세상에서 가장 쉬운 기획수업

기획은 설득이다



기획서는 설득서이다

설득은 아담(ADAM)의 법칙에 따르면 편리하다. ADAM에서 A는 Attention(주의), D는 Desire(욕구), A는 Acceptance(수용), M은 Memory(기억)를 의미한다. 다시 말해, 누군가를 설득하기 위해서는 자신이 주장하고 싶은 내용에 상대방이 '주의'를 기울이도록 하고, 거기에 대해 더 알고 싶다는 '욕구'를 불러일으켜야 한다. 다음으로 그 내용을 납득시켜 '수용'하게 하고, 마지막으로 받아들인 것을 상대방이 잊지 않도록 '기억'시켜야 한다. 기획서를 작성할 때 이 설득의 기본 순서를 정확히 기억해 두고, 반드시 그 순서에 유념하며 작성하길 바란다. 기획서는 무엇보다도 상대방을 설득시키기 위한 '설득서'라는 것을 항상 염두에 두어야 한다.



설득은 설득하는 사람, 채널, 메시지, 설득 받는 사람이라는 요소들로 구성된다. 우선 '설득하는 사람'은 상대방에게 신빙성을 심어 주어야 한다. 신빙성은 전문성과 신뢰성이라는 두 요소에서 나오는데 제안자가 그 문제의 전문가라는 인상을 심어 주고, 설득 받는 사람이 설득하는 사람에게 신뢰감을 갖도록 만드는 것이 중요하다. 다음으로 채널이란 전달을 위한 수단을 의미한다. 수단의 내용은 표현물과 표현 수단으로 나뉜다. 기획서 제안에서 표현물은 기획서 그 자체이고, 표현 수단은 기획서의 글이나 그림, 구두로 덧붙이는 설명을 의미한다. 표현 수단은 가능한 한 비주얼 자료를 이용하는 것이 효과적이다. 세 번째로 '메시지'란 전달할 내용과 방법이다. 내용을 명확히 드러내고 핵심을 전달하는 것은 당연히 중요하지만, 전달 방법에도 주의를 기울일 필요가 있다. 상대방을 칭찬할 경우에는 먼저 비평을 한 후에 칭찬하는 것이 현실적으로도 또 심리학적으로도 효과적이다. 그리고 기획서에서는 유리한 결론과 불리한 결론을 동시에 제시하는 것이 더 설득력을 높일 수 있다. 또 작은 것에서부터 점차 큰 쪽으로 설득해 나가는 쪽이 설득하기도 쉽고 효과적이다. 마지막으로 '설득 받는 사람'이다. 보통 상사나 거래처 혹은 고객이 여기에 해당하는데, 제안을 받는 사람의 지성이나 성격, 태도, 취미, 경력, 친구관계 등에 대한 사전 조사가 철저할수록 설득하기는 쉬워진다.



새롭고 정확한 정보가 생명이다

어느 영향력 있는 연구기관의 조사에 따르면 '기획자가 필요로 하는 정보의 50% 이상이 전체 정보의 5~10%에 집중되어 있다.'고 한다. 따라서 어떻게 하면 이러한 집중된 정보원(源)으로부터 도움이 되는 정보를 얻어낼 수 있는지에 관심을 기울어야 한다. 즉, 정보가 어디로 집중되는지 항상 파악해 두어야 한다. 이때 정보라고 하면 일반적으로 신문이나 잡지의 기사 등을 연상하게 된다. 그러나 그러한 것들은 취재를 하거나 들어서 얻은 2차 정보일 경우가 대부분이다. 중요한 것은 1차 정보이다. 1차 정보는 살아있는 정보이다. 기획에서의 1차 정보는 우선 의뢰자로부터 얻을 수 있다. 가능한 한 의뢰자로부터 많은 이야기를 듣고 자료를 얻어내야 한다. 그리고 관련 정보와 업계 정보 등 생생한 정보를 폭넓게 모아야 한다.



생생한 정보를 수집하기 위해서는 사고력과 감각, 체력 등 모든 것을 동원해야 한다. 이렇게 여러 정보를 바탕으로 정리하는 행위가 사고(思考)라 할 수 있다. 아울러 정보 수집에는 4고(四考)를 빼놓을 수 없는데, 4고에는 발, 귀, 마음, 손이 중요한 역할을 한다. 먼저 '발'. 직접 발로 뛰어 현장을 답사하고 관찰하는 것이 중요하다. '백문이 불여일견'. 둘째, '귀'. 사람들로부터 정보를 듣는 것으로서 이를 위하여 여러 분야의 사람들과 인간관계를 맺어라. 셋째, '마음'. 마음을 열고 중요한 정보를 알아차려야 한다. 이는 과제에 대해 늘 생각하고 문제의식을 지녀야 가능해진다. 느낌이 좋은 정보는 그 자리에서 감상 등을 적어 둔다. 마지막으로 '손'. 도움이 될 만한 정보를 꼼꼼하게 메모한다. 정보 수집에서 메모는 필수적이다.



기획은 발상이다



발산과 수렴

기획을 어떤 순서로 진행해야 할까? 포스트잇을 꺼내어 머릿속에 떠오르는 생각을 수시로 적어 볼 수도 있다. 그것들이 모이면 펼쳐 놓고 좋은 아이디어를 골라내어 거기에 대해 구체적으로 생각해 볼 수도 있다. 미국의 저명한 심리학자 길포드는 머리에 떠오르는 순서대로 메모하는 것을 '발산적 사고'라고 정의했으며, 그 중에서 좋은 아이디어를 골라내어 해결책까지 끌어내는 것을 '수렴적 사고'라고 이름 붙였다. 다시 말해 생각의 발산 과정과 수렴 과정을 각기 따로 실행하라는 말이다. 발산과 수렴을 동시에 진행한다면 기획 작업을 제대로 해낼 수 없다. 발산 사고와 수렴 사고를 반드시 나누어 진행하는 것은 전문가들 사이에서 기획의 기본으로 간주되고 있다.



길포드의 분류법은 기획 기법에 매우 유용하게 적용된다. 즉, 기획 기법을 발산 기법과 수렴 기법으로 나누는 것이다. 발산 기법이란 문제와 관련된 사실이나 아이디어를 생각해내는 방법을 말한다. 사실 단계와 발상 단계 모두 우선 발산 기법을 이용해 철저하게 사실과 아이디어를 끌어내는 것이 중요하다. 수렴 기법이란 문제에 관한 사실 또는 아이디어를 정리하는 방법을 말한다. 사실 단계와 발상 단계에서 발산 기법으로 이끌어 낸 사실과 아이디어를 간추려 정리할 때 수렴 기법을 이용하게 되는데, 이 단계에서는 철저하게 정리만을 생각해야 한다. 이처럼 기획에서는 발산 기법과 수렴 기법을 철저하게 나누어 처리해야 한다. 만약 그것을 동시에 진행한다면, 차를 운전할 때 브레이크와 엑셀을 한꺼번에 밟는 것과 같은 상황이 되어버린다.



발상의 룰

아이디어나 사실을 도출할 때 반드시 지켜야 할 기본 룰이 있다. 이는 개인이든 팀을 이뤄서 아이디어를 낼 때든 항상 기억해야 할 원칙이다. 첫째, 발상한 사실이나 아이디어에 대해 좋고 나쁨을 판단하지 않는다(판단금지). 둘째, 발상을 할 때에는 어처구니없는 발언을 해도 상관없다(자유분방). 셋째, 가능한 한 많은 아이디어를 내도록 애쓴다(대량발상). 다방면의 아이디어나 사실들을 다각적으로 모색한다(다각발상). 다섯째, 이미 나온 발상과 연결시키거나 발전시킬 수 있는지 고려한다(결합발전). 이러한 기본 룰을 전제한 후에, 아이디어를 내기 위하여 사용하는 대표적인 기법으로 브레인스토밍을 들 수 있다. 통상적으로 브레인스토밍의 참가인원은 5~8명이다. 참가자 전원은 서로의 얼굴이 보이는 위치에 자리를 잡고 앉는다. 가능한 한 구성원은 다양한 직종과 연령, 성별로 이루어지는 게 바람직하다. 리더는 진행자와 기록자의 역할을 동시에 수행한다. 모조지 등을 준비하여 주제와 번호를 나누어 주고, 구성원들에게서 나오는 모든 의견을 순서대로 기입해 나간다. 그리고 구성원들이 활발하게 아이디어를 내도록 발언을 유도한다.



포스트잇 발상

기획을 하려면 언제나 메모를 할 수 있어야 한다. 기획에 필요한 아이디어는 언제 어디서 얻게 될지 모르기 때문이다. 우리는 보통 노트나 카드에 메모를 하게 된다. 노트는 카드에 비해 보관하기는 편리하지만 일부를 발췌하여 활용하기기 힘들다. 카드식 메모는 활용 면에서 장점이 많다. 카드는 정보를 기록해 놓고 나중에 자유롭게 순서를 바꿀 수도 있다. 50장 정도 들어가는 전용 홀더에 2.5㎝ 7.5㎝의 포스트잇을 넣어 가지고 다니는 것도 한 방법이다. 어디선가 기획에 유용할 것 같은 정보나 기사를 발견하거나 아이디어가 떠오르면 홀더 안의 포스트잇에 기록을 하는 것이다. 그 후 기입한 내용이 비슷한 포스트잇을 골라 A4 용지에 정리하면서 붙인다. 이때 주의할 점은 그 내용이 사실이든 금방 떠오른 아이디어든 상관없이 '한 장의 포스트잇에는 한 가지의 내용'이 들어가야 한다는 것이다. 이렇게 하면 나중에 정리를 할 때 '이 포스트잇은 어떤 부류에 집어넣어야 하는가?'라는 고민이 사라진다.

블록방식

많은 양의 데이터를 단시간에 처리해야 할 때에는 '블록방식'을 생각해 볼 수 있다. 이것은 내용이 비슷한 카드(포스트잇)를 '한 뭉치'로 만들어 정리하는 방법이다. 여러 명이 참여해야 하지만, 분담하면 200장 정도의 포스트잇도 30분이면 정리할 수 있다. 먼저, 발상이 적힌 포스트잇을 참가자들에게 골고루 나눠주고, B4 용지 4~5매를 책상 위에 늘어놓는다. 그런 다음 각자 할당받은 포스트잇 중에서 비슷한 내용별로 나눠 모은다. 진행자의 오른쪽에 있는 사람이 내용별로 정리된 포스트잇 묶음 중에서 어느 한 분류의 포스트잇을 읽고 용지에 붙인다. 그러면 다른 참가자들은 그 묶음의 내용과 동일한 포스트잇이 있으면 읽고 꺼내 놓는다. 그 묶음을 가진 사람이 중심이 되어 항목 이름을 생각하고 다른 색깔의 포스트잇에 항목 이름을 적어서 용지의 맨 위에 붙인다. 이때 하나의 묶음은 포스트잇 10매 이내로 한다. 다음 참가자 역시 가지고 있던 묶음 중 하나를 소리내어 읽은 후, 같은 작업을 반복한다. 이러한 방식으로 모은 포스트잇을 정리하고, 정리가 되지 는 것은 기타 항목에 넣는다.



스토리방식

스토리방식은 기획서의 문장을 정리하고 실행 계획을 세우거나 프레젠테이션을 계획할 때 유용한 방법이다. 스토리방식은 포스트잇을 사용하여 간단한 문장을 만들기 위해 고안된 방식이다. 데이터의 흐름, 즉 스토리에 따라 정리하기 때문에 스토리방식이란 이름이 붙었다. 이는 포스트잇 브레인스토밍 또는 포스트잇 브레인라이팅에 따라 주제와 관련된 아이디어를 포스트잇에 기록하고 그것들을 스토리로 정리하는 방식이다. 스토리방식은 누구나 간단히 이용할 수 있는 방법이다. 개인이 활용할 수도 있고, 여러 명이 모여 의견을 교환하면서 실행할 수도 있다.



스토리방식에서는 먼저 주제에 관한 발상을 포스트잇에 기입한다. 그리고 발상을 기입한 포스트잇을 A4 용지에 배열한다. 그런 다음 B4 용지(정리시트)의 제일 윗부분에 주제를 기입한다. 그리고 B4 용지를 세로로 3등분하여 접는다. 접은 각 칸의 윗부분의 왼쪽에는 '주요 행동', 가운데에는 '내용과 사례', 오른쪽에는 '보충 및 상세 설명'이라고 연필로 기입한다. 그런 다음 자신의 왼쪽에는 정리용 B4 용지를 세로로 놓고, 오른쪽에는 발상 포스트잇을 붙인 A4 용지를 놓는다. 이제 B4 용지에 포스트잇을 배열하여 정리한다. 모든 포스트잇을 유심히 살펴보고 기획을 짜낸다. 이때 왼쪽에는 행동에 관한 포스트잇을 붙이고, 가운데에는 주요 행동별 내용 및 사례, 병행할 작업의 포스트잇을 불이고, 세부 행동 및 상세 설명, 보충 설명의 포스트잇은 오른쪽에 붙인다. 또 정리하면서 떠오른 아이디어는 추가 포스트잇을 만들어 붙인다. 이렇게 전체의 구상도가 만들어지면, 관련 기호를 기입한다. 흐름은 화살표( )를, 병행 작업은 이중선(=)을, 관련성을 표시할 때엔 실선(-)으로 기입한다.



기획은 모양새이다



작성포인트를 기억하라

드디어 기획서 작성 단계에 이르렀다. 지금까지의 모든 준비 작업이 이제 기획서에 집약되어야 한다. 기획서에는 기획자의 혼이 담겨야 한다. 기획서를 작성할 때에는 5가지 포인트를 기억해야 한다. 첫째, 형식이다. 기획서의 기본 포맷, 즉 형식을 만들어 두어야 한다. 형식을 만들어 두면 기입해야 할 항목을 빠트리는 위험을 막을 수 있다. 둘째, 요점이다. 이것은 기획서를 만드는 데 가장 중요한 것이다. 기획서를 통해 꼭 전달하고 싶은 내용, 그것을 알기 쉽게 표현하고 반복하여 전달하는 것이 무엇보다도 중요하다. 셋째, 욕구유발이다. 기획서는 상대방(의뢰자)에게 흥미를 유발하여 그 제안이 받아들여지도록 해야 한다. 그러기 위해서는 상대방을 납득시킬 만한 기획서가 되도록 욕구를 유발시켜야 한다. 넷째, 일관성이다. 기획서는 전체적인 흐름을 유지하면서 쓰는 것이 중요하다. 즉, 처음부터 끝까지 일관성이 있는 내용으로 이어가야 한다. 다섯째, 독창성이다. 기획서는 작성자가 독창적이고 개성 있는 생각을 가지고 창의적으로 만들었다는 인상을 주어야 한다.



가능한 한 짧게 줄여라

경영에 점점 가속도가 붙고 있는 요즘, 의사결정자는 새로운 기획서를 끊임없이 접하게 된다. 장황한 기획서를 느긋하게 읽고 있을 시간이 없을 정도로 바쁘게 돌아가고 있다. 그러므로 기획서는 세 장이면 충분하다고 할 수 있다. 주장하려는 요점을 종이 한 장으로 간략하게 표현할 수 있다면 더할 나위 없이 좋겠지만, 적어도 다섯 장 이내로 정리해야 할 필요가 있다. 더 자세한 설명이 필요하다면 첨부자료로 추가하면 된다. 기획서를 세 장으로 줄이기 위해서는 첫 장은 표지, 둘째 장에는 기획의 필요성과 기획의 전체 내용, 셋째 장에는 구체적인 계획을 쓴다. 한편 표지는 기획서의 얼굴이라고 할 수 있다. 표지에는 의뢰자명(회사명), 기획 제목, 제출일, 기획자 이름 등이 들어간다. 둘째 페이지는 기획의 필요성에 대해 주장하는 페이지가 된다. 우선 문제가 무엇인지를 확인하는 작업인데, 어째서 그러한 문제가 생겼는지 생각하고 배경을 파악하는 내용이 들어간다. 그리고 해결의 기본 방침과 전체 개요를 제시하고, 어떠한 방침과 방법으로 기획을 해 나갈 것인지 밝힌다. 마지막으로 세 번째 페이지에는 기획을 실제로 어떻게 실행할 것인가에 대한 구체적인 내용을 써 넣는다. 그리고 자세하고 구체적인 대책을 제시한다. 전체적인 방안과 각각의 구체적인 계획을 어떻게 실시할 것인지에 대해 스케줄, 예산 등을 생각해서 운영 계획을 제시한다. 이 페이지에는 과제에 따른 실행 장소, 사용 기재, 운영 조직, 운영자에 관한 내용까지도 써 넣는다. 관련자료는 별도로 첨부하고, 필요하다면 별지에 대안을 붙이는 방법도 있다.



포인트 1 - 형식을 갖춰라

기획서에 기재하는 항목에는 일정한 패턴이 있으므로 구성을 통일시켜야 한다. 우선 기획서의 크기이다. 간혹 B4 용지가 사용되기는 하지만, 대부분 A4 크기를 기본으로 한다. 기승전결을 지켜야 하며 도입부, 내용부, 결론부로 나누어 작성하면 논리적이고 간결한 느낌을 줄 수 있다. 먼저 기획서의 도입부는 전체 이미지를 쓰는 부분이다. 표지에서는 제목이 생명인데 내용이 수월하게 파악되도록 정해야 한다. 머리말 부분은 간결한 인사말 또는 기획의 경위 등에 대해 간단하게 적는다. 목차가 그 다음에 오는데, 대체적으로 목차는 표지 부분에 적는 경우가 많다. 요약은 기획서의 전체적인 개요가 되지만, 이때 전체적인 구상을 간결하게 표현한다. 내용부는 기획 내용을 상세하게 적어야 하는데 상대방을 설득시키는 데 가장 중요한 부분이다. 과제 확인 부분에는 주어진 과제에 대해 어떻게 파악했는지를 써 넣는다. 기획의 전제에는 이 기획의 필요성, 과제의 배경, 기획의 목적을 기술한다. 핵심 부분인 기획 구상에 대해서는 전체의 구상이나 기본 아이디어를 적고, 기획을 한눈에 알아볼 수 있도록 서술한다. 구체적 내용에는 각각의 구체적인 안을 기술하고, 운영 계획은 실행 계획, 실시 장소, 예산 사용 내역에 이르기까지 자세한 내용을 기입한다. 마지막으로 결론부인데, 기획한 내용에 누락이 없는지 확인하고 정리하는 부분이다. 재요약에서는 전체 내용을 간결하면서 인상적으로 정리해야 하는데, 간혹 생략하기도 한다. 대안 부분은 기본 안건 이외의 대안을 써 둔다. 이것은 그 제안이 수락되지 않았을 경우에 차선책으로 쓰기 위한 것이다. 마지막 관련 자료 부분은 관련 정보를 이용하여 상세한 참고자료 등을 첨부한다.



포인트 2 - 요점을 제시하라

어느 부분이 포인트인지 알 수 없는 기획서는 기획이라고도 할 수 없다. 기획의 생명은 강조 부분이다. 주장하는 바가 무엇인지 강하고 명확하게 제시해야만 한다. 한 가지만 강조하는 것이 기획서이다. 그럼에도 불구하고 많은 기획서들은 전달하고 싶은 내용이 너무 많다. 기획서를 쓸 때에는 반드시 엄선된 키워드를 사용해야 한다. 그러나 너무 많은 키워드를 사용하지는 마라. '만능가방'이 아니라 '파일