하루 27시간

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다카시마 미사토 지음

윌컴퍼니 / 2015년 1월 / 232쪽 / 13,800원





책상 정리





책상 위에 몇 종류의 물건이 있는가?



직장인에게 가장 중요한 업무공간은 사무실 책상이다. 정리를 한다면 가장 먼저 업무공간부터 정리하는 것이 당연하다. 먼저 자신의 책상 위와 서랍 안에 있는 것들을 목록으로 만들어 그중 일상적으로 사용하는 것만 골라보자. 이때 같은 물건은 한 종류로 묶어 총 몇 종류의 물건이 있는지 세어 보자. 이제 사용 빈도에 따라 순서를 매겨 보자. 매일 쓰는 것, 며칠에 한 번 쓰는 것, 일주일에 한 번 쓰는 것, 한 달에 한 번 쓰는 것 등. 한 번도 쓰지 않는 것은 당연히 그 자리에서 처분한다. 그리고 같은 것을 여러 개 갖고 있다면 하나만 남겨 둔다.



필요한 것은 20종류뿐!



이제 분류한 물건들을 20종류로 줄여보자. 그렇게 하기 위해서는 사용 빈도가 낮은 물건부터 처리해야 한다. 예로 펀치를 월 1회 정도만 쓴다면 공유 공간에 두고 필요할 때마다 꺼내어 쓰는 편이 좋지 않을까? 20종류로 줄이기만 해도 당신의 업무 능률은 상당히 올라갈 것이다. 실제로 이렇게만 했는데도 한 달 뒤 입시학원생들의 성적이 평균 3점이나 올라갔다.



물건은 모두 서랍에 넣는다



이제 이것들을 책상에 딸린 서랍 안에 모두 집어넣자. 책상 주변에 있는 물건은 크게 다음 세 가지로 분류한다. 첫 번째는 문구류다. 펜이나 스테이플러, 가위나 클립, 계산기 등이 이에 해당한다. 두 번째는 개인용품이다. 개인용 녹차 티백이나 핸드크림, 스마트폰 등이 포함된다. 세 번째는 서류 종류다. 책이나 잡지 등 모든 종이류가 여기에 들어간다. 회사에서 쓰는 서랍은 보통 3단으로 되어 있으므로 맨 위 서랍에는 문구류, 가운데 서랍에는 개인용품, 가장 아래 서랍에는 서류를 넣으면 된다. 정리한 물건이 서랍에 다 넣지 못할 만큼 많다면 여전히 덜 줄인 것이다.



찾는 물건이 어디에 있는지 바로 알 수 있도록 하자



서랍에 물건을 넣을 때는 가지런하고 깔끔하게 정리해야 한다. 여기서 중요한 것은 어디에 무엇이 있는지 잘 파악할 수 있도록 정리하는 것이다. 가끔 서랍 안에서 물건들이 이리저리 굴러다녀 물건의 위치가 바뀌는 경우도 있다. 이럴 때는 크기가 작은 물건이나 구르기 쉬운 물건들은 투명 상자 안에 넣어 보관하면 좋다.



이동용 세트를 만들자



사무용품은 반드시 책상에서만 쓰는 것은 아니다. 그런데 자리를 옮겨 일할 경우 챙겨야 할 물건은 늘 정해져 있다. 회의에서 사용할 펜과 노트, 계산기, 외부에서 일정을 확인해야 한다면 수첩이나 스마트폰 등이다. 따라서 이런 물건들을 금방 챙겨 나갈 수 있도록 미리 세트를 만들어 두면 좋다. 그리고 이때 내용물을 한눈에 알 수 있도록 투명한 파우치를 사용하는 것이 좋다.



나와 팀을 위한 정리의 기본



팀이나 부서 차원에서 함께 쓰는 물건 중 쓸 때마다 매번 여기저기를 뒤져야 하는 물건이 있지는 않은가? 이럴 때에는 그 물건의 자리를 정한 뒤 팀원 모두가 알 수 있도록 라벨을 붙이자. 이렇게 하면 자신도 필요할 때 한 번에 찾을 수 있고, 다른 사람이 사용한 뒤에도 그 자리에 돌려놓을 것이므로, 필요할 때에 찾지 못해 곤란한 상황을 줄일 수 있다.



서류 정리





서류 정리에도 기준이 있다 / 일정에 따라 4가지로 정리한다



오늘은 서류를 완벽하게 정리하는 방법을 알아볼까 한다. 서류는 업무내용을 담은 종이이므로 서류를 분류하는 것은 곧 업무를 분류하는 것이다. 그렇다면 무엇을 기준으로 나누어야 효과적일까? 바로 일정에 따라 나누는 것이다. 해야 할 일을 일정별로 나누어 생각해 보자. 업종과 나의 역할에 따라 차이는 있을지라도 세상의 모든 일은 대개 다음 네 가지로 분류할 수 있다. 그러므로 서류도 이에 따라 나누면 된다. ‘① 오늘 해야 할 일 ② 5분이면 할 수 있는 일 ③ 마감이 있는 일 ④ 마감이 없는 일’ 이 분류에 맞춰 파일 케이스도 네 가지를 준비하자. 그리고 갖고 있는 서류를 이 네 개의 파일 안에 정리하자.



<오늘 해야 할 일> 케이스는 매일 비우자 / <마감이 있는 일>은 마감일까지 생각하지 말자

<오늘 해야 할 일> 케이스에 넣은 서류는 말 그대로 반드시 오늘 안에 마쳐야 한다. 다시 말해 이 케이스가 텅 빌 때까지는 퇴근을 하면 안 된다. <마감이 있는 일> 케이스에 넣은 서류는 일단 오늘은 생각하지 않아도 괜찮다. 대신 마감일을 구글 캘린더에 입력해 두었다가 처리해야 하는 날이 다가왔을 때 확실히 처리하자. 이 케이스에는 ‘0일에 처리’, ‘0일에 반드시 확인’ 등 마감일을 알 수 있도록 파일 겉면에 표시해두면 좋다. 이렇게 하면 필요한 서류를 바로 꺼낼 수 있다. 마감일이 있는 서류를 정리할 때, 예를 들어 ‘5일까지 제출해야 하는 기획서’는 마감일 이틀 전인 ‘3일에 해야 할 일’이라고 적는다. 상사나 거래처가 요구한 실제 마감일이 아니라 스스로 정한 마감일을 기재하는 것이다.



<마감이 없는 일>은 한꺼번에 모아두자



정해진 마감일이 없어서 아무 때나 처리해도 되는 업무, 급하지 않은 안건은 모두 <마감이 없는 일> 케이스에 정리한다. 그런데 마감이 없는 서류는 케이스에 던져둔 채 까맣게 잊는 경우가 많다. 그러므로 3개월에 한 번 반나절 이상의 시간을 들여 이 케이스를 정리하는 것이 좋다. 구글 캘린더에 3개월마다 정기적으로 정리 일정을 잡아 두자.



<5분이면 할 수 있는 일> 리스트를 만들자 / <5분이면 할 수 있는 일>은 틈틈이 한다



여기에 정리할 일은 아주 짧은 시간 안에 마칠 수 있는 것들이라 굳이 케이스에 정리할 것 없이 그 자리에서 마칠 수도 있다. 예를 들어 발송할 계약서나 반송할 서류 등은 당연히 이 케이스에 넣고, 종이로 된 것이 아니라면 그것들을 리스트로 작성해 한 장짜리 서류로 만든 뒤 케이스 맨 앞쪽에 넣는다. 그리고 여유 시간이 생길 때마다 틈틈이 <5분이면 할 수 있는 일> 리스트를 보고 순서대로 처리하면 된다. 틈틈이 해도 다 끝내지 못한 일은 다음 날로 넘긴다. 하다 보면 서서히 처리 속도가 빨라질 것이다.



종이를 데이터로 만들기





서류는 데이터로 보관하자 / 명함은 모두 버려도 된다



보관하지 않아도 되는 서류는 2일째에 모두 버렸어야 맞다. 여전히 버리지 못하는 서류들이 산더미처럼 쌓여 있다면, 그중 대다수는 필요 없는 것일 가능성이 크다. 이 장에서는 서류들을 모두 데이터로 만든 뒤 대담하게 버리는 방법을 실천해보자. 먼저 명함은 모두 데이터로 만든 뒤 버리면 된다. 명함을 그대로 읽어 데이터로 만들어주는 애플리케이션을 사용하면 명함 정보가 그대로 텍스트로 저장되어 검색도 할 수 있다. 그리고 어디서나 접근할 수 있는 클라우드 서버에 명함 데이터를 보관하면 밖에서도 바로 확인할 수 있다.



스마트폰으로 촬영만 하면 데이터 완성



이제 다른 서류들도 정리해보자. 먼저 팸플릿은 모두 버린다. 요즘은 홈페이지를 보면 팸플릿에 실린 정보를 모두 알 수 있다. 혹시 팸플릿에만 나와 있는 정보가 있다면 그것만 저장해 두면 된다. 그 외의 서류들은 나중에 참고할 필요가 있는지, 앞으로 쓸 자료인지를 판단해, 그렇지 않은 것은 모두 버리고 남은 것만 데이터로 만들어 보관한다. 종이를 데이터화할 때는 PDF로 스캔하는 방법이 일반적이다. 그러나 스캔 과정이 번거로워 끝까지 종이를 고수하거나, 스캐너가 없어 계속 종이로 보관하는 경우도 있다. 이럴 경우에는 스마트폰으로 필요한 부분만 사진을 찍어두면 된다. 스마트폰을 사용하면 어디서든 데이터화할 수 있고 시간도 적게 든다.



중요한 정보는 텍스트로 저장한다



데이터로 만드는 이유는 종이를 줄여 주변을 깨끗하게 정리하기 위한 것도 있지만, 정보가 필요할 때 바로 찾아 쓸 수 있도록 하는 것이 핵심이다. 그러니 정말 필요한 정보는 텍스트화해서 검색하기 쉽도록 보관하자. 나는 구글이 제공하는 스프레드시트에 입력한다.



시간 정리





캘린더에 시간을 정리한다 / 캘린더의 의미는 ‘시간 배정’



3일째까지 눈에 보이는 작업 환경을 깨끗이 정리했다. 하지만 주변을 정리할 때 가장 중요한 것이 아직 남아 있다. 바로 시간 정리다. 이것을 도와주는 것이 일정표 관리다. 수첩을 애용하는 사람도 많은데, 나는 구글 캘린더를 권한다. 구글 캘린더를 활용하면 컴퓨터나 스마트폰으로 바로 확인할 수 있고, 일정을 조율하는 것도 간편하며, 일해야 할 때를 알려주기까지 한다. 구글 캘린더에는 30분 이상 시간이 걸리는 모든 일을 적을 수 있다. 이 기능을 활용해 일정을 적는 것에 그치지 않고, 해야 할 일에 따라 시간을 배정하는 표를 만들 수 있다.



무엇이든 캘린더에 입력하면 OK



이제 캘린더에 일을 어떻게 분배할지 살펴보자. 서류를 케이스별로 분류하면서 바로바로 캘린더에 입력하면 좋다. 우선 <오늘 해야 할 일> 케이스에 넣은 서류는 당연히 오늘 일정에 입력한다. 그리고 <마감이 있는 일> 케이스에 넣은 서류는 반드시 캘린더에 마감일을 입력한다. 예를 들어 이번 주 금요일까지 제출해야 하는 기획서가 있다면 실제 마감일보다 이틀 앞선 날짜인 수요일에 ‘기획서 작성’이라는 일정을 2시간 잡는다. 그리고 실제 마감일인 금요일에는 ‘기획서 수정 및 제출’이라는 일정으로 30분을 잡은 뒤 서류에 라벨을 붙여 마감일을 표시한다.



데이터 정리





책상도 데이터도 정리가 기본



요즘은 거의 모든 업무를 컴퓨터로 처리한다. 메일로 용건을 주고받고, 서류도 디지털 데이터로 보관한다. 그러므로 정리를 잘하려면 데이터 정리가 필수다. 디지털 데이터가 편리한 이유는 검색을 할 수 있기 때문이다. 굳이 정리를 하지 않아도 검색할 수 있지 않느냐고 생각하면 착각이다. 데이터를 정리하지 않으면 아무리 검색을 해도 원하는 결과물을 찾기 어렵다.



모든 데이터를 클라우드화한다



많은 직장인들이 데이터를 자신의 컴퓨터에 저장한다. 그러나 이는 업무효율 측면에서도 도움이 되지 않는다. 데이터는 모두 클라우드에 저장하는 편이 좋다. 갖고 있는 단말기나 장소에 상관없이 일할 수 있는 상태를 만들 수 있기 때문이다. 예를 들어 여러분이 해외로 출장을 갔다고 해 보자. 그런데 갑자기 상사에게 연락이 왔다. 지난 번 제안서 제출 시 빠진 서류가 있었다는 것이다. 그런데 필요한 데이터는 내 컴퓨터 안에 있다. 그렇다고 “제 컴퓨터를 켜고 직접 찾아보세요”라고 할 수도 없다. 왜냐하면, 데이터를 정리하지 않아 파일이 어디에 있는지 본인도 기억나지 않기 때문이다. 만약 데이터가 가지런히 정리된 상태로 클라우드에 저장되어 있다면, 해외에서도 클라우드에 접속해 그 자리에서 문제를 해결할 수 있다. 워드나 엑셀, 텍스트 파일은 모두 구글 문서나 구글 스프레드시트에 옮긴 뒤 버리자. 이렇게 하면 파일이라는 개념이 사라지고 데이터만 남는다.



규칙에 따라 폴더를 만든다



데이터 정리를 시작하기 전에 먼저 내 컴퓨터 안에 어떤 데이터가 많은지 살펴보자. 업무내용에 따라 데이터의 종류나 용도가 다르므로 분류 방법도 다르다. 먼저 내가 자주 사용하는 파일이나 업무내용에 따라 카테고리를 나눈다. 우선 큰 카테고리를 정하고 그 아래에 작은 카테고리들을 만들어 파일을 폴더 안에 분류한다. 예를 들어 영업부라면 큰 카테고리로 ‘서류’, ‘거래처’, ‘프로젝트’를 만들고, ‘서류’ 카테고리 안에는 견적서, 주문서, 영수증 폴더를, ‘거래처’ 카테고리에는 각 거래처별 폴더를, ‘프로젝트’ 카테고리 안에는 각 프로젝트의 제목이나 상품 이름을 폴더로 만든다. 가장 큰 카테고리를 어설프게 나누면 머릿속 정리도 잘 되지 않는다. 그리고 폴더 이름이나 파일 이름을 붙일 때도 자신만의 규칙을 정하자. 파일명은 검색하기 쉽고 찾기 쉬워야 한다.



파일 이름에는 검색 키워드를 모두 포함시킨다



폴더와 마찬가지로 파일을 정리할 때도 어떻게 하면 쉽게 검색할 수 있을지를 생각해야 한다. 파일명은 검색에 걸릴 만한 구체적인 키워드로 붙이면 편리하다. 나는 어떤 단어로 검색해도 찾을 수 있도록 단서가 될 만한 모든 정보를 적는 방법을 추천한다. 예를 들어 어떤 회의에서 상사가 지시한 내용이 떠오르지 않아 회의록을 찾아야 하는 경우, 회의 날짜와 장소, 상사의 이름 등 기억에 남아 있는 모든 정보를 파일 이름으로 저장한다. 이렇게 하면 무엇으로 검색하든 틀림없이 찾을 수 있다. 내 경우 이 책과 관련된 미팅을 하면서 적은 메모를 구글 문서로 작성해 구글 드라이브 회의록 폴더에 보관할 때, ‘20131207카도카와출판사책내용미팅아리아케’처럼 날짜와 회사명, 목적, 미팅 장소를 파일명으로 저장했다. 또 문서의 맨 위에도 날짜와 장소, 참가한 사람의 이름, 회의 제목을 적었다.



진행 중인 파일은 보관하지 않아도 된다



진행 중인 프로젝트에서는 서류 내용을 수정한 뒤 ‘0월 0일 버전’이라고 저장하기도 하고, 파일명 뒤에 2, 3, 4 등 숫자를 붙여 최신 파일을 구분하는 경우가 많다. 그러나 꼭 필요해서 보관하는 것이면 몰라도, 내용이 갱신될 때마다 모든 파일을 일일이 보관하는 것은 불필요한 작업일 뿐 아니라 나중에 검색을 할 때도 방해가 된다. 그래서 나는 중간 과정의 파일은 보관하지 않는다. 그리고 수정을 해야 하는 서류는 구글 문서나 스프레드시트에 옮긴 뒤 상대와 공유한다. 그렇게 하면 메일에 따로 첨부하는 수고도 덜 수 있고 보관할 필요도 없다.



정리할 수 없는 파일은 <일단> 폴더에 보관한다



시간이 없거나 파일이 너무 많아 보관하기 어려울 때는 하나하나 분류하기가 어렵다. 그렇다고 바탕화면에 지저분하게 나열하거나 대충 아무 폴더에 넣으면 나중에 찾기가 어렵다. 이런 파일을 위해 <일단>이라는 폴더를 만들 필요가 있다(이름은 다르게 지어도 된다). 말 그대로 임시보관 폴더다. 분류하지 못한 파일들을 잠시 보관하기 위해 만든 폴더이므로 이 안에 넣은 일들은 나중에 해당하는 폴더로 다시 옮겨야 한다. 그리고 1주일에 한 번 ‘일단 폴더 정리’라는 일정을 구글 캘린더에 등록하자.



한눈에 보이는 색인을 만들자





색인을 만들면 보이지 않던 데이터가 보인다 / 공유데이터도 정리해 색인을 만들자



클라우드에 데이터를 정리하고 중요한 정보를 담아 두는 것만으로도 업무효율이 향상된다. 그러나 효율을 한층 더 높이기 위해 준비해야 할 것이 또 있다. 바로 색인이다. 색인을 만든다는 것은 자신뿐 아니라 누가 봐도 어디에 무엇이 있는지 알 수 있게 해주는 장점이 있다. 지금은 서버에서 데이터를 공유하며 일을 하는 것이 당연한 시대다. 그러므로 데이터를 관리할 때 나만 알면 된다는 사고방식은 좋지 않다. 누가 봐도 어떤 폴더에 어떤 데이터가 들어있는지 일목요연한 상태가 되어야 한다.



아이디어의 원천이 되는 데이터를 보관하자





일에 필요한 것은 도구와 아이디어