신입사원일 때 알았더라면 좋았을 것들

신입사원일 때 알았더라면 좋았을 것들

류영숙 지음

마일스톤 / 2020년 9월 / 240쪽 / 14,000원



이미지 메이킹 : 당신의 가치를 높여라



호감과 비호감을 만드는 2%의 차이_ 이미지 메이킹

이미지는 다른 사람이 보는 내 모습으로, 우리는 이미지를 통해 다른 사람을 판단하는 데 익숙하다. 취업을 앞둔 면접자들은 면접관에게 조금이라도 더 좋은 이미지를 남기기 위해, 즉 호감을 사기 위해 최대한 표정을 밝게 하고 예의를 갖춘다. 하지만 좋은 이미지를 위한 노력은 면접 때뿐만 아니라 직장에 들어가서도 지속적으로 유지하고 관리해야 한다. 특히 직장생활에서 ‘이미지’는 엄청난 힘을 지닌다. 부서 배치나 평가, 승진과 같은 커리어에서 인간관계까지 사람을 판단하는 데 중요한 영향을 미치기 때문이다.

지금은 이미지 커뮤니케이션의 시대다. 이미지 메이킹이나 이미지 컨설팅 회사가 여기저기 생기는 것만 보아도 사람들이 이미지를 얼마나 중요시하는지 알 수 있다. 이미지 메이킹은 외모, 성격, 취향, 능력 등 나를 이루는 모든 시각적?청각적?언어적 요소 중 장점을 골라 내가 원하는 이미지로 다른 사람에게 각인시키는 모든 과정을 포함한다. 한마디로 내가 추구하는 목표를 이루기 위해 이미지를 통합적으로 관리하는 행위이자 자기 향상을 위한 노력이다. 그런 의미에서 이미지 메이킹은 자기 표현을 기르는 일, 즉 ‘셀프 마케팅’이라 할 수 있다. 사소한 습관이나 평소 모습이 이미지에 영향을 미친다는 면에서 이미지는 결국 ‘자산’이다.

미국의 심리학자 윌리엄 제임스는 “어떤 자질을 갖고 싶다면 그것을 이미 가진 것처럼 행동하라.”라고 말했다. ‘원래 그런 것처럼’ 행동하다 보면 정말로 그렇게 된다는 것이다. 사고가 바뀌면 행동이 바뀌고, 행동이 바뀌면 습관이 바뀌고, 습관이 바뀌면 인격이 바뀌고, 인격이 바뀌면 운명이 바뀌는 것과 같다. 내가 갖고 싶은 이미지가 있다면 그런 이미지를 가진 사람처럼 행동하고, 그러한 행동을 습관으로 만들어 내 이미지를 스스로 만들어가는 것이다.

내가 의도한 대로, 또 내가 생각한 대로 내 이미지가 만들어지면 더없이 좋겠지만 내가 생각하는 내 이미지와 다른 사람이 평가하는 이미지가 다른 경우가 훨씬 많다. 더구나 각각의 개성을 가진 사람들이 모인 직장이라는 공간은 상하 관계가 명확하기 때문에 서로를 배려하는 마음이나 매너가 없으면 관계가 틀어지거나 힘들어질 수 있다. 한마디로 매너는 이미지 형성에 큰 영향을 미칠 수밖에 없다.

성공한 사람들의 공통점 가운데 하나가 ‘매너’라는 점은 잘 알 것이다. 매너는 상대에게 신뢰를 줄 뿐만 아니라 마음을 따뜻하게 하고 기분을 좋게 해주는 마력이 있기 때문이다. 직장생활에서의 셀프 마케팅은 결국 좋은 이미지를 만드는 데 있고, 좋은 이미지는 깔끔한 매너를 갖췄을 때 더욱 빛난다. 하지만 호감 가는 이미지를 형성할 수 있는 방법을 가르쳐주는 사람은 많지 않다. 호감과 비호감을 만드는 2%의 차이, 지금부터 그 방법들을 하나하나 풀어내려 한다. 매너를 통해 당신이라는 사람의 브랜드 가치를 높이기를 바란다. 좋은 매너로 다져진 이미지가 곧 당신의 미래를 밝혀줄 소중한 자산이 될 것이다.근무 태도 : 성실함을 이기는 무기는 없다



책상은 회사에서 나의 얼굴_ 책상 정리

직장인에게 있어 사무실은 집보다 더 많은 시간을 보내는 곳으로, 특히 책상은 수많은 업무가 처리되는 곳이다. 직장인의 책상은 사용하는 사람의 스타일과 취향에 따라 모습도 각양각색이다. 필요한 물건만 깔끔하게 정돈되어 있는 책상도 있고, 난잡해 보이지만 나름의 질서가 잡혀 있는 책상도 있으며, 자신만의 애용품으로 아기자기하게 꾸며진 책상도 있다. 그래서 책상은 그 사람이 무슨 생각을 하고 무엇에 가치를 두는가를 보여준다고 말하는 사람도 있다.

나는 여유가 있을 때마다 책상 정리를 한다. 근속 연수가 많아지면서 물건의 가짓수가 늘어나 수시로 정리하지 않으면 너저분해 보이기 때문이다. 각자의 업무 방식이 있듯 책상 정리에도 자기 방식이 있다지만 지저분한 책상이 좋아 보일 리는 없다. 자신의 방이라면 잡동사니나 쓰레기를 쌓아놓아도 상관없지만 사무실은 다른 사람과 함께 쓰는 공간인 만큼 가능하면 깨끗하게 유지할 필요가 있다.

하루 중 절반 이상을 사무실에서 보내다 보니 책상을 제2의 삶의 공간으로 꾸미려는 시도도 늘고 있다. 이른바 데스크테리어족. ‘데스크(desk)’와 ‘인테리어(interior)’를 합친 이 말은, 말 그대로 직장이나 업무 공간을 자기 취향에 맞게 꾸미는 직장인을 일컫는다. 내가 좋아하는 물건으로 꾸미는 과정에서 업무로 인한 스트레스를 줄이고 정신적으로 위로를 받고자 하는 젊은 세대들의 표현 의식이기도 하다. 회사가 삭막한 사막이라면 내 자리만큼은 그나마 숨 쉴 수 있는 오아시스다.

책상은 취미 공간 아닌 일하는 공간: 최근 신문 기사에 따르면 직장 내 데스크테리어족이 10명 중 3명이나 될 정도로 많아졌다고 한다. 흔한 경우는 아니지만 매달 책상 꾸미는 데 월급의 10% 이상을 쓰는 사람도 있다. 유형도 다양해 값비싼 문구류에서 화장품, 캐릭터, 스티커, 피규어 같은 디자인 용품으로 채우는 사람도 있고, 작은 화분을 여러 개 올려 나만의 자연을 즐기는 사람도 있다. 선풍기나 가습기, 히터 같은 1인용 전자제품으로 책상을 채우거나 회사가 제공한 의자 대신 100만 원이 넘는 고가의 개인 의자를 들이기도 한다.

하지만 역설적이게도 데스크테리어족에 대한 설문조사를 보면 취향에 따라 사무실 책상을 정리하거나 꾸미는 것에 대해서는 부정적인 시각이 좀 더 우세하다. 일하는 공간인 만큼 업무에 필요한 것만 있으면 된다는 의견이다. 그럼에도 ‘평소 사무실 책상의 정리정돈 여부로 동료를 평가하거나 판단한 적이 있다’고 답한 사람들이 많은 걸로 보아 책상이 이미지에 영향을 미치는 것은 사실이다. 판단이 어떠하든 회사 내 나만의 공간인 책상을 효율적으로 쓴다면 나를 보여주는 또 하나의 지표가 될 것이다.

책상을 무언가로 채우는 것도 중요하지만 더 중요한 것은 줄이는 것이다. 책상 정리 노하우 몇 가지를 소개한다. 우선 휴지통은 자리 가까운 곳에 두는 것이 좋다. 쓸모를 다한 메모지나 사용한 휴지 등은 바로바로 버리기 위해서다. 버릴 물건과 필요한 물건을 구분하는 것만으로도 주변이 너저분해지는 것을 막을 수 있다. 당장 쓰지 않을 물건은 가능하면 서랍에 넣어둔다. 사용 빈도에 따라 손이 닿기 쉬운 곳에서 먼 곳으로 수납하면 사용할 때 편리하다.

물건을 사용한 후 제자리에 넣어두는 것은 기본이다. 여기저기서 받은 명함은 사진으로 찍기만 하면 자동 저장되는 휴대폰 어플을 이용해 관리하거나 엑셀 파일로 정리해 놓으면 편리하다. 정작 중요한 순간에 찾는 명함이 보이지 않아 수백 장에 달하는 명함을 한 장 한 장 확인해야 하는 경우가 종종 있는데, 이렇게 정리해두면 한 번에 찾을 수 있다.

포스트잇이나 메모지 역시 여기저기 붙여놓거나 꽂아두기보다는 휴대폰 메모장이나 컴퓨터 메모 기능, 메모 어플을 이용하면 편리하다. 나만의 기준에 따라 정렬도 할 수 있고, 책상도 깔끔하게 유지할 수 있다. 버릴 서류는 즉시 파쇄하고, 완료된 서류와 처리해야 할 서류는 업무별?내용별로 나누어 파일로 정리해 두면 찾기도 쉽고 보기에도 깔끔하다. 또 근무 중에는 책상 가득 파일과 서류를 펼쳐 놓았더라도 퇴근할 때는 제자리에 정리해 놓고 가는 것이 좋다. 그래야 혹시 모를 보안 문제에도 대비할 수 있다.

책상은 당신이 무슨 생각을 하고 어디에 관심과 가치를 두는지를 보여주는 공간이다. 개인의 공간이기도 하지만 모두에게 보여지는 공간인 만큼 효율적이고 생산성을 높일 수 있는 책상 정리 습관을 들이기를 권한다.



커뮤니케이션 : 말이 곧 당신이다



그래서 결론이 뭐죠?_ 보고의 기술

L부장이 K대리와 R주임에게 묻는다. “자네들이 생각하기에 A안이 좋은가, B안이 좋은가?” K 대리가 대답한다. “저는 A안이 좋습니다. 시간과 비용을 고려했을 때 A안이 효과적으로 보입니다. 현재 저희 부서는 이미 다른 프로젝트에 인원이 투입된 상황인지라 남은 인원이 적습니다. 투자 대비 효율을 생각할 때 B안은 자칫 용두사미가 될 수 있을 것으로 보입니다. 인원이 많고 시간적 여유도 있다면 B안이 좋겠지만 현재 저희 부서의 상황을 고려하면 A안으로 진행하는 것이 바람직해 보입니다.”

R주임도 대답한다. “A안은 시간과 비용은 적게 들지만 사업 규모가 작다 보니 결과가 눈에 띄지 않을 것 같습니다. 반면 B안은 시간과 비용은 많이 들지만 워낙 규모가 커서 확실히 눈에 띌 것 같습니다. 그런데 지금 저희 부서는 다른 프로젝트에 인원이 투입된 상황이라 B안을 진행할 인원이 충분하지 않습니다. 그래서 저는 A안이 맞다고 생각합니다.”

똑같은 대답인데 K대리의 주장이 더 확실하고 명료하게 들린다. 왜일까? 결론부터 확실하게 전달하고 다음 이야기를 끌어가기 때문이다. 즉 뒤에 나오는 말이 모두 결론을 뒷받침해주고 있다는 생각이 들어서이다. R주임의 경우 결론은 K대리와 같으나 주장이 흐릿한 느낌이다. 장점은 B안이 많지만 A안을 선택하는 것처럼 뭔가 찜찜한 기분이 든다. 이렇게 똑같은 질문에 같은 대답을 하더라도 결론의 배치를 어떻게 하느냐에 따라 느낌이 달라질 수 있다. 질문에 대한 답을 하거나 보고를 할 때 신입사원들이 범하기 쉬운 예다.

잘 알아듣게 말하는 것이 상대에 대한 배려: 상사마다 선호하는 보고 방식이 다르다. 두괄식을 선호하는 상사가 있는가 하면 미괄식을 선호하는 상사도 있고, 경우에 따라 양괄식이 효과적인 상사도 있다. 가장 좋은 방법은 상사의 성향을 파악하며 그에 맞추는 것이지만 대부분의 상사들은 대체로 결론을 먼저 듣고 싶어한다. 보고 방식의 성향만큼이나 보고하는 방식도 사람마다 각각 다르다. 간단하고 명확하게 핵심만 추려 말하는 사람이 있는가 하면 어렵지 않은 내용을 필요 이상으로 장황하고 어렵게 설명하는 사람도 있다. 설명이 너무 길어 듣다가 지치게 만드는 사람도 있다. 이런 사람들은 “그래서 결론이 뭔데?”나 “그래서 어쩌라는 건데?”라는 말을 심심찮게 들어봤을 것이다.

『횡설수설하지 않고 정확하게 설명하는 법』의 저자 고구레 다이치는 알기 쉽게 설명하는 데는 나름의 공식이 있다고 말한다. 이른바 ‘텐프렙(TNPREP)의 법칙’이다. ‘주제(Theme), 수(Number), 요점 및 결론(Point), 이유(Reason), 구체적인 예(Example), 요점 및 결론(Point)의 재확인’이라는 각 요소의 알파벳 머리글자를 딴 이 말은 정보를 정리할 때 상대방이 이해하기 쉽게 만드는 순서를 뜻한다. 즉 ‘서두에 주제 먼저 전하기, 설명하고자 하는 포인트가 몇 가지인지 짚어주기, 결론부터 말하기, 그 결론이 옳은 이유 밝히기, 결론을 보충할 수 있는 구체적인 예 제시하기, 요점 및 결론을 반복해 끝맺기’라는 과정을 통하면 어떤 설명도 더 쉽고 탄탄해진다는 것이다.

신입사원의 경우 경험이 부족하다 보니 상사에게 보고를 하거나 설명을 할 때 상대가 듣고 싶어 하는 부분보다는 자기 생각 위주로 설명하는 경우가 많다. 영업사원이 고객을 설득하는 과정을 생각해보라. 내세우고 싶은 상품의 장점보다 고객에게 득이 될 사항을 먼저 설명해 주지 않는가.

한편 ‘잘 알아듣는 능력’ 못지않게 중요한 것이 ‘잘 알아듣게 말하는 능력’이다. 할 일도 많고 결정해야 할 것도 많은 상사들은 주저리주저리 설명하는 것을 들어줄 시간이 없다. 몇 분 차이지만 결론을 먼저 말하고 이유를 말하면 될 것을 굳이 세부사항을 설명하고 결론을 나중에 말할 이유는 없다. 결론적으로, 당신이 하고 싶은 말보다 상대방이 듣고 싶은 말을 하라.



업무 기술 : 2%가 차이를 만든다



노怒하지 않게 노No하는 방법_ 거절의 기술

얼마 전, 큰 행사를 앞두고 업무 협의를 하는 과정에서 인사팀 K팀장이 D대리에게 언성을 높여 주변 부서 사람들까지 놀라게 하는 일이 있었다. K팀장이 지시한 업무를 진행하려면 최소 네 명의 인력이 필요한데 두 명에게 하라고 한 모양이었다. 이에 D대리가 그걸 어떻게 하냐며 못하겠다고 반발한 것이다. K팀장은 타부서 직원들과 다른 부하 직원들까지 있는 상황에서 D대리가 따지듯 말하니 순간적으로 열이 받았고, 결국 큰소리를 내기에 이르렀다. 그 상황을 지켜보던 인사팀 팀원들과 타 부서 직원들은 버럭 성질을 내는 K팀장도 문제지만 평소 요령 없기로 유명한 D대리의 대응을 안타까워했다.

직장생활에서 업무보다 중요한 것이 바로 ‘관계’다. 특히 의견이 다른 경우에는 더욱 신중하게 대처해야 관계가 틀어지는 것을 막을 수 있다. 신입사원이라고 해도 선배나 상사 의견에 모두 동의해야 하는 것은 아니다. 내가 가진 아이디어가 더 괜찮다는 생각이 드는 경우도 많을 것이다. D대리처럼 상사의 의견에 반박을 하거나 ‘NO’라고 말해야 하는 상황도 생긴다. 하지만 의견이 다르다고 해서 상사에게 반박하는 것이 신입사원에겐 쉽지 않은 일이다.

그럴 때는 내키는 대로 말하지 말고 우선 때와 장소를 고려해야 한다. 대화의 내용도 중요하지만 언제 어디서 어떻게 말하는지도 중요하기 때문이다. 자유로운 팀 분위기거나 둘이 대화할 때라면 모르지만 여러 사람이 지켜보는 상황에서 부하 직원이 반대 의견을 말하거나 대놓고 반박하는 상황은 가능하면 만들지 않는 것이 좋다. 이런 경우는 일단 다른 직원들이 다 있는 자리에서 따지듯 말하기보다는 나중에 따로 시간을 만들어 자연스러운 분위기에서 말하는 것이 좋다. 반박 의견을 말하는 시간과 장소에 따라 상사의 반응도 달라질 수 있기 때문이다.

거절 아닌 듯 거절하는 거절의 기술: 상사를 비판하거나 강한 어조로 말하면 당연히 좋은 반응을 얻지 못한다. 한 가지 방법은, 비판이 아닌 질문을 하는 것이다. “월말 실적 보고를 매달 말일에 하는 것도 좋지만 그러면 밤샘 작업을 해야 해서 다음 날 업무에 지장이 있습니다. 정확한 통계를 내기 위해 다음달 2일로 하는 것은 어떨까요? 팀장님 생각은 어떠십니까?” 이렇게 질문 형태로 의견을 제시하면 일방적인 공격처럼 느껴지지 않아 상대가 자연스럽게 받아들일 수 있다. 제안이나 요청을 할 때 이처럼 질문 형태로 돌려서 얘기하면 큰 트러블 없이 자신의 의견을 피력할 수 있다.

반대 의견을 피력하기 전에 긍정적인 말이나 칭찬 멘트로 시작하면 더욱 좋다. “아, 그래서 그렇게 생각하셨군요.”, “저는 미처 그렇게 생각하지 못했습니다.”라는 말 뒤에 의견을 질문 형태로 말하면 역시나 부드럽게 전달할 수 있다. 단, 최종 결정이 난 사항에 대해서는 결정을 존중하는 것이 맞다.

신입사원의 경우 부서 내 선배나 상사들이 일을 주는 경우가 많다. 하지만 부장, 과장, 대리 등 상사가 지시하는 일을 동시에 다 할 수는 없다. 이때 섣불리 ‘못한다’, ‘안한다’는 말을 해서는 안 된다. 요령껏, 현명하게 대처해야 한다. 예를 들어 선배나 상사가 번거롭고 귀찮은 일을 굉장히 중요한 일로 포장하여 떠넘기려 한다면 강경한 ‘NO’를 외치기보다는 나도 할 수 있지만 이런저런 급한 일을 지금 처리해야 한다며 대체할 만한 사람을 제시하는 것이다. 그 일을 대체할 사람은 회사에 분명히 있기 마련이다. 물론 이는 부득이할 경우에만 해당하며, 나 대신 일을 하게 된 사람을 위해서라도 현재 진행하고 있는 일에 최선을 다해야 한다.

또 하나, 부서 내에 퇴사자가 발생할 경우 그 직원의 업무를 막내에게 넘기는 경우가 많다. 퇴사자의 업무를 떠안게 되었을 때는 일단 해보되, 역부족이다 싶으면 상사에게 지금 하는 업무가 있어서 예정보다 늦어질 것 같다는 보고를 먼저 한 뒤 우선순위에 맞춰 처리하면 된다. 그래도 부담이 될 때는 상사에게 추가 업무에 대한 부담을 인지시킨다. 모든 말은 ‘어’ 다르고 ‘아’ 다르기 때문에 웃으며 요령껏 표현해야 상사와의 관계에 금이 가지 않는다.