KISS 프레젠테이션

KISS 프레젠테이션

심재우 지음

비즈니스북스 / 2009년 11월 / 224쪽 / 18,000원



PART 1. KISS와 프레젠테이션



좋은 프레젠테이션 = KISS 프레젠테이션

KISS 없는 설득은 서로에게 상처만 남긴다: 마음속으로 미리 '상대도 내 마음을 잘 알겠지'라고 생각하면서 프레젠테이션에 임한다면 상대를 설득할 수 없다. 사실을 말하자면 상대는 당신의 마음을 모른다. 그러므로 청중의 마음속으로 파고들어 설득하기 위해서는 당신의 마음을 정확히 담은 KISS를 전해야 한다. KISS 없는 프레젠테이션은 프레젠터와 청중 모두에게 실패의 상처를 남긴다.

프레젠테이션의 목적은 무엇인가? 프레젠테이션은 상대방에게 자신의 마음을 잘 전달하고, 그 마음을 상대가 제대로 수용하게끔 하기 위한 커뮤니케이션의 실행 방법이다. 성공적인 프레젠테이션을 위해서 필요한 것이 바로 사랑하는 연인 사이에 없어서는 안 될 KISS다. 달콤하고, 쌉싸름하며, 진한 키스. 다만 여기서 말하는 KISS는 'Keep It Short & Simple(짧고 간결하게)'을 의미한다. 즉 발표 자료를 짧고 간결하게, 전달하는 내용 설명도 짧고 간결하게 해야 한다는 프레젠테이션의 기본적인 원리이다. 매우 간단하지만 많은 사람들이 제대로 실천하지 못하는 원리이기도 하다.

KISS 프레젠테이션은 다음의 세 가지 질문(PQ: Presentation Question)에 대한 답을 찾는 것으로 시작한다. What? 1. 전달하려는 핵심 메시지는 무엇인가?

청중이 오직 한 가지만 기억해야 한다면 그것은 무엇이어야 하는가? So What? 2. 그 핵심이 왜 중요한가? (고객에게, 자신에게)

청중이 왜 그 이야기를 들어야 하는가? How? 3. 핵심을 어떻게 전달할 것인가?

청중의 집중을 유도하고 전달력을 높이려면 무엇이 필요한가?



프레젠테이션은 상대방에게 자신의 주장이나 논리의 타당성을 알리고 상대방을 납득시켜 궁극적으로는 그들을 설득하는 작업이다. 그러므로 'What(무엇)', 'So What(그래서)', 'Haw(어떻게)'를 제대로 제시할 수 있어야 한다. 다시 말해 'What'은 핵심 메시지로서 타당성과 논리성에 초점을 맞춘다. 이는 인간의 좌뇌에 호소하는 방법이다. 주로 발표 자료의 제작과 구성에 해당하는 부분이다. 'So What'은 전달하는 메시지가 상대방에게 어떤 의미가 있는지, 그들에게 어떤 가치나 이득을 주는지 이야기하는 부분이다. 'How'는 핵심 메시지를 청중들에게 효과적으로 전달하는 수단과 방법으로 스타일, 신뢰감, 권위, 호기심, 열정, 맥락, 분위기, 보디랭귀지, 스토리텔링 등을 다룬다. 이는 인간의 우뇌에 호소하는 방법이다.

프레젠테이션을 준비할 때 이 'What, So What, How' 중 어느 것에 가장 많은 시간과 노력을 투자하는지 교육생을 대상으로 설문 조사를 실시했다. 대부분의 사람들은 'What'에 90퍼센트 이상의 시간과 노력을 들인다고 응답했다. 드물게 몇 명이 'What'과 'How'에 각각 50퍼센트 정도의 공력을 들인다고 했다. 그러나 'So What'에 관심을 보이는 사람은 극히 적었다. 즉 대부분의 프레젠터들이 자신의 관점에서 핵심 메시지를 구체화하여 자료를 만들 뿐 그 내용이 청중에게 어떤 가치와 의미를 전달할지는 그다지 고려하지 않는다는 것이다. 더불어 효과적으로 메시지를 전달하는 방법에 대해서도 별로 고민하지 않는다. 그렇기 때문에 청중들에게 그들의 발표는 지루하고 따분하기 십상이다.

청중은 프레젠터가 많은 공력을 기울여 'What'를 구성한 까닭에 설명의 논리성은 이해하지만 그것에 동의하거나 의사 결정을 해도 좋을지에 대해서는 확신이 서질 않는다. 왜냐하면 이러한 발표는 프레젠터의 입장에서 강조한 내용이지, 청중의 입장에서 효용성을 고려한 내용이 아니기 때문이다. 더불어 프레젠터의 태도나 자세에도 별다른 특징이 없다면 이 프레젠테이션은 실패할 가능성이 아주 높다. 청중은 좌뇌로는 내용의 타당성을 논리적으로 이해하지만 우뇌로는 아무런 느낌도 받지 못한다. 그러나 사람들을 설득하는 일은 좌뇌가 아니라 우뇌에서 수행하는 것이다. 꼭 기억해야 한다. '우뇌를 무시하는 프레젠테이션은 실패한다'는 것을.

프레젠테이션에서 KISS를 활용하는 사람은, 'What, So What, How'를 모두 똑같이 중요하게 생각하는 사람이다. KISS 방식으로 프레젠테이션 한다는 것은 'What, So What, How'를 최대한 고려하여 청중을 설득한다는 의미이다.

당신의 KISS 실력은 몇 점인가



KISS는 하이컨셉을 만드는 것이다: KISS 실력은 '하이컨셉(High Concept)'을 만드는 능력과 비례한다. '하이컨셉'이란 전달하려는 내용을 단 한마디로 표현한 것으로, '상대가 그것을 보거나 듣자마자 머릿속에 착 달라붙어 절대로 떨어지지 않는 핵심 메시지'를 뜻한다. 전달하려는 메시지가 상대방의 머릿속에 착 달라붙는 하이컨셉이 되기 위해서는 다음의 7가지 'SUCCESS' 요소가 필요하다. 중요한 프레젠테이션을 앞두고 스스로 만든 프레젠테이션의 자료를 하이컨셉의 7가지 요소로 평가해 보는 것은 도움이 된다. (평가: O우수 보통 약함)

모두가 내 KISS를 원하게 만드는 기술

무엇을 보여 주어야 하는가: 청중들이 나의 프레젠테이션을 강렬히 원하게 하려면 무언가 차별화된 KISS가 필요하다. 먼저 청중이 원하는 것은 무엇일까? 그것은 바로 청중들의 문제를 해결하거나 니즈를 충족시키는 것이다. 그렇게 하기 위해서는 발표자는 무엇을 해야 하는가? 청중에게 가치 있는 핵심을 전달해야 할 내용 속에 담아 효과적으로 전달해야 한다. 결국 고객이나 청중에게 무엇으로 어떻게 대응하느냐에 따라 KISS 프레젠테이션의 성패가 달라진다.

프레젠테이션 실패의 가장 큰 원인은 고객에 대한 분석이 이루어지지 않은 상태에서 발표 자료를 준비하고 진행하기 때문이다. 이렇게 진행하는 프레젠테이션은 그 자료의 양이 아무리 많아도 실제로 고객이 원하는 정보는 거의 없는 경우가 대부분이다. 이런 프레젠테이션의 결과가 어떨지는 자명하지 않은가. 프레젠테이션에서 청중들에게 반드시 보여 주어야 할 것들은 다음과 같다. 이것은 프레젠테이션에 임하기 전에 반드시 준비해야할 사항이다.

프레젠테이션에서 청중들에게 반드시 보여 주어야 할 것들, 10가지

① 시장에서 고객의 입장(강점, 약점, 기회, 위기)과 위치 분석 ② 고객이나 시장의 문제점 ③ 문제점이 향후에 어떤 영향을 미치는가? ④ 문제를 해결할 수 있는 방안 ⑤ 고객의 니즈 ⑥ 고객에게 줄 수 있는 이점이나 해결책 제시 ⑦ 예상 저항에 대한 사전 분석 및 대응책 ⑧ 계약시 제시할 내용이나 조건 ⑨ 발표 후 예상 질문에 대한 준비 ⑩ 발표자의 열정과 자신감

기억에 남는 KISS 프레젠테이션의 8가지 조건

① 이해하기 쉬워야 한다. ② 간략하고 한눈에 들어와야 한다. ③ 설득력과 전달력이 높아야 한다. ④ 청중의 입장과 이익을 배려해야 한다. ⑤ 시각화의 장점을 극대화해야 한다. ⑥ 결론이 명확하고 감동이 있어야 한다. ⑦ 발표가 세련되고 품위가 있어야 한다. ⑧ 발표자가 자신감을 가져야 한다.

PART 2. KISS 스타일의 자료 제작



KISS에 푹 빠진 자료

프레젠테이션을 위해서는 기획이 필요하다: 프레젠테이션의 기본을 이해했다면 이제는 본격적으로 KISS 프레젠테이션의 세계로 들어설 차례다. 먼저 KISS에 푹 빠진 자료를 만들어야 한다. 효과적인 발표 자료를 만들기 위해서는 정보 수집 및 분석 그리고 정보 가공과 자료 정리가 필요하다. 자료를 만들 때는 항상 청중에게 줄 수 있는 이점을 먼저 찾아야 한다. 그리고 청중에게 전달할 무엇(What) 즉 핵심 메시지를 시각화해야 한다. 이것이 바로 KISS에 푹 빠진 자료를 만드는 비결이다.

KISS에 푹 빠진 자료를 만드는 과정

① 자료 제작 도구의 선택(발표 자료를 만드는 데 주로 쓰이는 프로그램(예, 파워포인트) 선택) ② 기획(프레젠테이션의 설계도) ③ 충분한 자료 수집(공을 들이는 만큼 자료의 질이 달라지고 프레젠테이션의 수준이 달라진다.) ④ 가장 섬세한 노력이 필요한 자료 분석(올바른 분석을 위해서는 프레젠테이션의 목적을 정확히 이해하고 방향성을 잘 맞추어야 한다.) ⑤ 자료의 핵심을 만드는 정보의 가공과 요약(자료들 간의 연관성을 유지하면서 프레젠테이션 전체 흐름과 목적에 알맞게 정리하는 것이 매우 중요하다.) ⑥ 발표자를 위한 발표 노트 준비(발표자가 내용을 상기하기 위한 별도의 자료) ⑦ 청중을 위한 배포 자료 준비(발표 내용에 대한 이해를 높이기 위해 청중에게 미리 나눠 주는 자료) ⑧ 하나의 스토리로 만들기(자료가 하나의 스토리로 인식되면 청중은 큰 만족감을 느낄 수 있다. 스토리텔링의 기법 사용은 전달력과 설득력을 높이며 청중들의 몰입도를 확 끌어올릴 수 있다.)

KISS에 푹 빠진 자료를 만드는 과정 중에서 '기획'과 '정보의 가공과 요약'을 살펴보자. 효과적인 발표 자료를 만들기 위한 첫 단계는 바로 '기획'이다. 기획 과정은 프레젠테이션의 목적을 달성하기 위해 어떤 내용을 어떻게 전달하여 청중을 설득시킬지에 대한 판단뿐 아니라 가장 효율적인 방법이 무엇인지를 찾는 과정이다. 따라서 제대로 된 기획서가 없는 프레젠테이션은 성공과는 거리가 멀다. 필요한 자료와 정보도 기획을 구심점으로 삼아 수집한다.

발표 자료는 일반적으로 서론, 본론, 결론의 3장 구성 방식 또는 기승전결의 4부 구성 방식이 주를 이룬다. 어떤 방식을 택할지는 기획자의 의도에 따라 결정된다. KISS 프레젠테이션은 결론을 먼저 제시한다. 맨 처음에 왜 프레젠테이션을 하는지(목적)를 설명하고 그 목적에 타당하거나 부합되는 결론을 제시하는 것이다. 이렇게 결론을 기정사실화해 놓은 상태에서 시작하면 청중들을 설득하는 데 도움이 된다. 결론을 제시한 후에는 결론을 합리화시키고 뒷받침할 수 있는 본론을 진행한다. 본론에서는 타당한 근거와 자료 등을 제시한다. 이러한 내용을 바탕으로 청중들에게 결론을 받아들여야 하는 이유를 이해시키는 것이다. 그리고 최종적으로 다시 한 번 결론을 강조함으로써 청중들이 결론에 동의하도록 만든다. 기억하자! 청중의 입장에 서서 그들이 내용을 더 쉽고 빠르게 이해할 수 있도록 하는 것이 바로 KISS 프레젠테이션이다.

자료의 핵심을 만드는 정보 가공과 요약: 정보의 가공과 요약은 분석 자료와 정보를 압축하거나 단순화시켜 발표 자료의 핵심을 만드는 과정이다. KISS 프레젠테이션 방식으로 정보를 가공하고 요약하는 사례를 살펴보자. 수집한 정보를 어떻게 가공할지는 프레젠터의 취향이나 방식에 따라 각기 다르다. 어떤 사람은 긴 문장으로 상세하게 정리하여 슬라이드를 가득 채우기도 하고 어떤 사람은 간단한 단어나 짧은 문장으로 만들기도 한다. 청중들은 본능적으로 스크린에 보이는 자료를 읽고 자신의 관점으로 미리 판단하는 경향이 있다. 따라서 한 장의 슬라이드에 많은 내용을 담는 것은 피해야 한다. 프레젠터가 아무리 열심히 설명해도 청중은 자신이 먼저 가진 생각을 잘 바꾸려 하지 않기 때문이다. 상황이 이렇게 되면 설득은 매우 어렵다. 그러므로 슬라이드에는 핵심적인 단어나 짧은 문구만 짧고 간결하게 넣어야 한다. 읽을거리가 없어진 청중들은 발표자의 말에 귀를 기울이게 된다.

비주얼은 KISS를 원한다

목적 달성을 가능케 하는 비주얼 사용: 프레젠테이션을 할 때는 발표 자료 없이 청중에게 말로만 내용을 설명하는 것보다는 글자로 정리된 것을 함께 보여주는 것이 좋다. 또한 글자로만 정리 된 것을 보여 주는 것보다는 그림이나, 사진, 도표, 차트 등을 함께 보여 주면 더욱 효과적이다. 이런 것들이 바로 비주얼, 즉 시각화 작업이다. 한 통계에 따르면 사람이 가진 오감 중 정보 전달력과 기억력은 후각<미각<촉각<청각<시각 순으로 높아진다고 한다. 프레젠터의 설명은 사람의 청각을, 비주얼은 시각을 자극하여 설명 내용을 오랫동안 기억할 수 있게 하고 전달 효과를 높일 수 있는 것이다. 간단하고 명쾌한 하나의 비주얼은 청중에게 메시지를 명확하게 전달하고 말보다 더 큰 의미를 전달할 수 있다. 비주얼을 잘 사용하면 청중들의 이해력과 기억력이 높아지고 프레젠테이션에 더욱 집중하게 하는 효과가 생긴다. 또한 복잡한 내용을 단순화할 수 있어 전달 효과가 높아지기 때문에 목적 달성의 확률이 높아진다.

비주얼을 사용할 때 반드시 기억해야 할 것

① 하나의 비주얼 자료에는 하나의 콘셉트(주제)만 넣어라. ② 비주얼 자료와 텍스트를 함께 사용하라. ③ 단순하게 하라. ④ 목적성과 내용성이 분명해야 한다. ⑤ 숫자는 그래프로, 문자는 차트로 만들거나 도형화하라. ⑥ 너무 화려하게 만들지 말라.(한 슬라이드에 사용하는 색의 수가 너무 많으면 전달력이 떨어진다. 따라서 현란한 색상보다는 배경 화면이나 전체 화면의 색상과 조화를 이루는 색을 사용한다.) ⑦ 선명하지 않은 비주얼은 사용하지 않는다.(사진이나 그림의 초점이 흐리거나 선명하지 않다면 차라리 사용하지 않는 편이 낫다. 청중의 집중력을 떨어뜨릴 뿐 아니라 프레젠테이션에 대해 전반적으로 부정적인 인상을 주기 때문이다.) KISS 프레젠테이션 준비의 7단계

① 무조건 컴퓨터 앞에 앉아 파워포인트 작업부터 하지 마라. ② 먼저 3PQ(What, So What, How)에 대한 답을 찾아라. ③ 큰 종이 위에 전체에 대한 스토리보드를 만들어라. ④ 오프닝과 핵심 메시지에 대한 스토리를 만들어라. ⑤ 각 페이지마다 중심 메시지를 만들어라. ⑥ 중심 메시지에 맞는 사진이나 비주얼을 찾아라. ⑦ 자료를 만들고 자연스럽게 말할 수 있을 때까지 연습하라.

PART 3. KISS 스타일의 발표 준비



열정적인 KISS가 상대를 쓰러뜨린다

충분한 연습이 KISS를 만든다: 무기력한 프레젠테이션에 청중은 절대 감동하지 않는다. 열정 없는 프레젠테이션은 앙꼬없는 찐방이다. 프레젠터의 열정이 청중들을 감동과 흥분의 도가니로 몰아넣는다. 고로 열정을 불러일으킬 수 있는 KISS 기술이 필요하다. 40년 이상 말하는 것을 직업으로 삼아온 미국 '토크쇼의 황제' 앵커 래리 킹에게 연설이나 대화를 잘 하는 비결을 물었더니 이렇게 대답했다. "가장 중요한 것은 철저한 '연습'과 치밀한 '청중 분석'입니다." 즉 청중의 기호와 요구 그리고 그들의 가치 등을 미리 분석하고, 그에 맞게 준비해야 한다는 것이다.

1:10의 법칙

이 법칙은 프레젠테이션뿐만 아니라 연극이나 연주 등 발표와 관련된 작업에 두루 통용되는 법칙이다. 이는 1시간 발표를 위해서 그것의 10배인 10시간을 준비해야 한다는 뜻이다. 확실하고 치밀한 준비가 뒷받침 되어야 프레젠테이션이나 공연의 성공 가능성이 높아진다. 아무리 시간을 많이 투자하고 최선을 다해도 결코 지나치지 않은 것이 바로 준비와 연습이다. 5:5의 법칙

이 법칙은 발표 자료 준비가 50퍼센트, 기타 준비와 리허설(발표 연습)의 비중이 50퍼센트라는 뜻이다. 리허설은 그 전의 모든 준비를 합친 것만큼 중요하다. 리허설은 당연히 발표자가 직접 해야 한다. 이때 발표자는 이미 발표와 관련된 모든 사항을 빠짐없이 숙지하고 있어야 한다. 절대로 리허설 없이 프레젠테이션에 임해서는 안 된다. 경험이 풍부하고 유능한 전문가도 프레젠테이션을 할 때마다 항상 리허설을 거친다. 사람들은 자료 준비는 많은 시간을 할애하면서도 정작 리허설을 소홀히 하여 힘들게 준비한 프레젠테이션을 망치곤 한다.

보디랭귀지도 KISS를 원한다