영리하게 일하라

영리하게 일하라

척 마틴, 펙 도슨, 리처드 규어 지음

비전과리더십 / 2007년 12월 / 328쪽 / 13,000원

서문

신경과학자들이 두뇌의 특정 부위, 그중에서 주로 전두엽 부위에서 밝혀낸 두뇌작용 또는 인지기능을 실행능력이라고 한다. 이것의 특성은 업무를 실행할 수 있도록 도와주는 능력이다. 실행능력은 처리할 가치가 있는 일과 무시해도 될 일을 파악한 후, 어떤 정보에 초점을 맞추어야 할지를 결정하고, 자신의 행동을 자율적으로 관리할 수 있게 해 준다. 그리고 감정을 진정시키고 조절해 가면서 스스로의 행동을 돌아보고 수정하게도 한다. 또 한 가지 문제나 활동을 마친 후 다음 단계로 넘어가는 과정에서 당신의 반응을 미세한 부분까지 조정할 수 있게 해 준다. 사람마다 실행능력은 강한 실행능력과 약한 실행능력의 조합으로 이루어져 있으며 그 조합은 개인마다 차이가 있다.



실행능력 분석

실행능력은 총 12가지로 의사 결정 및 행동 규제에 중요한 역할을 감당한다. 이와 같은 12가지 실행능력의 강점과 약점에 대한 이해는 개인과 조직 전체에 커다란 영향을 미친다. 강한 면모를 보이는 실행능력이 그러한 강점을 발휘할 수 있는 직무, 업무, 팀과 결합한다면 성공적인 조합이 될 수 있다. 조직이 주체가 되어 이런 활동을 전개시킨다면 회사 전체적으로 긍정적인 효과가 많이 나타나게 될 것이다.



‧실행능력 1. 자제력(Self-Restraint): 이 실행능력은 말이나 행동에 앞서 먼저 충분히 사고하는 능력을 갖추고 있는가와 관련된 문제다. 충분한 상황정보를 바탕으로 의사결정을 하고 항상 심사숙고하여 논리적으로 접근하며, 순간적인 기분이나 충동에 휩쓸리지 않는 사람이라면 자제력에서 높은 점수를 받을 것이다.

‧실행능력 2. 작업기억력(Working Memory): 복잡한 업무를 실행하면서도 기억 속에 정보를 계속 유지하는 능력이다. 굳이 쇼핑 목록을 작성하지 않아도 마트에 가서 필요한 것을 모두 구입하는 사람이라면 작업기억력에서 높은 점수를 받을 것이다.

‧실행능력 3. 감정조절(Emotion Control): 목표 달성, 임무 완수, 행동 통제와 지시를 위해 감정을 조절할 줄 아는 능력이다. 감정조절에서 높은 점수가 나온 사람은 다른 데로 한눈을 파는 법이 거의 없고 업무 완수율도 높은 편이다.

‧실행능력 4. 집중력(Focus): 이 실행능력은 무언가를 끝까지 성실히 실행할 수 있는지를 알아보는 것으로 어떤 상황이나 업무에 정신을 계속 집중할 수 있는 능력이다. 집중력에서 높은 점수를 받는 사람은 현재의 업무를 계속 고수하는 것이 어렵지 않으며, 업무에 쉽게 몰두할 수 있고, 주의를 산만하게 하는 것을 차단한다.

‧실행능력 5. 업무착수 능력(Task Initiation): 이 실행능력은 꾸물거리지 않고 어떤 업무나 프로젝트를 곧바로 시작하는 능력이다. 무슨 일이든 내일로 미루지 않고 오늘 당장 시작해 버리는 사람이라면 업무착수 능력에서 높은 점수를 받을 것이다.

‧실행능력 6. 계획 및 우선순위 수립(Plan and Prioritization): 이 실행능력은 목적이나 목표를 달성하기 위해 로드맵을 개발하고 그 속에서 중요한 신호를 포착할 수 있는 능력이다. 이 실행능력에서 높은 점수를 받은 사람은 프로젝트 완수에 필요한 단계들을 목록으로 잘 정리하고, 일정이 빠듯한 프로젝트를 진행하는 경우 동료의 요청도 쉽게 물리친다.

‧실행능력 7. 체계화(Organization): 이 실행능력은 정해진 체계에 따라 관리 또는 배치하는 능력이다. 가지런히 정리정돈을 잘하고 세세한 부분에까지 신경을 쓰는 사람이라면 체계화에서 높은 점수를 받을 것이다.

‧실행능력 8: 시간관리(Time Management): 이 실행능력은 자신에게 주어진 시간을 파악하여 효과적으로 배분하고 정해진 시간 내에 업무를 완수하는 능력이다. 시간관리 실행능력에서 높은 점수를 받는 사람은 프로젝트 소요시간도 90퍼센트에 가까울 정도로 정확하게 예측하고 바쁜 하루 일과 속에서도 완수해야 할 업무들을 빈틈없이 진행시키며 대부분 마무리를 한다.

‧실행능력 9: 목표 수립 및 달성(Defining and Achieving goals): 이 실행능력은 목표를 정하고 이를 달성하기 위해 끝까지 노력하며 도중에 업무를 제쳐두거나 다른 데로 눈 돌리는 일 없이 계속 지속하는 능력이다. 이 실행능력의 점수가 높은 사람은 업무에 집중을 잘하고 임무 완수를 기대할 수 있으며 장기 목표를 충분히 달성할 수 있는 사람이다.

‧실행능력 10: 융통성(Flexibility): 이 실행능력은 난관, 장애물, 실수가 발생하거나 새로운 정보를 터득할 경우, 거기에 맞춰 즉각 계획을 변경할 수 있는 능력이다. 융통성에서 높은 점수를 받는 것은 그만큼 자립심과 적응력이 강하고 새로운 정보를 통합하는 능력이 뛰어나다는 것을 의미한다.

‧실행능력 11: 관찰력(Observation): 한발 물러나 자신이 처한 상황을 좀 더 종합적인 시각에서 조망하고 이해한 다음, 문제를 해결하는 방향으로 변화를 시도하는 능력을 뜻한다. 관찰력에서 높은 점수를 받는 사람은 스스로를 되돌아보고 전략적으로 사고하고 자신의 행동은 물론 팀과 업무진행과정을 객관적으로 살펴볼 수 있는 능력이 탁월한 사람이다.

‧실행능력 12: 스트레스 내구력(Stress Tolerance): 이 실행능력은 스트레스 상황을 극복하고 불확실성, 변화, 업무실행 요구에 적절히 대처할 수 있는 능력이다. 이 실행능력이 높은 사람은 모호한 상황을 잘 참고 견디며 위기상황에서도 감정적 동요를 겪지 않는다.



강점을 발휘하는 업무 vs 노력을 요하는 업무

노력을 요하는 업무란 한마디로 가장 취약한 실행능력에 의해 추진되는 업무다. 그러나 가장 현명한 방법은 자신의 강점을 최대한 발휘하려고 노력하는 것이다. 중요한 사실은 대부분의 사람은 실행능력 중에서 강점도 지니고 있고 취약점도 지니고 있다는 것이다. 뿐만 아니라 개인이 지니고 있는 실행능력은 서로 어울리는 조합으로 존재하는 경우도 있고 서로 상반되는 조합으로 존재하는 경우도 있다. 대부분 조합으로 존재하는 실행능력을 파악하고 업무와 관련해서 효율성을 높이는 방안을 마련해야 한다.



어울리는 실행능력

자연스럽게 조화를 이루는 실행능력 조합이 있는가 하면 반대로 서로 충돌하는 실행능력도 있다. 흔히 볼 수 있는 몇 가지 어울리는 조합을 소개하면 다음과 같다.

‧작업기억력과 집중력: 이 두 가지가 가장 강력한 실행능력이라면 당신은 아무리 정신없이 바빠도 자신의 기억력에 상당 부분 의존할 수 있는 사람이다. 피곤할 때조차도 중요한 업무에 여전히 정신을 집중할 수 있고, 개인적으로는 관심이 없는 중대한 프레젠테이션에도 계속 귀를 기울 수 있다. ‧관찰력과 목표 수립/달성: 당신의 최대 강점이 이 두 가지라면 자신을 자주 되돌아보고 과거의 행동을 검토한 후 향후 개선방안으로 활용하려고 하는 사람일 것이다. 문제에 부딪혀도 어떻게 해결해야 하는지 잘 파악하며 다른 사람들은 어떤 식으로 문제에 접근하는지 살펴볼 줄도 안다. 갈등 상황에서도 그런 상황을 유발한 부분을 쉽게 포착하며 스스로 정한 목표를 잘 달성하고 어떠한 방해물이 나타나도 관심을 갖지 않는다.

‧계획/우선순위 수립과 관찰력: 이 두 가지가 최대 강점이라면 당신은 아주 체계적이고 효율적이며 눈앞의 업무에 계속 정신을 집중할 수 있는 사람일 것이다. 프로젝트 완료로 이어지도록 단계별 조치들을 명확히 하고 목록으로 작성하는 능력도 뛰어나다. 또 중요한 것과 그렇지 않은 것을 잘 구분하며 대형 업무도 훌륭하게 수행한다.

‧자제력과 목표 수립/달성: 이 두 실행능력에 강점을 지닌 사람은 무슨 일이든 심사숙고한 후 논평을 한다. 충분한 정보를 바탕으로 의사결정을 내리고 그 과정도 아주 체계적이고 신중하다. 특히 중대한 의사결정을 내려야 할 경우에는 그런 경향이 더욱 강해진다. 절대 충동적으로 대응하지 않으며 상사가 아이디어를 제시해도 충분히 생각해 보기 전에는 섣불리 자신의 의견을 말하지 않는다. 목표를 수립하는 능력이 뛰어나고 한번 세운 목표는 아무리 시간이 오래 걸리고 문제가 많이 발생해도 끝까지 고수한다.



상반되는 실행능력

자연스럽게 짝을 이루는 실행능력이 있는가 하면 서로 반대되고 충돌하는 실행능력도 있다. 다음은 일반적으로 나타나는 몇 가지 상반되는 사례들이다.



‧융통성 vs 시간관리: 융통성은 뛰어난데 시간관리가 약한 사람은 상당히 독립적이고 상황에 잘 적응하는 경향이 있다. 업무 진행방향을 쉽게 전환할 수 있고 예기치 못한 일이 벌어지면 그 자리에서 계획을 수정한다. 그러나 시간관념은 약한 편이다. 회의를 제시간에 시작하는 법이 거의 없다. 하지만 자유로운 논의를 바탕으로 회의가 뜻밖에도 흥미로운 방향으로 급선회하는 경우도 있다. 그러나 융통성이 낮고 시간관리 능력이 높은 사람은 모든 일을 효율적으로 접근하고 전반적으로 시간을 잘 준수한다. 회의를 정시에 시작하는 반면 회의내용과 무관한 주제를 늘어놓는 사람을 보면 참지 못한다. ‧작업기억력 vs 체계화: 작업기억력이 강점이고 체계화가 약점인 사람은 회사에서 신뢰도가 높고 중요한 일을 잘 기억하는 사람으로 통할 것이다. 압박을 받는 상황에서도 사람의 이름과 날짜를 잘 기억하고 몇 주 전 회의에서 누가, 무엇을, 어떻게 하기로 했는지 모두 정확히 떠올릴 수 있다. 그러나 자료 및 정보 보관 능력의 부족으로 물건을 다른 곳에 잘못 두거나 잃어버릴 때가 많다. 반면에 작업기억력이 약하고 체계화가 뛰어난 사람은 정보 기억력은 떨어지지만 서류 같은 것을 쉽게 찾아낼 수 있는 훌륭한 시스템을 갖추고 있다. 때때로 약속한 일을 망각하기도 하지만 일단 수첩에 기입해 놓으면 절대 잊어버리지 않는다. 비록 작업기억력과 체계화가 일반적으로 상반되는 실행능력이긴 하지만 어떤 사람은 이 두 가지를 강점으로 활용하기도 하고 또 어떤 사람은 약점으로 만들기도 한다. ‧스트레스 내구력 vs 시간관리: 스트레스 내구력이 높고 시간관리 능력이 약한 사람은 스트레스 상황을 잘 이겨내고 불확실성과 변화도 꺼리지 않는다. 마감시한이 앞당겨져도 잘 대처하며 중요한 업무를 끝내기 위해 밤을 새우는 것도 마다하지 않는다. 스트레스에 대처하는 능력이 뛰어나기는 하지만 때로는 자신의 비효율성 때문에 오히려 스트레스를 유발하는 경우도 있다. 그러나 스트레스 내구력이 약하고 시간 관리에 강한 사람은 일정이나 계획 변경을 주저하는 경향이 있고 위기상황에서 정신적 스트레스를 겪는다. 하지만 아주 효율적으로 업무를 처리하고 마감시한도 철저히 엄수한다.

취약한 실행능력에 대처하기

자신이 강점을 지닌 실행능력을 적극 활용하는 것이 바람직하겠지만 가끔은 약점을 최소화하는 데 주력해야 할 때도 있다. 다시 말하면 취약한 실행능력에 대처하는 길을 모색하는 것이다.



약한 실행능력의 특징들

실행능력상 강점의 조합과 마찬가지로 약점에 대해서도 자세히 살펴볼 필요가 있다. 실행능력상 약점에 대처하기 위해서는 점수가 가장 낮았던 실행능력 두세 가지만 집중적으로 파고들어가야 한다. 그런 실행능력들은 언젠가 당신을 곤란하게 만들기 때문이다. 각 실행능력상 약점들의 전형적인 특징을 소개하면 다음과 같다.



‧자제력: 억제력이 낮고 말은 너무 성급하게 내뱉는다. 어떤 문제에 대한 자료를 대충 훑어본 후 고객에게 곧바로 전화를 걸고, 자신의 의견을 충분히 생각해 보지도 않은 채 상사의 의견에 곧장 응대한다.

‧작업기억력: 망각을 잘하고 업무를 완수할 때까지 누군가 옆에서 계속 상기시켜 주어야 한다. 무슨 일을 나중에 하겠다고 말해 놓고선 그때가 되면 새카맣게 잊어버린다.

‧감정조절: 감정적이고 비난에 민감하게 반응한다. 자신의 부서가 실행한 업무에 대해 비난을 들으면 화를 내고, 상사의 부정적인 논평 한마디에 온종일 우울해 한다.

‧집중력: 주어진 업무에 잘 집중하지 못하고 사무실 안의 잡담소리에 귀가 솔깃해지며 업무 중에도 다른 생각을 하고 있을 때가 많다.

‧업무착수능력: 무슨 일이든 자꾸 미루려고 하고 업무를 빨리 착수하려고 하지 않는다. 업무 지시를 받고도 더 많은 세부사항과 내용을 요구하며 다음 단계로 이행하지 않는다.

‧계획/우선순위 결정: 무슨 일을 어디서부터 시작해야 할지 그리고 무엇이 중요한지 잘 파악하지 못하고 계획을 잘 세우지 못한다.

‧체계화: 항상 모든 것이 뒤죽박죽이고 물건을 자주 잃어버린다. 물건을 수시로 잃어버리거나 다른 곳에 잘못 놓아둔다. 예정되어 있던 회의를 망각한 채 또 다른 회의를 한날한시에 잡아버린다. ‧시간관리: 비효율적으로 업무를 처리하고 시작 및 마감 시간을 잘 지키지 못한다. 회의 시작을 앞두고 관련 보고서를 끝내려고 급히 서두를 때가 많다.

‧목표 수립/달성: 진행 기간이 길어지면 업무에 집중하지 못하고 목표를 망각한다. 목표를 모호하게 잡는 경향이 있고 방해물이 나타나면 쉽게 포기해 버린다.

‧융통성: 변화 대처능력이 떨어지고 모호한 것을 잘 참지 못한다. 어떤 계획을 결정하고 나면 그것을 변경하거나 다른 대안을 고려하는 경우가 드물다.

‧관찰력: 전체적 상황은 물론 특정 행동에 담긴 의미를 잘 파악하지 못한다. 실패를 경험했음에도 전술 변화를 고려하지 않는다.

‧스트레스 내구력: 변화를 거부하고 위기상황이 닥치면 정신적으로 불안을 느끼고 불확실성을 잘 받아들이지 못한다. 앞으로의 상황을 예측할 수 있는 업무를 선호한다.



환경을 변화시켜라

가장 취약한 실행능력을 현저히 개선시킬 수는 없지만, 그러한 약점으로 인해 발생할 문제 상황에 변화를 가할 수는 있다. 주요 약점을 파악하고 나면 상황의 특정 부분을 조정할 수 있게 되므로 약점을 최소화할 수 있다. 약점으로 인해 발생되는 문제 상황에 효과적으로 변화를 기할 수 있다면 그런 문제들도 자연 줄어들게 될 것이다. 그렇다면 문제 상황에 효과적으로 변화를 기할 수 있는 방법은 무엇이 있는지 살펴보자.



‧신호를 만들어야 한다: 외부 환경을 변화시킬 수 있는 방법은 그것이 사람이 됐든 사물이 됐든 신호를 만드는 것이다. 예를 들어 작업기억 능력이 낮은 사람이라면 동료 가운데 해당 실행능력이 뛰어난 사람에게 특정 보고서의 마감 하루 전날 자신에게도 그것을 말해 달라고 부탁하는 것이다. ‧첨단기기를 활용한다: 컴퓨터나 PDA, 휴대폰 같은 기기에 당신의 일정을 입력해 두는 것이다. 작업기억 능력이 낮은 사람이라면 일정 같은 것들을 기록해 두면 나중에 필요할 때마다 꺼내 볼 수 있다. 눈에 잘 띄고 연관성 있는 곳에 메모를 붙여 놓는 방법도 있다. 만약 시간관리 능력이나 업무착수 능력이 낮은 사람이라면, 시간에 맞춰 회의나 행사장으로 향할 수 있도록, 또는 업무를 제시간에 착수할 수 있도록, 자명종을 맞춰 놓을 수도 있다. 또 체계화 능력이 약한 사람의 경우, 정보의 저장, 정리, 분류에 데이터베이스를 활용할 수도 있을 것이다.

‧목록을 만든다: 우리가 조사한 바에 따르면, 압도적 다수의 사람들이 날마다 할 일 목록을 만드는