탁월한 프레젠테이션

탁월한 프레젠테이션

우제용 지음

크리스타 / 2008년 7월 / 312쪽 / 13,000원



PART 1. 프레젠테이션 기획



프레젠테이션은 기획으로 시작한다: 캠퍼스는 늘 그런 것처럼 진로를 걱정하는 학생들로 채워졌다. "휴, 지방대 나와서 어디 대기업에 들어갈 수 있을지 몰라." 가난했던 기후는 4년 장학금을 받기 위해 서울에 있는 명문대 합격을 뒤로하고, 지방대로 자원해서 입학했다. 덕분에 학비 걱정 없이 학교를 다닐 수는 있었지만, 4년이 지난 지금 그는 많이 후회한다. 그러나 기후보다 더 걱정이 앞서는 사람은 시무와 자로였다. 성적이 되지 않아서 어쩔 수 없이 지방대로 와야만 했기 때문이다. "야, 기후. 넌 웬만한 중견 기업은 특채로 들어갈 수 있잖아. 우리 처지에 비하면 넌 좋지. 에라, 모르겠다. 난 부모님께 손 벌려서 피시방이라도 차리련다." 평소 컴퓨터 게임과 그림 그리기를 좋아하던 자로의 넋두리를 들으며, 학사 장교 출신인 시무도 한마디 보탰다. "흠, 난 돈 빌릴 데도 없고, 정말 걱정이다. 요새 같으면 차라리 군대에서 '말뚝이나 박을걸' 잘못했나 싶어." 그들의 이런 넋두리를 듣고 있던 발포가 입가에 묘한 미소를 띠며 말했다. "참, 걱정도 팔자다. 이렇게 좋은 하늘 아래서 취업 걱정이나 하고 말이야. 너희들, 인생에 그렇게 자신이 없어?"



그리고 그날 오후 강의에서 교수는 이런 제안을 했다. "얼마 전 제출했던 졸업 작품 중에서 훌륭한 것이 있어서 대기업을 대상으로 해서 사업 제안을 하려고 했어요. 사업 제안은 프레젠테이션으로 진행할 겁니다. 어쩌면 프레젠테이션을 통해서 대기업에 특채될 수도 있으니, 선정된 팀들은 최선을 다해 주기 바랍니다." 그날 대기업을 대상으로 발표할 팀 중의 하나로 기후, 발포, 시무 그리고 자로가 선정되었다. 마침 기후는 '프레젠테이션의 달인'이라고 불리던 선배를 생각해냈다. 프레젠테이션을 줄여서 피티(PT)라고 많이 부른다. 그래서 프레젠테이션의 달인을 줄여서 '피달'이라고 부르고는 했다. 그들이 생각해낸 선배의 별명이 바로 피달이었다. 피달은 뛰어난 프레젠테이션 능력 덕분에 내로라하는 광고회사에 특채되어 갔다. "우리도 그 피달 선배처럼 대기업에 특채될 수 있을까?" "그러지 말고 프레젠테이션에 대해서 도움을 좀 요청하면 어떨까?" 그렇게 해서 그들은 피달 선배에게 간곡히 부탁해 겨우 지도를 받을 수 있었다. 피달은 프레젠테이션에 대해서 설명하기 시작했다. "프레젠테이션이 활용되지 않는 곳은 거의 없을 정도야. 프레젠테이션은 거의 모든 분야에서 필수적이지."



피달은 미리 준비한 동영상 강의도 틀었다. 애플컴퓨터 스티브 잡스 회장이 진행하는 프레젠테이션을 담은 동영상이었다. 기후가 말했다. "선배님, 최고경영자가 직접 프레젠테이션을 한다는 것이 조금 생소해 보이네요. 제가 알기로는 우리나라에서는 거의 간부가 아닌 하급자나 프레젠테이션을 하는 것으로 알고 있는데." "그렇지? 그걸 단순히 문화의 차이라고 말하기는 곤란해. 갈수록 직접 프레젠테이션을 하는 경영자들이 많아지고 있어. 그리고 여러 회사들이 프레젠테이션을 통해서 중요한 의사 결정을 하는 경우가 많아졌어. 왜 그럴까?" "글쎄요. 저희는 잘 모르겠는데요." 그러자 피달은 프레젠테이션이 중요한 이유를 간단히 설명했다. 의사 결정과 관계된 사람들을 한자리에 모아 놓고 그 자리에서 결정할 수 있기에 시간을 절약할 수 있고, 질의 응답과정이 체계적으로 이루어져 메시지가 쌍방 간에 교류되기에 의사소통에 더 효과적이며, 정보를 왜곡하지 않고 실물 모형을 직접 볼 수 있다는 점을 예로 들었다. 피달은 차분하게 설명을 이었다. "그러나 모든 일에는 순서가 있는 법이야. 프레젠테이션도 기획, 예비(준비), 제작, 예행, 그리고 실시라는 절차를 순서대로 따라야 무리가 없어."

그런데 기후는 프레젠테이션의 첫 단계인 기획의 전 과정을 이해했지만 기획을 어디서부터 시작해야 할지 감을 잡지 못했다. 그러자 피달이 말했다. "기획이라고 해서 어렵게 생각할 것은 없어. 프레젠테이션 기획은 바로 문제를 아는 데서부터 시작하는 거야. 문제를 해결하기 위한 계획, 그것이 기획이야. 네가 당면한 문제는 프레젠테이션에 성공하는 것이고, 그것을 해결하기 위해서 네가 어떻게 할지를 단 한 줄의 문장으로 표현한다고 해도 그것은 훌륭한 기획이 되는 거야. 하지만 프레젠테이션 기획을 본격적으로 하기 전에 전체적인 기획 방향 잡기가 필요해. 그것이 바로 오리엔테어링이야."

마침내 프레젠테이션을 하는 날, 기후 일행이 준비한 기획으로 프레젠테이션이 실시되었다. 프레젠테이션의 발표는 발포가 맡았다. 발포는 아버지의 회사인 한강 그룹에서 프레젠테이션을 따로 배워왔었다. 발포는 마지막 주자로 올라 능숙한 말과 몸짓으로 프레젠테이션을 이끌어나갔다. 그러나 사실 발포가 그렇게 발표를 할 수 있도록 준비해 준 것은 기후 일행의 기획 때문이었다.



PART 2. 프레젠테이션 준비



프레젠테이션 주제를 결정한다: 발포의 졸업 프레젠테이션에 참석했던 한강 그룹의 나대로 회장은 발포를 회사로 불러 칭찬을 아끼지 않았다. 나 회장은 발포를 후계자로 삼기에 적당한 시기라고 생각했다. 발포는 한강 그룹에서 팀장이 되었고, 기획 본부장인 왕시기 전무 밑에서 일하게 되었다. 왕시기로서는 그저 발포의 눈에 들어 자신의 자리를 보존하는 것이 최선이라고 생각했기에 발포에게 아부하기를 마지않았다.



한편으로 한강 그룹의 임원들은 발포의 프레젠테이션을 성공적으로 이끈 기후 일행을 채용해야 한다고 주장하였다. 그 선봉에 한자리 상무가 있었다. 한자리 상무는 모든 면에서 원칙을 내세우는 인사였다. 그는 발포의 임명을 반대하며, 프레젠테이션에서 발표하는 사람보다 그 프레젠테이션을 기획한 사람, 그리고 소프트웨어를 개발하는 데 주도적이었던 사람이 더 중요하다고 주장하였다. 결국 기후와 시무 그리고 자로를 함께 채용하는 선으로 한 상무의 주장이 받아들여졌다. 한강 그룹으로서도 공정성을 고려하지 않을 수 없었기 때문이다. 그러나 발포는 동기들이 자기 밑에서 일하는 것이 불편하리라 보았고, 덕분에 기획팀은 발포가 맡은 기획1팀과 한자리 상무가 맡은 기획2팀으로 나눠졌다. 기후와 시무 그리고 자로는 모두 기획2팀에 소속되었다.



어느 날 기획2팀은 기후의 주도로 시스템온칩(System on Chip) 사업에 대한 기획을 마무리지었다. 그것은 핸드폰에 들어가는 여러 가지 복잡한 회로를 하나의 칩에 넣을 수 있도록 설계해 특허를 얻어내자는 것이었다. 한자리 이사나 기후로서는 이번 기획을 왕시기 전무의 손에 넘길 수 없었다. "기후, 자네도 알겠지만 이번 프레젠테이션에 우리 팀의 성패가 달려 있어. 그동안 기획안을 전부 1팀에 도용당해서, 우리 팀에 대한 회사의 평판이 안 좋아. 이번 프레젠테이션에서도 성공하지 못한다면 자네나 나나 자리를 내놓아야 할거야."



기후는 시스템온칩에 대한 프레젠테이션 기획안을 작성했다. 그런데 너무 뜬구름 잡는 듯한 기분이 들었다. 한 상무는 기후가 무엇 때문에 고민하는지를 단박에 알아채고는 기후를 보며 이렇게 조언하였다. "프레젠테이션의 모든 자료는 핵심적인 주제에 맞추어 작성해야 해. 그렇다면 핵심적인 주제를 어떻게 찾아내느냐, 그것이 문제겠지?" "예, 사실 포괄적인 주제는 있는데 그것만으로는 부족해 보입니다." "찾아내는 방법은 아주 간단해. 회장과 임원진, 그러니까 청중에게 말할 수 있는 시간이 딱 30초만 주어진다면, 그 30초 동안 무엇을 말하고 싶은지를 생각해 보면 돼." "아, 그렇게 30초만 주어진다면 최대한 압축해서 말할 수밖에 없고, 그렇게 압축한 말이 바로 핵심 주제라는 말씀이시죠?" 기후는 다시 이렇게 주제를 정했다. "한강 그룹은 향후 5년 동안 매년 100억 원을 투자해서 핸드폰용 시스템온칩을 설계하고 특허권을 취득한 뒤, 그것을 바탕으로 특허 실시권을 주어 매년 300억 원 이상의 매출을 달성한다."



그런데 기획2팀에게 이 주제에 대한 프레젠테이션 기획서를 가지고 회장님이 참여한 회의에서 간단히 예비 보고를 하라는 지시가 내려졌다. 왕 전무와 발포까지 참여한 임원회의에서 기후가 예비 보고를 하자 왕 전무와 발포가 딴죽을 걸어왔다. "중요한 문제를 하나의 대안만 가지고 판단해서는 안 됩니다. 저희 기획1팀이 시스템온칩 사업에 대한 또 다른 대안을 찾아서 함께 보고하겠습니다. 그리고 저희 기획1팀은 팀장인 제가 발표를 맡겠습니다." 기후와 발포는 이렇게 해서 경쟁 프레젠테이션의 상황이 되어버렸다. 기후와 경쟁하게 된 발포는 이번 기회에 기후를 꼭 꺾으려고 했다. 가난하지만 능력 있고, 무릎 꿇을 줄 모르는 기후가 미웠기 때문이다. 기후는 자신과 발포의 인연이 이상하게 자꾸만 꼬이는 것을 느끼고 있었다.



기후가 속한 기획2팀은 발포의 기획1팀과는 별개로, 최선을 다해 프레젠테이션을 준비했다. 특히 자료 제작을 맡은 시무는 충분한 양의 동영상을 자료에 포함시켰다. 각종 수치를 움직이는 도형의 형태로 만들었고, 시스템온칩으로 성공한 영국의 한 회사의 전경과 대표이사의 강연 내용을 자료에 포함시켰다. 하지만 임원들을 대상으로 프레젠테이션 하는 것임을 감안해서 요점 중심으로 자료를 작성하였다. 기후 또한 임원들을 철저히 분석해보았다. 연령층이 주로 50대에서 60대라는 점, 대부분이 고학력자라는 점 등 다양한 사항을 고려하여 프레젠테이션을 기획하고 자료를 만들었다.



마침내 철저히 준비한 기획으로 기후의 프레젠테이션이 시작되었다. 기후는 가벼운 미소를 지어 보였다. "오늘, 이 자리에서 우리들의 새로운 사업 기회를 보여 드리려 합니다." 모든 임원들은 '새로운 사업 기회'라는 관심 있는 어휘와 색다르게 진행되는 프레젠테이션에 흥미를 느끼며 집중하기 시작했다. 그런데 바로 그때였다. 갑자기 영사막이 껌뻑거리기 시작했다. 얼마 지나지 않아 영사막이 깜깜해졌다. 누군가가 외쳤다. "불을 환하게 켜. 빔프로젝터 전등이 나간 것 같아." 그 소리에 임원들이 술렁이기 시작했다. 기후를 비롯해 기획2팀은 당황했다. 기후는 잠시 소란을 진정시켜 보려고 했다. "죄송합니다. 잠시 빔프로젝터가 고장이 난 모양입니다." 하지만 기후로서는 성의껏 준비해 온 컴퓨터 파일 외에는 보여줄 것이 없었다. "아니, 이런 중요한 회의에 대비해 사전 점검도 하지 않았나? 자, 그럼 기획2팀의 이야기는 나중에 들어보기로 하고, 기획1팀부터 시작해." 결국 기획2팀의 프레젠테이션은 제대로 시작하지도 못하고 끝낼 수밖에 없었다. 기획1팀인 발포의 프레젠테이션이 박수 소리와 함께 끝났다. 왕 전무는 기획2팀의 실수를 트집 잡아 집요하게 회장을 설득하기 시작하였다. 회장 아들을 치켜세우며 기획2팀을 무능력하다고 몰아가는 왕 전무의 사탕발림에 나대로 회장은 결국 기획2팀을 해체하는 것으로 결론을 내리고 말았다.



PART 3. 프레젠테이션 자료 작성



시각 자료를 작성한다: 기후가 사표를 내고, 곧이어 시무와 자로가 쫓겨나듯이 회사를 나가게 되자 한자리 상무는 꽤 많은 책임감을 느꼈다. "내가 권력이 없으니 이렇게 되는 군." 한 상무는 미련 없이 사표를 던졌다. 그 뒤, 얼마간의 시간이 흘러, 기후는 한자리와 함께 나타났다. 시무가 놀라며 말했다. "어? 상무님." 시무가 놀라고 있을 때 기후가 상황을 설명했다. "여기 한 상무님, 아니 이제부터는 사장님이라고 불러야지. 한 사장님이 투자하신대. 내가 유비쿼터스 기술과 접목한 전사적 자원 관리 시스템 사업을 제안 드렸거든. 마침 한 사장님도 한강 그룹에서 나오신 상태라서 투자할 곳을 찾고 계셨대. 그리고 너희들과 함께 일해 보라고 하셨어. 회사 이름은 '유비넷'이라고 지었어." 이렇게 해서 시무와 자로 그리고 기후는 다시 뭉쳐 일하게 되었다.



기후의 기획안을 따라서 유비이알피(Ubi-ERP)라는 시스템이 개발되었다. 기후의 뛰어난 기획과 한 사장의 극적인 홍보에 힘입어 국내 최초의 유비쿼터스 기술이 접목된 자원 관리 시스템이 기사화되었다. 그렇게 홍보가 이루어지면서 기업들이 시스템을 도입하고 싶다고 관심을 보여 왔다. 그래서 유비넷에서는 컨벤션 센터를 빌려 유비이알피에 대해 관심을 가진 회사들을 모아 한 번에 제안하기로 하였다. 기후 일행은 지난 실수를 반복하지 않기 위해 철저하게 청중과 시설 등을 분석하고 가장 적합한 자료를 작성하기로 계획을 세웠다. 자로는 화려한 슬라이드 자료를 제작하여 자신의 능력을 마음껏 보여주고 싶었다. 마침 회사를 찾아 온 피달 선배에게 슬라이드 자료의 초안을 보여주었다. 그러자 피달은 자로의 복잡한 슬라이드를 보며 슬라이드 제작의 원칙을 딱 한마디로 '간결함'이라고 말했다. "무엇보다 간결함이 중요해. 언젠가 내가 보여준 스티브 잡스의 프레젠테이션을 보았지? 슬라이드 하나에 기껏해야 한 줄이나 두 줄 정도의 문장만 들어가. 때로는 단 하나의 단어로만 되어 있기도 하고. 슬라이드는 그렇게 작성해야 하고, 부족한 부분은 발표자가 설명해야 하는 거야."



동영상보다 정지화상을 사용하라

프레젠테이션을 실시할 때 문자 위주의 유인물을 배포하기보다는 사진이나 그림 등으로 시각화된 자료를 보여 주며 설명하는 것이 좋다. 이것은 우리의 감각 기관 중에 시각이 83%의 정보를 처리하고, 움직이지 않는 그림을 보여줄 때 기억하기가 쉽기 때문이다.



PART 4. 프레젠테이션 예행



원고 중심으로 연습한다: 동모 그룹은 기후의 회사인 유비넷에서 최대의 잠재고객이었다. 만약 그 그룹에 납품만 된다면, 기후 회사의 신뢰도는 급속하게 올라갈 것이 틀림없었다. 게다가 그 그룹 계열사의 힘을 빌려 해외 진출도 가능해보였다. 하지만 계약이 거의 성사될 무렵, 갑자기 동모 그룹 기획실의 태도가 달라졌다. "일단은 공개경쟁을 해야 합니다." "예? 유비쿼터스를 적용한 제품은 저희 것밖에 없는 것으로 아는데요? 어떻게 공개경쟁이 될 수 있죠?" 기후는 자신의 귀를 의심하며 무례를 무릅쓰고 동모 그룹 기획 실장에게 물어보았다. 기획 실장은 묵묵부답이었다. 그러자 갑자기 기후에게 짚이는 것이 있었다. "혹시 공개경쟁에 참여할 업체들을 알 수 있겠습니까?" 기후의 질문에 처음에는 머뭇거리던 동모 그룹의 기획 실장이 무겁게 입을 열었다. "한강 에스디아이입니다. 한강 그룹 소속이죠. 거기 대표 이사가 나발포 씨인데, 그분이 자신들도 입찰에 참여하겠다고 직접 연락해왔습니다."

그렇게 말을 한 동모 그룹의 기획 실장은 못내 미안한 듯 한강 에스디아이의 사업 제안서를 보여주었다. 기후는 발포가 제안했다는 제안서를 보다가 하마터면 뒤로 넘어질 뻔 하였다. 그리고 기후의 입에서 뜨거운 입김이 말과 함께 쏟아져 나왔다. "이, 자식이." '그 녀석이 아버지의 힘으로 대표 이사까지 되었군. 지난번 우리 회사의 사업 제안 때 정보를 훔친 것이 틀림없어.' 국내 최초라고 생각했던 거의 모든 기능이 발포 회사의 제품에도 들어 있었다. 발포가 기후의 발표를 보고, 그것을 벤치마킹하여 조직력을 동원해 속성으로 제작한 것이 틀림없었다. 기후는 너무 자세히 발표를 하고 상세 기능까지 포함된 제안서를 여러 회사에 제출한 것에 대해서 후회를 했지만, 이미 엎질러진 물이었다.

며칠 뒤, 기후의 회사인 유비넷으로 동모 그룹의 기획실에서 보낸 이메일이 도착했다. 품질, 신용, 가격, 그리고 프레젠테이션 점수라는 네 가지 항목으로 평가한다는 내용이었다. 기후 일행은 조건을 하나하나 따져보았다. 품질에는 자신이 있었다. 문제는 이 품질을 어떻게 설득하느냐이다. 가격에서는