고수의 보고법

고수의 보고법

박종필 지음

옥당 / 2015년 1월 / 322쪽 / 15,000원





프롤로그_ 기억에 남는 보고, 어떻게 할까?



보고에도 하수, 중수, 고수가 있다. 지금 나의 보고는 어떤가? 1쪽짜리 보고서 때문에 무참히 깨지고 몇 번씩 다시 고쳐야 하는 하수(下手)인가? 아니면 수십 장짜리 보고서도 말 한마디로 그대로 통과시키는 고수(高手)인가? 사전을 보면, 보고는 ‘일의 내용이나 결과를 말이나 글로 알리는 것’이라고 한다. 그런데 한 가지 의문이 든다. 보고할 때 일의 내용과 결과를 있는 그대로 표현할 수 있을까?



그럴 수 없다. 필연적으로 보고하는 사람의 주관에 따라 그 내용과 결과의 의미가 다르게 해석될 수 있기 때문이다. 설사 내용과 결과를 있는 그대로 표현할 수 있다고 치자. 하지만 그런 보고가 무슨 의미가 있을까? 보고받는 사람도 기계가 아니라 글과 말을 이해하는 사람이다. 만약 보고가 내용과 결과를 있는 그대로 표현하는 것이라면, 많은 직장인이 보고 때문에 고민하는 일도 없을 것이다. 필자는 이렇게 자기 생각이 들어가 있지 않은 보고를 ‘무생각 보고’라고 한다. 즉, 하수의 보고다.



원칙적으로 일의 내용과 결과를 그대로 표현하는 것이 사실상 불가능하고 큰 의미가 없다면 보고를 다시 정의할 필요가 있다. 결국 보고란 ‘윗사람에게 일의 내용과 결과에 대한 내 생각을 표현하는 것’이라고 할 수 있다. 다시 말하면 최소한 ‘무생각 보고’라는 평가에서 벗어나려면, 보고에 ‘사실만이 아니라 내 생각’을 담을 수 있어야 하고, 이때 보통 수준의 보고가 되며, 이것이 중수의 보고다.



한편 보고를 하려면 콘텐츠와 표현, 두 가지 요소가 필요하다. 그렇다면 잘된 보고란 무엇일까? 첫째, 콘텐츠가 좋아야 한다. 내용이 충실하지 않으면 보고의 의미가 없다. 그런데 콘텐츠라는 것은 분야별로 다르게 존재하므로 모든 분야에 적용되는 보편적 콘텐츠란 있을 수 없다. 따라서 각자가 공부하고 경험하면서 자기 분야의 전문적 콘텐츠를 쌓을 수밖에 없다. 둘째, 콘텐츠를 제대로 표현해야 한다. 표현법은 콘텐츠와 달리 논리성, 정확성 등 보편적 원칙을 설정할 수 있고, 누구라도 표현법을 배우면 금방 효과를 볼 수 있다. 바로 이 책을 통해 얻으려는 ‘보고 잘하는 방법’이라고 할 수 있다.



아무튼 잘된 보고란 ‘일의 내용과 결과에 대한 내 생각을 상대방이 이해할 수 있도록 표현하기’다. 글이라면 읽는 사람이 아무 설명 없이 읽기만 해도 의문이 생기지 않고 쓴 사람의 생각을 충분히 이해할 수 있어야 한다. 말이라면 듣는 사람이 한 번만 들어도 고개를 끄덕일 수 있어야 한다. 필자는 이런 보고를 ‘섬세 보고’라고 부른다. 그런데 왜 하필 ‘섬세 보고’일까? 결론적으로 말하면, 내 생각을 상대방이 이해할 수 있게 표현하기 위해서는 한 번 더 생각하는 섬세함이 무엇보다 중요하기 때문이다. 그렇다면 내 머릿속에 있는 생각의 흐름을 상대방이 쉽게 이해할 수 있게 하려면 어떤 과정이 필요할까? 필자가 생각하는 고수의 보고법 4단계는 다음과 같다.



① 기획 - 생각 정리하기: 제일 먼저 필요한 것은 내 생각을 정리하는 것이다. 흔히 말하는 기획 또는 구상 단계다. 그런데 생각을 정리한다는 것은 기본적으로 생각의 흐름을 덩어리로 만드는 과정이라고 할 수 있다. 그러면 ‘생각의 흐름을 어떻게 덩어리로 만들지?’라는 의문이 생긴다. 아주 쉽다. 논리를 바탕으로 스토리를 만들면 된다.



② 쓰기 - 생각 풀어내기: 내 생각을 논리의 덩어리로 정리했다면, 이제는 문장으로 풀어내야 한다. 실제 단어와 문장으로 보고서를 쓰는 쓰기 단계다. 이때 마치 실타래에서 실을 풀어내듯이 내 생각의 흐름을 글로 풀어내는 느낌이 중요하다. 그러나 여기서 아무 생각 없이 풀어내면 다시 실이 엉키듯이 글도 엉키게 된다. 엉키지 않으려면 정확하게 풀어내야 한다.



③ 편집 - 생각 보여주기: 아무리 생각의 덩어리가 논리적이고, 문장이 정확해도 읽는 사람이 한눈에 읽을 수 있도록 보여주지 못하면 무용지물이다. 그래서 바로 편집의 단계가 필요하다. 상사의 시력까지 고려하는 섬세함이 당신을 다른 사람과 달리 만든다. 편집은 또 하나의 창작이다.



④ 말하기 - 생각 전달하기: 보고서를 다 썼다고 끝이 아니다. 전달되어야 끝난다. 앞의 3단계까지는 ‘상대방 입장에서 생각하기’가 본질이었다. 그런데 말하기 단계에서는 하나가 더 필요하다. ‘미리 준비하기’다. 말은 글과 달라서 글자와 펜이라는 도구가 개입되지 않는다. 따라서 생각 없이 입으로 튀어나와 사방으로 흩어지게 된다. 그래서 ‘미리 준비하기’가 내 생각을 전달하는 핵심이다. 이제 고수의 보고법 4단계를 보다 자세히 살펴보자.



기획 - 스토리를 찾아내는 생각 정리하기





구성은 소설같이! 나만의 스토리를 찾아라!



보고서도 스토리텔링으로 되어 있으면 쉽게 읽힌다. 그렇다면 ‘보고서의 스토리텔링’이란 뭘까? 필자는 ‘내가 가진 모든 정보를 나열만 하지 않고, 일관된 기준으로 구조화하여 의미가 눈에 보이도록 쓰기’라고 생각한다. 얼핏 어렵게 보이지만, 사실은 아주 간단하다. 예로 살펴보자. 박 대리는 홍보팀에서 근무했는데, 이사장에게 보고할 ‘한국섬세공사 홍보 활성화 방안’을 써야 했다. 초안을 쓰고 나니 3쪽이 되었고, 기본 목차는 다음과 같았다.



Ⅰ. 검토배경

Ⅱ. 현황 및 문제점

Ⅲ. 홍보 활성화 방안

Ⅳ. 세부 추진계획



이 중 ‘Ⅲ. 홍보 활성화 방안’에 세부항목으로 동그라미 기호 10개가 들어갔다. 보고서에서 보통 하나의 동그라미는 하나의 정보를 의미한다. 따라서 동그라미가 10개라면 ‘○ 온라인 홍보 활성화, ○ 외국의 ~제도 도입 검토, ~ ○ 관련 예산 확보 추진’ 등 각각 다른 차원의 방안이 10개라는 의미다. 이렇게 하면 끝일까? 여기서 운명이 달라진다. 하수라면 이렇게 끝내기 때문에 ‘스토리텔링식 보고서’가 아닌 ‘정보 나열식 보고서’가 된다. 그런데 10개의 정보를 나열만 하면 읽는 사람은 무엇을 읽었는지 한 번에 알 수 없다. 반면 고수라면 절대 10개의 정보를 그냥 나열하지 않는다. 어떤 기준에 따라 3~4의 그룹으로 정리한다. 그리고 어떤 기준으로 나누었는지 그 취지가 보이게 보고서를 쓴다.



두 보고서에 10개의 각기 다른 방안이 있다고 치자. 한쪽 보고서는 10개의 홍보 활성화 방안을 쭉 나열하였다. 그러나 스토리텔링식 사고과정을 거치면 다른 한쪽 보고서처럼 될 수 있다. 여기서 필자는 홍보의 3요소로 시기, 내용, 수단을 제시했다. 마치 홍보 전문가인 양 했지만 사실 예를 들기 위해 만들어낸 스토리일 뿐이다. 하지만 어떤가? 여러분이 읽는 사람이라면 10개가 나열된 홍보 활성화 방안과 시기, 내용, 수단이라는 스토리로 정리된 홍보 활성화 방안 중 어느 것이 쉽게 읽히겠는가? 당연히 후자일 것이다. 이제 보고서에서 스토리가 갖는 힘은 이해했을 것이다.



그럼 스토리는 어느 날 갑자기 떠오르는 것일까? 아니다. 철저하게 준비하고 체계적으로 생각하여 스스로 만들어가는 것이다. 방법은 다음과 같다. ① 우선 ‘왜(Why)’라는 질문부터 시작해야 한다. 그래야 의미와 가치를 찾을 수 있다. ② 다음은 덩어리식으로 생각해야 한다. 정보의 나열이 아니라 전체의 흐름 속에서 덩어리를 구분해야 한다. ③ 그리고 각각의 덩어리에 중복과 누락이 없어야 한다. ④ 각각의 덩어리도 그 속을 분석하고 비교해서 좌표를 찾아야 한다. 다양한 분석 방법을 통해 새로운 스토리를 만들 수 있기 때문이다. ⑤ 마지막으로 항상 마무리하고 고쳐야 한다. 보고서는 생물과 같아서 그 의미가 수시로 변하기 때문이다. 이제 보다 자세히 살펴보자.



생각 정리법 1. 먼저 ‘왜’라고 질문하자: 여러분은 어떻게 다음 문서들을 보는가?





‘갑자기 한국섬세공사의 주무부처인 고용섬세부에서 내일 오전 10시까지 올해 3/4분기까지의 사업추진실적 및 예산집행현황을 제출하라는 공문이 왔다. 지금은 퇴근 직전인 오후 5시 50분.’



<박 대리의 문서 보기> ‘무슨 소리야? 문서를 눈으로 보지, 뭐로 봐?’라고 생각한다면 하수다. 하수는 문서를 아무 생각 없이 눈으로 보며, 언제까지 완성할 것인지만 생각한다. 그러나 고수는 문서를 머리로 생각하면서, 어떻게 완성할지를 고민한다. 즉, ‘왜 이 자료를 지금 달라고 할까? 더구나 이렇게 아주 급하게 달라는 이유가 뭐지? 뭔가 특별한 의미가 있나? 이 자료를 가지고 어떤 메시지를 찾으려고 그러지?’라고 생각하며 본다.



<박 대리의 문서 작성하기> 여하튼 박 대리는 자료를 만들어서 제출해야 한다. 이때 ‘그냥 달라는 대로 자료를 뽑아 현황만 제출하면 되지 뭐.’라고 생각한다면 역시 생각 없는 하수다. 그러나 고수라면 ‘이 부분이 왜 들어가야 하지? 표1에서 사업추진실적이 저조한 이유가 빠졌네? 표2에서는 어떤 의미를 전달하지? 그동안 우리 공사가 실적 달성을 위해 노력했다는 메시지가 있어야 해.’라고 생각하며 자료를 작성한다. 여러분은 박 대리가 문서를 보고 작성하는 방법에서 공통되는 핵심 단어를 몇 개나 찾을 수 있는가? 바로 ‘왜, 이유, 의미, 메시지’라는 네 단어다. 다시 말하면 ‘왜?’라는 질문을 해야 ‘이유, 의미, 메시지’를 찾는 생각을 할 수 있다. 그래야 스토리라는 답을 얻을 수 있기 때문이다.



생각 정리법 2. 생각덩어리로 생각하자: 그러면 스토리를 만들기 위해서는 구체적으로 어떻게 해야 할까? 그 첫 번째 답이 바로 ‘덩어리식 사고(Cluster Thinking)’다. 어떤 일에 관한 내 생각은 물 흐르듯 시시각각 변하기 마련이다. 이런 생각의 흐름을 흘러가듯이 그대로 쓴다면, 그냥 흘러가는 보고서가 될 뿐이다. 생각을 흘리지 않고 모으는 것, 이것이 ‘덩어리식 사고’다. 덩어리식으로 생각해야 하는 이유는 스토리를 찾는 가장 쉬운 방법이기 때문이다. 정보를 나열하면 각각의 의미만 보이지만, 그룹으로 모으면 또 다른 의미가 보인다. 홍보의 3요소(시기, 내용, 수단)를 생각해보자. 필자는 홍보업무를 해본 적이 없다. 그러나 다른 업무에도 흔히 쓰는 생각의 덩어리, 즉 ‘언제 할지, 무엇을 할지, 어떤 방법을 쓸지’라는 틀을 홍보에도 적용할 수 있다고 생각했다. 해보니까 홍보업무도 깔끔하게 정리되었다. 생각이 뭉치면 의미가 산다!



생각 정리법 3. 중복과 누락을 없애자: 스토리가 논리적으로 말이 되려면 생각 덩어리 간에 어떤 일관된 원칙이 필요하다. 그 대표적인 것이 소위 MECE 원칙이다. MECE(Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive)를 그대로 해석하면 ‘상호 배타적이면서 집합적으로 완전함’이다(이 용어는 글로벌 컨설팅업체인 맥킨지에서 처음 사용했다). 한자어로 풀면 중복과 누락을 없앤다는 뜻인데, 이것도 쉽지 않다. 우리말로 쉽게 풀면, ‘겹치지 않으면서 빠진 것 없이 모은다.’라는 뜻이다.



생각 정리법 4. 비교하여 좌표를 찾자: 앞에서 본 덩어리식 사고는 전체의 흐름에서 스토리를 만드는 거시적인 방법이다. 반면 한 덩어리 안에서도 미시적ㆍ분석적 방법으로 스토리를 만들 수 있다. 바로 비교와 좌표를 활용하는 것이다. 비교에도 방법이 있을까? 크게 두 가지가 있다. 먼저 시간 흐름에 따른 비교다. 이를 시계열 분석(Time Series Analysis, 같은 현상을 시간의 경과에 따라 일정한 간격을 두고 반복적으로 측정하여 변화 추세를 알아보는 방법)이라고 한다.



예로 2002년부터 2012년까지 우리나라 15~64세 고용률은 미세하나마 올라가고 있다. 시계열상으로는 문제없어 보인다. 그래서 “우리나라의 고용률은 최근 10년 동안 미세하나마 상승하고 있어 추세 상으로는 큰 문제없음.”이라고 썼다. 여기서 끝일까? 여기서 끝내면 또 상사에게 깨지는 하수가 된다. 수직적으로 분석하였으니 수평적으로도 분석해보아야 한다. 그래야 ‘2012년도 기준 OECD 국가들의 고용률을 분석해보니 우리가 제일 낮은 수준’이라는 문제의식이 생긴다. 이를 횡단면 분석(Cross Section Analysis, 같은 시점이나 기간에 여러 변수에 대해 관찰한 자료를 이용한 분석방법)이라고 한다. 실제 통계를 보면 2012년에 우리나라는 64.2%로 OECD 평균보다도 낮고, 74.9%인 네덜란드보다는 10% 포인트 이상 차이가 난다. 이제 문제가 명확히 보인다. 횡단면 분석을 하는 순간, 하수에서 중수의 내공으로 뛴다. 여기서 한 걸음 더 나가보자.



횡단면 분석 결과를 보고 시계열 추이를 다시 보았다. 그 결과 ‘아하, 최근 10년 동안 다소 상승했지만 다른 선진국에 비해서는 상당히 낮은 수준이야. 그러면 큰 의미가 없는 정도의 상승에 불과하구나!’라고 제대로 이해하게 되었다. 그래서 초안의 시계열 추이 해석을 바꿔서 “우리나라의 고용률은 최근 10년 동안 큰 변동 없이 63~64% 선에서 정체하고 있으며”라고 보고서를 수정한다면 어떨까?



그리고 이어서 ‘2012년 현재 고용률(64.2%)은 OECD 평균(64.8%) 이하로 가장 낮은 수준임’이라는 횡단면 분석 결과를 합친다면, 고용률과 관련된 우리나라의 문제가 명확하게 적시된다. 통계로 가려져 있던 본연의 의미가 보고서에 드러나는 것이다. 이렇게 써야 누가 읽어도 ‘아하, 우리의 고용률이 OECD 평균 수준도 안 되고, 더구나 최근 계속 정체하고 있구나!’라고 정확하게 문제 인식을 한다.



생각 정리법 5. 마무리하고 수정하자: 마무리하기란 단순히 보고서를 모두 끝냈다는 것이 아니라 ‘생각을 정리하는 데 필요한 덩어리는 모두 들어가야 한다’는 의미다. 아무리 일상화된 단순한 일도 시간이 흐르면 내용이 변한다. 그 일의 의미도 변한다. 그렇다면 당연히 일에 대한 내 생각과 표현도 바뀌어야 한다. 따라서 시간에 따른 변화를 항상 새롭게 반영해야 제대로 마무리되는 것이다.



쓰기 - 누가 봐도 알 수 있는 생각 풀어내기





문장은 기사처럼! 누구나 알 수 있게!



지금까지 생각의 흐름을 소설처럼 덩어리로 정리해서 스토리를 만들었다. 이제 ‘문장 쓰기’ 단계다. 앞에서 생각을 정리할 때는 소설처럼 스토리를 생각하라고 했으니 문장도 소설처럼 써야 할까? 하지만 그렇지 않다. 보고서의 문장은 소설이 아니라 기사(記事)처럼 써야 한다. 그러면 어떻게 기사처럼 상대방 입장에서 보고서를 쓸 수 있을까? 무술을 익히려면 사부의 ‘몸동작’이 필요하다. 마찬가지로 글쓰기를 익히려면 ‘글 동작(Writing Action)’이 필요하다.



글 동작은 글의 내용은 달라지지 않으면서 쓰는 사람의 취지를 정확하게 표현하기 위해 글의 형태를 변화시키는 것을 말한다. 고수의 문장인 섬세문으로 가는 글 동작은 다음과 같은 5단계에 걸쳐 진행된다. ① 정확하게(Accurately) 쓰기, ② 축약해서(Briefly) 쓰기, ③ 창의적으로(Creatively) 쓰기, ④ 구체적으로(Detailed) 쓰기, ⑤ 간결하게(Easily) 쓰기다. 하다 보니 영문 앞글자가 ABCDE다. 소위 ‘섬세문 쓰기의 ABCDE’이다. 이제 ‘창의적으로 쓰기’에 대해 보다 자세히 살펴보자.



예를 들면 건설현장에서 자주 작성하는 ‘건설공사 추진현황 보고’ 자료다. 이런 현황보고 유형에서 객관성의 함정에 많이 빠진다. 현황보고니까 말 그대로 현황과 관련된 통계, 숫자, 정보만 나열한다. 객관적 정보만 나열하여 보고하면 보고받는 사람에게는 숫자만 보이고 기억에 남는 것은 없다. 나열된 정보만으로는 의미를 파악하기 어렵기 때문이다. 도대체 ‘총 공사금액 1,598억 원’, ‘○○월 ○○일 현재 공정진도 50%’라는 숫자에 무슨 의미가 있단 말인가?