싱크 스마트 워크 스마트

싱크 스마트 워크 스마트

트레멘 뒤프리즈 지음

북허브 / 2012년 1월 / 236쪽 / 12,000원





성공의 비법은 효과적인 의사결정



좋은 결정과 나쁜 결정을 구분하는 방법

과거에 내린 결정을 몇 개만 떠올려보라. 그리고 그중에서 결과가 아주 좋았던 것이 몇 개나 되는지 생각해보라. 그런 결정 간에 어떤 공통점이 있을 가능성이 크다. 이는 그다지 결과가 좋지 않았던 결정에도 똑같이 적용될 것이다. 결과가 좋았던 결정들에는 어떤 유사점이 있었는지 한번 살펴보자.

- 결정을 즉석에서 내릴 필요가 없었다.

- 결정의 목적이나 목표가 무엇인지 뚜렷했다.

- 선택 사항을 분명히 알고 있었으며, 관련 정보를 수집할 시간이 있었다.

- 결정을 내리는 데 도움이 된 정보를 확인할 수 있었다.

- 존중하는 사람들의 조언을 사전에 구했다.

- 자신의 의견과 일치하지 않는 의견을 접했으며, 그 의견을 묵살하지 않았다.

- 결정이 불러올 긍정적ㆍ부정적 결과에 대해 곰곰이 생각해보았다.

- 무엇인가에 대해 강한 '직감'이 들었을 경우 왜 그랬는지 이해하려고 시간과 노력을 투자했다.- 결정의 결과가 통제 범위 밖에 있는 사건이나 타인 또는 운에 좌우되지 않았다.





정보 과잉 정복하기



정보 덜어 내기

신문 기사를 일일이 읽지 않아도 괜찮다. 하루의 뉴스거리를 일어나는 즉시 (어차피 그다음 날이면 바뀔 테니까) 훤히 알고 있지 않아도 되며, 매주 구독하는 뉴스레터를 한두 개로 줄여도 상관없다. 내 직업이 뉴스를 실시간으로 꿰고 있어야 하는 일은 아니라서 얼마 전에 매일 수신하던 뉴스를 일주일에 한 번으로 바꿨다. 믿을 만한 정보원이 일주일 치 뉴스를 요약한 내용에 날카로운 논평을 덧붙였기 때문에 전반적인 상황을 파악할 수 있어서 좋다. 그것이 소란스럽고 복잡한 일일 뉴스보다 차분하고 명확하며 더 현명한 선택이라는 판단이 들었다.

정말 중요한 일이 일어난다면 어차피 알게 될 것이다. 아이슬란드에서 화산이 폭발해 심각한 항공 교통 문제가 발생했다는 소식을 공식 발표가 난 지 불과 몇 분 만에 들을 수 있었다. 모두가 그 사건에 대해 얘기하고 있었기 때문에 굳이 뉴스를 찾아볼 필요가 없었다. 물론 이런 일은 직업상 최신 국제 뉴스에 민감할 필요가 없을 때에만 가능하다. 특정 산업만을 다루는 뉴스 서비스나 로이터 통신과 같이 정보를 줄인 뉴스 서비스를 이용해보라. 정보의 양에 압도당하지 않고 가장 중요한 소식만 접할 수 있다. 아래의 방법은 매일 노출되는 상상을 초월하는 양의 정보를 감당하도록 도와줄 것이다.

- 정보는 더 이상 힘이 아니다. 모두가 똑같은 정보에 접근할 수 있으므로 정보만으로는 일할 때 우위를 점하지 못한다.- 정보를 가공되지 않은 데이터처럼 취급해야 한다. 비판적이고 창의적인 사고로 정보를 이해하는 방법이 우리의 경쟁우위다.- 인터넷에서 무료 데이터를 훑어볼 때는 회의적인 시각을 어느 정도 갖추는 것이 필수적이다.- 신뢰할 수 있는 양질의 정보원을 이용하라. 시선을 끄는 링크나 광고가 많은 웹페이지는 주의력을 흐트러뜨리고 아까운 시간만 낭비하게 한다.- 일하는 분야와 관계된 주요 정보를 읽는 시간을 매일 구체적으로 정해 두라. 반드시 책상에 앉아서 읽어야 한다면 컴퓨터를 끄거나 웹브라우저를 닫으라. 이 시간은 이메일을 읽는 시간이 아니다.- 스팸메일 필터와 같은 정보 필터를 이용하라. 또한 온라인으로 물건을 구매하거나 새로운 웹사이트 회원 가입 시 이메일 주소를 기재할 때 신중을 기하라.- 정보를 무작위로 훑어보는 일은 삼가라. 인터넷에서 정보를 검색할 때는 구체적인 계획을 세우는 편이 좋다. 눈길을 끄는 배너나 광고 문구에 현혹되지 말고 집중하려고 노력하라.- 취미로 온라인상에서 시간을 보낼 때와 업무 정보를 검색할 때를 분명하게 구분하라. 둘 사이의 경계선이 흐려지지 않도록 주의하라.

이런 방법 외에 또 한 가지 방법을 제안하려고 한다. 정보 식단에 대한 통제권을 정말로 되찾고 싶다면 다양한 정보원을 이용하거나 반복적인 작업을 수행하는 특정한 시간과 횟수를 정해 두라. 예를 들어 이메일을 매시간 45분에서 정각까지 15분간 확인할 경우 45분간 방해 받지 않고 일할 수 있다. 물론 하루에 최대 두세 번만 확인할 수 있으면 더욱 좋다. 이런 방법에 대해 얘기하면 나의 트레이닝 프로그램에 참가한 이들은 믿을 수 없다는 반응을 보인다. 이메일을 확인하는 횟수를 줄이는 일은 실제로 가능하다. 하지만 우리는 역사를 뒤바꿔 놓을 중요한 사건을 놓치기라도 할까 봐 메일함의 '띠링' 소리나 이메일의 도착을 알리는 팝업 창의 노예로 살아간다.

새로운 메시지가 도착했을 때 휴대전화를 집어 들거나 받은 편지함을 열면 무슨 일이 일어나는가? 많은 사람들은 메시지를 확인하고 나서 나중을 위해 체크해 두거나 '읽지 않음'으로 설정한다. 답장을 즉시 보내거나 메시지를 제대로 처리할 수 없는 경우가 대부분인데도 메시지를 당장 읽지 않고는 못 배기는 것이다. 하루를 정해 이메일을 정해진 시간에만 주기적으로 확인해 보라. 처음에는 안절부절못할 수도 있겠지만 곧 해방감을 느낄 것이며, 하루 일과를 다시 통제할 수 있을 것이다. 정보는 더 이상 힘이 아니다. 정보를 통제하는 것이 힘이다.



안전한 생각



안전한 생각의 위험성

현 상태를 주기적으로 받아들이게 하는 안전한 생각이 어떤 결과를 초래할 수 있는지 살펴보자.

- 실패한 프로젝트를 필요 이상으로 오래 붙잡고 있게 된다.

- 다른 대안을 그다지 찾아보지 않는다.

- 리더, 정부, 직원들을 필요 이상으로 같은 자리에 오래 둔다.

- 불평하거나 소란을 피우기 싫어서 형편없는 서비스를 감내한다.

- 디폴트 옵션이 최선이 아니더라도 그것을 고른다. 다른 옵션을 조사하는 것은 비용이나 시간이 너무 많이 들기 때문이다.- 최선의 선택이 아니더라도 인간관계, 직장, 거주 환경을 바꾸지 않는다.



안전지대에서 벗어날 때 훌륭한 생각이 떠오른다: 어떻게 해야 현 상태에 의문을 제기하고 새로운 것을 만들어 내는 일을 수월하게 할 수 있을까? 어떻게 해야 어려운 결정을 내리고 시류에 반하는 행동을 취할 수 있을까? 안전한 생각을 편하게 여기지 않도록 도울 만한 아이디어를 몇 가지 제시하겠다. 자신의 안전지대에 대해 알아보고 싶다면 아래의 질문에 답해보라.

- 나는 이 일을 해본 적이 있는가? 내가 가장 편하게 여기는 것은 무엇이고, 나를 불편하게 만드는 것은 무엇인가?- 짧은 기간 동안 나를 매우 편하게 만들 수 있는 결정이나 선택이 있는가? 그 선택 사항을 고르는 데 얼마나 걸리는가?- 현 상태가 여전히 나에게 최선의 옵션인가? 상황을 재평가한 지 얼마나 오래되었는가?

- 특정한 결정이나 도전을 위해 구체적인 목표를 세워라. 그러면 옵션에서 해결책으로 관심을 돌려 거기에서부터 거꾸로 일하는 데 도움이 될 것이다. 자신의 궁극적인 목표가 무엇인지 자문하라. 현 상태는 현재와 미래에 목표를 모두 충족시키는가?- 대안이 너무 많아 결정하는 일이 어렵게 느껴지고 디폴트 옵션을 선택하고 싶다면 결론을 내리기 전에 대안의 개수를 줄이는 방법을 찾을 수 있는가?- 선택 사항이 몇 가지뿐이고 현 상태가 최선이라는 생각이 들 경우 아직 고려해보지 않은 다른 대안들도 검토했는가?- 현 상태가 디폴트 옵션으로 이미 존재하지 않았더라도 그것을 선택했을 것 같은가?

- 현 상태가 어려운 결정을 내리는 것을 회피하려고 선택한 편리한 옵션에 불과한가?

- 현 상태에 반하는 행동을 취하지 않을 만큼 현 상태에 매우 헌신적인가?



모두가 현 상태를 그대로 받아들인다면 세상에는 아무런 발전도 없을 것이다. 어떤 발명품이든 누군가가 더 나은 무엇인가를 하기 원했고, 불편한 생각을 하고, 위험을 감수하고, 안전지대에서 벗어날 준비가 되어 있었기 때문에 탄생한 것이다. 자신의 안전지대에 도전하는 데서 그치지 않고 다른 사람의 안전지대에도 이의를 제기해야 할 때가 있다.



해결책의 돌파구는 창의성이다



위대한 창의성의 신화

"햇살 한 조각이 블라인드 틈새로 미끄러져 들어왔다. 하지만 태(Tae)를 불편한 잠에서 깨운 것은 서늘한 아침 햇살이 아니었다. 그녀는 머릿속에 마치 번개가 번쩍하는 것처럼 명확한 생각이 뇌 구석구석을 후려치는 바람에 깨어난 것이다. 태는 여전히 혼란스러워하며 똑바로 앉았다. 잠시 침묵이 흐리고 모든 것이 마음속에서 영향을 받지 않은 채 맞물려 돌아갔다. 그녀는 활짝 웃었다. 사실일까? 방금 암을 치료할 수 있는 방법을 알아낸 것이다. 과연 대학교 1학년생이 이런 위대한 발견을 했다는 사실을 믿을 사람이 있을까? 시간을 두고 지켜봐야 할 터였다."

위의 발췌문은 공상과학소설의 첫머리로도 손색이 없을 것이다. 하지만 대학 신입생이 어느 날 일어나 우리 시대의 가장 복잡한 수수께끼 중 한 가지의 해답을 찾아냈다고 믿을 사람이 있겠는가? 창의적인 해결책이 쉽게 찾아올 것이라는 희망은 언제나 있게 마련이다. 우리는 어느 날 잠에서 깨어났을 때 세상을 주름잡을 아이디어의 청사진을 손에 쥐거나 이 시대의 가장 긴급한 문제를 해결할 방법을 찾으리라는 희망 속에 살아간다. 창의적인 영감이 저절로 떠오르기를 한평생 기다리는 사람도 있다.

창의성은 맹렬히 타오르는 모닥불과 같다. 모닥불은 피우기가 복잡하다. 통나무를 몇 개 던져 놓고 불을 피우라고 지시할 수는 없다. 마른 통나무가 특정한 방식으로 놓여 있어야만 통풍이 된다. 불을 점화하고 완벽하게 놓인 통나무 더미에 불을 피우려면 불꽃이 필요하다. 나는 모닥불이 활활 타오르도록 계속 부채질을 해 가며 마시멜로가 구워질 때까지 꺼지지 않게 통나무를 더 집어넣는다.

이 장에서는 아이디어를 뽑아내기에 적합한 환경을 조성함으로써 창의적인 모닥불을 피울 수 있는 비법을 제시할 예정이다. 아울러 일하는 데 필수적인 창의적인 불꽃을 혼자서 또는 팀 단위로 찾아 낼 수 있는 여러 가지 방법도 살펴보려고 한다.

창의성이 더 나은 해결책을 낳을 때: 창의적이지 않은 해결책은 바닥에 널브러져 있는 통나무 더미나 마찬가지다. 주목하지 않고 지나칠 수 있을 만큼 눈에 띄지 않는 것이다. 구글에서 '창의적이지 않은 해결책'을 검색해보니 "'창의적인 해결책'을 찾으십니까?"라는 메시지와 함께 회계 소프트웨어 링크가 떴다. 창의적이지 않은 해결책이 창의적인 해결책보다 훨씬 흔한데도 그만큼 뉴스거리가 되지는 않는 모양이다. 창의적이지 않은 해결책은 세상을 돌아가게 하지만, 창의적인 해결책은 세상을 더 나은 곳으로 변화시키거나 적어도 더 흥미롭게 만든다. 활활 타오르는 불을 눈치채지 못하고 그냥 지나갈 사람이 있겠는가? 그렇다면 전통적인 해결책이 더 이상 쓸모가 없다는 것을 어떻게 알 수 있을까? 창의적인 모닥불에 불을 붙여야 할 시점임을 알 수 있도록 돕는 징후를 몇 가지 나열해보겠다.

- 똑같은 문제가 반복적으로 나타날 때

- 이전에 사용하던 해결책이 더 이상 효과가 없을 때

- 이전에 사용하던 해결책이 오히려 사태를 악화시킬 때

- 이전에 사용하던 해결책이 다른 곳에서 문제를 야기할 때

- 해결책이 없다는 사실을 받아들이게 될 때

- 시간이 흐름에 따라 질이 더 떨어지는 결과에 만족하거나 기준이 낮아질 때

- 현재의 해결책이 자원을 점점 더 많이 쓸 때

- 당신이 제안한 해결책에 대해 모든 이해 당사자의 동의를 구하기 어려울 때

- 평균적인 결과가 더 이상 만족스럽지 않을 때

- 매번 똑같은 일을 하기가 지겨울 때





문제 해결을 위한 시각적 도구



시각적인 문제 해결 연장 세트

나는 요리를 좋아하지 않는다. 그런 만큼 폭삭 주저앉은 케이크가 나로서는 전혀 낯설지 않다. 몇 년에 걸쳐 내 오븐에서는 물렁물렁하거나 이가 부러질 만큼 딱딱하거나 한쪽으로 기울어진 케이크가 생산되었다. 물론 어머니는 나의 창피한 요리를 한 번 흘깃 보고 무엇이 문제였는지 곧바로 알아차린다. "다음번에는 베이킹 소다만 좀 덜 넣으면 될 것 같구나." 혹은 "얘야, 이번에도 오븐이 너무 많이 달궈졌구나."와 같은 충고를 해 주신다. 망친 케이크가 저마다 다르게 생겼을 텐데 어머니는 이런 사실을 어떻게 아는 것일까? 케이크가 만들어지는 체계에 대해 잘 알고 있기 때문이다.

케이크는 하나의 닫힌 체계이자 까다로운 문제를 설명하기에 더없이 적절한 요리다. 재료, 준비 방법, 주위 환경이 최종 결과물에 모두 똑같은 정도로 기여한다. 세 가지 중 어느 하나라도 제대로 이루어지지 않으면 체계 전체가 무너져 내린다. 차를 마시러 놀러 오라고 친구들을 초대할 능력도 케이크와 같이 무너질 것이다! 케이크가 주저앉았을 때 결과를 확인하거나 분석할 목적으로 부분부분 쪼갠다고 해서 문제의 정확한 원인을 쉽게 파악할 수 있는 것은 아니다. 복잡한 문제를 잘게 나누는 것이 좋은 생각이 아니라면, 까다로운 문제를 해결하고 더 나은 케이크를 만들기 위해 무엇을 해야 하는 것일까? 360도 회전 가능한 시각적인 문제 해결 모델을 이용하려면 다섯 가지 단계를 거쳐야 한다.

1단계 - 구체적으로 파악하라: 정확히 무엇이 문제인가에 대해 의견이 일치하지 않거나 문제가 불분명한 경우가 많다. 문제가 누구에게 영향을 미치는지, 얼마나 오랫동안 진행되었는지, 얼마나 멀리 또는 깊이 퍼져 있는지 파악해야 한다. 우리는 모두가 '같은 방향을 향해 있고', 우리처럼 관련된 모든 사안을 잘 파악하고 있으리라고 단정 짓는다. 우리 자신이 사실을 모두 알고 있으며 빠뜨린 것이 아무것도 없다고 굳게 믿는 경우도 있다. 문제를 해결하고 싶다면 현재 직면한 문제나 도전 과제를 분명히 밝히는 것이 좋은 출발점이 된다. 해결책을 모색하려는 의도가 아니라 문제가 무엇인지, 모두 정확히 이해했는지 확인하는 의미에서 거치는 과정이다.

2단계 - 시각적으로 보여주라: 모두가 당면한 문제와 기준을 이해할 수 있도록 돕는 좋은 방법 중 하나는 그것을 시각적으로 보여주는 것이다. 복잡한 문제를 다이어그램으로 나타내면 사람들의 관심은 토론에서 다이어그램으로 옮겨간다. 의견이 다양하거나 성격이 강한 사람들이 많을 때 일을 좀 더 수월하게 만들어 주는 장점이 있다. 문제의 시각화는 혼란을 가라앉히는 데도 큰 몫을 한다. 다른 사람들이 어떤 생각을 하고 있는지 모두가 눈으로 볼 수 있기 때문이다. 꼭 멋진 그림일 필요는 없다. 냅킨에 그림을 그리더라도 전자 화이트보드에 그리는 것만큼 효과적일 수 있다. 그림은 세부 사항을 기억하고 정보를 간직하는 능력을 향상시키므로 사람들이 모두 사실 정보를 훨씬 잘 기억하는 장면을 보게 될 것이다. 또 나중에 문제가 될지도 모르는 관점이나 이해도의 미묘한 차이가 순식간에 분명해질 것이다.

3단계 - 창의성을 발휘하라: 그림을 그릴 때는 문제가 발생하도록 서로 영향을 끼친 사람과 요소를 모두 그려야 한다. 이때 사람, 과정, 사물 등이 포함될 수 있다. 다루는 문제와 상호 작용하는 다른 체계의 일부인 사람, 과정, 사물도 그림에 포함되어야 한다. 체계의 경계를 분명히 나타내고 미지의 영역을 찾아내라. 무엇인가를 정리하기 좋아하거나 상황을 명백하고 단순하게 만드는 것을 좋아하는 사람들에게는 환상적이면서도 창의적인 활동이 될 것이다.

그러나 그림에 너무 열중하다 보면 모델이 지나치게 복잡해져서 미트볼이 들어 있는 스파게티 한 그릇처럼 보일 위험이 있다. 나는 다이어그램을 미트볼이 들어 있는 스파게티처럼 만드는 데 유달리 재능이 있는데, 그러다 보니 나중에 항상 단순화해야 한다. 그러니까 눈앞에 닥친 문제에만 집중해야 한다는 것을 잊지 말라.