프레젠테이션 챔피언

프레젠테이션 챔피언

제임스 캐플린 지음

눈과마음 / 2009년 3월 / 331쪽 / 12,000원



제1장 나는 프레젠테이션이 싫다

업무 방식이 진화해감에 따라 일터에서의 프레젠테이션 비중도 점점 커지고 있다. 그러나 평소 우리가 접하는 프레젠테이션 중에는 형편없다 느낄 만한 것들이 많다. 예로 낮은 목소리로 중얼거리며 파워포인트 슬라이드를 넘기는 발표자는 마치 발표 주제에 대해 자신보다 더 잘 아는 사람은 없다는 듯 똑똑해 보이려 애쓰는 데, 그런 프레젠테이션을 보고 있노라면 예외 없이 지루함을 느끼고 만다. 당신을 비롯한 대부분의 직장인들은 '프레젠테이션은 이러이러한 것이다'라는 다음과 같은 고정관념에 휩싸여 있는데, 먼저 이러한 고정관념부터 떨쳐내야 한다.

첫째, 연설이 프레젠테이션의 한 양식이지만 모든 프레젠테이션이 연설은 아닌데, 많은 발표자들이 이 개념을 오해하고 프레젠테이션을 연설과 동일시하곤 한다. 즉, 프레젠테이션을 연설하듯 하곤 하는데, 이는 프레젠테이션을 지루하게 만드는 원인이 된다. 둘째, 프레젠테이션을 준비하면서 학창 시절에나 쓰던 작문 기법에서 탈피할 것을 권고하고자 한다. 그 대신 내가 소개할 기법을 믿고, 농담이나 이야기, 혹은 일화 한 토막을 풀어놓듯이 발표하도록 하자.

나는 대기업 마케팅팀 전무인 데이브의 코칭을 맡은 적이 있다. 데이브가 회사 내에서 힘을 키울 수 있도록 그의 상사인 마케팅 이사가 나를 고용한 것이었다. 코칭을 받기 전에도 데이브의 커뮤니케이션 능력은 눈부실 정도였고, 직장에서의 위치 역시 빠르게 상승하고 있었다. 그러던 중 충격적인 사건이 발생했다. 사장실에 불려간 데이브의 상사가 이제 회사를 떠나달라는 통보를 받은 것이다. 그리고 곧바로 데이브가 호출되었다. 그 역시 해고 통보를 받을 것이라 생각했으나, 우려했던 바와 달리 회사는 데이브에게 회사 주요 사업 지역의 마케팅 이사 대행 자리를 제안했다.

이사 대행으로서 그의 첫 번째 임무는 연간 마케팅 예산에서 8만 파운드를 절약할 수 있는 방안을 찾는 것이었다. 이사회 프레젠테이션까지는 약 2주 정도 남은 상태였다. 계획안은 문제될 게 없었다. 데이브는 자신이 해야 할 일을 명확히 알고 있었다. 사실 10만 파운드 감축도 손쉽게 가능할 것이라고 생각하고 있던 터였다. 문제는 프레젠테이션이었다. 데이브는 이사회 임원들의 집중력이 형편없다고 말했다. 나는 이 부분에서 흥미를 느꼈다. 이제까지 내가 만나본 임원 중에 집중력이 떨어지는 사람은 한 명도 없었다. 그런데 대체 데이브는 왜 그런 말을 한 걸까? 이사회의 문제일까. 아니면 일반 발표자들처럼 데이브의 발표가 너무 길다거나 자꾸 핵심을 빗나가는 건 아닐까? 이러한 의문을 품은 채 나는 데이브에게 프레젠테이션을 어떻게 할지 생각해봤냐고 물어보았다.

데이브는 발표문이 이미 준비되었다고 말했다. 그가 작성한 발표문은 다음과 같았다. '1. 마케팅의 과거, 2. 마케팅의 현재, 3. 마케팅의 향후 방향.' 감이 오는가? 데이브는 바로 전형적인 작문 기법으로 프레젠테이션을 구성한 것인데, 이것은 바로 학교 선생님들이 그토록 강조했던 3단 구성법이다. 게다가 과거, 현재, 미래라는 시간적 배열은 연설문 형식과도 비슷하다. 물론 마케팅이라는 주제는 확실히 잡혀 있고, 데이브 자신의 전문 지식을 증명할 수 있는 프레젠테이션 자리가 될 것임에는 틀림없다. 그러나 이사회 구성원들은 청중으로서 이 프레젠테이션에 대해 어떻게 생각할까? 순서에 따라 짚어 나가보자. 먼저 마케팅의 과거, 이쯤은 그들도 이미 알고 있다. 명색이 이사회 임원이 아닌가! 둘째, 마케팅의 현재, 이것 역시 잘 알고 있는 내용이다. 바로 그렇기 때문에 데이브에게 8만 파운드 예산 절감 임무가 할당된 것이다. 따라서 데이브가 준비한 1, 2번은 불필요한 내용이 된다.

그렇다면 어떻게 작문 기법을 사용하지 않으면서도 짜임새 있고 유용한 프레젠테이션을 할 수 있을까? 이를 위해 내가 고안한 것이 바로 'GOER 기법'인데, 다음과 같이 총 네 단계로 구성된다.

① Goal(목표 설정하기) : 프레젠테이션의 의미를 설정하는 단계로, 이때 발표자의 목표는 물론이고 청중의 목표 역시 알아두어야 한다.② Outline(개요 만들기) : 목표를 달성하기 위해 무엇을 전달할 것인가를 결정하는 단계로, 이때 역 시 청중과의 상호 작용이 중요하다.③ Elaborate(구체화하기) : 설정한 주제를 어떻게 전달할 것인가를 결정한다.

④ Refine(정리하기) : 완성된 프레젠테이션을 객관적인 시각에서 재검토한다.



GOER 기법을 전수받은 데이브는 청중의 목적이 '8만 파운드 예산 절감 방안 제안'을 듣는 것이고, 또 데이브의 개인적 목적은 '새로운 마케팅 이사로서 자신의 권위를 세우는 것'이라고 정리했다. 그래서 데이브는 일단 예산 감축안에 대해 짧게 설명하고, 나머지 시간 동안 이사회 임원과 충분히 토론하는 것으로 계획을 세웠다. 새롭게 바뀐 데이브의 프레젠테이션은 이렇게 시작했다. "안녕하십니까. 오늘은 연간 마케팅 예산에서 8만 파운드가 아닌 10만 파운드를 절감할 수 있는 방안에 대해 말씀드리겠습니다. 그리고 그 영향에 대해 설명 드리겠습니다." 이렇게 초반에 분위기를 장악한 데이브는 프레젠테이션이 진행된 14분 동안 이사회의 흔들림 없는 집중을 이끌어내었고, 이후 유익한 토론이 이루어졌다고 한다. 그리고 오래 지나지 않아 데이브는 마케팅 상임 이사로 임명되었다고 한다.

제2장 Goal, 목표 설정하기

앤디는 젊고 야망에 찬 법무법인 소속 변호사로서 법조계의 준비된 인재였는데, 내가 앤디와 연이 닿은 것은 그가 한 회사의 이사직에 지원하기 위해 준비하고 있을 때였다. 그는 조그만 회사의 법무 이사직 채용 공고를 보고 곧바로 지원했고, 성공적으로 인터뷰를 마쳤다. 최종 면접까지 오른 사람은 앤디를 포함해 총 세 명, 최종 1인으로 발탁되기 위한 마지막 관문은 CEO 앞에서 프레젠테이션을 하는 것이었다. 나는 앤디에게 프레젠테이션을 어떻게 할 건지 물어보았다. 그러자 그는 자신의 학력과 자질을 비롯해 그간의 경험에 대해 발표할 거라며 꽤나 느긋한 태도를 보였다. 그러나 앤디의 프레젠테이션 주제는 중고등학교 시절에나 쓰던 글쓰기 주제와 하나도 다를 게 없었다.

이쯤에서 청중, 즉 CEO의 입장이 되어 생각해보자. 앤디가 애초에 최종 면접 단계까지 올라갈 수 있었던 것은 분명 그의 경력이 자격 요건에 부합했기 때문일 것이다. 그러므로 프레젠테이션 서두에 과거 이력을 다시금 줄줄 왼다면 지루하기 짝이 없을 것이고, 좋은 인상을 줄 리도 만무하다. 설사 앤디가 운 좋게 채용되더라도 일을 본격적으로 시작하기 전에 CEO에게 강한 인상을 남길 수 있는 좋은 기회를 놓쳐버리고 말 것이다.

프레젠테이션을 듣는 청중이 발표자에게서 듣고 싶은 바가 무엇인가 하는 것은 GOER 기법의 첫 번째 단계인 '목표 설정'을 위해 가장 먼저 고려해야 할 사항이다. 청중을 만족시키려면 청중이 무엇에 흥미를 느끼는지를 미리 파악해야 한다. 성공적인 프레젠테이션을 원한다면, 진중한 자세로 프레젠테이션을 통해 얻고자 하는 목적이 과연 무엇인지 직접 물어보는 것이 좋다. 그러나 때로는 청중에게 질문하기가 여의치 않은 경우도 있다. 앞서 예로 든 앤디의 경우만 해도 앤디가 자신을 인터뷰할 CEO에게 직접 전화를 걸어 질문을 던지기 어려울 것이다.

이럴 땐 어떻게 해야 할까? 청중과 비슷한 부류의 사람을 물색하는 것이 가장 좋은 방법이다. 앤디의 경우 운 좋게도 아주 쉽게 찾을 수 있었다. 바로 앤디의 대부(代父)가 CEO로 재직했던 사람이었던 것이다. 앤디는 대부에게 전화를 걸어 상황을 설명하고 질문을 던졌다. 앤디의 대부가 말하길, 인터뷰 담당 CEO는 법무 이사직을 희망하는 사람에게서 현재 회사가 직면하고 있는 법률적 도전 과제들에 대한 설명과 해결책을 제시하는 프레젠테이션을 듣고 싶어 할 것이라는 충고를 해 주었다.

이렇게 사전 조사한 후에는 머릿속에 떠오르는 청중의 목적을 한 문장으로 요약해볼 필요가 있는데, 이때 포괄적이면서도 간결하게 표현되어야 한다. 간결하면서도 포괄적인 문장은 '~하기'로 끝나는 명사형 문장이 좋다. 앞서 예로 든 앤디가 생각한 면접관들의 목적은 '법무 이사직에 적합한 인물인지 이해하기'이다.

프레젠테이션에는 두 가지 목적이 있다. 하나는 청중의 목적, 다른 하나는 발표자의 목적인데, 발표자로서 당신의 의도가 무엇언지 본능적으로 알게 되는 순간도 있다. 반면, 사전에 탐색 작업을 거쳐야 하는 경우도 분명히 있는데, 이를 파악하기 위해 나는 '5회 질문법'이라는 기법을 사용한다. '5회 질문법(Five Whys)'은 문제가 발생했을 때 근본적인 원인을 파악하기 위하여 '왜'라는 질문을 계속 던지는 것이다. 예를 들어보자. 앞서 예로 든 앤디의 프레젠테이션에서 발표자 본인의 의도는 무엇이었을까? 사실 뻔하다. 앤디의 의도는 바로 '자신이 다니고 있는 회사의 법무 이사직에 채용되는 것'이다.

이 목적에 '5회 질문법'을 적용하여 앤디와 실제로 대화를 나눈다고 상상해보자. "왜 이 일을 원하나?" "법무 이사가 되고 싶기 때문이다." "왜 법무 이사가 되고 싶은가?" "법무 이사직에 오른 후, 이사회 임원으로 채용되어 중요 사항에 대한 결정권자가 되는 것이 목표이기 때문이다." "법무 이사가 되면 이사회 임원으로 채용될 가능성도 높아지나?" "아, 아니다. 꼭 그렇지만은 않다." 이 질문에서 앤디는 중요한 사실을 알아냈다. 법무 이사에게 이사회 임원 자격을 부여한다는 문구는 채용 공고 어디에도 나와 있지 않다는 사실을 깨달은 것이다. 자신의 의도를 깨달았으니 그의 프레젠테이션은 달라져야 했다. 이처럼 질문법을 사용하면 단순히 내용을 듣는 단계를 넘어 의미 듣기의 단계로 나아갈 수 있다. 청중의 목적과 마찬가지로 발표자의 의도 역시 강력하면서도 간단명료한 하나의 문장으로 표현될 수 있어야 한다.

제3장 Outline, 개요 만들기

온실 건설 회사 클리어라이트의 대표였던 마이크와 데이비드는 기업공개(IPO) 회의에서 진행할 프레젠테이션을 위해 나에게 도움을 요청했다. 당시 CEO는 마이크, CFO(최고 재무 책임자)는 데이비드였다. 그들은 나에게 클리어라이트가 대규모 공장 및 상당수의 인력을 보유하고 있으며, 매출 실적도 수백만 달러에 달하는 회사라고 설명했다. 우리는 일단 GOER 기법 가운데 목표 설정하기 단계를 진행해 다음과 같이 설정했다. ① 청중의 목적 : 클리어라이트가 투자할 가치가 있는 강력한 기업인지 확신을 얻는 것. ② 발표자의 목적 : 우리 회사에 투자하도록 청중에게 투자 동기를 부여할 것.

청중과 발표자의 의도가 분명히 정해진 후 우리는 본격적으로 '개요 만들기' 단계로 넘어갔다. 개요 만들기는 청중의 목적과 발표자의 의도를 표현해줄 주제를 도출하는 단계로, 주제는 보통 네 가지 혹은 최대 다섯 가지 정도로 설정하는 것이 바람직하다. 발표자는 프레젠테이션 주제에 관해 많은 것을 알고 있으며, 그렇기 때문에 발표자로 선택된 것이다. 하지만 이때 간과하지 말아야 할 것이 있는데, 그것은 바로 청중 역시 프레젠테이션 주제와 관련해 이미 많은 정보를 숙지하고 있다는 사실이다. 따라서 프레젠테이션 자리에서 전달할 정보는 바로 청중이 자신들의 목적 달성을 위해 알고 싶어 하는 정보로, 이 정보는 오로지 발표자만이 보유하고 있으며 결국 발표자의 목적을 달성하는 데도 결정적인 역할을 할 정보일 것이다. 그렇다면 과연 그 정보를 어떻게 골라내야 좋을까?

나는 수년간 여러 사람들의 코칭을 담당해오면서 나만의 개요 작성법을 개발했다. 내가 개발한 개요 작성법은 거미줄 도표에 의한 개요 작성법이다. 거미줄 도표는 생각을 시각화할 수 있는 매우 간단한 방법인데, 보다 자세히 살펴보면 다음과 같다. 가장 먼저 주제에 대해 본인이 알고 있는 사항을 적어 첫 번째 거미줄 도표를 만들고(쏟아 붓기 거미줄 도표 완성), 두 번째 거미줄 도표를 사용해 주제를 좀 더 심층적으로 파헤쳐본다(파헤치기 거미줄 도표 완성). 그리고 이때는 발표자로서 당신의 의도를 거미줄 도표 작성 과정에 포함시켜야 한다. 그럼으로써 청중과 발표자의 목적을 동시에 만족시키기 위해 무엇을 공유해야 하는지 파악할 수 있다(의미 생성기). 마지막으로 청중과의 효과적인 커뮤니케이션을 위해 정보의 배열 순서를 결정하는 세 번째 거미줄 도표를 작성하는데(정리하기 거미줄 도표 완성), 예시하면 아래 그림과 같다.

거미줄 도표를 통해 당신은 프레젠테이션의 핵심부에 진입했다. 이제 확정된 주제를 최대한 효율적으로 배열하는 과정이 남았다. 프레젠테이션은 시간 속에 존재한다. 즉, 한 단위의 정보 이후에는 다른 정보가 따라오고, 전체 정보는 시간의 흐름에 따라 순차적으로 전달된다는 뜻이다. 그렇다면 청중에게 가장 적합한 순차적 배열 방법은 무엇일까? 아주 쉽다. 직접 물어보는 것이다. 따라서 두 가지 안을 구성한 후 청중에게 어떤 방식이 더 좋은지 물어보는 게 최선의 방법이다. 이때 주의할 점은 발표자가 더 선호하는 대안이 어느 것인지 눈치 챌 만한 단서를 제공하면 안 된다는 것이다.

제4장 Elaborate, 구체화하기

다시 한 번 강조하지만 당신이 사용하는 기법은 GOER 기법이지, 작문 기법이 아니다. 따라서 구체화 작업을 위해서 무언가 써야 할 필요는 전혀 없다. 단지 프레젠테이션을 구체적으로 상상해보고 몇 가지를 메모한 다음, 어떻게 구체화했는지 되새기는 것으로 족하다. 그러므로 먼저 최적의 순차적 배열에 어떻게 살을 붙일지 생각해보라. 이는 프레젠테이션에 곁들일 사례들, 사실 정보 및 수치, 사례 연구, 농담, 이미지 등을 결정하는 과정이다. 그런 다음에는 결정된 사항들을 기록하라. 기록하는 방법은 어떤 것이든 상관없다. 발표 시작과 중간을 거쳐 끝에 이를 때까지 해야 할 말과 취할 행동을 명확하고도 구체적인 아이디어로 정리하는 것이 구체화 단계의 최종 목표이니 말이다.

그 후에는 최적의 순차적 배열을 보며 프레젠테이션 내용을 처음부터 끝까지 상상해보라. 혼자서 읊조려보며 들리는 내용에 귀 기울이고, 시각 자료가 있다면 어떤 식으로 보일지 상상해본 뒤 청중의 반응도 생각해보라. 이런 과정을 즐기면서 하다 보면 스스로가 놀랄 정도의 아이디어를 떠올릴 수도 있는데, 떠오르는 대로 모두 받아들이고, 가능하다면 녹음을 하거나 바로 기록하여 잊어버리는 일을 미연에 방지해야 한다. 이를 마치고 나면 구체화하기 단계는 끝난 것이다.

구체화 단계를 마치고 나면 당신의 프레젠테이션의 모양새는 더욱 구체적이고 명확해진다. 대략 몇 개의 단어, 주요 주제 및 아이디어들, 사례 한두 가지, 그리고 끝맺음으로 구성된 결과물이 완성되었을 것이라 짐작된다. 이런 간결함은 절대 쉽게 만들어낼 수 있는 것이 아니다. 처음에는 구체화하기 단계에서 복잡해지는 것을 느낄 수도 있는데, 이때는 한 걸음 뒤로 물러나 생각을 정리하라. 그러면 당신이 의미하는 바를 표현할 간결한 방법을 찾아낼 수 있을 것이다.

제5장 Refine, 정리하기

정리하기 단계는 다섯 R - 축소(Reduce), 재구성((Restructure), 연상(Recall), 리허설(Rehearsal), 반복(Redo) - 에 따라 진행된다. 구체적으로 살펴보자.

첫째, 축소란 프레젠테이션을 훑어본 후 좀 더 간결해진 발표를 통해 청중에게 핵심만을 전달할 수 있게 하는 작업인데, 내가 개발해낸 구성 설계 원칙을 소개하면 다음과 같다. ① 일단 내용의 앞뒤가 맞지 않는 순간이 올 때까지 점차적으로 요소들을 제거해나간다. ② 앞뒤가 맞지 않을 시에는 마지막에 덜어낸 내용을 다시 집어넣는다. ③ 이러한 과정을 거듭하면 최종적으로는 최대한으로 축소된 결과물이 탄생한다. 이때 당신은 내용을 축소하는 이유 모두가 청중을 염두에 두고 있기 때문이라는 것을 기억해야 한다. 프레젠테이션을 축소하는 또 다른 방법은 말로 전달할 정보를 시각화하는 것인데, 이 부분이 바로 파워포인트 작업이다.