하버드 첫 강의 시간관리 수업

하버드 첫 강의 시간관리 수업

쉬셴장 지음

리드리드출판 / 2018년 4월 / 352쪽 / 14,800원







무엇이 당신의 시간을 빼앗는가?



당신은 어느 곳에 가장 많은 시간을 낭비하는가? 발등에 불이 떨어진 것처럼 늘 시간이 부족하다고 느낀다면, 시간을 어떻게 사용하고 있는지 살펴볼 필요가 있다. 스트레스 해소에 많은 시간을 낭비하고 있는지, 메일 보내고 문서 작성하는 데 시간을 버리고 있는지, 완벽을 추구하느라 시간이 부족한 건 아닌지 등의 상황들은 시간관리를 못 하고 있다는 걸 말해준다. 이 장은 하버드 시간관리 연구원들이 어느 곳에 시간을 가장 많이 쓰고 있는지, 또 성공할 수 없는 원인이 무엇인지 진단해준다.

모든 성과물의 바탕은 시간이다. 시간은 공상가에게는 고통을, 창조자에게는 행복을 준다.

- 제임스 맥킨지



시간사용 일지 만들기

워싱턴의 한 회사에서 팀장으로 근무하는 웨이드는 출근하자마자 책상 위에 쌓여 있는 보고서 더미들을 보고 머리가 아파졌다. 일단 자리에 앉아 열심히 보고서들을 읽기 시작했다. 그때 비서가 사무실 문을 두드리며 말했다. “팀장님, 손님 오셨습니다.” 웨이드는 손을 내저으며 영혼 없이 말했다. “회의실에서 잠시만 기다리라고 하세요.” 잠시 후 초조하게 회의실 내부를 왔다 갔다 하는 손님에게 미소를 지으며 웨이드가 말했다. “정말 죄송합니다. 오늘따라 유난히 바쁘네요. 미팅을 다음으로 미뤄야 할 것 같습니다.” 웨이드의 말을 들은 손님은 화를 내며 말했다. “시간이 없다니 어쩔 수 없군요. 다음에 얘기합시다.” 손님은 그대로 나가버렸고, 웨이드는 멍하니 손님이 사라지는 모습을 바라봤다. 다음 날 사장은 웨이드를 해고했다. 웨이드의 행동이 1천만 달러의 거래를 날려버렸기 때문이다.

웨이드를 두고두고 후회하게 만든 회사의 관리 규약은 다음과 같다 “시간은 지극히 중요한 것이니 모든 임직원들은 시간을 지키고, 어떠한 이유의 지각이나 조퇴는 불가능하다. 제시간에 업무를 끝마친 다. 시간분배를 잘해야 한다. 사소한 일이라도 업무일정에 포함시켜서 성실하게 이행한다.”

웨이드는 결코 바빠서 시간을 낼 수 없었던 게 아니다. 사전에 시간분배와 업무일지를 작성하지 않아 어떤 일을 우선 처리하고, 어떤 일을 나중에 처리해야 할지 파악하지 못했던 것이다. 그래서 결국 해고당했고 자신에게 고통과 고민거리를 안겨주었다. 시간관념이 없었던 웨이드의 행위가 고객을 화나게 했다. 만약 업무를 시작하기 전에 계획을 잘 짜고, 업무의 중요도에 따라 순차적으로 일을 진행했다면 업무효율이 올라가는 것은 물론이고 회사 역시 1천만 달러의 거래를 날리지 않았을 것이다.

시간계획을 짜지 않으면 종일 정신없이 바쁘기만 할 것이다. 시간은 계획에서 비롯된다. 자신의 시간을 잘 계획하는 사람은 다른 사람들보다 몇 시간을 더 벌 수 있다. 시간을 소중하게 여기고, 시간의 가치를 중시하고, 자투리시간을 적절하게 이용하는 것 외에 우리는 적절한 시간계획을 세워야 한다. 그래야 효율적으로 시간을 사용할 수 있다. 업무효율을 높일 수 있는 시간계획과 사용에 대한 방법을 살펴보자.

1. 효율적으로 시간분배를 한다: 시간을 평균적으로 나눠서 분배하면 안 된다 중요한 업무에 가장 많 은 시간을 분배하고, 꼭 하지 않아도 되는 일이나 나중에 해도 되는 일은 현명하고 용기 있게 거절한다. 어떤 일이 생겼을 때는 “이 일을 해도 좋은가?”라고 먼저 자신에게 물어보자. 굳이 하지 않아도 되는 일까지 해놓고 쉼 없이 열심히 일했다고 만족하지 않길 바란다.

2. 시간활용을 잘해야 한다: 기회라는 것은 일을 전환할 수 있는 결정적인 순간이다. 최소한의 투자로 큰 성공을 이끌어낼 수 있고, 사물을 조금만 바꿔도 일이 더 발전될 수 있는 것과 같이 타이밍만 잘 잡아도 엄청난 효과를 얻을 수 있다. 반대로 결정적인 문제를 잘못 처리하여 전체를 망치는 것처럼 타이밍을 놓치면 손에 닿을 것 같은 일도 결국 수포로 돌아가고 만다. 성공하고 싶다면 상황을 잘 살펴서 타이밍을 잘 잡아야 한다. ‘결정적인 순간’을 잡아서 ‘적당한 시기’가 오면 기회를 쟁취하도록 하자.

3. 두 가지 다른 종류의 시간을 적절하게 사용한다: 사람들은 모두 두 가지 종류의 시간을 가지고 있다. 첫 번째 시간은 스스로 통제가 가능한 시간이다. 이를 ‘자유시간’이라고 부른다. 또 다른 시간은 상대방에게 반응하는 시간이다. 자신이 통제할 수 없는 시간을 ‘대응시간’이라고 부른다. 두 가지 시간은 모두에게 반드시 존재한다. 자유시간이 없으면, 타인에 의해 움직이는 상태에 빠진다. 스스로 시간을 통제할 수 없다면 효율적인 시간관리자가 될 수 없다. 반대로 자신의 시간을 절대적으로 통제하는 것 역시 불가능하다. 개인의 완전한 자유는 자연스럽게 타인의 자유를 방해하는 것이 되기 때문에, 모든 대응시간을 자유시간으로 사용하는 것 역시 다른 사람의 시간을 방해하는 것이 된다.

4. 자투리시간을 잘 활용한다: 주어진 시간 내내 집중하는 것이 불가능하기 때문에 자투리시간이 발생한다. 시간의 길이에 관계없이 자투리시간을 제대로 활용하면 업무효율을 높일 수 있다.

<하버드 시간관리 비법>

자신의 시간사용 패턴을 알고 싶다면 일지를 작성해보는 것이 가장 좋다. 자신의 지난 3일 혹은 지난 일주일 동안 했던 일들을 모두 기록한다. 그리고 대표성을 띤 날짜를 기록하는 것이 이상적이다. 여행, 회의 등과 같이 긴 시간을 사용하는 일은 기록하지 않는다. 어떠한 사소한 일도 놓치지 않고 자신이 했던 모든 일을 정확하게 기록한다. 특히, 대다수 사람들의 생활에서 많이 차지하는 ‘잠깐 있었던 일’이나 ‘시간 낭비한 일’은 꼭 기록한다.

일지를 작성할 때 ‘메일 확인’, ‘서류 업무’ 등 일의 성격에 따라 분류하고 각 항목마다 표시를 한다. 분류를 해두면 일지를 분석할 때 매우 편하다. 사무실에서 근무하는 사람이 분류를 한다면 메일 확인, 인터넷, 전화, 서류 업무, 계획 작성, 회의, 업무 준비, 거래처 응대 등이 있을 것이다. 모든 일을 기록한 후 앞에서 기술한 항목마다 핵심목표, 목표를 이룰 수 있도록 하는 업무, 구비하면 좋을 목표 등에 걸맞은 우선권을 지정한다. 우선권은 A, B, C 세 가지로 나눌 수 있다. A는 핵심목표와 관련되었으며, 가장 우선적으로 주목하고 처리해야 할 업무다. B는 핵심목표를 이루는 데 도움이 되는 일들이며, C는 그다지 급하지 않은 업무이거나 급하지만 가치가 높지 않은 업무이다.



효율적인 시간관리 목표를 정하라



당신의 목표는 얼마나 명확한가? 목표는 행동하는 방향이다. 실행 가능하면서 정확한 목표는 효율적으로 업무를 진행하는 데 도움이 된다. 자기 시간관리는 경쟁력을 높이는 데 중요한 의미를 갖고 있다. 이번 장에서는 하버드에서 가장 성행하는 목표 관리 방법과 목표 실현 방법, 업무의 우선순위를 정하는 방법을 다룬다. 목표관리 과정과 관련 기술을 배울 것이기 때문에 자기 목표를 관리하는 능력이 대폭 향상될 것이다.

시간은 가장 진귀한 자원이다. 시간을 관리하지 못하면 그 어떤 것도 관리할 수 없다.

- 피터 드러커



파레토법칙을 이용한 시간관리

하버드대학에 재학하던 시절 한 선배가 리처드슨에게 말했다. “자네의 취미가 독서가 아니라면 책을 처음부터 끝까지 다 읽을 필요는 없네. 책을 읽으면서 그 책의 가치를 깨닫는 것이 책 전체를 읽는 것보다 훨씬 가치가 있다네.” 선배가 한 말에는 책 한 권에 80%의 가치가 있다면, 이미 읽은 20% 정도의 페이지에 다 이야기되었을 것이니 책의 20%만 읽으면 된다는 의미가 담겨 있다.

이러한 학습 방법을 좋아하는 리처드슨은 다른 곳에도 이 방법을 계속 적용했다. 하버드대학의 평점 시스템은 과목이 끝나는 기말고사가 학생의 성적을 결정한다. 리처드슨은 이전 시험문제를 분석하여 20%만 공부한 다음, 과목과 관련된 내용을 조금만 준비해도 시험문제의 80% 정도를 대답할 수 있다 는 사실을 깨달았다. 한 부분을 제대로 아는 학생이 시험관의 기억에 남고, 반대로 한 부분에 정통하진 않지만 모든 부분을 조금씩 아는 학생이 시험관의 마음에 들 수 없는 이유가 바로 여기에 있다. 이러한 심리가 종일 열심히 공부하지 않아도 좋은 성적을 거둘 수 있는 방법이다.

졸업 후, 리처드슨은 한 석유회사에 취직했다. 하지만 자신에게 가장 적합한 업무는 컨설턴트라고 생각하고, 필라델피아로 건너가 컨설팅 회사로 이직했다. 급여도 석유회사의 4배나 됐다. 이곳에서 리 처드슨은 파레토법칙의 다양한 사례들을 만났다. 컨설팅 회사의 80% 성장은 20%도 안 되는 직원들이 이뤄내고 있었다. 첫 번째 컨설팅 회사를 그만두고 두 번째 회사로 이직했을 때는 더 놀라운 사실을 발견했다. 두 번째 회사의 직원들은 첫 번째 회사의 직원들보다 훨씬 업무효율이 높았다. 최선을 다해 일을 하지 않았지만 파레토법칙을 충실히 이용하고 있었다.

파레토법칙은 19세기 말 이탈리아의 경제학자 빌 프레도 파레토가 제시한 학설로 ‘80:20 법칙’으로도 불린다. 20%의 소수가 나머지 80%보다 더 큰 가치를 가진다는 내용이다. 하버드 경영대학원의 한 교수가 파레토법칙을 응용한 업무처리 방법을 제안했다. 그는 일정표에 있는 내용에서 큰 수익을 얻을 수 있는 2~3가지 핵심 항목에 많은 시간을 분배해 업무를 끝마치는 것이 유용한 시간관리 방법이라고 말했다.

파레토법칙은 당신이 얻을 수 있는 시간과도 관련이 있다. 창의적이고 성과가 큰 80%의 업무는 20%의 시간에서 결정된다. 즉, 20%의 시간을 투자해 80%의 성과를 낼 수 있다. 하루의 4~5시간이 골든타임이라면, 골든타임이 언제인지 파악한 다음 그 시간을 이용하는 것이 이상적이다.

성공한 사람들의 특징은 자기 관리 능력이 철저해 컨디션이 최상일 때 가장 중요한 업무를 처리한다. 남들보다 더 큰 성과와 만족감을 얻는 이유이다. 성공하고 싶다면 일상생활과 업무에서 20%와 80%를 찾아낸 다음 순서대로 업무를 처리해보자. 표를 만들어 인생목표와 취해야 할 행동, 최선을 다해야 할 일들을 적고, 어떠한 업무에서 20%의 시간으로 80%의 성과를 얻었는지 살펴보자.

파레토법칙을 고객 관리에 사용할 수도 있다. 이 법칙을 업무에 이용하는 직원들은 ‘핵심 고객’을 이용해 실적을 올린다. 성공할 수 있는 요소가 무엇인지 파악했다면, 당신이 성공으로 나아갈 수 있도록 파레토법칙이 묵묵히 도와줄 것이다. 20%의 고객이 80%의 이윤, 실적 증가의 중요한 요소다. 어떤 고객이 20%인지 파악하고, 그들을 ‘평생 핵심 고객’으로 삼아 성심성의껏 관리하자. 새로운 고객을 단골 고객으로 만드는 것도 중요하지만, 단골 고객을 계속 유지하는 것이 사업 성패의 핵심이다. 모든 고객을 핵심 고객으로 관리하는 것은 현실적으로 불가능하기 때문에 상위 20% 고객에 집중해야 한다. 이 방법이 100%의 고객을 관리하는 것보다 훨씬 쉬우면서 효율도 높다.

20%의 핵심 고객인지 알기 위해서는 상대방의 상황을 최대한 많이 파악해야 한다. 영업 대상이 개인이라면 이름, 학력, 취미, 경제력, 결정권의 유무, 영향력 있는 친구, 소모임 등 고객의 개인 정보를 최대한 많이 수집해야 한다.

영업 대상이 회사나 단체라면 개인 정보 외에 단체의 총괄 책임자, 가장 영향력 있는 인물, 최종 결정권자, 구매 시 핵심 역할을 하는 사람은 누구인지, 또 구매를 결정하는 파트는 어디인지 등과 같은 정보를 수집해야 한다. 정보 수집을 통해 고객의 가치를 판단할 수 있고, 전혀 관계가 없거나 목적이 없는 고객에게 시간낭비를 하지 않을 수 있다. 수집한 정보를 토대로 실적의 중요도에 따라 VIP 고객, 우수 고객, 일반 고객, 마이너 고객으로 나눌 수 있다.

<하버드 시간관리 비법>

시간관리 노트를 일주일 동안 가지고 다니면서 직접적이든 간접적이든 당신의 만족도를 극대화할 수 있는 행동들을 기록해보자. 다음의 내용들이 포함되어 있을 것이다. 1. 파트너와 대화하기(진지한 대화, 성과 있는 대화, 목적 없는 잡담이든 상관없다.)

2. 아이를 데리고 공원에 가서 놀기

3. 소설 읽기(추리소설, 연애소설, 고전소설 등 장르는 상관없다.)

4. 운동(조깅, 농구, 축구 등 아무 운동이나 상관없다.)

5. 좋은 기분에 사로잡혀 있기(한참 못 본 친구를 우연히 만났다든가, 급여가 오르는 것 등)6. 명소를 여행하면서 힐링한다.



전형적인 일과표를 함께 살펴보았다. 이번 주에 했던 일 중에 가치가 있었던 건 어떤 것인지, 시간을 낭비해서 불만족스러운 건 어떤 것인지 돌아보자. 아마 다음의 내용이 포함되어 있을 것이다. 1. 집안일

2. 식품 구매

3. 수도세와 전기세 납부

4. 주간 직원회의 참석



파레토법칙을 이용해 일상생활을 조율하고, 시간을 관리해서 의미 있고 가치 있는 일을 많이 하자. 파트너와 대화를 나누고, 아이를 데리고 공원에 가서 노는 것, 좋은 책을 읽는 것은 여유 시간에 할 수 있다. 지금은 열심히 일해야 한다. 중요한 업무에 정신을 집중하고, 자신의 가치를 높이고, 수입을 올리기 위해 열심히 일하면 더 많은 돈과 여행을 갈 수 있는 시간이 생길 것이다. 시간을 충분히 이용하면 경제적인 안정감 부여, 자신의 가치 증진, 사업상의 발전, 신체 건강 등의 효과를 얻을 수 있다. 시간을 충분히 이용할 수 있는 가장 효과적인 방법은 올바르게 파레토법칙을 활용하는 것이다.



나만의 시간관리표를 만들자



제대로 된 시간관리를 하고 있는가? 하버드 출신의 성공한 사람들은 놀라울 정도로 시간관리의 중요성에 대해 일관적인 반응을 보였다. ‘시간관리의 중요성’, ‘시간관리 전략’, ‘시간관리 혁명’ 등의 화려한 제목으로 시간의 중요성을 강조했다. 우리는 이상하리만큼 바쁜 사회에 살고 있다. 회사의 관리자, 전문가, 어떤 직업을 막론하고 모두가 정신없이 바쁘다. 그렇다고 바쁜 삶이 반드시 성공으로 연결되는 것도 아니다. 끝을 가늠할 수 없는 바쁨은 오히려 업무효율을 더 떨어뜨린다. 사람들이 바쁘기만 한 이유는 하나밖에 없다. 알맞은 시간관리를 하지 않기 때문이다.

하루 일과 중에 두 딸과 보내는 시간이 있어야 합니다.

- 버락 오바마



나만의 시간관리 리스트 작성

2010년 8월, 미국 유명 잡지의 한 기자는 백악관에서 종일 있을 수 있는 허가를 받고, 오바마 대통령의 하루 일과를 옆에서 지켜보게 되었다. 대통령은 많은 양의 업무를 신속하게 처리해야 했으며 업무도 무척 복잡했다. 적절한 시간관리 리스트가 없었다면 대통령의 하루가 어땠을지 상상조차 하기 힘들었다.

대통령의 일과를 살펴보면, 동틀 때 일어나 45분 동안 운동하고 가족과 아침식사를 한다. 그리고 틈틈이 아침 신문을 읽는다. 식사를 마친 후에는 대통령 일일 업무보고서를 읽고 9시 반이 되기 전에 백악관 집무실에 앉아 오늘의 업무를 처리한다. 오전 9시 반부터 오후 4시 반까지 글로벌 경제, 군사기밀, 외교정책, 연방 활동 등 각종 회의에 참석한다. 회의 개최 시간은 전담자가 사전에 배정해놓는다. 오후 6시에서 6시 반 사이에 오바마 대통령의 정식 업무가 끝난다. 유일하게 공무의 방해를 허용하지 않는 시간이 바로 아내, 딸과 함께하는 저녁식사다. 온종일 쌓아두었던 긴장감을 풀 수 있는 시간이기도 하다. 저녁 8시 반에서 야심한 밤까지 대통령은 중요한 메일과 전화 업무를 처리한다.

시간관리의 비법은 생산력 있는 일을 하는 것이다. 시간을 잘 다루는 시간해결사가 되고 싶다면, 자신의 업무 중점을 반드시 정리해야 한다. 모든 업무의 중점을 찾아낸 다음 구체적인 선택을 하면 된다. 자신을 단속하고, 순조롭게 시간관리를 할 수 있는 유일한 사람은 바로 자기 자신이다.