성공과 실패를 결정하는 1%의 시간관리

성공과 실패를 결정하는 1%의 시간 관리

김지현 지음

성안당 / 2010년 6월 / 232쪽 / 12,000원



Part01 야근을 없애는 일 처리의 파레토법칙



시간을 단축하는 사고법

일과 나의 궁합 맞추기: 끝없이 쏟아지는 일을 처리하기에 앞서 일과 나의 궁합을 따져 봐야 한다. 사람마다 가진 재능이 다른데 자신에게 맞지 않은 업무를 맡게 되면 업무 효율성이 떨어지기 마련이다. 따라서 본격적으로 일을 시작하기에 앞서 내게 주어진 일을 내가 할 수 있는지를 판단하는 선별 작업이 필요하다. 만일 내가 할 수 없는 일이라면 그 일은 과감하게 되돌려 보내거나, 도움을 구해야 한다. 무조건 일을 떠맡는 것은 정작 진행 중인 다른 일조차 제때 끝내지 못하게 만들 수 있다. 회사업무라는 것은 혼자 하는 것이 아니라 함께하는 것이다. 내가 잘할 수 있는 것을 맡는 것이 시간을 더 효율적으로 사용할 수 있음은 물론 능력과 역량을 더 인정받고 더 키울 수 있는 방법이다. 하지만 주의할 것은 내 구미에 맞는 일만을 구하려 들면 팔방미인이 될 수 없다. 효율성도 중요하지만 업무 범위를 점차 확대하기 위해서는 새로운 도전이 필요하다. 또 회사에서 내가 하고 싶은 일만 하려 든다면 그것을 반길 리 없을 것이다. 그러므로 균형감 있게 일을 맡는 지혜가 필요하다.

또한 일을 처리하는 것보다 정리하는 것이 더 중요하다. 내가 해야 할 일들은 무조건 하나의 장소에 리스트로 수집해 두는 습관을 들여야 한다. ‘일 하나에 포스트잇 하나’ 라는 규칙을 두어 포스트잇에 할 일을 기록해서 한곳에 쌓아두는 방법을 이용해도 좋다. 이렇게 들어온 일을 무작정 시작할 것이 아니라 취사선택을 해야 한다. 일을 구분 짓는 취사선택의 기준은 다음과 같다.

1. 내 업무와 전혀 무관한 일이 아닌 것은 아닌가?

2. 내 능력으로 처리할 수 있는 일인가?

3. 마감 기간 내에 끝낼 수 있는 일인가?

4. 타인의 도움을 받거나 협업으로 처리해야 할 일은 아닌가?



내가 할 수 없거나 내가 해야 할 일이 아닌 것을 빠르게 분리해내야 한다. 일을 정리함에 있어 가장 먼저 행하는 것은 하지 말아야 할 일, 할 수 없는 일을 휴지통에 버리는 것이다. 할 일이 너무 많이 쌓이면 이를 통제할 수 없기 때문이다. 일이란 꼭 완수를 해야만 끝나는 것이 아니다. 내가 하지 못하는 것을 휴지통에 버리는 것 또한 일을 끝내는 것이다. 물론 휴지통에 버려야 할 일은 무조건 휴지통에 버릴 것이 아니라 버리기 전에 일을 요청한 사람과 상의를 해야 한다.

업무 경험을 내공으로 축적하기: 같은 시간에 보다 많은 일 처리를 할 수 있는 방법은 과거의 업무 경험을 통해 습득한 내공 덕분이다. 즉, 아는 것이 많으면 그만큼 일을 빠르게 처리할 수 있다. 직장 경력 5년차와 신입 사원의 일 처리 속도가 다른 것은 그만큼 경력 사원이 더 많은 업무 경험을 갖고 있기 때문이다. 하지만 같은 5년의 업무 경험을 갖고 있더라도 서로 습득한 정보의 양과 깨달음의 깊이가 다르면 업무 처리 속도는 다르기 마련이다.

필자는 10년 넘게 직장 생활을 해오면서 그간 경험한 업무 내역들을 프로젝트별로 기록해 두고 있다. 회사에서 맡은 업무들의 상세 내역을 시간별로 정리해 두어 언제든 복기할 수 있도록 했다. 해당 프로젝트를 진행하며 생산된 문서들을 체계적으로 정리하고, 해당 업무를 진행하며 발생한 중요한 의사 결정이나 이슈들을 그때그때 기록해 두었다. 이러한 경험을 모두 머릿속에 기억해 둘 수 없기 때문에 체계적으로 정리하고 필요할 때에 쉽게 찾아볼 수 있도록 해 두면 경험이 지식으로 축적되는 것이다. 경험과 지식을 쌓는 일 처리 방법은 일에 대한 기록에서 시작된다. 처리한 일에 대해서 체계적으로 정리해 두면 이 과정을 통해 업무 경험이 지식으로 쌓이며, 나중에 복기할 때에도 쉽고 빠르게 확인할 수 있다. 과거를 복기하면서 업무 경험을 되살리다 보면 일을 하면서 미처 배우지 못한 지식을 다시금 회복할 수 있다.

업무를 간소화하고 최소화하는 비법: 주어진 일을 당장 빠르게 처리할 수 있는 방법은 상세한 계획을 수립하는 것이다. 그렇게 하기 위해서는 일을 잘게 쪼개야 한다. 일을 더이상 나눌 수 없을 때까지 세분화하는 것은 일을 완수하는 데까지 걸리는 총 시간을 예측하는 데도 도움이 된다. 뿐만 아니라 일을 진행하면서 계획과 달리 어디에서 시간 지체가 되는지 확인할 수 있다. 이러한 습관을 들이다 보면 추후 일을 처리하는 데 걸리는 시간을 빠르게 확인할 수 있으며 일을 단축해서 처리하려면 어떤 지점에서 집중력을 발휘해야 하는지도 알 수 있다.

시간을 통제하는 사람

나 자신을 알라: 주어진 일의 난이도와 다른 업무와의 우선순위를 파악해서 어느 정도의 시간 내에 완료할 수 있는지 일정을 산출할 수 있어야 일의 통제가 가능하다. 그러려면 내 자신을 알아야 한다. 내가 가진 역량과 능력을 알아야만 주어진 일을 완수할 수 있는지의 여부와 완료하는 데 걸리는 시간을 측정할 수 있다. 그것을 모르면 일을 통제할 수 없다. 여러 개의 일을 동시다발적으로 해야 하는 직장인에게 각각의 일을 수행하는 데 걸리는 시간을 산출하는 능력은 필수적이다. 직장 생활 초년에는 이 능력을 쌓아야 한다. 수많은 시행착오를 통해서 내게 주어진 한 시간이 어느 정도의 일을 할 수 있는 자원인지를 파악할 수 있어야 한다. 물론 시간 대비 업무 생산량을 파악하는 일을 단번에 할 수는 없다. 나의 경우 1년 이상의 경험을 통해서 내가 가진 생산성을 파악할 수 있다. 물론 그 생산성, 즉 업무 효율성은 시간이 흐르면서 자기 계발과 역량의 발전을 통해서 점차 개선되어 간다. 만일 작년이나 올해나 업무 속도가 개선되지 않는다면 내 역량이 제자리이거나 내게 주어진 일이 지극히 단순하게 반복되는 업무에 불과하다는 것을 깨달아야 한다.

못한다고 말해야 한다: 일에 쫓겨 사는 경우의 문제는 언제나 늘 시간이 부족하다는 것이다. 게다가 일을 완수하고도 욕을 먹는다. 늘 제시간에 일을 끝내지 못하니 완료하고도 홀가분한 마음과 끝냈다는 즐거움을 제대로 누리지 못한다. 일을 끝마쳤을 때 느낄 수 있는 성취감은 다음 일을 하는 데 동기부여가 된다. 그런데 그 기쁨을 제대로 만끽하지 못하면 다른 일을 하는 데 방해가 되기 마련이다. 만일 일의 양이 절대적으로 많아 도저히 제시간에 일을 처리할 수 없는 여건이라면 ‘NO’ 라고 말할 수 있어야 한다. 즉, 업무 요청자에게 일을 거부할 수 있어야 한다.

하지만 한국의 직장인 중 주어진 일에 대해 감히 ‘NO’라고 말할 수 있는 사람이 몇이나 되겠는가? 하지만 그런 관행에 젖어 상명하달식의 일 처리 방식에 따라 일을 하게 되면 매번 일에 쫓겨 살 수밖에 없다. 이런 악순환을 끝내는 방법은 ‘NO’라고 말할 수 있는 몸부림에서 시작된다. 단, 대안 없는 ‘NO’를 얘기한다면 일을 통제하기에 앞서 일이 끊겨 회사에서 쫓겨날 판이 될 것이다. 업무 요청자가 말한 마감 시간까지 일을 처리하기 위해서 필요한 대안(다른 일의 우선순위 조정, 추가적인 인력의 지원, 조력자의 도움 등)을 통해 업무 완수의 의지를 비추면서 협의를 통해 조정하는 협상력을 발휘해야 한다.

내일을 바라본다: 스스로 일을 통제하는 사람의 특징은 나무를 바라보지 않고 숲을 바라보며 일을 한다는 것이다. 반면 일에 쫓기는 사람은 당장에 주어진 일 하나에만 신경 써서 다른 주변의 일들을 망각한다. 효과적인 시간 관리를 통한 일 처리를 하려면 내게 주어진 일 전체를 관망할 수 있는 숲을 보는 눈이 필요하다. 그래야 당장의 일에 치이지 않고 여러 일을 동시에 수행할 수 있는 멀티태스킹 역량을 발휘할 수 있다. 내게 주어진 일은 하나가 아니다. 항상 여러 개를 동시에 해야 하기 때문에 일은 해도 해도 끝없는 것처럼 느껴진다. 게다가 상사가 요청한, 지금 당장 해야 한다고 하는 급한 일은 하루가 멀다 하고 들어온다. 매번 그때마다 그 일을 처리하는 데 시간을 쏟다 보면 정작 기존에 해오던 일은 연속성을 잃어버리고 공중으로 분해되어 버린다. 시간과 일을 통제하기 위해서는 당장 주어진 일이 아닌 내가 하고 있는 모든 일을 기준으로 내일의 계획을 세울 수 있어야 한다.

일 처리의 파레토 법칙

2대 8의 법칙: 이탈리아 경제학자 빌프레도 파레토는 ‘이탈리아 인구의 20%가 이탈리아 전체 부의 80%를 가지고 있다.’ 고 주장했다. 이 주장에 따라 조셉 M. 주란은 경제학에 적용해 ‘20%의 고객이 백화점 전체 매출의 80%를 쇼핑하는 현상’을 발견했다. 이것을 가리켜 ‘파레토 법칙’ 이라 한다. 즉, ‘전체 결과의 80%가 전체 원인의 20%에서 일어나는 현상’을 뜻한다. 사실 마트에 진열된 상품이나 각종 영화, 음반을 보면 2대 8의 법칙이 적용됨을 알 수 있다. 하루에도 수많은 상품이 출시되지만 이렇게 출시된 상품 중 소위 대박이 나는 것은 극소수다. 즉, 전체 상품의 20%만이 전체 매출의 80%를 차지한다. 실제 전체 상품의 80%는 유의미한 매출을 발생시키지 못한다. 회사에서의 프로젝트, 일, 그리고 인재에도 이러한 법칙은 적용된다. 회사 내에서 진행되는 일의 20%가 회사 기여도의 80%를 차지하고, 회사 인재의 핵심 20%가 회사 매출의 80%만큼을 공헌한다. 그렇다면 우리가 핵심 인재로 자리 잡기 위해서 어떤 일을 맡는 것이 좋을지는 자명하다. 회사에서 20%의 핵심 인재 반열에 들기 위해서는 가급적 회사에 80%만큼을 기여할 수 있는 핵심 과업 20%에 참여하는 것이 좋다. 즉 중요한 프로젝트, 핵심 업무에 참여해 일을 처리하는 것이 좋다.

핵심 과업을 위한 준비: 이왕이면 다홍치마라고 회사에 크게 기여할 수 있는 일에 참여하는 것이 두드러진 성과를 보여 줄 수 있는 길이다. 하지만 그런 일이 어떤 것인지 찾는 것은 고사하고 알아도 그 일에 참여하는 것은 선택 받은 자만이 할 수 있을 뿐이다. 내가 하고 싶다고 그 일을 할 수 있는 것이 아니기 때문이다. 그렇다고 포기한다면 같은 시간을 투자하고도 회사에서 인정받는 양이 다를 수 있다. 우선 회사에서 어느 정도 중요한 프로젝트인지를 어떻게 알 수 있을까? 그것은 사내 정보망을 가동해야 한다. 회사가 미래 성장 동력으로 생각하는 주요 프로젝트가 무엇인지 사내 여러 부서의 소문들을 통해 쉽게 파악할 수 있다. 물론 사외 정보(회사의 보도 자료, 기업 공시, 기사 등)를 활용하는 것도 방법이다. 이러한 정보들을 통해 어떤 프로젝트, 어떤 일들이 회사에 기여도가 높은지 파악할 수 있다. 정보 파악이 끝났다면 준비를 해야 한다. 내가 그 분야에 회사 내에서 탁월한 지식을 갖추고 있는 인재로 추천받을 수 있도록 공부를 해야 한다. 관련 분야의 서적이나 커뮤니티 활동, 컨퍼런스 참석 등을 통해 기회가 주어졌을 때 참여할 수 있도록 내공을 쌓아야 한다.

빠른 피드백으로 인정받기: 업무의 질과 속도는 반비례하기 마련이다. 충분한 시간을 가지고 일을 하면 산출물의 품질이 좋은 반면, 촉박한 시간에 급히 일 처리를 하면 미흡함이 있을 수밖에 없다. 효율적 시간 관리란 선택과 집중을 잘해야 한다. 즉, 업무 중요도(회사 기여율)가 높은 일에는 좀 더 많은 시간을 배분하고 중요도가 다소 떨어지는 일에는 시간과 열정을 줄여서 안배해야 한다. 단 주의할 것은, 일의 마감 시간은 반드시 지켜야 한다는 점이다. 업무 중요도가 떨어지는 일일수록 오히려 더더욱 마감일을 정확하게 지켜야 한다. 오히려 중요도가 높은 일의 경우에는 계획보다 더 많은 시간을 투입해서 완성도를 높여야 한다. 단, 예상보다 더 많은 시간을 투입함으로써 마감 시간을 조정해야 할 경우에는 사전 커뮤니케이션을 해야 한다. 중요도가 낮은 업무의 경우에는 완성도를 다소 희생하더라도 제시간에 일을 완수해야 한다. 이처럼 제시간에 끝내는 빠른 피드백을 통해서 시간 관리의 철칙과 습관이 몸에 배게 된다. 이처럼 시간과 완성도의 딜레마를 효율적으로 조율하는 것이 멀티태스킹이 필수적인 직장인으로서 시간을 효율적으로 활용하는 방법이다.

Part02 시간 관리를 위한 기본철칙



시간 관리의 시작, 할 일 잊지 않기

해야 할 일의 중요성: 오늘 내가 해야 할 일(TO DO)을 스스로 자각하고 있는가? 그 할 일을 구체적으로 나열할 수 있는가? 할 일이란 아주 거창한 프로젝트나 1주, 1개월 이상 걸리는 커다란 규모의 일을 말하는 것이 아니다. 당장 오늘 내가 해야 할 작은 업무들을 말한다. 그런 오늘 할 일을 나는 명확하게 알고 있는가? TO DO를 정확하게 자각하고 있는 것만으로도 당신은 “시간 관리의 가장 중요한 핵심 스킬을 습득하고 있다.”고 말할 수 있다. 시간 관리의 훌륭한 명언 중 하나인 “오늘 할 일을 내일로 미루지 말라”는 말처럼 오늘 처리해야 할 업무를 내일로 미루는 것은 가장 피해야 할 철칙이다. 그런데 정작 중요한 것은 오늘 할 일 자체를 명확하게 파악하는 일이다. 오늘 할 일이 무엇인지조차 모른다면 나도 모르는 사이에 시간 관리의 가장 중요한 철칙 하나를 망각하게 된다.

직장인의 비애 중 하나는 한꺼번에 많은 일들이 쏟아져 들어온다는 점이다. 한 번에 한 가지 일만 할 수 있다면 좋으련만 회사 일은 여러 가지 일들이 한꺼번에 진행된다. 그렇다 보니 일의 완성도는 떨어지고 제 시간에 끝내지 못하는 경우가 발생하기 마련이다. 또 특히 유념해야 할 것은 쏟아져 들어오는 업무 속에 내가 해야 할 일 자체가 중간에 사라져 버린다는 것이다. 회사에서 해야 할 일이란 것은 규모가 큰 것도 있지만 작은 것들도 있다. 특히 이 작은 업무들은 다양한 경로를 통해, 다양한 방법으로 요청받게 된다. 메일이나 정식 업무 요청서 등을 통해서 업무가 지시되는 것보다는 구두를 통해 전달받는 경우가 대부분이다. 예를 들어 식사를 하던 중, 엘리베이터에서 우연히 만날 때, 회의를 하던 중, 전화를 하던 중에 업무 지시를 받게 된다.

그렇게 입수된 업무는 잠시 한눈파는 사이에 블랙홀로 사라져 버린다. 누가, 언제까지, 왜 그 일을 시켰는지 제대로 기록해 두지 않으면 사라진다. 때로는 시킨 사람조차도 그것을 잊게 된다. 그렇게 사라져 버린 일들은 나중에 부메랑처럼 되돌아와 다른 업무에 영향을 주기 마련이다. 그러므로 해야 할 일은 잊지 않도록 기록해 두어야 한다. 기억력에 의존해서는 안 된다. 항상 한곳에서 내가 할 일을 확인할 수 있어야 한다. 내가 언제까지, 무엇을 해야 하는지를 기록해 두는 나만의 공간이 필요하다. 공간은 다이어리나 포스트잇, 혹은 컴퓨터의 바탕화면, 그 어디든 좋다. 중요한 것은 항상 그곳에 할 일이 기록되어 있어야 한다는 것이다.

TO DO 잊지 않기: 할 일을 잊지 않도록 하는 가장 좋은 방법은 눈에 띄는 곳에 주요 키워드로 TO DO를 기록해 두고 수시로 업데이트 하는 것이다. 내게 요청이 들어온 업무는 무조건 가장 먼저 TO DO에 기록하고 눈에 띄는 곳에 배치해야 한다. 그렇다면 어디가 가장 좋을까? 컴퓨터를 자주 다루는 사용자라면 바탕화면이 적합하고, 내용의 수정과 첨삭이 쉽기 때문에 유용하다. 또한 다이어리나 메모지도 좋다. 포스트잇 등에 적어 책상 옆 등 눈에 잘 띄는 곳에 붙여 둔다. 특히 TO DO를 꾸준하게 관리하는 것도 중요하다. 내게 들어온 모든 업무 요청은 아무리 사소한 것이라도 TO DO에 기록해야 하며, 해결된 것은 바로 즉시 삭제해야 한다. 식사하러 가는 도중에 만난 이사님이 요청한 업무, 엘리베이터에서 만난 박 부장이 요청한 업무, 내가 타 부서 등에 요청한 업무, 간단하지만 내가 처리해야 할 업무 등 이 모든 것을 반드시 TO DO에 간단하게 기록해서 잊지 않도록 해야 한다.

사소한 일 가장 먼저 하기: 업무가 많아지다 보면 당연히 더 많은 시간을 투입해야 한다. 시간은 한정 되어 있는데 해야 할 일은 많다면 당연히 더 시간을 투자해야 한다. 하지만 시간은 무한한 자원이 아니다. 그러므로 결국 24시간 중 잠잘 시간이나 밥 먹을 시간 등을 줄여서 업무 시간으로 전환해야 한다. 하지만 이러한 시간 투자가 계속되면 결국 경쟁력이 약화되고 만다. 업무 집중 투입을 위해 간혹 이러한 시간 활용은 피치 못할 선택이지만 상시적인 운영은 에너지를 고갈하게 만들 뿐이다. 그렇다면 어떤 TO DO를 가장 먼저 처리해야 할까? 중요한 일을 먼저 하는 것보다는 빨리 할 수 있는 사소한 일을 가장 먼저 하는 것이 TO DO를 처리하는 효율적인 방법이다. 10분 내 처리할 수 있는 TO DO들을 정리하고 이것들부터 처리하는 것이 좋다.