일이 빠른 사람은 보이지 않는 곳에서 무엇을 할까

일이 빠른 사람은 보이지 않는 곳에서 무엇을 할까



기베 도모유키 지음

비즈니스북스 / 2017년 7월 / 232쪽 / 13,000원





업무 속도는 준비 단계에서 결정된다



업무 속도를 높이는 3대 원칙



‘일이 빠른 사람’이라고 하면 흔히 ‘손이 빠른 사람’을 떠올린다. 놀라운 속도로 일을 척척 처리하는 사람, 흔히 그런 사람을 능력자라 생각한다. 그러나 업무 속도의 본질은 그뿐만이 아니다. 업무 속도를 높이려면 세 가지 요소를 모두 갖춰야 한다. 신속성, 효율성, 정확성이다. 업무가 빠른 사람은 이 세 가지를 두루 갖춘 사람이다. 세 가지에 대해 더욱 자세하게 이야기하면 다음과 같다.

원칙 1. 재빠르게 움직인다: 말 그대로 손을 빨리 움직인다거나, 마우스를 사용하지 않고 단축키로 일하는 것처럼 빠른 동작을 말한다. 이렇게 해서 줄일 수 있는 시간은 초 단위에 불과하다. 그러나 그 기술을 아는 것과 모르는 것, 실천하는 것과 그러지 않는 것의 차이는 크다. 기술을 다양하게 익히면 누구나 속도 향상이 가능하다.

원칙 2. 낭비를 없앤다: 굳이 하지 않아도 될 작업을 하느라 시간을 들였다면 그만큼 시간을 허비한 것이다. 일 처리가 빠른 사람은 업무, 대화, 심지어 생각에도 헛됨이 없다. 일 처리가 느린 사람은 자신이 헛수고를 하고 있다는 사실조차 모르는 경우가 많다. 어떤 작업이 헛수고인지 알고 일을 처리하면 업무 속도가 빨라져 능률이 오른다.

원칙 3. 확실하게 처리한다: 일을 확실하게 처리하려면 시간이 더 들고 업무 속도가 느려진다고 생각할지도 모르겠다. 그러나 정확성이 곧 스피드다. 빨리 한답시고 처리한 일에 문제가 발생하면? 일을 다시 검토해야 한다. 어디서 문제가 발생한 건지 원인을 찾는 데만도 시간이 걸린다. 빨리 해서 틀리는 것보다 천천히 정확하게 처리하는 것이 결과적으로 더 빠르다. 내 신조는 ‘한 방에 끝내기’다. 안타깝게도 나와 같은 생각을 가진 사람이 많지 않은 것 같다.

작업 순서와 소요 시간부터 파악한다



엘리베이터의 버튼은 크게 두 종류가 있다. 열림-닫힘 버튼 그리고 각 층 버튼이다. 층별 버튼과 닫힘 버튼 중 어느 것을 먼저 눌러야 더 빨리 목적지에 도착할까? 닫힘 버튼이다.

업무 속도는 작업 계획을 어떻게 세우느냐에 따라 크게 달라진다. 작업 계획은 생명과 같다. 작업 계획이란 일을 어떤 순서로 처리할지 정하는 과정을 말한다. 작업 계획은 다음과 같은 여섯 단계로 만들어진다. 복잡해 보여도 핵심은 단순하다. 시간이 가장 오래 걸리는 작업을 골라내는 것이다. 그리고 그 작업을 중심으로 순서를 정하면 된다. 엘리베이터가 움직이기까지 문이 닫히는 시간이 가장 오래 걸리므로 닫힘 버튼을 먼저 누르고 다음 동작을 하는 것과 같은 이치다.

1단계. 최종 목표 정하기: 맨 먼저 이 업무의 목적이 무엇인지 확인하고, 어떤 형태로 완성할지를 정한다.2단계, 작업 세분화하기: 하나의 업무는 여러 개의 작업으로 이루어져 있다. 업무를 처리하는 데 필요한 작업을 세분화한다.

3단계. 작업 시간 예상하기: 각 작업의 소요 시간을 예상한다. 10분, 한 시간, 반나절 등 어림짐작한 예상치만으로도 충분하다. 이 단계에서 정확성을 추구할 필요는 없다.

4단계. 가장 오래 걸리는 작업 골라내기: 작업 중에서 시간이 가장 많이 필요한 작업을 골라낸다. 업무 계획은 이 작업을 중심으로 세운다.

5단계. 작업의 의존관계 판단하기: 각 작업에는 의존관계가 있다. 병행해서 처리할 수 있는 작업들을 찾는다.

6단계. 작업 순서 정하기: 앞의 단계를 모두 마쳤다면 최종 목표를 가장 빨리 달성할 수 있는 처리 순서, 이른바 작업의 ‘퍼즐’을 차례대로 끼워 맞춘다. 퍼즐은 시간이 가장 오래 걸리는 작업을 중심으로 맞춘다.

이 6단계 작업 계획은 일상생활에서도 단련할 수 있다. 예를 들어보자. 편의점에서 끼니를 해결하려고 도시락과 음료수와 디저트를 사려고 한다. 이때 계산을 가장 빨리 끝내고 식사를 할 수 있는 순서는 무엇일까? 물건을 고르고, 계산하고, 도시락을 데우고…. 그중에서 먹기까지 가장 오래 걸리는 것은 ‘도시락을 데우는 시간’이다. 그러므로 점원이 바구니에서 맨 먼저 도시락을 꺼낼 수 있게 맨 위에 올려놓는다. 그리고 도시락 바코드를 찍고 도시락을 전자레인지에 돌리는 동안 다른 상품들의 바코드를 찍고 계산을 끝낸다. 그리고 도시락이 데워지면 다른 상품을 같이 넣어서 가져가면 끝이다. 평소부터 이런 사고 습관을 기르면 일할 때도 늘 순서를 의식해서 그에 따라 움직일 수 있다.



작업 속도는 습관화로 빨라진다



수첩을 활용해 눈앞의 일에만 집중한다



“죄송합니다! 잊고 있었습니다!” 업무가 빠른 사람은 이처럼 자신이 맡은 업무를 깜빡하는 일이 없도록 세심하게 주의를 기울인다. 속도를 중시하는 사람은 업무를 누락하지 않는 이유는 두 가지다. 첫째, 업무가 누락되면 뒷수습이 힘들기 때문이다. 뒷수습하느라 본래 그 시간에 해야 할 다른 업무를 못하게 된다. 둘째, 주변 사람들로부터 신뢰를 잃기 때문이다. 신뢰를 잃으면 자신이 하는 모든 일에 감사를 받게 된다. 그러면 업무 시간이 더욱 지체된다.

업무를 빠뜨리지 않고 빠르게 처리하기 위해서 나는 수첩을 유용하게 활용한다. 수첩은 다음과 같은 조건으로 고른다.

ㆍ일정표는 왼쪽 페이지에만 세로로 디자인되어 있어야 한다.

ㆍ일정표 밑에 메모를 적을 공간이 있어야 한다.

ㆍ오른쪽 페이지는 모두 메모 공간이어야 한다.



일별 일정 관리 - 완료한 일은 취소선과 체크로 지운다: 왼쪽 페이지에는 세로로 된 일주일치 달력이 있다. 날마다 해야 할 일은 날짜 밑에 메모 란을 사용한다. 예를 들어 오늘은 월요일이고, 오늘 회의에서 수요일까지 해야 하는 업무를 받았다면 수요일 메모 란에 ‘□ 조사 결과 제시’라고 적는다. 그리고 그 업무가 끝나면 ‘V 조사 결과 제시’처럼 체크하고 취소선을 그어 완료했음을 분명하게 표시한다. 체크하는 데 그치지 않고 취소선을 긋는 데는 의미가 있다. 체크 표시만 해두면 글씨를 읽을 수 있는 상태로 남아 눈에 들어왔을 때 읽게 되기 때문이다. 선을 그어서 글씨를 가리면 억지로 읽지 않는 한 머리에 들어오지 않는다. 남아 있는 할 일만을 볼 수 있도록 취소선까지 긋는다.

주별, 월별 일정 관리 1 - 기한이 넉넉한 업무는 메모 페이지에 정리한다: 기간이 일주일이나 한 달처럼 주어져 여유를 가지고 처리하면 되는 업무도 있다. 그런 유형의 업무는 오른쪽의 메모 란에 적는다. 이때도 일을 끝내면 체크하고 취소선을 그어 분명하게 표시한다.

주별, 월별 일정 관리 2 - 끝내지 못한 업무는 금요일 밤에 옮겨 적는다: 해야 할 일을 모두 끝내지 못할 때도 있다. 끝내지 못했을 때는 금요일 밤에 다음 주 달력에 그 항목을 옮겨 적는다. 이렇게 옮겨 적는 행위가 중요하다. 잊고 있었더라도 금요일 밤에 다시 옮겨 적음으로써 남은 업무를 기억할 수 있다. 평소에 잊고 지내더라도 일주일에 한 번은 반드시 기억하게 되므로 업무를 누락하는 일은 절대로 없다.

장기 일정 관리 - 기한이 한참 남은 업무도 써둔다: 3개월, 반년과 같이 기한이 한참 남은 업무는 미리 그 시기에 달력 아래 메모란에 써둔다.

이 일정 관리법의 요점은 눈앞의 일에 집중하는 데 있다. 해야 할 일은 늘 차고 넘친다. 그러나 그 생각을 머릿속에 다 채우고 있을 필요는 없다. 머릿속에서 잡념을 버려야 업무를 빨리 끝낼 수 있다. 일정 관리가 서툰 사람은 모든 업무를 늘 머릿속으로 기억한다. 그런 사람은 남은 업무들이 시시때때로 상기되고 마감해야 한다는 압박에 시달리므로 온전히 집중해야 할 업무에는 집중하지 못한다.

자료 작성의 80%는 수작업이다



자료를 작성하는 시간의 80퍼센트는 구상에 사용되고, 20퍼센트는 실제 자료 작성에 사용한다. 그렇게 하면 최소한의 시간으로 자료를 완성할 수 있다. 구상 단계에서는 반드시 노트나 종이에 손으로 직접 작성한다. 구상 단계에서는 자료에 넣을 핵심 요소를 찾고, 이를 어떻게 엮어 스토리를 전개할지 생각한다. 수집한 데이터를 표와 그래프로 어떻게 표현할지도 생각한다. 이 단계에서는 배치 등을 손으로 여러 번 그려 본다. 이 단계부터 컴퓨터를 사용하는 사람이 있는데 절대로 그렇게 해서는 안 된다. 구상 단계에서는 수정이 많으므로 처음부터 컴퓨터를 사용하면 자료를 작성하고 수정하는 데 시간이 더 걸리기 때문이다.

나는 구체적으로 다음 세 단계로 자료를 작성한다.



ㆍ 1단계: 핵심 요소를 적는다.(수작업)

ㆍ 2단계: 종이에 구상과 구조를 그린다.(수작업)

ㆍ 3단계: 자료를 만든다.(컴퓨터)



파워포인트로 20페이지짜리 발표 자료나 제안서를 작성한다고 해보자. 인쇄용지 20장에 먼저 제목을 적고 스토리 전개를 생각한다. 다음으로 각 페이지에 넣을 문구와 그림, 표, 코멘트의 배치 등을 상세하게 적는다. 이때 원본과 크기가 같은 용지로 작성해야 컴퓨터에 옮길 때 편하다. A4 용지면 충분하다. 밑그림이 완성되면 종이를 보면서 파워포인트로 자료를 작성한다. 이 단계까지 오면 이제 아무 생각 없이 ‘단순 작업’만 하면 된다. 마지막에 문장 표현이나 그림을 꼼꼼하게 고치긴 하지만 머리를 쓸 일이 거의 없다.

또 윗사람 등에서 자료를 검토 받을 때도 가능한 한 종이에 작성한 가안 단계일 때 제출하는 것이 좋다. 컴퓨터로 완벽하게 작성한 자료로 검토를 받으면 스토리 전개나 자료 구성을 고쳐야 할 경우에 수정 작업이 많아지고, 그렇게 되면 시간이 더 오래 걸린다.

마우스에 손대지 않고 일할 수 있다



우리는 흔히 키보드나 마우스를 번갈아 조작하며 컴퓨터를 사용한다. 이 동작을 어떻게 반복하느냐가 일이 느린 사람과 일이 빠른 사람의 차이를 낳는다. 예컨대 파일을 저장할 때 마우스로 저장 버튼을 클릭해서 조작하는 경우와 ‘Ctrl+S’ 단축키로 조작하는 경우는 3초나 차이가 난다. 이 파일 저장 단축키를 모르는 사람은 없을 것이다. 하지만 그 수준으로는 부족하다. 일 처리가 빠른 사람은 거의 모든 작업에 단축키를 활용한다. 상상하지 못할 정도로 다양한 단축키를 다루는 사람도 있다.

‘고작 단축키 쓰는 정도로 업무 속도가 얼마나 빨라지겠어?’ 이렇게 단축키 활용 기술을 무시하는 사람이 있다. 반대로 나는 이 기술을 사용하지 않아 허비되는 시간이 매우 아깝다. 한 번 조작하는 데는 고작 3초 차이가 날지 몰라도 그 동작을 반복하면 어느새 한 시간, 두 시간, 하루, 일주일이라는 시간이 나에게 생기는 셈이다. 그래서 일 처리가 빠른 사람은 이 3초의 노력을 아끼지 않는다.

컴퓨터는 기본적으로 마우스를 건드리지 않고 키보드만으로도 조작할 수 있도록 만들어졌다. 처음에는 하루 한 시간이라도 좋으니 시험 삼아 마우스를 사용하지 않고 작업해 보기 바란다. 나는 팀에 젊은 직원이 들어오면 먼저 ‘마우스 금지’를 지시한다. 물론 마우스에 익숙하기 때문에 처음에는 뜻대로 되지 않아 고생을 한다. 오히려 시간이 더 걸리는 경우도 있다. 하지만 한번 키보드로 컴퓨터를 조작하는 감각을 익히면 업무 처리 속도는 급상승한다.

꼭 외워야 할 여섯 가지 단축키



마우스를 사용하지 않겠다고 해서 두꺼운 컴퓨터 매뉴얼이 있는 단축키를 모조리 외우는 것은 시간 낭비다. 꼭 외워야 할 필수 단축키를 사용 빈도순으로 아래와 같이 정리해서 소개한다.

‘Win+D’로 바탕화면을 표시한다: ‘Win+D’를 누르면 바탕화면이 표시된다. 바탕화면을 봐야 할 일은 꽤 잦으므로 이 단축키를 사용하면 시간이 많이 단축된다.

자리를 비울 때는 ‘Win+L’로 컴퓨터를 잠근다: 요즘은 회사 보안이 상당히 엄격해졌다. 그래서 자리를 비울 때 컴퓨터를 다른 사람이 사용하지 못하도록 잠가야 하는 규정이 있는 회사도 많다. 잠시 화장실에 간다거나 잠시 다른 방에 갈 때도 컴퓨터를 잠가야 한다. 그럴 때 컴퓨터를 아예 끄거나 시작 메뉴에서 잠금을 설정하는 대신 ‘Win+L’을 누르면 순식간에 컴퓨터를 잠금 상태로 전환할 수 있다.

프로그램 전환과 종료를 키보드로 조작한다: 엑셀이나 워드, 인터넷 등 여러 프로그램을 동시에 사용하다가 창을 전환할 때는 ‘Alt+Tab’ 또는 ‘Win+Tab’으로 조작하자. Alt키와 Win키는 키만 다를 뿐, 기능이 같다고 보면 된다. 프로그램을 종료할 때는 ‘Alt+F4’를 누른다. 여러 프로그램 중 하나만 종료하고 싶을 때는 ‘Ctrl+F4’를 누른다.

Esc키로 취소한다: Esc키에는 취소 기능이 있다. 예컨대 컴퓨터를 만지다가 팝업 창이 떴다면, 창에 확인과 취소 버튼이 있는 경우 Esc키를 누르면 윈도우 창의 닫기 버튼까지 커서를 이동해 클릭하지 않아도 바로 취소된다. 팝업창은 자주 뜨므로 마우스로 일일이 닫기 버튼을 클릭하지 말고 Esc키를 눌러서 시간을 단축하기 바란다.

‘Alt+방향키’로 인터넷 기록 페이지를 앞뒤로 이동한다: 인터넷을 사용하다 보면 열어 본 페이지를 앞뒤로 넘기는 일이 빈번하다. 이때 이전 페이지와 다음 페이지로 이동하는 화살표 버튼을 마우스로 클릭해도 되지만 단축키로도 이동할 수 있다. ‘Alt+방향키’를 누르면 앞뒤 페이지로 넘어간다. 컴퓨터의 상위, 하위 폴더로 이동할 때도 같은 단축키를 사용할 수 있다.

Home키 또는 End키로 인터넷 화면의 처음과 끝으로 이동한다: 페이지가 길 때는 스크롤바로 이동하기가 번거롭다. 인터넷 표시 화면에서 Home키를 누르면 페이지의 맨 앞으로, End키를 누르면 맨 뒤로 아주 쉽게 이동할 수 있다. 또 ‘Alt+Home’을 누르면 인터넷 설정에서 미리 세팅한 홈페이지가 표시된다. 홈페이지에는 자주 이용하는 검색 사이트나 회사 인트라넷 등 사용 빈도가 높은 사이트를 설정해 두고 그 페이지로 이동할 때 이 단축키를 사용하면 편리하다.



혼자 빨라서는 의미가 없다



업무의 공회전 시간을 줄인다



회사 업무에는 개인이 하는 업무와 팀으로 하는 업무가 있다. 팀의 업무 속도는 개인이 아무리 노력해도 빨라지지 않는다. 팀의 속도가 늦어지는 가장 큰 원인은 사람과 사람 사이에서 발생하는 대기 시간이다. 업무는 팀 내에 머물러 있으나 아무도 일은 하고 있지 않아 무의미하게 흐르는 시간이다. 나는 이 대기시간을 아무것도 움직이지 않는 시간이라는 뜻으로 ‘아이들타임’이라고 부른다. 팀원 전체의 일 처리가 빨라도 아이들 타임이 길면 팀 속도가 느리다. 아이들타임은 주로 전달 과정이나 작업 공유 과정에서 발생한다. 팀장이 결정 사항을 늦게 전달하거나, 팀원 사이에서 정보가 원활하게 공유되지 않아 다음 작업에 착수하지 못하는 등의 상황이다. 이런 낭비 시간을 없애면 팀의 속도가 빨라진다.

무슨 일이 있어도 즉시 결정한다



팀 내에서 아이들타임이 가장 쉽게 발생하는 상황이 바로 의사결정을 할 때다. 일은 누군가가 결정하지 않으면 다음 단계로 넘어갈 수 없다. 개인 업무도 마찬가지지만 팀일 경우에는 훨씬 더 영향이 크다. 열 명의 팀이라면 열 명, 백 명의 팀이라면 백 명이 다음 단계로 나아가지 못하고 멈춰 서 있는 상태가 된다. 그러므로 팀으로 일할 때는 빠른 결단이 중요하다.

의사결정을 내리는 사람이 팀장만은 아니다. 팀장-팀원 관계가 아니라 팀원끼리 협업을 할 때나 선-후임 팀원끼리 함께 일할 때도 결정을 내려야 하는 상황은 반드시 온다. 그렇다면 왜 사람들은 빨리 결단을 내리지 못하고 머ant거릴까? 이유는 세 가지다.

정보가 부족하다고 생각한다: 이런 경우가 가장 많다. 시간을 투자할수록 훌륭하고 멋진 결과물이 만들어진다고 믿는 사람이 빠지기 쉬운 유형이다. 내 경험을 비추어 말하자면 비즈니스에서 정보가 충분하게 모이는 일은 결코 없다. 결정이 필요한 그 시점까지 수집한 정보를 바탕으로 추진 방향을 결정할 수 있어야 한다.