업무의 도구상자

1장 효율적이고 기분 좋게 일하는 '방법의 도구상자'



이집트에는 기원전 3000년경에 건축된 피라미드가 있다. 당시에는 트럭도 크레인도 없었는데, 어떻게 그처럼 거대한 돌을 운반하고 쌓아올렸을까? 나일강을 이용하면 된다. 나일강은 범람기가 되면 피라미드 바로 옆까지 흐르기 때문에, 먼저 배로 돌을 운반한 다음, 피라미드를 쌓을 곳에 통나무로 굴림대를 만들어 돌을 굴림대에 놓고 굴리기만 하면 된다. 이는 노동력만 있으면 가능한 일이다. 그렇다면 엄청난 수의 노예가 필요할까? 그렇지도 않다. 이집트에서는 범람기가 되면 농사를 지을 수 없기 때문에, 식량만 보장된다면 모두 피라미드를 세우는 데 협력한다. 이것이 바로 '방법'이다. 그리고 모든 일에는 일을 원활하게 진행할 수 있는 방법이 반드시 있는데, 그 방법만 발견하면, 당신도 피라미드를 세울 수 있다.



가장 먼저 해야 할 일! - 어떻게 하면 가장 우선시해야 하는 중요한 일을 실천할 수 있을까?여러분의 학창 시절을 떠올려 보라. 요령이 있는 수험생은 먼저 시험지를 전체적으로 쭉 훑어보고, 간단한 문제부터 풀어나간다. 비즈니스 역시 이와 마찬가지로 정해진 기한과 경쟁자가 존재한다. 따라서 전체를 살펴본 후, 무엇을 먼저 해야 하는지 알아내고, 가장 빠른 길을 찾아내야 성공할 수 있다. 예로 마쓰시타 전기의 창업자인 마쓰시타 고노스케가 "가장 크고 중요한 문제부터 도전해야 한다. 왜냐하면 그 문제만 풀면 나머지는 저절로 해결되기 때문이다"라고 한 말을 참고하기 바란다.



전략적 사고 - 모든 일을 '역산' 즉, 거꾸로 계산하면 그 방법이 보인다

전략이란 지도이며, 설계도이다. 우리는 등산할 때 등산로를 살펴보며 어느 길이 가장 오르기 쉬운지 등, 여러 가지 계획을 세운다. 한편 등산도구의 사용방법 등도 확인하는데, 이는 '전술'에 해당된다. 그런데 전술이 아무리 뛰어나도 최종목표를 염두에 둔 전략이 머릿속에 없으면 자신이 길을 잃었다는 사실조차 깨닫지 못한다. 참고로 전략적으로 사고하는 것은 어려운 일이 아니다. 다섯 가지 질문- ① 무엇을 하는가? ② 무엇을 하지 않는가? ③ 왜 하는가? ④ 왜 하지 않는가? ⑤ 자신의 자원을 어떻게 선택하여 어디에 집중할 것인가? -에 대답할 수 있으면, 문제해결 방법을 찾을 수 있다.

엘리베이터 프레젠테이션 - 하고 싶은 말은 모두 3줄로 정리하라

'엘리베이터 프레젠테이션'이라는 말을 들어본 적이 있는가? 미국 기업의 최고 경영자 가운데는 우리가 상상할 수 없을 정도로 바빠서 좀처럼 시간을 내기가 어려운 사람이 많다. 하지만 이 최고 경영자의 결정이 없으면 기획안이 통과되지 못하는 경우가 많다. 따라서 그토록 바쁜 사람에게 어떻게 자신의 생각을 말할 수 있느냐가 중요하다. 방법은 하나, 이 최고 경영자가 사무실에서 나갈 때 함께 엘리베이터를 타고 1층에 도착할 때까지 프레젠테이션을 마치면 된다. 참고로 미국의 레이건 대통령은 "모든 보고는 3줄 이하로 끝내라"라고 말했다고 한다. 이렇게 하지 않으면 최고의 위치에 있는 사람은 수많은 문제를 처리할 수 없다. 그리고 결론을 가장 먼저, 그것도 아주 짧게 말하면 좋다. 자신이 지금부터 해야 할 일, 일의 목적 등도 모두 같다. 늘 한 마디로 정리해두면 기회가 왔을 때 재빨리 말할 수 있다. 이 훈련만은 평소에도 꾸준히 해두자.



리버스 싱킹

리버스 싱킹(Reverse thinking)은 '역발상'을 의미하는 것으로 내가 만들어낸 말이다. 예로 실수를 했거나 자신의 뜻대로 일이 진행되지 않더라도 태도를 바꿔 '뭐, 이것도 나름대로 괜찮군' 하고 생각하면, 정말로 일이 잘 풀리는 경우가 있는데, 리버스 싱킹을 하면 언제나 최상의 기분으로 일을 할 수가 있다. 참고로 2002년 노벨화학상 수상자 다나카 고이치가 노벨상을 받은 발명도 원래는 시료를 실수로 엎지른 것이 원인이었는데, 이 또한 발상의 전환으로 위기를 기회로 만든 사례라 할 수 있다.

2장 항상 여유 있는 사람의 '시간의 도구상자'



틈새시간 활용법 - 10분을 활용하면 어떤 일이든 할 수 있다

시간을 내 편으로 만들려면 어떻게 해야 할까? 나는 "10분을 최대한 활용하라"라고 대답하겠다. 사실 우리는 10분이란 시간 동안 꽤 많은 일을 할 수 있다. NHK에서 하는 영어강좌도 도입부분을 빼면 정확하게 10분이다. 게다가 10분 정도의 틈새시간은 하루에 얼마든지 낼 수 있다.



곧바로 일을 시작하는 기술 - 빨리 끝내려면 빨리 시작하라

매출이나 성과와는 별도로, 업무에는 정확함, 예의, 속도와 같은 평가가치가 뒤따른다. 그런데 상사가 부하직원을 평가할 때 이 가운데 무엇을 가장 먼저 볼까? 그것은 바로 '속도'이다. 그러므로 한 시간이라도 좋으니 빨리 완성하도록 하라. 만약 부족한 부분이 있더라도 빨리 완성하면, 금세 다시 고칠 수 있으므로, 최종적으로 완벽하게 일을 해낼 수 있다. 그런데 일을 빨리 끝내려면 어떻게 해야 할까? 답은 간단하다. 일을 빨리 시작하면 된다. 그러나 이를 실천하기란 말처럼 쉽지 않다. 사실 누구나 일을 시작하기 전에는 꾸물거리기 마련이라서 좀처럼 빨리 본궤도에 오르지 못한다. 하지만 일을 바로 시작할 수 없는 이유를 나열해 보고, '그렇지 않다'는 사실을 확인해 가면, 몸도 저절로 빨리 움직일 수 있을 것이다.



코어 타임 활용법 - 가장 집중력이 높은 시간을 충분히 활용한다

사람에게는 뇌가 가장 활발하게 움직이는 시간인 '코어 타임(Core Time)'이 있다. 이 코어 타임은 개인의 생활습관에 따라 결정되는 심리적인 부분과 생물학적으로 결정되는 부분으로 나뉘는데, 전자는 사람에 따라 다르지만 후자는 정확하게 정해져 있다. 그것이 바로 오전 7시다. 그 이유는 몸과 마음을 활성화시키는 호르몬으로 아드레날린과 코르티코이드가 있는데, 이 두 가지 호르몬의 분비량이 절정을 이루는 시간이 오전 7시이기 때문이다. 만약 도저히 아침 일찍 일어나지 못하는 사람이라면 7시 다음으로 가장 좋은 시간대가 오전 11시부터 오후 3시까지이지만, 여기에는 문제가 있다. 뇌는 음식을 먹으면 포도당을 공급 받아 1시간 정도 후에 절정을 맞이하고 그 후부터는 조금씩 떨어진다. 즉, 7시라면 6시에 아침식사를 하면 되지만, 11시일 때는 10시에, 3시일 때는 2시에 밥을 먹어야 하는데, 자유업에 종사하는 사람은 괜찮지만, 회사원에게는 불가능한 일이다.



숙면을 취해 잠을 줄이는 법 - 자는 습관을 바꾸면 인생은 2배로 길어진다

일본의 저명한 의학박사는 "인간에게 최적의 수면시간이란 없다. 수면시간은 개인에 따라 다를 뿐이다"라고 말했다고 한다. 즉, 의학적으로는 건강을 위해 잠을 오래 자야 할 필요가 없다는 말이다. 오히려 수면시간이 3 ~ 4시간으로 습관이 되면 몸과 머리가 더욱 활발해진다고 한다. 그뿐 아니라 단면법의 권위자인 후지모토 겐코에 따르면, 잠을 줄이면 다음의 장점이 있다고 한다. 첫째, 인생이 2배로 길어져 색다른 세계를 즐길 수 있다. 둘째, 성격이 적극적으로 변해 작은 일에 끙끙대며 고민하지 않는다. 셋째, 머리 회전이 빨라져서 정확한 판단력이 생긴다. 넷째, 동작과 행동이 민첩해지고 기운이 넘친다. 다섯째, 심리적 갈등이 감소하여 신속하게 결정하고 곧바로 실행에 옮길 수 있다.

3장 수집과 정리의 달인이 되는 '정보의 도구상자'



정보를 많이 수집하는 것뿐만 아니라, 수집한 정보를 활용하는 것도 중요한데 비결은 다음과 같다.

6하원칙 - 정보수집의 기본은 '듣기'부터

여러분은 가장 가치 있는 정보수집 수단이 무엇이라고 생각하는가? 나의 경우, 책을 기획할 때 가장 많이 참고하는 부분은 편집자나 여러 정보를 통해 귀로 들어온 정보, 즉 '사람의 입'이다. 물론 그냥 가볍게 물어보는 정도로는 심도 있는 정보를 수집하지 못한다. 반드시 6하원칙(Open Question) 즉 '5W1H'로 질문해야 한다.



메모의 기술 - 달인은 이런 부분에 주의하여 메모한다!

정보를 수집할 때 가장 중요한 행위는 바로 메모다. 그런데 메모를 할 때는 '무엇을 하기 위해 메모하는가?'를 명확히 해야 한다. 예로 〈메멘토〉라는 영화에서 아내를 살해한 범인을 쫓는 주인공은 누군가에게 얻어맞아 뇌에 손상을 입어 단기 기억상실증에 걸린다. 그래서 모든 사실을 메모하고 중요한 사항은 문신까지 해서 몸에 남긴다. 하지만 가장 중요한 '목적'을 적지 않았다. 그래서 메모한 내용은 점점 잘못된 결론을 향해 치닫고, 결국은 비극적인 결말을 맞이하고 만다. 즉, 메모하는 행위보다 더욱 중요한 것은 그것을 나중에 어떻게 활용하느냐이다.



책을 이용하는 기술 - 정보의 바다에서 어떻게 보물을 찾아낼까?

다른 사람의 입에서 나온 '살아 있는 정보' 이외에 정보가 응축된 최고의 도구는 다름 아닌 책이다. 그렇다면 어떤 식으로 책을 읽어야 할까? 참고로 나의 경우 첫째, 포스트잇을 활용하고, 둘째, 인용부분은 컴퓨터에 저장하며, 셋째, 제3의 가치(책을 보며 떠오른 내 생각)는 대형 포스트잇에 생각날 때마다 메모해 둔다. 넷째, 그 메모들을 컴퓨터 옆에 붙여두고, 다섯째, 주제, 제목, 핵심단어별로 찾기 쉽게 정리한다. 여기서 중요한 것은 '제3의 가치'인데, 이런 자료를 많이 찾아낼 수 있는 책이 바로 가치 있는 책이라 할 수 있다.



헤드라인 체크법 - 신문, 잡지는 이 방법으로 본다

신문이나 잡지는 읽는 것이 아니라 보는 것이다. 적어도 나는 그렇게 생각한다. 이때 헤드라인, 즉 머리기사가 도움이 된다. 특히 신문은 알아보기가 쉽다. 활자의 크기에 따라 중요도, 긴박성을 알 수 있도록 각 신문사에서 판단하여 싣기 때문이다. 또한 기사에 할애된 지면 수를 통해서도 그 기사의 중요도를 알 수 있다. 헤드라인 체크는 잡지에도 응용할 수 있으며, 실제로 책에도 적용할 수 있다.

PDA & 카메라폰 - 디지털 도구를 자유자재로 활용할 수 있어야 한다

나는 메모수첩을 사용하지 않는다. 그렇다면 일정관리는 어떻게 하는지 궁금하지 않은가? 내 비장의 도구는 PDA인데, 그 용도는 일정 관리, 외부에서 이메일 확인, 제목과 주제 관리 등이다. 아울러 나는 휴대전화 카메라를 손님을 접대할 가게 정보를 저장하는 데 자주 활용하는데, 마음에 드는 술집 등의 간판을 함께 찍어 두면 데이터베이스로 관리할 수 있다. 그 외에도 열차 시간표를 카메라폰에 담아 저장하는 등 활용도는 얼마든지 다양하다.

4장 가장 '좋은 생각'을 낳는 '발상의 도구상자'



우리가 신체를 움직이면 뇌의 모든 기능이 활발하게 가동하기 시작하는데, 이제부터 소개할 '생각의 도구'도 이와 비슷한 원리다. 즉 여기에 나오는 모든 도구는 머릿속에 들어 있는 여러 정보를 쭉 늘어놓고, 위에서 바라보거나, 뒤섞어놓고 이리저리 바꿔보거나 혹은 다른 모양으로 만들어 보면서, 의도적으로 뇌에 새로운 자극을 주기 위한 수단이다. 참고로 실제로 기발한 발상을 하는 사람 가운데 책상 앞에 앉아서 머리를 파묻고 있는 유형은 그리 많지 않다고 한다. 모두 자신의 생각을 어떤 형태로든지 끄집어내어, 끊임없이 다른 방법으로 재조합한다는 것이다.



자유연상법 - 오직 '할 수 있다'는 긍정적인 생각으로 끝까지 밀어붙인다

연상이란 하나의 생각에서 사고의 가치를 뻗어, 한계까지 생각의 폭을 넓혀가는 방법이다. 여기에서 명심해야 할 점은 절대로 부정하지 않고, 논리적으로 생각하지 않는다이다.



NM-T법 - 연상을 유형화한 다양한 용도의 기획술

NM-T는 앞에서 소개한 자유연상법을 체계화한 아이디어 창출법인데, ① 핵심 키워드(본질을 나타내는 핵심 키워드에 관해 생각함), ② 유추(핵심 키워드에 대해 '예를 들면 무엇처럼?'을 생각함), ③ 배경(유추 연상에 따라 '그곳에서 어떤 일이 일어날지?'를 상상함), ④ 새로운 사고(배경에서 떠오른 장면을 새롭게 조합함) ⑤평가(각 자료를 카드로 만들어 정리해 봄)의 순서를 밟는다.



만다라트 - 새로운 생각이 자꾸 떠오르는 신기한 '마법의 상자'

'자유로운 발상을 틀 속에 가두고 싶지는 않지만, 나중에 깔끔하게 정리할 수 있었으면 좋겠다'라는 소망을 이루어주는 마법의 상자가 바로 만다라트(MandalArt)다. 마법의 상자라고는 하지만 방법은 무척 단순하다. 큰 정사각형을 3 X 3으로, 즉 9개의 칸으로 나눈 후, 정방형 중앙에 목적의 주제를 써넣는다. 그런 다음 그 주제에서 떠오르는 8개의 단서를 생각해 내어 8개의 빈 칸에 적어 넣는다. 이제 8칸을 다 메웠으면 이 내용을 검토하여 더 전개할 수 있을 것 같은 단서 하나를 고른다. 그리고 이번에는 이 단서를 중심에 놓고 다시 8칸을 채워 나간다. 이렇게 8개의 만다라트를 계속 만들어 나가면 되는데, 새로운 발상을 계속함으로써 자신의 생각을 정리하는 발상법이다.



마인드맵 - 우뇌와 좌뇌의 능력을 모두 사용하는 놀라운 방법

마인드맵은 생각의 가지를 뻗어나게 함으로써 상상력과 기억력을 향상시켜 준다는 특징이 있는데, 방법은 중심 주제에서 먼저 10개 정도의 키워드로 굵은 가지를 만들고, 이 가지에서 방사선 형태로 머리에서 떠오르는 단어들을 써나가면 된다. 참고로 마인드맵은 시각적일수록 좋다. 즉 그림이나 사진을 사용하거나, 색을 넣으면 뇌의 능력은 더욱 크게 발휘된다.



브레인스토밍 - '문주의 지혜!' 폭풍을 불러오는 발상법

현실적으로 한 사람의 머릿속에서 사고를 비약시키기는 쉽지 않다. 그래서 현대 비즈니스 현장에서 가장 요긴하게 사용되는 회의방법이 브레인스토밍(brainstorming)인데, 이 회의방법의 기본원칙은 회의에 참석한 전원이 자유롭게 의견을 내고, 어떤 발상이나 발언을 해도 좋다는 것이다.



보이스레코더 - 순간적으로 번뜩이는 아이디어를 절대로 놓치지 않기 위한 필수품

잠들기 전에 심사숙고해야 할 문제를 검토하면 눈 뜨자마자 아이디어가 떠오를 때가 있는데, 이 말은 과학적으로도 완전히 틀린 말은 아니다. 왜냐하면 사람의 뇌가 가장 활발하게 깨어 있는 단계를 '알파 상태'라고 하는데, 흔히 잠자리에 들어 숙면에 빠지기 전까지의 단계와 숙면에서 깨어날 때까지의 단계가 이 상태에 해당하기 때문이다. 그런데 침대에서 눈을 뜬 순간, 또는 이동하는 동안에 번뜩 떠오르는 아이디어를 놓치지 않기 위해 반드시 필요한 도구가 바로 보이스 레코더다.



5장 문제점을 정확하게 짚어주는 '지혜의 도구상자'



아마 많은 사람들이 현재 자신의 모습에 대해 고민하고 있을 것이다. 그렇다고 어떻게 해야 할지 몰라 계속 시행착오만 거듭한다면 문제를 해결할 수 없다. 그렇다면 어떻게 해야 할까? 일단 본질로 돌아가 근본적인 문제를 생각해볼 필요가 있다. 기업도 마찬가지다. 나는 컨설턴트로서 가끔 경영자와 상담하는데, 그들 대부분은 "무능한 직원밖에 없어서 문제랍니다." 혹은 "어디 좋은 인재가 없을까요?"라는 불평들을 한다. 하지만 부하 직원이 문제가 아니다. 이렇게 말하는 바로 그 사람이 문제다. 아무튼 문제의 본질을 정확하게 파악해야 한다. 그렇지 않으면 문제는 절대 해결되지 않는다.



6가지 질문력! - 벽에 부딪히면 이 6가지 질문을 던져본다

문제를 발견하는 기본은'질문'이다. 그런데 단지 '왜(WHY)'라고 묻는 정도로는 문제의 본질을 찾아낼 수 없다. 왜냐하면 문제를 발견하고 해결하려면 '어떻게(HOW)'가 도출되어야 하기 때문이다. 그래서 나는 다음 여섯 가지의 질문을 사용하곤 한다. 첫째, 그렇게 되는 이유는 무엇인가?(논리적 질문) 둘