일 잘하는 김 과장의 하루 교과서

일 잘하는 김 과장의 하루 교과서

요헨 마이 지음

명진출판 / 2010년 11월 / 324쪽 / 13,000원



Part 01 Good morning 더 이상 우울한 아침은 없다



07 : 00 AM 알람이 울린다. 또다시 월요일이다! - 활력 있는 아침을 맞이하는 방법 : 월요일이다. 아침 7시이지만, 내게는 아직 한밤중이다. 그런데 지난밤 잠을 설쳤거나 아직도 당신의 몸이 '주말시계'를 알리고 있다 해도, 생기를 되찾는 방법이 몇 가지 있다. 일단 알람시계가 울리면 망설임 없이 일어나라. 그 다음 많은 빛을 받도록 하라. 또 실내 온도를 낮추어라. 그렇게 하기 위해 창문을 열고 시원한 공기가 방안으로 들어오게 하라. 깊게 심호흡을 하는 것도 좋다. 또 활기를 불어넣는 데는 대화와 가벼운 스트레칭이 좋다. 아침 식단을 바꿔보는 것도 좋은 방법이다. 그러나 지금까지 이야기한 것들은 모두 자극을 줄 수 있는 행동에 불과하다. 충분하면서도 규칙적인 수면을 대신할 수 있는 것은 아무것도 없다. 그리고 평소 리듬을 유지하는 것이 유일한 방법이다.

07 : 45 AM 꽉 막힌 도로에서…… - 출퇴근 스트레스에서 벗어나는 방법 : 매일같이 꽉 막힌 도로에 갇혀 있다가 회사에 또 지각하고, 이 때문에 일생 동안 하루 평균 44분씩 허비하고 있다는 것은 정말로 미친 짓임에 틀림없다. 그럼에도 불구하고 1500만 명이 넘는 독일인들이 출퇴근을 위해 길바닥에서 인생을 허비하고 있다. 최악의 경우는 바로 자가용 운전자들인데, 출근길에 힘을 빼봤자 좋을 일이 없다. 만약 쉽게 짜증이 가라앉지 않는다면 다음 두 가지 사항을 기억하자. 첫째, 차선을 계속 바꾸는 것은 아무 도움이 안 된다. 오히려 아드레날린 수치만 높이거나 사고 위험만 키울 뿐이다. 둘째, 날마다 같은 노선으로 운전하는 것은 우리 영혼에게는 독이나 마찬가지다. 익숙한 길이라는 '기만적인' 안전의식에 빠져 운전하다보면, 자신도 모르는 새 다른 운전자들보다 언제든 더 빨리 달릴 '스탠바이' 상태에 있게 된다. 그러므로 일주일에 한 번은 색다른 코스로 바꿔보라.

08 : 27 AM 오늘은 내 날이 아니군! - 긍정의 힘으로 하루를 여는 방법 : 내가 아무리 즐거운 마음으로 출근한다 해도 뚱한 표정의 동료나 까칠한 상사가 내 기분을 망친다면 아무 소용없다. 이때 화를 내면 당신만 손해다. 그냥 웃어넘기는 것이 가장 현명하다. 자연스럽게 유쾌한 기분을 불러오는 몇 가지 방법을 소개하면 다음과 같다. ① 비교하지 말라. ② 몸을 움직여라. 몸이 바쁘면 머릿속으로 딴 생각을 할 틈이 없다. ③ 아름다운 것만 기억하라. ④ 친구를 찾아라. ⑤ 햇볕을 쬐라. 일조량이 적은 계절에는 기분이 가라앉기 쉽다. 비타민 D 부족 때문이다. ⑥ 밝은 얘기를 읽어라. ⑦ 더 잘 먹어라. 좋은 음식은 스트레스를 풀어주고, 순환계에 부담을 덜어주며, 몸 안의 독성을 중화시켜준다.

08 : 31 AM 일단 모든 것을 체계화하라! - 하루가 술술 풀리는 일의 원칙 : 자신의 일상을 잘 휘어잡고 싶은 사람은 시간 관리를 고민하기보다는 효율적인 자기관리 방법을 모색해야 한다. 즉 아침에 눈을 떠서 오늘 해야 할 일을 머릿속에 나열하고, 우선순위를 매기고, 그에 따라 활기차게 생활하도록 스스로를 조직화하는 것이 중요하다는 것이다. 역사학자 토마스 칼라일은 "우리의 핵심 과제는 멀리 떨어져 있는 모호한 일을 인식하는 것이 아니라, 바로 눈앞에 높여 있는 분명한 일을 행하는 것이다"라고 말했다. 좋은 말이다. 사무직 근로자 대부분이 매일 아침 하는 일도 아마 이런 일일 것이다. 분명한 것은, 이렇게 하려면 말 그대로 일에 대해 전체적으로 파악하고 있어야 한다는 사실이다. 이때 필요한 것이 '해야 할 일 목록(To-do-list)'이다. 이 아이디어의 핵심은 별다른 게 아니다. 먼저, 그날 해야 할 모든 과제를 기록하고 이를 중요도에 따라 정리한 다음, 최우선 과제를 1순위에 올리고, 그 다음 과제는 2순위 식으로 리스트를 만드는 것이다. 이렇게 하면, 무엇을 먼저 처리해야 하는지(또는 처리할 수 없는지) 쉽게 파악할 수 있다. 그런데 이런 리스트를 활용하려면 내가 하는 일에 대한 통찰력뿐만 아니라, 이미 완료한 일에 대해서도 모두 머릿속에 담고 있어야 한다. 즉, '해야 할 일 목록'은 '계획 세우기'와 '성과 관리'라는 두 가지를 동시에 의미하는 것이다. 아울러 당신의 일정을 놓고 끊임없이 살펴보고, 수정하고, 재분류하는 작업도 필요하다.

09 : 00 AM 멋지군, 또 회의라니…… - 유쾌하고 생산적인 회의를 위한 팁 : 이상한 일이 있다. 사무실에서는 그토록 의견이 분분하더니 회의 때는 모든 의견이 쏙 들어간다. 사람들은 침묵하며 머릿속으로 바쁘게 계산한다. '그래, 나서지 말자, 사장을 언짢게 하지 말자, 괜히 면박당하지 말고 입 다물고 있자'라고. 그러나 이렇게 생각하는 것 자체가 이미 커다란 사고의 오류다. 내 의견이 남과 같은지 다른지는 내 의견을 밝혀야 확인할 수 있기 때문이다. 회의실에 활기를 불어넣을 수 있는 방법들을 소개하면 다음과 같다. ① 의견을 묻는 것으로 회의를 시작하라. ② 침묵 시간을 활용하라. 혼란스런 이야기를 정리하기 위해서라도 회의 도중 잠깐씩 침묵하는 게 좋다. ③ 불규칙적으로 회의를 중단하라. 판에 박힌 일상만큼 창의력을 저해하는 것은 없다. ④ 책상을 포기하라. 서서 회의를 하라. 이렇게 하면 첫째로 회의시간이 줄어들고, 둘째로는 사람들이 서로에게 좀 더 많이 다가간다.

10 : 03 AM 또, 또, 벨이 울린다! - 효율적인 커뮤니케이션의 방법 : 사무실은 한순간도 조용할 날이 없다. 독일의 휴대전화 가입 건수는 이미 9700만 건을 넘어섰다. 이는 독일의 총 인구보다 18%나 많은 숫자다. 게다가 노트북을 열면 이메일이 수북이 쌓여 있다. 이러한 현실이 당신의 업무에 어떠한 영향을 미칠지를 곰곰이 생각해보기 바란다. 끊임없이, 그리고 많은 사람들과 동시에 떠든다고 해서 우리가 진정으로 대화를 나누는 것은 아니다. 진정한 대화란 상대방과의 관계를 고려할 때만 가능하기 때문이다. 주로 이 장에서 다루게 될 내용은 무분별한 커뮤니케이션의 홍수를 지양하는 방법이다.

먼저 효과적인 이메일 통신법은 살펴보자. 이메일을 발송할 때는 형식에 주의하라. 늘 '중요' 또는 '긴급' 표시를 달아 보내는 편인가? 그러면 상대방에게 늘 자기 것만 챙기는 뻔뻔한 사람으로 비춰질 수 있다. 특히 메일의 제목이 끊임없이 리플 표시가 달린 핑퐁 메일의 발신자가 되지 말라. 매우 무성의해 보인다. 그리고 답장을 쓸 때는 특히 신중을 기해야만 한다. 직접 얼굴을 대면하고 대화를 나눌 때는 말실수를 하더라도 즉시 사과하거나 자신의 말을 정정해서 상황을 쉽게 수습할 수 있다. 하지만 이메일에서는 그럴 수 없다.

좀 더 나은 이메일을 작성하고 싶다면, 다음 사항을 유념하기 바란다. ① 수신자가 어깨 너머로 당신을 바라보고 있다고 생각하고 이메일을 써라. ② 상대방이 당신에게 어떻게 격식을 차리는지에 유의하라. "오늘 즐거웠습니다. 또 뵙게 되길 기대하겠습니다."라는 말에 "오늘 방가웠어요! 담에 또 봐요! ㅎㅎ"하고 답신하지 말라. ③ 상대방에게 묻지도 않고 제3자에게 이메일을 복사해 전달하지 말라. ④ 공격적인 이메일을 받았다고 해서 맞대응하면 안 된다. 분노에 가득 찬 이메일을 보내기 전에, 하룻밤을 자고 한 번 더 생각해보라. ⑤ 갈등이 심화될 경우 이메일을 더 쓰거나, 수화기 잡는 일은 피하도록 하라. 차라리 얼굴을 마주하고 대화를 나누는 편이 낫다.

다음 까다로운 사람들과 통화하는 방법을 살펴보자. 간혹 당신이 전화를 받자마자 화를 내는 사람이 있을 것이다. 고객 항의 전화가 대표적이다. 이때 상대가 욕을 하더라도 절대로 맞대응해서는 안 된다. "예, 예, 알겠습니다. 그런데 무슨 일 때문에 그러시는지 차근차근 이야기해주실 수 있겠습니까?"라고 말하는 편이 낫다. 한편 어떤 이들은 전화를 받는 이의 입장을 고려하지 않고 자기 말만 쏟아내는데, 이때 그들의 입을 막을 수 있는 방법이 있는데, 가장 쉬운 방법은 상대방의 이름을 부르는 것이다. 상대방이 자신을 부른다는 것을 깨닫고, 말을 멈출 때까지 전화 건 사람의 이름을 부르는 것이다. 그러나 이 모든 방법이 통하지 않을 때가 있다. 이성적인 대화가 불가능할 때다. 그럴 때는 그냥 수화기를 내려놓아라. 결론 없는 대화를 하느라 당신의 귀중한 업무시간을 허비할 필요가 없다.

10 : 22 AM 창의적인 영혼이여, 내게로 오라! - 창의력을 깨우는 방법 : 인간의 정신이 창의적이 되려면 심리적인 긴장 상태에서 벗어나야만 한다. 그러므로 직원들에게 창의력을 이끌어내려면 그들이 자연스럽게 참여할 수 있도록 유도해야 한다. 또 그들의 서로 다른 사고방식을 존중해주는 사무실 문화도 필요하다. 남들보다 창의력이 뛰어난 사람들의 특징은 무엇일까? 미하이 칙센트미하이에 의하면 그것은 바로 '복합성'이다. 창의적인 인간들은 엄청나게 다양한 면을 갖고 있을 뿐 아니라, 정반대되는 특성을 멋진 방식으로 조화시키는 매우 모순적인 인간형이라는 것이다. 그래서 창의적인 인간들은 대부분 똑똑하면서도 어딘가 순진한 구석이 있는데, 순진함이란 아이들의 호기심 같은 것이다. 한편 창의적인 현대인이 갖고 있는 또 다른 특징은 놀기를 좋아하면서도 자기 원칙이 강하다는 점이다. 동시에 그들은 자신들의 일에 몰두하면서, 뭔가 끝내야 한다는 생각이 들면 새벽까지 열중하는 능력을 갖고 있다. 그래서 창의적인 사람들은 매우 열정적이기도 하다.

11 : 05 AM 아이고, 두통이 시작됐다 - 머리에 휴식과 생기를 주는 방법 : 창의적 사고와 두뇌를 통한 고공비행에 집중한 후에는 머리가 지끈거리기 마련이다. 실제로 성인의 70%는 사무실에서 심각한 두통을, 10%는 편두통에 시달리고 있다고 한다. 두통은 몸이 보내는 경고 신호인데, 그러한 신호는 당신이 무언가에 너무 열중할 때 나타난다. 인생에서는 일에 더 집중해야 할 때도 있고, 사생활에 더 집중해야 할 때도 있다. 하지만 일에 대한 열정이 아무리 크다 해도, 한 가지 사실만은 잊지 말아야 한다. 바로 사무실 밖에도 우리의 삶은 존재한다는 사실이다!

11 : 11 AM 얼레리 꼴레리! - 사내에서 애정문제 관리하는 방법 : 회사는 학교 다음으로 직장인들에게 중요한 중매 시장인데, 독일 부부의 35%는 회사에서 서로를 만났다고 한다. 사내 로맨스는 여러 면에서 장점이 있다. 그러나 모든 사랑에는 위험이 따르는 게 세상의 진리다. 자신의 매력을 맹신하다가는 '노동법'의 낭떠러지로 떨어질 수 있고, 최악의 경우에는 해고를 당하거나 성희롱으로 고소를 당할 수도 있기 때문이다. 사내 커플들은 두 사람 간의 관계가 확실해질 때까지는 사랑의 모험을 비밀로 하는 것이 좋다. 직장 내 성희롱은 '권력관계'에서 일어나는 경우가 대다수다. 힘 있는 상사가 힘없는 부하직원을 타깃으로 삼는 식이다. 부하직원 입장에서는 제대로 저항하기조차 어렵다. 그렇지만 상대가 아무리 높은 사람이라 해도 침묵해서는 안 된다. 성희롱이라고 판단될 때는 즉각적이고 단호하게 대항해야 한다.

11 : 40 AM 아, 민망해서 죽을 것 같아! - 실수를 피하고 감정을 컨트롤하는 방법 : 회사생활은 시트콤과 비슷하다. 황당한 일, 어이없는 일, 민망해서 죽을 것 같은 일들이 날마다 반복된다. 그런데 이런 상황의 빌미는 대부분 우리 스스로가 제공한다. 마티아스 뇔케는 '난처한 상황을 모면하는 법'에서 무심코 한 말이나 행동이 상대방을 화나게 했을 때 난처한 상황을 모면하기 위한 방법으로 다음과 같은 제안을 하고 있다. ① 숨을 깊이 들이쉰 후 아무 말도 하지 말라. 상대방이 소리를 질러도 잠자코 있어라. 왜냐하면 당신이 아무리 진심 어린 사과를 해도 흥분한 사람의 귀에는 거짓 변명으로 들리기 때문이다. ② 미안함을 표현하라. 그렇다고 스스로를 바보로 만들어서는 안 된다. 지나친 자기 비하는 당신에게 해가 된다. ③ 화해를 청하라.

11 : 55 AM 또? 꼭 해줘야 하는 걸까? - '친절병' 고치는 방법 : 다정하고, 남을 돕기 좋아하는 동료는 사무실 분위기를 밝혀주는 햇살 같은 존재다. 그러나 한편으로 엄청나게 멍청한 존재임에 분명하다. 왜냐하면 주변 사람들의 부탁에 거침없이 응해주다 보면, 언젠가는 세 번이나 우려낸 티백처럼 탈진하고 말 것이기 때문이다. 만약 당신이 사무실에서 누군가에게 퇴짜를 놓을 경우, 그 대상은 '동료'와 '고객', '상사'의 세 그룹으로 나뉘는데, 그들에게는 되도록 조심스럽게 거절 의사를 밝혀야 한다. 그중에서도 가장 예민한 상대는 상사다. 다음은 몇 가지 예를 참고하라.

① 다음처럼 대안을 제시하라. "오전에 고객이 급히 요청해온 자료를 만드느라 지금은 시간을 내지 못할 것 같아요. 급한 일이라면 저 대신 A씨에게 부탁할까요?" ② 다음처럼 결과를 부각시켜라. "이렇게 저를 믿고 일을 맡겨주셔서 고맙습니다. 그런데 제가 지금 스케줄상 2주 후에나 착수할 수 있을 것 같아요. 그러면 너무 늦겠죠?" ③ 다음처럼 상황을 부풀려라. "아무래도 제가 도와드리기에는 역부족일 것 같아요." ④ 다음처럼 그가 한 말을 상기시켜라. "전에는 다른 일이 최우선이라고 하시지 않았나요? 갑자기 우선순위를 바꾸신 이유를 알고 싶습니다." 이때 반항하는 투로 말하지 말라. ⑤ 다음처럼 도움을 요청하라. "이왕 제게 일을 시키실 바에는 인력을 추가지원해주셨으면 합니다."

Part 02 Good afternoon 일 잘하는 사람은 오후를 쓰는 힘이 다르다



12 : 15 PM 맛있게 드세요! - 업무능률을 높여주는 식습관 : 아무리 일 때문에 경황이 없다 해도, 점심시간의 휴식은 심신을 위한 필수 요건이다. 왜냐하면 점심시간을 얼마나 잘 쉬느냐에 따라 그날의 컨디션과 일주일의 업무성과가 달라질 수 있기 때문이다. 또 당신은 점심시간을 이용해 어려운 고객과도 쉽게 친해질 수 있고, 그동안 말할 기회가 적었던 동료와도 얼마든지 가까워질 수 있다. 그리고 영양섭취 역시 우리의 업무능력에 결정적인 영향을 미치는 요인이다.

13 : 02 PM 소화성 코마 상태에 빠지다 - 식곤증을 물리치는 방법 : 낮잠은 늘 오해를 일으킨다. 그래서 적지 않은 직원들이 화장실에서, 주차장 자동차 안에서, 또는 고개를 수그리고 서류를 들여다보는 척하면서 몰래 졸음을 해소한다. 그런데 낮잠의 효능에 대해서는 이미 과학적으로도 여러 차례 증명되었다. 예로 아비 카르니는 '잠깐의 잠이 기억력을 강화시킨다'는 것을 밝혀냈다. 이렇게 잠을 잘 때 최근에 배운 내용이 우리의 장기 기억창고에 저장된다. 그래서 꽤 오래 전부터 나사에서는 전략적인 짧은 잠, 즉 '파워 낮잠'을 권장하고 있는데, 조종사들을 대상으로 실험한 결과, 30분간 낮잠을 잔 사람들은 반응속도가 16% 빨라지는 동시에 주의력 결핍은 34% 감소하는 것으로 확인됐다. 수면학자들은 이상적인 낮잠 시간으로 20~30분을 꼽는다.

13 : 20 PM 지긋지긋한 동료와 한 팀이 됐다! - 직장 내 인간관계의 해결법 : 무능한 상사라도 제대로 할 줄 아는 일이 하나는 있다. 바로 '반면교사' 역할이다. 문제는 이런 반면교사들이 너무 많다는 것이다. 남의 아이디어를 가로채 윗선에 갖다 바치는 파렴치한부터 아침저녁으로 변덕이 들끓는 기분파들, 일은 뒷전이고 아부와 중상모략에 바쁜 사내 정치꾼들, 질투의 화신들…… 열거하자니 끝이 없다. 이 황당한 시트콤에서 당신이 선택할 수 있는 캐릭터는 크게 세 가지다. 첫째는 "뭐야? 이 나쁜 인간아!"라며 부당행위에 대해 바로 반기를 드는 전사형, 둘째는 "예, 예, 제가 잘못했습니다"라며 눈치를 살피는 애원자형, 셋째는 침묵을 지키는 패배자형이다. 그런데 전사형은 대부분 생존하고, 애원자형은 간혹 생존하며, 패배자형은 결코 생존하지 못한다. 당신은 어떤 역할을 맡겠는가? 심리학자 스티븐 카프만은 사무실에서 어떤 일이 일어나는지를 1968년에 '드라마 삼각형'을 통해 설명했다. 카프만에 따르면 직장인들은 구원자와 박해자, 희생자라는 세 가지 역할을 끊임없이 교대한다고 한다. 예를 들어 사장이 직원들의 업무 성과가 평균 이하라며 강하게 질책하면, 사장은 박해자, 직원들은 피해자가 된다. 이때 한 임원이 지난 달 매출이 좋았다는 점을 지적하며 직원들을 두둔하면 그는 구원자가 된다. 여기서 가만있을 사장이 아니다. "그건 지난 달 사정이고, 이번 달 매출은 하향세를 타고 있지 않나! 지금 분발하지 않으면 회사가 언제 망할지 몰라!"라고 말한다.