체계적으로 일해야 칼퇴근 된다

체계적으로 일해야 칼퇴근 된다

크리스 크라우치 지음

지상사 / 2011년 8월 / 240쪽 / 12,700원



1장. 워밍업 - 행동 수정, 체계적으로 일해야 하는 이유



생각 없이 소처럼 일하면, 평생 소처럼 일만 하게 된다 - 과부하 혼란 사이클에 브레이크를 걸어라- What?

해야 할 업무가 누적되고, 그것을 체계적으로 처리하지 못하면 과부하 혼란 사이클이 돌기 시작합니다. 이 사이클은 다음과 같습니다.

늘어난 업무량 > 높아지는 중압감 > 불안하고 혼란스러움 > 일은 시작도 못하고 "도대체 어떤 일부터 시작해야 하는 거야?" 하고 소리치게 됨 > 일의 진행이 더뎌짐 > 쌓여가는 업무 > 더욱 높아지는 중압감 > 혼란스러움과 불안감 계속 증가 > 무한 반복

이 상황을 해결하기 위한 방법들 중에는 효과적인 것도 있지만, 그렇지 못한 것도 있습니다. 때문에 사이클을 약화시켜, 그 고리를 끊어낼 수 있는 방법을 택해야 합니다.

- So What?

물론 본인이 감당하기에는 지나치게 많은 일들이 발생할 때가 있습니다. 이때 그로 인해 발생된 근심과 걱정을 빠르게 인지해야 합니다. 그 후 과부하 혼란 사이클에 효과적으로 대응하고, 그것을 끊어내야 합니다.

- Now What?

비효율적인 방법에 대해서 알아볼까요? 미루기, 비생산적인 행동하기(과식, 과음, 가치가 낮은 일에 열중하기 등), 업무 속도 올리기, 포기. 그렇다면 효율적인 방법에는 무엇이 있을까요.

생각하기: 느긋하게 마음먹으세요. 성과의 80%는 20%의 노력으로 달성됩니다. 해야 한다고 생각했던 일의 80%는 중요하지 않을 가능성이 높습니다. 모든 일을 다 하기 위해 애쓰지 마세요! 믿고 싶지 않겠지만, 여러분 역시 80/20법칙에서 제외되지 않습니다.

분명하게 정리하기: 혼란을 해독해주는 약은 '분명함'입니다. 일을 멈추고 자신과 다른 사람에게 꼭 해야 할 일과 그 이유에 대해 질문하십시오. 덧붙여 어떤 결과가 나와야 하는지도 생각해보십시오.

단순화하기: 조금 힘들고 버거운 일이라면, 쉽게 할 수 있는 일들로 쪼개십시오.



하지 않기: 피하거나 하지 않아도 될 일을 반드시 해야 할 필요는 없습니다. 일을 시작할 때, '지금 이 일이 나의 급선무인가, 다른 사람의 급선무인가?', '꼭 해야 하는가?', '누군가에게 위임해야 할 일인가?', '생각하지 않아도 될 일인가?' 등등을 따지십시오.

중단하기: 일을 제어할 수 없는 상태가 된다면, 조급한 마음에서 벗어나 잠시 휴식을 취하십시오. 모든 일을 중단하고, 우선순위가 높은 일을 어떻게 체계적으로 처리할지 생각해보는 것입니다. 생사가 걸린 일이 아니라면, 몇 시간 심지어 며칠 동안 모든 것을 잊어도 됩니다. 그러고 나서 다시 그 일을 시작하세요. 숨 가쁘게 살아가고 있다면 적어도 내가 왜, 어디로 가는지 자문할 수 있는 시간을 가지십시오.

믿는 도끼가 발등 찍는다 -- 익숙한 방식이 정답일 거라는 착각을 버려라

- What?

머리 좋은 원숭이를 어떻게 사냥할까요? 우선 항아리나 빈 코코넛 등에 원숭이의 손이 들어갈 만한 작은 구멍을 뚫습니다. 이때 구멍의 크기는 원숭이가 손을 넣을 수는 있지만, 먹이를 쥐고서는 뺄 수 없을 정도의 크기입니다. 그리고 빈 통에 원숭이가 좋아하는 먹이를 넣고, 그것을 막대기에 걸어놓으면 됩니다. 얼마 후 원숭이가 통 안의 먹이를 발견하고 구멍 안으로 손을 집어넣습니다. 사냥꾼은 이 순간을 노리면 됩니다. 원숭이는 위협을 느껴도, 덫에서 손을 빼지 못하기 때문입니다. 왜일까요?

- So What?

단순한 장치가 덫이 될 수 이유는 바로 원숭이 자신에게 있습니다. 주먹에 쥔 먹이를 포기하지 못하기 때문입니다(그 원숭이가 여러분일 수도 있습니다). 원숭이 덫은 원숭이 없이는 작동하지 못한다는 점을 명심하십시오.

- Now What?

진부하고 비생산적인 업무 방식이 바로 여러분의 덫입니다. 원숭이 덫에 걸린 사람들은 주변에 널려 있습니다. 이들은 기존의 진부한 방식들을 떨쳐버리지 못합니다. 생각해보십시오. 직장을 다님으로써 얻을 수 있는 많은 혜택들을 받기 위해 싫어하는 일을 억지로 하는 사람이 얼마나 많은가요? 융자나 자동차 할부금도 대표적인 원숭이 덫입니다. 원숭이 덫은 곳곳에 존재합니다. 체계적으로 일하는 데 방해가 되는 진부한 방식을 찾아보십시오. 그리고 자신을 옭아매는 익숙함을 버리고 코코넛 구멍에서 자유로워지십시오. 더 이상 원숭이처럼 행동하지 마십시오!!

일 못하는 사람이 꼭 한꺼번에 여러 가지 일을 한다

- What?

여러 가지 일을 동시에 처리하는 것을 멀티태스킹이라고 합니다. 물론 일을 하다 보면 여러 가지 일을 동시에 해야 하는 경우가 생기기 마련이고, 그 때문에 사람들은 종종 이런 업무 방식을 정상적인 것이라고 생각하곤 합니다. 그러나 어쩔 수 없는 상황이라고 해도 멀티태스킹은 좋은 방법이 아닙니다. 이 방식이 업무 전반에 퍼지게 된다면 과연 어떻게 될까요?

- So What?

멀티태스킹은 다음과 같은 문제를 안고 있습니다.

* 한 번에 한 가지 일에 집중하는 사람보다 동시에 여러 일을 하는 사람들의 능률이 더 낮다.* 한꺼번에 두 가지 일을 신경 쓰면, 지적 능력이 떨어진다.

* 동시에 여러 일을, 혹은 두서너 개의 일을 연달아서 빠르게 처리하려고 하면, 오히려 시간이 더 걸릴 수 있다.

수많은 조사와 연구들이 이러한 주장을 뒷받침해주고 있습니다. 그러나 굳이 전문가들이 나서지 않아도, 모두들 잘 알고 있는 사실일 것입니다. 과도한 멀티태스킹이 스트레스와 단기기억 손실을 유발하며, 집중력과 주의력에도 부정적인 영향을 준다는 사실을 말입니다. 일부 신경과학자들은 이 세상에 멀티태스킹이 존재하지 않는다고 말합니다. 그들은 그것은 단지 여러 임무들 사이에서 재빠르게 주의를 옮기는 것에 불과하다고 말합니다. 물론 이렇게 되면 주의가 산만해지고, 생산성 역시 현저히 떨어질 것은 불 보듯 뻔합니다.

- Now What?

느긋하게 한 번에 하나씩 집중하십시오. 여러 가지 일을 한꺼번에 하는 것은 비효율적입니다. 한 번에 한 가지 일을 하는 즐거움과 보람을 느껴보세요!! 순간에 집중하십시오. 일이 완전히 끝날 때까지 그것에 모든 집중을 쏟는 것입니다. 다음 일을 시작하는 것은 그 후가 되어야 합니다.

2장. 업무 프로세스, 무작위로 발생되는 일의 효과적인 분류와 처리법



한 번에 하나씩 처리하면 언젠가 끝이 난다 - 믿어라, 꽉 막힌 5차선보다 뚫린 1차선이 낫다- What?

사람들은 휴가 떠나기 직전에 가장 효율적으로 일을 합니다. 끝마치지 못한 일들이 머리에 줄줄이 달려있는 채로 휴가를 즐기고 싶지 않기 때문입니다. 그래서 전력을 다해 일에 집중하고, 중요한 사안을 마무리 짓습니다. 휴가를 떠나는데다가 일까지 마무리된 상태. 기분이 좋지 않을 수가 없겠지요? 이 상황은 사람들이 업무를 통제하는 몇 안 되는 경우 중의 하나입니다.

- So What?

우리는 여행지에서 흔히 일어나는 일을 통해 '왜 한 번에 한 가지 일'을 해야 하는지 알 수 있습니다. A씨가 피서를 떠나기 위해 도로를 달리고 있는 중입니다. 모든 차들이 5차선 도로 위에서 아주 순조롭게 달리고 있습니다. 도시의 교통체증에서 벗어났을 뿐 아니라, 피서를 떠나는 이 순간, A씨의 모든 스트레스는 순식간에 사라집니다. 그런데 그의 차 전방 100m 지점에 빨간 통 몇 개가 놓여 있고, 표지판에는 '1km 앞, 1차선으로 감소'라고 쓰여 있습니다. 순간 이 안내문을 본 모든 차들이 오른쪽 왼쪽을 왔다 갔다 하며 다른 차보다 조금이라도 앞서 가기 위해 안간힘을 씁니다. A씨 역시 마찬가지입니다. 당연히 원활했던 흐름은 깨지고, 엄청난 혼란이 야기됩니다. 스트레스 지수도 다시 높아집니다. 하지만 그 빨간 통을 지나 1차선 구간을 달리게 되자 놀라운 일이 발생합니다. 다들 아까보다 침착하게 운전하는 것입니다. 비록 원하는 속도로 달릴 수는 없지만, 스트레스 지수는 아까보다 감소하게 됩니다. 좁은 1차선에서 거북이 걸음을 하고 있지만, 꾸준히 움직일 수 있기 때문입니다. 지금 1km 뒤의 5차선 도로의 차들은 혼잡한 상태에서 서로 싸우고 있지만, 이곳은 하나의 차선으로도 침착한 상태가 유지됩니다.

- Now What?

조금이라도 먼저 가기 위해 모든 차가 무질서하게 운전하는 상황, 이는 여러 형태로 전달된 일들(문서, 이메일, 구두요청, 하고 싶은 일)로 하루가 엉망이 되었을 때와 같습니다. 서로 먼저 해달라고 아우성치는 일들 사이에서, 무슨 일을 먼저 할지 몰라 혼란스러움을 느끼는 것입니다. 이때 모든 일을 앞선 예와 같이 '하나의 차선'에 두십시오. 많은 일에 압도당하기보다는 차근차근 그것들을 앞으로 진행하는 데 초점을 맞추길 바랍니다. 동시에 여러 가지 일을 하는 것은 좋은 방식이 아닙니다. 가장 중요한 일에 집중하여 그것을 마치세요. 그러고 난 후, 그 다음 중요한 일을 시작하십시오. 그래야 자신의 집중력을 온전히 사용할 수 있게 됩니다.

일의 순서: 모으고, 버리고, 정하고, 행한다 - 작은 일에 귀한 집중을 낭비하지 마라

- What?

체계적으로 일하기로 마음먹은 얼마간은 아마 그 상태를 유지할 것입니다. 그러나 조금 시간이 지나면 대부분은 이런저런 이유로 그것을 포기하기 십상입니다. 대체 왜 그럴까요? 이것은 체계적인 업무 처리 단계를 제대로 이해하지 못했거나, 그것들을 적절한 순서로 실행하지 않았기 때문입니다. 한마디로 체계적으로 일하기 위해 사용했던 방법이 비체계적이었기 때문입니다.

- So What?

체계적으로 일한다는 것은 곧 업무를 원칙대로 수행한다는 것입니다. 이 원칙은 '적절한 일을 적절한 방법으로 수행한다'입니다. 이 개념을 바탕으로 일을 진행하면, 프로젝트가 성공적으로 끝날 가능성이 높아집니다. 모든 업무는 다음의 4단계를 거쳐 체계적으로 처리해야 합니다. 1) 수집(업무를 수집하여 분류하기) 2) 필터링(불필요하거나 중요하지 않은 일 거르기) 3) 우선순위 결정(중요도에 따라 실행 순서 정하기) 4) 실행(우선순위대로 처리하기)

이 단계들은 반드시 철저히 분리해서, 적절한 순서대로 진행해야 합니다. 해야 할 일과 근심거리가 넘쳐나는 상황을 가정해봅시다. 이러한 상황에서는 더 열심히 일하려고 하고, 자연스레 업무 속도도 올리게 됩니다. 하지만 이때 무작정 일을 열심히 하기보단, 4단계 프로세스를 떠올리고 숨 고르기를 해보십시오. '수집, 필터링, 우선순위 결정, 실행'을 순서대로 실행함으로써 침착하게 모든 일들을 통제하는 것입니다. 이때 주의할 점이 있습니다. 작은 일에 대한 비정상적인 집중입니다. 큰 임무보다 세부적인 것에 골몰하는 행위를 피하십시오. 이는 업무 아마추어가 흔히 저지르는 실수이기도 합니다.

- Now What?

일을 빨리 끝내고 싶을 때는 반대로 속도를 늦추십시오. 스트레스를 받거나 힘들 때는 4단계 프로세스를 실행하는 것이 더욱 어려워집니다. 사람이 불안을 느끼면, 생각하지 않고 행동부터 저지르기 때문입니다. 생각 없이 일하게 되면 일의 목적도 망각하게 되는데, 그러면 불안감이 증폭되고, 사람들은 그것을 해소하기 위해 곱절로 노력하면서 상황에 응하게 됩니다. 그러나 그렇게 해서 일을 두 배 이상 빨리 끝낸다 하더라도, 생각 없이 한 일의 결과가 좋을 리 없습니다. 체계적으로 바뀌고 싶다면, 그 접근 방법부터 체계적이어야 합니다.

3장. 파일링, 서류 파일 제대로 활용하는 방법



파일 서랍이 업무 중심이다 - 찾기 쉬운 장소에 파일을 놓아라

- What?

최고의 생산성 증진 도구는 멀리 있지 않습니다!! 우리 주변에 있으면서 삶을 질서정연하게 유지시켜줄 이것은, 그러나 수년 동안 사람들의 눈에 들어오지 않은 채 감춰져 있습니다. 이것은 바로 평범하고 일반적이고 너무나도 흔한 행잉파일 서랍입니다. 종종 무시되곤 하는 이 서랍은 생산성을 증대시키는 '항공관제센터'로 손쉽게 탈바꿈될 수 있습니다. 항공기의 선회나 착륙을 통제하듯, 여러분의 인생을 선회하는 문서와 업무를 통제해보십시오.- So What?

저는 앞으로 업무를 효과적으로 관리하기 위해 행잉파일을 활용할 것을 권합니다. 행잉파일을 효과적으로 활용하기 위해서는 우선 이 파일들이 손이 닿기 편한 장소에 위치해야 하며, 같은 이유로 통제거점인 서랍은 의자의 회전 반경보다 멀리 떨어져 있으면 안 됩니다. 또한 사용하기 가장 편리한 것을 선택해야 합니다. 예를 들면, 오른손잡이인 경우는 책상 오른편의 행잉파일 서랍이 통제거점 서랍이 되어야 합니다. 많은 일들이 여러분의 시간과 관심을 얻기 위해 끊임없이 경쟁하고 있습니다. 이러한 일들을 통제거점 서랍을 통해 관리하십시오. 일은 하기 쉬울수록 성공적으로 마무리될 가능성이 높아진다는 사실을 잊지 마십시오.

- Now What?

통제거점 서랍에 보관할 만한 몇 개의 행잉파일을 들면 다음과 같습니다.

* <일별> 파일 세트: 1일부터 31일 라벨이 붙어 있는 파일 세트

* <월별> 파일 세트: 1월부터 12월 라벨이 붙어 있는 파일 세트

* 파일 세트

* 파일 세트: 배우자나 중요한 사람에 관한 정보를 넣을 파일

* 파일 세트: 직원회의나 영업 회의 등, 정기적으로 참여하는 회의가 있는 경우* 파일

* 파일

* 기타 파일



이 파일들은 단지 만들어놓는 것만으로도 상사와 동료들에게 여러분을 체계적인 사람으로 보이게 해주는 힘이 있습니다. 체계적이고 꼼꼼한 사람들도 이 통제거점 서랍을 본다면, 감탄사를 절로 쏟아낼 것입니다. 자, 이제부터 이 파일들의 사용법을 하나씩 다루겠습니다. 또 통제거점 서랍의 효과적이고 능률적인 사용법에 대해서도 다룰 것입니다. 하지만 이 서랍에서 영원히 보관될 것은 없습니다. 이곳은 필요할 때까지 보관되는 장소일 뿐이고, 그것이 사용된 이후에는 정리되어야 하며, 사라져야 합니다. 그래야 모든 것이 체계적으로 돌아갈 수 있으며, 유지될 수 있습니다. 지금 당장 자신만의 통제거점 서랍을 만드십시오.

4장. 프로젝트/시간 관리, 당당하게 정시 퇴근하는 비법



하느냐 마느냐, 그것이 문제로다 - 아침에 선택하라

- What?

윌리엄 셰익스피어가 옳았습니다. 우선 존재해야 행동할 수 있기에, 행위를 결정하는 것보다 사느냐 죽느냐를 결정하는 것이 더 중요합니다. 그래서 인간은 영어로 'Human Doing'이 아니라 'Human Being'인 것입니다. 아침에 눈을 뜨면, 우선 죽느냐 사느냐를 결정합시다. 그러나 여기에서 멈춰서는 안 됩니다. 살기로 결정했다면 이후 무엇을 할지 생각해야 하기 때문입니다. 덧붙여 하지 않을 일에 대해서도 생각해야 하기 때문입니다.

- So What?

일을 어떻게 시작했느냐에 따라서 그 과정과 결과가 좌우되기도 합니다. 시작이 순조롭다면 나머지 과정도 일사천리로 진행되지만, 반대의 경우에는 나머지 과정 역시 제대로 흘러가지 않습니다. 이는 골프, 인간관계, 업무를 포함한 모든 것에서 두루 나타나는 현상입니다. '한 주'는 '하루'의 사건으로 채워지고, '한 해'는 '한 주'의 사건으로 채워집니다. 그리고 그 시간들이 모이면 마침내 인생이 됩니다. 때문에 좋은 하루, 좋은 주, 좋은 해를 거쳐 좋은 삶을 만들어나가고 싶다면, 하루의 시작을 잘 하는 것이 중요합니다. 때문에 좋은 삶을 만들어나가고 싶을 때 할 수 있는 가장 현명한 일은 시작을 잘 하는 것입니다. 지겹게 반복되는 삶을 살아가기보다는 좋은 시작을 위한 멋진 선택 두 가지를 해보는 것이 어떨까요? 아주 간단합니다. '해야 할 일과 하지 않을 일'을 정하여 행하면 됩니다.