프레젠테이션을 벤치마킹하라

프레젠테이션을 벤치마킹하라

도영태 지음

눈과마음 / 2010년 5월 / 206쪽 / 10,000원



Chapter 1. 인상적이고 자신감 있는 표현_ 스티브 잡스로부터 배운다



창의적인 오프닝 멘트

"안녕하십니까? oo부서의 ooo입니다.", "오늘 프레젠테이션 기회를 주신 것에 감사드립니다.", "지금부터 발표를 시작하겠습니다." 우리는 이러한 상투적인 오프닝에 너무 길들어져 있다. 효과적인 프레젠테이션을 하려면 첫 단추에서 기선을 제압해야 한다. 청중은 프레젠터(발표자)의 오프닝 멘트에서 뭔가 강한 '포스'를 느껴야 비로소 프레젠테이션에 관심을 갖기 시작한다. 평범함을 넘어선 창의적인 오프닝은 이를 해결하는 열쇠이다. 그 열쇠는 바로 스티브 잡스가 가지고 있다.

고정관념을 깨뜨리는 색다른 시작

스티브 잡스는 프레젠테이션의 정형화된 틀에서 매우 자유롭다. 우선 복장에서부터 비즈니스 정장의 고정관념을 무너뜨렸다. 중요한 프레젠테이션 현장에 블랙 터틀넥타이에 유행 지난 리바이스 청바지, 회색 스니커즈를 착용하고 나타나는 그는 '스티브 잡스 스타일'이라는 그만의 트레이드마크를 창출했다. 이렇든 자신에 대한 이미지 메이킹부터가 다르고 무대 입장도 색다르다.

애플의 신제품 발표 프레젠테이션 시작을 보자. 대형 화면에는 애플사 로고가 띄워져 있고 장내에는 부드러운 음악이 흐른다. 이때 스티브 잡스가 걷지 않고 뛰어서 무대로 나온다. 그리고 아주 짧고 간결한 인사말을 한다. 파워포인트 슬라이드 화면이 제품명으로 바뀌는 시점에 스티브 잡스는 상투적이지 않은 멋진 오프닝을 선사한다.

"참석해주셔서 감사합니다." (인사말)

"오늘 우리는 함께 새로운 역사를 만들 것입니다." (창의적 멘트)



그렇다고 이처럼 똑같은 오프닝만 하지는 않는다. 잡스는 그때그때 인상적인 오프닝 멘트를 준비한다. 내용과 형식에서 과감하게 탈피한 창의적 오프닝 기술에 힘입어 스티브 잡스의 프레젠테이션은 엄청난 영향력과 파괴력을 갖는다.

"오늘 아침, 여러분께 보여드릴 놀라운 것을 준비했습니다. 모든 고전 명작들이 그러하듯 오늘 저의 프레젠테이션 또한 3막으로 구성했습니다. 자, 무엇부터 시작할까요? 제1막, 아이패드(ipad)의 출현입니다.

강력하고 흥미로운 비주얼 제시

스티브 잡스는 파워포인트 첫 슬라이드부터 청중의 관심을 집중시킬 만한 강하고 흥미로운 비주얼을 제시하는 것으로 프레젠테이션을 시작한다. 이는 프레젠테이션 도입을 성공적으로 이끌기 위한 비주얼 장치이다. 그렇다고 세련되고 화려한 비주얼 방식만을 채택하는 것은 아니다. 단 한 장의 시원한 슬라이드를 보여주고 간단한 질문을 던짐으로써 청중이 프레젠테이션에 호감을 갖게 한다.

스티브 잡스의 프레젠테이션이 독특한 7가지 이유

1. 기존의 틀을 거부한다 (복장, 오프닝 멘트, 배경 설정 등) / 2. 먼저 화제를 제시한다3. 가이드와 같은 프레젠테이션을 한다 / 4. 비주얼 슬라이드를 만든다

5. 멀티미디어를 활용한다 / 6. 청중이 기억하게 한다 / 7. 연습하고 또 연습한다



긴장하지 않는 여유와 리드

긴장감은 프레젠테이션의 장애물이다. 사실 많은 청중 앞에 선다는 것 자체가 긴장을 불러오는 일이다. 그러나 프로는 이런 긴장감을 편안하게 억제하고 극복한다. 스티브 잡스의 자신있는 모습에서는 아주 약간의 긴장감조차 찾아볼 수 없다. 긍정적인 마인드와 태도에 그 비결이 있다.

Chapter 2. 간결하고 명확한 핵심 전달 기술_ 제임스 맥킨지로부터 배운다



핵심을 콕 짚어 전달하는 기술

청중은 구구절절 자세하게 이야기하는 것보다 마치 족집게 학원 강사처럼 꼭 필요한 핵심만을 짚어주는 프레젠테이션을 원한다. 맥킨지는 핵심 파악 면에서 저격수에 가깝다. 그들은 꼭 필요한 요점을 이야기하며 갈피를 못 잡고 장황하거나 두루뭉술하게 이야기하지 않는다. '빗나가는 총은 계속 쏴봐야 명중시킬 수 없다는 것이 맥킨지의 논리다.

키워드를 조합하여 핵심을 짚는다

맥킨지는 프레젠테이션 기획 단계부터 철저하게 논리를 구조화한다. 이른바 '로직트리(Logic-Tree)'라는 구조에 의해 가장 효과적으로 메시지를 전달하려고 한다. 메시지는 키워드로 추출되어 몇 개의 키워드가 조합된 문장이 프레젠테이션의 맥을 짚는다. 3단 논법을 좋아하는 맥킨지 논리는 역시 프레젠테이션 언어 속에 세 개의 키워드를 절묘하게 조합하여 강력한 메시지를 전달한다.

넓은 의미에서 맥킨지가 프레젠테이션 내용을 설명할 때 "첫째!", "둘째!", "셋째!"라고 세 가지 핵심을 지시하는 단어를 자주 사용하는 것은 이러한 전달 기법과 무관하지 않다. 맥킨지 컨설턴트들은 문장 내에서 세 개의 키워드만을 숙지하고 있으면 프레젠테이션의 길을 잃지 않는다고 한다. 익숙해지면 프레젠테이션이 쉬워지고 키워드를 중심으로 적당히 살을 붙여 임기응변을 할 수 있는 장점이 된다고 말이다. 그들은 또한 많은 사람들이 모든 문장을 시나리오로 써서 달달 외우는 어리석은 프레젠테이션을 하고 있다고 지적한다.

맥킨지 프레젠테이션에 속하는 각각의 세 가지 키워드를 찾아보자.

① "우리는 변화 자체를 두려워하지 않는다. 두려워하는 것은 변화하는 과정이다." (키워드 : 변화, 두려움, 변화 과정)② "그 문제를 해결하는 데는 우리가 최고 수준의 대안을 제시하도록 최선을 다하는 것이 중요하다고 생각한다." (키워드 : 문제 해결, 최고 수준 대안, 최선)③ "10년 전에는 거의 몇 천 개가 되지 않았던 비즈니스 웹사이트가 오늘날 대략 백만 개로 증가했습니다. 내년까지 약 4백만 개로 늘어날 것입니다." (키워드 : 비즈니스 웹사이트, 백만 개, 4백만 개)

가장 짧은 시간에 핵심 문장으로 설득한다

맥킨지의 '엘리베이터 테스트'는 아주 유명하다. 이슈나 주제를 하나 던져주고 고층에서 엘리베이터를 타고 1층까지 내려오는 30초 이내에 상대방이 납득할 만한 내용으로 설득해야 하는 것이 테스트의 취지이다. 30초 이내에 사안을 잘 정리하고 맥을 짚어 핵심 내용으로 요약해야만 이 테스트를 통과할 수 있다. 통과하지 못하면 다시 올라가 반복 훈련을 시킨다. 실패한 당사자는 거의 기진맥진이다.

맥킨지가 엘리베이터 테스트 프레젠테이션을 강조하는 이유는 단 하나다. 비즈니스 프레젠테이션은 걸어가면서도, 차 안에서도, 식사를 하는 도중의 매우 짧은 시간에 이루어질 수 있고, 고객은 프레젠테이션을 처음부터 끝까지 오랫동안 들어줄 여유가 없기 때문에 순간적인 몇 초 만에 설득해야 한다는 것이다. 30초 안에 설득하는 방법은 의외로 간단하다. 맥킨지 스타일로 상대의 관심을 끄는 결론부터 말하고 그 이유를 설명하면 된다. "연관된 부서를 합쳐 마케팅을 통합하면 회사의 매출이 상당히 증가될 것입니다." (결론) "그 이유는 세 가지입니다." (간단 설명)

무슨 내용인지 결론을 이야기하고 어떻게 할 것인지 방향성을 이야기하는 방법도 있다. "현재까지의 분석으로는 고객 만족 지수가 경쟁사의 평균치보다 낮은 것으로 파악되고 있습니다." (결론) "말씀하신 우수 고객 명단을 수배해놓은 상태입니다." (방향 1) "본사와 다른 사무소에도 연락하여 동일한 조치를 취하겠습니다." (방향 2)

단 몇 분일지라도 맥킨지의 단숨에 이야기하는 짧은 프레젠테이션 논리 공식도 소개되고 있다. '주의 집중 핵심 이야기 논리적 근거 이야기 마무리'로 연결되는 논리이다.① 주의 집중: 시작 멘트로서 내용 암시, 직설적인 질문

"이번 M&A(인수 합병) 건에 관한 사항입니다."

② 핵심 이야기: 중심되는 사항, 압축된 요점 이야기

"합병 시기가 2개월 정도 늦춰질 것으로 예상됩니다."

③ 논리적 근거 이야기: 결론을 뒷받침하는 내용 이유 사례나 데이터

"마지막 인수 가격 협상 과정에서 난항을 겪고 있습니다. 현장 경영진의 추가적인 요구 사항 때문입니다. 그들은 합병 조건으로 고용 승계와 임금의 수평 이동을 요구하고 있습니다."④ 마무리: 결론 메시지, 끝맺음, 방향성 제시

"데드라인을 정하고 의견을 조율하여 오늘 4월까지 완료할 계획입니다."



Chapter 3. 청중을 움직이는 감성적 설득!_ 버락 오바마로부터 배운다



정서적 공감 언어 사용

남녀가 서로에게 끌리는 것은 상호 교감을 형성했기 때문이다. 프레젠테이션에서 청중과의 교감은 공감대 형성의 매우 중요한 변수가 된다. 이성적으로, 논리적으로만 접근하는 프레젠테이션은 결코 공감을 유도할 수 없다. 따라서 감성적인 부분을 가미하여 정서적으로 접근할 필요가 있다. 오바마는 이를 잘 실천하고 있다. 그는 가고자 하는 논리를 이탈하지 않으면서 정서적 공감 언어를 통해 청중을 설득한다.

청중에게 꼭 맞는 이야기를 한다

오바마가 이슬람 카이로 대학을 방문했을 때 그는 서두에 단 한마디로 수초 만에 청중과의 공감대를 형성했다. '아살라무알라이쿰.' ('여러분에게 평화가 있기를'이라는 뜻의 이슬람 언어) 그는 이 두 마디로 프레젠테이션의 성격을 바꾸고 이슬람에 대한 경의를 단숨에 얻어낸다. 프랑스에 가면 프랑스 언어로, 포르투칼에 가면 포르투칼 언어도, 어느 나라를 방문하든 오바마는 간단한 그 나라 언어를 배워서 사용한다. 정서적 공감 언어로서 '한 울타리 공감대'를 형성하려는 의도된 설정이다. 우리나라를 방문하여 높은 교육열을 칭찬하는 이야기를 한 것은 좋은 예이다.

노르망디 상륙작전 기념사에서 오바마의 정서적 공감 언어는 극에 달한다. 당시 전쟁에 참전했던 용사들의 대부분은 노인들이고, 그런 이들에게 유명인사들의 논리 정연한 격려와 매끄러운 표현은 오히려 지루함과 졸음만 유발할 뿐이다. 바로 그때 오바마가 내뱉은 한마디의 공감 언어는 그들의 잠을 쫓고 두 눈을 크게 뜨게 만들고 말았다. "이곳에 오니 돌아가신 외할아버지가 생각이 납니다." (외할아버지는 참전 용사였다.)

오바마는 어떠한 청중을 만나든 청중에 꼭 맞는 사례나 예시를 제시하는 데 소홀히 하지 않는다. 다양한 청중들에게서 공통분모를 발견하고 그들을 공감하려는 심정을 불러일으키는 기술이 오바마식 프레젠테이션의 장기이다. 조금이라도 공감대를 찾을 수 있다면 자신 또는 아버지, 어머니, 심지어 외할아버지, 외할머니 등 모든 친지들의 사례까지 총 동원하여 청중의 정서에 함께 개입하려 한다. 공감대를 찾기 힘들면 솔직한 이야기를 통해 자연스러운 공감을 유도하기도 한다.

'나'(발표자) 중심 언어와 '너'(청중) 중심 언어 비교

'나'(발표자) 중심 언어

'너'(청중) 중심 언어

"제가 처리하겠습니다."

"우리가 처리하겠습니다."

"여러분에게 불리합니다."

"우리에게 불리합니다."

"저희 회사가 국내 최고입니다."

"우리 회사가 국내 최고입니다."

"저라면 이렇게 하겠습니다."

"여러분이라면 어떻게 하시겠습니까?"

"그게 제 생각입니다."

"그게 우리의 생각입니다."

"규칙을 정하겠습니다."

"함께 규칙을 정하도록 합시다."

"비용이 듭니다."

"비용이 발생합니다. 비용이 소요되겠습니다."

"질문 받겠습니다."

"질문 있으시면 해주시기 바랍니다."



Chapter 4. 독특하고 개성 있는 자기 연출_ 방송인으로부터 배운다



또박또박, 조리 있게 말하기_ 방송 MC, 아나운서

프레젠테이션을 할 때 불명확한 발음으로 두서없이 말하는 것만큼 꼴불견이 없다. TV나 각종 영상 매체의 뉴스 진행자 혹은 아나운서들을 한번 잘 관찰해보자. 그들은 무엇보다 또박또박 말한다. 논리적인 원고에 의해 진행하므로 표현에 조리도 있다. 대중 앞에 서기까지 방송인들은 피나는 발성 연습을 하고 논리가 흐트러지지 않도록 몇 번이고 대본을 읽어본다고 한다. 발음에 관한 한 프로의 경지에 올랐으니 코칭을 받을 만하다.

어려운 단어도 정확하게 발음한다

뉴스 진행 앵커들은 객관적 사실을 표준 언어로 전달한다. 간간이 사건 사고를 전하는 관련 기자들도 그렇다. 뉴스 진행자가 전반적인 정리를 하고 기자들이 부연 설명을 하는 전개 과정에서 공통적으로 두 사람에게 요구되는 역량은 정확한 발음 구사력이다. 방송 초기에 발음 때문에 실수를 하고 곤욕을 치른 앵커와 기자들은 발음하기 어려운 단어를 또박또박 말할 수 있기 전까지는 메인 방송을 맡지 못한다고 한다. 발음하기 어려운 낱말일수록 정확하게 말하는 것이 중요하다.

"경찰은 해당 기업인의 차명 계좌를 추적함에 수사력을 집중하고 있습니다."

- '계좌'를 '괴자'로 읽지 않도록 유의

"성폭력 특별법 대책 방지 위원회가 발족되었습니다."

- 명칭을 명확하게 전달하기

"강남 특허청 허가과 허준호 과장에게 그 사항이 위임되었다고 합니다."

- 부서와 담당자를 정확히 구분

"검찰청의 청창살을 새로운 소재의 창살로 대처하는 작업을 검토하고 있습니다."

- 발음이 새지 않도록 유의

"통제 효과를 높이기 위하여 이번 집회에 공권력을 행사하기로 결정했습니다."



정확한 발성을 위해 방송인들은 모음을 잘 발음할 수 있도록 훈련받는다. 가령 입 모양을 바르게, 혀가 꼬이지 않도록 하고 턱 운동을 자주 한다. 평소 목소리 관리에도 주의를 기울인다. 가급적 목에 무리가 가지 않게끔 하고 물을 자주 마시고, 말하는 과정에서 불필요한 사투리나 '에', '자', '저', '그' 등의 습관 언어가 나오지 않도록 유의한다. 정확한 표준 언어 구사에도 신경을 쓴다.

강약 완급을 조절하여 변화를 준다

목소리의 강약과 완급이 잘 조절되면 변화 있는 프레젠테이션을 할 수 있다. 대중매체 공개 프로그램 진행자들은 이 방면의 전문가들이다. 일반적으로 아나운서들은 1분에 3백자 정도의 이야기를 한다고 하는데, 이를 똑같은 템포와 톤으로 이야기한다면 청중에게 전달력이 떨어진다고 한다. 1분이라는 시간 내에서 강약과 완급을 마치 오디오에서 음색과 음질을 맞추는 이퀄라이저처럼 조절해야 한다. 아나운서 중에는 이러한 강약관급 조절에 뛰어난 사람들이 많다. 특히 공연이나 음악회 등 많은 청중 앞에서 사회자나 진행자로 초청된 아나운서들은 몇 마디 말로써 자연스럽게 프로그램을 진행하는 수완을 발휘한다.

그들의 변화 있는 멘트의 방법은 세 가지다. 첫째, 중요한 사항은 다소 천천히 또박또박 힘을 주어 이야기한다. 둘째, 빠르게 지나치는 표현에서도 발음을 흘리는 경우가 없다. 셋째, 말의 끊김이 없고 언어의 구간마다 띄어 읽기가 명확하다. 대표적으로 KBS 공개방송 <열린음악회>를 진행하는 황수경 아나운서의 멘트를 살펴보자. 황수경은 표현상의 리드미컬한 변화를 주어 분위기를 맞추어나가는 전문가이다. (굵게 표시된 부분이 강조하는 부분이며 '/'는 띄어 읽기임)

원전 수주 기념 특집 방송

"여러분 안녕하십니까? / 열린음악회 / 황 수 경입니다. 오늘 열린음악회는 집념으로 이뤄낸 우리의 성과와 결실을 진심으로 축하하는 자리입니다. 그 규모가 경제 전반에 / 얼마나 막대한 영향을 미치게 될지 / 아마 짐작하시게 될 것입니다."

국악인 공연 방송

"실제 나이가 믿기지 않을 정도의 무대 매너와 / 관객을 사로잡는 카리스마가 있는 이분의 무대를 보면 / 아마 누구나 / 그 노래 속으로 빠져들 것입니다. 작은 몸에서 뿜어져 나오는 / 쩌렁쩌렁한 목소리가 정말 대단하네요. 앞으로 엄청난 / 국악인이 될 것 같습니다."