해설) 과도한 명사화 구성은 문장 의미 파악을 어렵게 하므로 조사나 어미를 써서 의미를 명확히 표현한다.

금액 표기의 원칙

공문에서 금액을 표기할 경우에는 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 시행규칙」 제2조(공문서 작성의 일반원칙) 제2항에 따라 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 적어야 합니다.(예시) 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원)



‘우리 기관’과 ‘우리나라, 우리말, 우리글’

공문을 작성할 때 ‘우리 기관은’, ‘우리 대학교는’처럼 문장을 시작할 때가 종종 있습니다. 이때 ‘우리’는 뒷말과 띄어 쓰면 됩니다. 단, 여기에도 붙여 쓰는 3가지 경우가 있습니다. ‘우리나라’, ‘우리말’, ‘우리글’은 한 단어로, 이 3가지는 반드시 붙여 써야 합니다.

‘귀 기관’과 ‘귀사, 귀교, 귀댁’

외부 기관으로 공문을 보낼 때 일반적으로 “귀 기관의 무궁한 발전을 기원합니다”라고 인사말을 작성하고 공문을 시작합니다. 이때 ‘귀 기관’ 대신 ‘귀사’, ‘귀교’, ‘귀댁’ 등으로 표기할 수도 있습니다. 이때 귀사, 귀교, 귀댁은 한 단어이므로 붙여 씁니다. 이 3가지를 제외하고는 나머지 ‘귀 oo’은 전부 띄어 쓰면 됩니다.

단위명사와 의존명사

▲ 296억 달러, 5천억 원, 50만 명, 10만 톤, 23만 개, 50여 회‘달러’, ‘원’, ‘명’, ‘톤’, ‘개’, ‘회’ 등 단위를 나타내는 명사는 앞말과 띄어 씁니다.

▲ 50여 명의, 내일쯤, 20%가량, 1만 원권, 10만 원어치, 100만 원짜리‘여’, ‘쯤’, ‘-가량’, ‘-권’, ‘-어치’, ‘짜리’는 접미사로 앞말에 붙여 씁니다.

▲ 두 가지

의존명사 ‘가지’를 사용할 때는 한 가지, 두 가지와 같이 띄어 씁니다.



▲ 5급 상당, 30% 정도, 30% 이상, 10명 이하, 30% 미만

‘상당’, ‘정도’, ‘이상’, ‘이하’, ‘미만’ 등은 앞말과 띄어 씁니다.



▲ 건물 밖, 시행 이전, 경기 전, 방과 후

‘안’, ‘밖’, ‘전’, ‘후’, ‘이내’, ‘이전’, ‘이후’는 앞말과 띄어 씁니다.



사용에 주의해야 할 표현

▲ ‘~(으)로 인하여’

행정안전부에서 ‘안전 안내 문자’가 왔습니다. “내일까지 태풍으로 인한 강한 비와 바람이 예상됩니다.” 이 문장에는 번역 투 표현인 ‘~로 인한’이 포함되어 있습니다. “내일까지 태풍으로 강한 비와 바람이 예상됩니다.”가 훨씬 더 자연스럽습니다. ‘로’만 써도 충분하므로, 번역 투 표현인 ‘~로 인한’은 지양해야 합니다.

▲ ‘~에 대하여’, ‘~에 있어서’

‘~에 대하여’, ‘~에 있어서’ 등은 불필요한 외국어 번역 투 표현이므로 삼가는 것이 좋습니다. ‘개정함에 있어’처럼 ‘~에 있어서’란 표현은 조례나 규칙을 개정할 때 흔히 볼 수 있는 표현입니다. ‘개정함에 있어’는 ‘개정하는데’로 다듬어 씁니다.

▲ ‘기 통보한’ 대신 ‘이미 알려드린’으로

어려운 한자말 ‘기’ 대신에 쉬운 말을 써서 표현합니다.

또한 ‘통보’는 권위적인 표현이므로 “다음과 같이 알려드리니” 또는 “다음과 같이 안내하오니” 등의 다른 표현으로 바꾸어 표기합니다.

▲ ‘~엄수’, ‘~할 것’ 등 권위적인 표현 바꿔 쓰기

기일을 엄수하여 → 날짜를 지켜

엄수하기 바랍니다. → 꼭 지켜주시기 바랍니다.

작성할 것 → 작성해주십시오.

요망 → 바람 → 바랍니다. (‘바람’처럼 명사형으로 끝내면 권위적인 느낌을 줄 수 있으니, ‘바랍니다’처럼 서술형으로 풀어 씁니다.)

▲ 불필요한 사동 표현 ‘~시켜’ 쓰지 않기

구체화시켜 → 구체화해

소개시켜 → 소개하여

부담을 경감시키고 → 부담을 경감하고(줄이고)





3부 심화편



구분하여 작성하기

▲ 첫 번째 주 토요일? 첫 번째 토요일!

달력을 보면 ‘첫째 주 토요일’이 언제인지 헷갈릴 때가 있습니다. 공문에서는 뜻이 불분명한 표현은 피하고 명확하고 이해하기 쉽게 작성해야 합니다. ‘첫째 주 토요일’보다는 ‘첫 번째 토요일’ 또는 ‘첫째 주 토요일’에 날짜까지 적는 것이 명확하고 이해하기 쉬운 표기 방법입니다.첫째 주 토요일 → 첫 번째 토요일/첫째 주 토요일(4.5)



▲ ‘지자체’, ‘지방자치단체’

‘지자체’와 같이 준말(줄임말)을 사용할 때는 원래의 온전한 용어인 ‘지방자치단체’를 기재한 뒤 괄호 안에 ‘이하 지자체’라고 표시합니다.지자체 → 지방자치단체(이하 지자체)



▲ ‘국·공립’, ‘국공립’

대등한 용어를 가운뎃점(·)을 사용해 줄여 쓸 수 있으나 ‘국공립’, ‘공사립’, ‘신구’처럼 표준국어대사전에 한 단어로 등재되어 있다면 가운뎃점을 사용하지 않습니다.국·공립(X), 국공립(O)

신·구대비표(X), 신구대비표(O)



표준국어대사전에 한 단어로 등재된 사례: 국공립, 공사립, 시도, 시군, 신구, 대내외, 장차관, 인수인계, 인허가, 직간접, 통폐합, 승하차, 오남용

표준국어대사전에 한 단어로 등재되어 있지 않다면 가운뎃점을 사용합니다.

제·개정, 정·현원



▲ ‘주최’, ‘주관’

주최: 전체적인 일을 기획하는 곳(상급 기관)

주관: 실질적인 일을 하는 곳(하급 기관)



‘주최’는 ‘행사나 모임을 주장하고 기획하여 엶’을 뜻하고, ‘주관’은 ‘어떤 일을 책임지고 맡아 관리함’을 의미하므로 ‘주최’는 ‘상급 기관(계획하여 시행)’, ‘주관’은 ‘하급 기관(진행)’이 하는 것이 일반적입니다. 다만, ‘교육청 주최/교육청 주관’과 같이 한 기관에서 행사나 모임을 기획하고 그 일을 진행할 수 있는데, 이때는 주최와 주관을 혼용하여 표현할 수 있습니다. ‘주최’와 ‘주관’ 모두를 한곳에서 하면 ‘주최·주관’으로 씁니다.

▲ ‘운용’, ‘운영’

운용(運用): 자본, 법, 제도, 체제 등을 움직이게 하거나 부리어 씀

운영(運營): 조직, 기업, 기구, 사업체, 대학 학사 등을 운용하고 경영함



운용: 대상을 움직여 가면서 사용함(기금, 예산, 물품 등)

운영: 조직, 기구를 관리하며 움직여 감(기업, 학교, 대회 등)



▲ ‘워크아웃’, ‘워크숍’

‘워크아웃’과 ‘워크숍’은 의미에 맞게 구분하여 써야 합니다.



‘워크아웃(workout)’은 노동 조건의 유지 및 개선을 위하여, 또는 어떤 정치적 목적을 달성하고자 노동자들이 집단적으로 한꺼번에 작업을 중지하는 일을 뜻합니다. ‘워크아웃’은 ‘기업 개선 작업’으로 다듬어 씁니다.

‘워크숍(workshop)’은 학교 교육이나 사회 교육에서 학자나 교사의 상호 연수를 위하여 열리는 합동 연구 방식을 뜻합니다. 또한 교직자의 전문적인 성장과 교직 수행에서 나타나는 여러 문제를 함께 생각하고 해결해나가기 위한 협의회를 의미하기도 합니다. ‘워크숍’은 ‘공동 연수’, ‘공동 수련’으로 다듬어 씁니다.

▲ ‘한번’, ‘한 번’

‘한번’과 ‘한 번’을 쉽게 구분하는 방법은 다음과 같습니다. ‘두 번’, ‘세 번’으로 바꾸어 뜻이 통하면 ‘한 번’으로 띄어 쓰고, 그렇지 않으면 ‘한번’으로 붙여 쓰면 됩니다.

‘한번’

‘지난 어느 때나 기회’ 예) 한번은 길에서 그 사람과 우연히 마주친 일이 있었어.

‘어떤 일을 시험 삼아 시도함’ 예) 한번 해보다.

‘기회 있는 어느 때에’ 예) 우리 집에 한번 놀러오세요.

‘어떤 행동이나 상태를 강조’ 예) 너 말 한번 잘했다.

‘일단 한 차례’ 예) 한번 물면 절대 놓지 않는다.



‘한 번’

‘번’이 차례나 일의 횟수를 나타내는 경우에는 ‘한 번’, ‘두 번’, ‘세 번’과 같이 띄어 씁니다.예) 한 번 실패하더라도 두 번, 세 번 다시 도전하자.



▲ ‘약 100여 명’, ‘약 100명’, ‘100여 명’

‘약 100여 명’에서 ‘약’은 ‘대강’, ‘대략’의 뜻이고 ‘여’는 ‘그 수를 넘음’을 뜻하는 접미사로 둘 다 어림잡은 수치를 나타냅니다. 따라서 ‘약 100명’ 또는 ‘100여 명’ 중 하나만 선택해서 쓰기 바랍니다.

▲ ‘자문하다’, ‘자문에 응하다’

‘자문’은 ‘어떤 일을 좀 더 효율적이고 바르게 처리하려고 그 방면의 전문가들로 이루어진 기구에 의견을 물음’을 뜻하므로 질문하는 입장인 ‘자문하다’나 질문에 답하는 입장인 ‘자문에 응하다’가 올바른 표현입니다.

자문하다, 문의하다, 묻다(O)

자문에 응하다, 자문에 답하다, 자문에 검토 의견을 내놓다(O)

자문을 받다(X), 자문을 얻다(X), 자문을 구하다(X), 자문을 요청하다(X)



▲ ‘결제’, ‘결재’

결제(決濟): 증권 또는 대금을 주고받아 매매 당사자 사이의 거래 관계를 끝맺는 일

예) 결제자금, 어음의 결제



결재(決裁): 결정할 권한이 있는 상관이 부하가 제출한 안건을 검토하여 허가하거나 승인함

예) 결재 서류, 결재가 나다, 결재를 받다.



▲ ‘이전(이후)’, ‘전(후)’

‘이전’, ‘이후’는 앞의 날짜를 포함합니다.

4월 1일 이전(이후): 4월 1일을 포함한다.



‘전’, ‘후’는 앞의 날짜를 포함하지 않습니다.

4월 1일 전(후): 4월 1일을 포함하지 않는다.



▲ ‘~고’, ‘~라고’

앞말이 직접 인용되는 말임을 나타내는 조사는 ‘라고’입니다.

“~가 중요하다.”고 말했다.(X) → “~가 중요하다.”라고 말했다.(O)