천하무적 신입사원

천하무적 신입사원

김윤정 지음

리빙북스 / 2008년 9월 / 302쪽 / 12,000원



억울해도 할 수 없다. 첫 인상이 중요하다



누군가를 처음 만나 첫인상이 결정지어지는 데 걸리는 시간은 불과 5초라고 한다. 첫 5초 동안 느낀 이미지가 평생 그 사람을 평가하는 기준으로 작용하는 것이다. 중요한 결정의 순간에 첫 5초 동안 상대를 사로잡지 못하면 평생 기회를 놓친다는 것이니, 새로운 사람과의 만남에 있어 5초는 곧 평생과 맞먹는 것이다. 이제 막 입사한 신입사원들, 전 직원에게 자신의 첫인상을 심어주어야 한다. 자, 어떻게 하면 강한 첫인상을 심어줄까?



좋은 첫인상 남기기의 출발은 자기소개이다. 자기소개 하는 것을 쑥스러워 하는 사람을 간혹 볼 수 있다. 그러나 커피 전문점에서 스스로 커피를 주문하듯, 자기소개도 셀프가 보기도 좋고 훨씬 더 인상에 남는다. 눈치만 보지 말고 웃으면서 자신 있는 목소리와 표정으로 자신을 소개하도록 한다. 자신을 소개할 때는 정확하고 간결한 어조로 재미있고 기억하기 쉽게 한다. 자기소개를 마치 하나의 광고라고 생각하고, 강하고 세련된 소개가 되도록 미리 몇 가지 유형을 준비하는 것이 좋다.



이 밖에 좋은 첫인상을 만드는 노하우는 다음과 같다. 첫째, 자신의 일을 최고로 여겨라. 자신의 일에 강한 자신감과 자부심을 가지면 그러한 이미지가 상대에게 전달돼서 당신을 존중하고 당신에 대한 느낌은 호감으로 인식될 것이다. 둘째, 나를 최고로 여겨라. 사람에게는 다른 사람들이 자신의 방식대로 스스로를 봐 주기를 바라는 경향이 있다. 자존감이 높은 사람은 타인에게 잘 보이려는 욕구가 더 강해서 타인에게 긍정적으로 자기를 표현하려는 동기를 더 많이 갖게 된다. 그러므로 좋은 첫인상을 만들기 위해서는 먼저 스스로에 대한 자존감을 높일 필요가 있다.



셋째, 웃는 표정을 지어라. 사람의 얼굴표정은 그 사람이 어떤 삶을 살아왔는지를 보여준다. 다른 사람과 눈이 마주치면 가장 편안하고 친근한 미소로 웃어라. 미소는 강력하고 긍정적인 에너지를 상대에게 전한다. 넷째, 이름을 불러줘라. 상대의 이름이나 직급을 알고 있다면 대화할 때 적극적으로 사용하고 모른다면 처음에 정중하게 물어보라. 이름이나 직급을 부름으로써 더욱 친밀감을 느낄 수 있을 것이다. 다섯째, 표정 있는 악수를 하라. 처음 보는 사람과 자연스럽게 스킨십을 할 수 있는 인사법이 악수다. 악수를 할 때는 상대의 눈을 보고 손은 약간 힘을 주면서 2, 3초간 유지한다. 악수를 통해 심리적인 거리를 좁히며, 다음에 만날 때 훨씬 가까워진 느낌이 들 것이다.



여섯째, 자신감 있는 이미지를 연출하라. 누구나 처음 하는 일과 낯선 상황에 접했을 때는 긴장하게 된다. 하지만 상대에게 굳이 자신이 긴장한 상태라는 것을 보여줄 필요는 없다. 오히려 그런 때일수록 더 당당하고 노련한 듯 무장할 필요가 있다. 일곱째, 상대에게 몰입하라. 많은 사람들은 첫 만남의 짧은 몇 분의 힘을 잘 알지 못한다. 그래서 누구를 만나더라도 늘 하던 대로 대한다. 하지만 상대방이 누구든 처음 사람을 만날 때는 하던 업무나 대화, 전화를 중단하고 완전히 집중해서 그의 말을 열심히 들을 필요가 있다. 첫인상은 본인이 원치 않는 모습을 노출시키지 않으면서 원하는 모습을 전략적으로 노출할 수 있어야 하는 것이다.

빠르면 빠를수록 좋다



신입사원의 퇴사 사유 중 절반 이상이 조직 및 직무 적응 실패라고 한다. 직장 생활 성공의 첫 번째 조건은 빠른 적응이라는 이야기다. 남보다 빨리 조직에 적응하기 위한 전략을 짚어 보자.



첫째, 직급과 이름을 빨리 외워라. "누가 나의 이름을 불러다오, 나도 그에게로 가서 그의 꽃이 되고 싶다." 김춘수의 <꽃>이라는 시의 한 대목이다. 조직에서의 호칭은 그 사람의 존재 이유를 대변한다. 입사 후 제일 먼저 해야 할 일은 해당 부서나 인근 부서의 주요 인물들의 직급과 이름을 외워두는 것이다. 그러면 직장생활이 보다 빨리 원활하게 돌아가는 것을 경험하게 될 것이다.



둘째, 직속상관 및 선배의 성향을 빨리 파악하라. 프로젝트를 같이 해 보거나, 회식자리를 활용하거나, 다른 동료나 선배에게 물어보는 방법을 통해 직속상관 및 선배의 성향을 빨리 파악할 수 있다. 셋째, 사내 문화에 목숨을 걸어라. 직장 문화를 빨리 제대로 파악하지 못하면 업무 외적으로 부딪히는 갈등요소가 많아진다. 사훈 및 경영원칙을 잘 지키고, 개인보다 회사 방침과 조직 활동을 우선하며, 출근시간, 회의시간, 고객과의 약속 시간 등을 반드시 지켜라. 그리고 나 자신에게는 다소 불리한 일이더라도 조직 전체를 위해 바람직한 결정이라면 믿고 따라야 한다.



넷째, 사내 부서 위치 및 구조를 빨리 익혀라. 신입사원이 주로 하는 일은 심부름이고, 이 심부름을 완수하는 시간과 평가는 비례한다. 어디에 무엇이 있는지 빨리 파악하는 사람이 회사에 대한 애정이 많다고 판단될 것이고, 심부름을 빨리 수행하는 사람이 문제해결 능력이 있다고 평가될 것이다.

다섯째, 각종 사무기기 사용법을 배워라. 외국계 회사에서 여성 최초란 말을 몰고 다니면서 마침내 임원이 된 이주희 씨. 대학 졸업 후 직장에서 그녀가 처음 맡은 업무는 복사였다. 그녀는 복사할 때 종이를 대는 면과 뚜껑을 약품과 걸레로 깨끗이 닦고 종이를 정확히 배치한 후 복사를 했다. 그러자 언제부터인가 사람들이 복사 서류만 보고도 그녀가 했다는 것을 알아보게 되었다. 어느 날 사장에게 보고할 서류를 복사하라는 명령을 받은 그녀는 퇴근 시간이 지나 복사를 하다가 복사기가 고장이 났다. 비상연락망을 뒤져 퇴근한 복사기 회사의 직원을 수소문해 새벽 3시 무렵 복사를 마칠 수 있었다. 이 일이 사장에게 알려졌고 사장은 복사를 그렇게 책임 있게 하는 직원이라면 무엇을 맡겨도 잘할 것이라며 그녀에게 가고 싶은 부서를 물어 배치해 주었으며 이것이 임원의 자리로 이어졌다.

마지막으로 실수는 빨리 인정한다. 실수는 신입사원의 특권이다. 조직이 낯설고, 업무가 생경스러운 신입사원이 실수 없이 매끄럽게 일을 처리하면 그것이 오히려 수상한 일이다. 실수에 대한 강박관념을 가질 필요는 없다. 신입사원 시절 많은 실수를 해 본 사람이 그렇지 않고 몸을 사린 사람보다 더 빨리, 더 많이 성장한다. 다만 실수를 통해 업무를 배우고 성장하기 위해서는 상사에게 혼날 때 효율적으로 대처할 수 있어야 한다. 상사의 말을 끝까지 침착하게 듣고 사과와 함께 정중한 지도를 요청하되, 노골적으로 불만을 표시하거나 말을 끊는 행위를 해서는 안 된다.



성공하는 사람은 실수를 인정하고 문제 해결에 최선을 다하는 반면, 그렇지 않는 사람들은 실수를 감추는 데 급급해 한다. 누구나 실수는 할 수 있다. 중요한 것은 그것을 인정하고 바로잡아 실패까지 가는 일을 막는 것이다. 실수를 절대 회피하지 말고 떳떳하게 정면으로 인정하라. 실수라는 거울을 통해 성공의 가능성을 보라.

효율적인 업무를 위한 노하우



첫째, 적는 만큼 성공한다. 불현듯 떠오르는 빛나는 아이디어는 순식간에 날아가 버린다. 너무나 강렬하고 선명해서 죽을 때까지 잊혀지지 않을 것 같지만, 과다한 업무와 인간관계 속에 치이다 보면 어느새 감쪽같이 잊어버리는 경험을 해 보았을 것이다. 때문에 아이디어는 떠오를 때마다 적어놓아야 한다. 메모는 순간적으로 떠오르는 느낌과 발상을 기록함으로써 일상생활과 업무의 진행을 도와준다. 실적을 높이기 위해, 일 처리의 효율성을 위해, 능력을 향상시키기 위해, 새로운 일을 기획하기 위해 등등 자신만의 구체적인 메모의 이유를 먼저 찾아보자.



둘째, 주간?월간 계획을 세워라. 미국의 한 연구소에서 예일대학 경영학석사 과정 졸업생 200명을 대상으로 목표관리에 대한 조사를 벌였다. 이 가운데 84%는 목표가 아예 없었고, 13%는 목표는 있으나 기록하지 않았고, 오직 3%만이 자신의 목표를 글로 써서 관리하고 있었다. 20년이 지난 후 그들의 자산을 조사했을 때 13%의 자산은 84%의 2배나 되었고, 3%의 자산은 13%의 10배에 달했다고 한다. 목표설정과 그를 이루기 위한 계획과 실천의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않다.

셋째, 공동 프로젝트 수행 노하우. 어떤 일이건 누구나 하고 싶은 역할이 있고, 아무도 하고 싶어하지 않는 일이 있다. 일단 내가 하고 싶은 일은 현실적으로 신입사원의 몫이 아니라고 생각해야 한다. 그런 일들은 쟁쟁한 선배에게 돌아가게 되어 있다. 공동프로젝트에서 신입사원에게 주어지는 일은 누구나 할 수 있는 일이거나, 누구도 하기 싫어하는 일밖에 없다. 그렇다면 효과적인 선택은 누구도 하기 싫어하는 일을 손을 들어 자청하는 것이다. 그리고 신나고 멋지게 해내는 것이다. 바로 그 순간 프로젝트의 성패에 관계없이, 당신은 이미 성공한 것이다.



넷째, 눈에 확 들어오는 보고서 쓰기. 좋은 집을 지으려면 우선 좋은 재료가 있어야 한다. 마찬가지로 훌륭한 보고서를 작성할 때에는 거기에 맞는 양질의 정보와 자료를 수집해야 한다. 발로 뛰어 자료를 수집하여 머리로 분석하고 정리한 후 컴퓨터 앞에 앉아야 한다. 보고서를 쓸 때는 최대한 압축해야 한다. 만약 한 장을 초과하는 경우에는 첨부서류 형식으로 작성해서 상사가 시간이 날 때 볼 수 있도록 하면 된다. 좋은 자료를 정리하고 기획했다면 보기 편하고 설득력 있는 문서로 꾸며 상사로 하여금 읽고 싶은 욕구가 일어나게 해야 한다. 아무리 잘된 보고서라도 읽히지 않으면 무용지물이다.

다섯째, 우수한 기획서 작성하기. 우수한 기획서는 다음과 같은 조건을 구비해야 한다. 기획을 실시할 책임자가 과제의식을 명백히 받아들이고 있다는 것이 드러나야 한다. 다음으로 읽거나 들었을 때 기획의 내용이 생생하고 선명하게 그려져야 한다. 그런 다음 과제를 해결하는 순서나 방식이 명확하고, 나아가 그 해결책의 기대효과가 알기 쉽게 설명되어야 한다. 마지막으로 다음의 행동 단계로 이어질 수 있어야 한다.



기획서를 객관적으로 평가할 때 기준이 되는 것은 도입부가 매력적이어서 페이지를 넘기고 싶은 생각을 갖게 한다는 것이다. 이는 배경이나 기획의 과정을 죽 늘어놓는 것이 아니라 결론을 바로 도입 부분에 놓는 것과 연결된다. 그러니 기획서를 만들기까지의 과정대로 기획서를 작성할 것이 아니라, 결론부터 거꾸로 작성해 나가는 것이 좋다. 먼저 결론을 제시하면 본문은 결론을 뒷받침하는 근거가 되기 때문에 보고받는 사람의 입장에서는 결론을 뒤로 미룬 채 배경과 과정을 나열하는 기획서를 받아들 때보다 본문에 더욱 더 관심을 갖게 된다.



여섯째, 지시는 기회다. 직장에서의 모든 업무는 지시나 명령, 그 결과에 대한 보고로 이루어진다. 특히 자신의 판단만으로 일을 진행시키기 어려운 신입사원에게는 상사의 지시와 명령을 의도에 맞게 수행하는 것이 매우 중요하므로 지시를 제대로 받는 요령이 필요하다. 지시를 받을 때는 요점을 간략히 메모하고, 불명확한 부분이나 의문 나는 부분이 있더라도 지시를 받는 도중에는 질문이나 의견을 내세우지 말고 지시를 끝까지 들은 뒤, 지시가 끝난 후에 확인한다. 특히 이름이나 명칭, 숫자는 하나하나 정확하게 확인하도록 한다. 두 건 이상의 지시를 함께 받았거나 한 가지 일이 끝나기 전에 다른 일을 지시받았을 때에는, 우선순위를 확인한 다음 추진하도록 한다. 결코 신입사원 마음대로 일의 우선순위를 정해서는 안 된다.



일곱째, 보고도 기술이다. 보고를 할 때는 먼저 결론부터 말해야 한다. 여러 프로젝트를 관리하는 상사는 늘 바쁜 와중에 보고를 받는 것이므로 보고를 할 때는 결론부터 말하는 습관을 들이도록 한다. 또한 보고를 할 때는 객관적 사실을 정확히 전달하는 것이 중요하다. 최대한 많은 정보를 제공한답시고 객관적 사실과 자신의 의견을 혼동해서 보고를 하면 안 된다. 신속?정확은 보고에서도 생명이다. 어떠한 보고도 시기를 놓치면 의미가 없으므로 보고는 최대한 빠르게 해야 한다. 특히 결과가 좋지 않은 보고는 더욱 더 지체 없이 해야 한다.



여덟째, 회의 시간에 톡톡 튀는 신입사원 되기. 직장에서의 회의는 업무의 방향을 설정하고, 그것을 수행하기 위한 방법을 모색하며 그 수행과정을 점검하는 데 의의가 있다. 따라서 내 생각이나 가치관과 차이가 난다 하더라도 일단은 다른 사람의 의견을 존중하는 것이 좋다. 눈총을 받는 독불장군이 되지 않으려면 우선 발언 내용이 반드시 주제와 관련이 있도록 해야 한다. 또 차례대로 발언을 하도록 되어 있는 경우에는 반드시 순서를 지켜야 한다. 빛나는 아이디어가 있더라도 상사나 선배를 제치고 이야기하지 않는다. 또, 누구나 알아들을 수 있도록 크고 정확하게 발언해야 하며 혼자서 너무 오랫동안 이야기하지 않는 것이 좋다.



아홉째 프레젠테이션 노하우. 프레젠테이션의 시대라고 할 만큼 요즘 직장인들에게는 프레젠테이션이 일반화되어 있다. 하지만 프레젠테이션은 말을 잘해야 하는 연설이 아니다. 자신이 원하는 대로 상대를 설득시키기 위한 과정이자 장치일 뿐이다. 정해진 시간 안에 얼마나 빠르고 효과적으로 적절한 메시지를 전달해 상대를 설득할 수 있느냐가 관건인 것이다. 프레젠테이션은 설득의 도구인 만큼, 최고의 프레젠테이션은 청중, 특히 프로젝트의 결정권자가 나의 의견에 공감, 감동하도록 하는 것이다. 그것은 달변도 현란한 파워포인트도 아닌 목표를 향한 나 자신의 의지와 창의성, 상상력에 달려 있다.

첫 번째 업무에 목숨을 걸어라



신입사원인 당신에게 처음 주어지는 일은 '굳이 내가 아니어도 될 일'이다. 이런저런 소소한 심부름이 주어지는 순간 실망이 시작된다. 그렇다고 상사에게 "나는 이런 일을 하기엔 고급 인력이니 수준에 맞는 프로젝트를 달라"고 할 수도 없다. 그렇다면 방법은 단 하나이다. 내가 아니어도 될 단순 심부름을 나밖에 할 수 없는 일로 만들어 버리는 것이다. 아무것도 아닌 일을 제대로 못하면 아무것도 아닌 사람이 된다. 하지만 아무것도 아닌 일도 내가 하면 대단한 일이 될 수 있도록 최선을 다하면 차이는 분명히 드러나게 마련이다. 신입사원이 첫 번째 업무에 목숨을 걸어야 할 이유이다.



1994년 스테이시 가델라라는 미국 여학생이 학교 부근 패밀리 레스토랑에서 접시 닦는 아르바이트를 시작했다. 그녀는 접시 하나하나를 물기 하나 없이 정성스레 닦아 놓는 등 자신의 업무에 남 다른 열정을 보였다. 곧 그녀는 지배인의 주목을 받았고, 대학 졸업 무렵 정식 입사 제안을 받았다. 그리고 입사 5년 만에 미국 외식업계 4위 아웃백 스테이크 하우스의 이사로 승진했다.



하찮게 보이는 업무가 당신의 능력을 손쉽게 보여주는 길이다. 대형 프로젝트를 통해 능력을 보여주려면 시간도 오래 걸리고 고난도 두뇌회전이 필요하기 때문이다. 당신이 일에 대해 얼마나 의욕을 가지고 있고, 일 처리를 위해 얼마나 최선을 다하고 있고, 그 결과 일을 어떻게 처리해 내는지를 단박에 보여줄 수 있는 것은 단순 업무다. 지금 내가 하고 있는 그 하찮은 일이 경력 쌓기의 출발점이라는 것을 잊어서는 안 된다.



캐리 쿠퍼 박사에 따르면 사람들은 직장에서 자신의 능력을 절반 정도만 발휘한다고 한다. 하루 4시간, 일주일에 20시간을 허비한다는 것이다. 이처럼 허비되는 시간을 줄이고 자신의 능력을 최대한 발휘하려면 다음과 같은 원칙을 실천할 필요가 있다. 첫째, 자신이 한 일을 모두 적는다. 사소한 일부터