타임 전략

제1장 왜 우리는 늘 시간관리에 실패하는가



우리는 곧잘 "시간이 부족해서"라는 핑계를 대곤 한다. 하지만 그것은 웃기는 소리다. 시간이 부족하긴 뭐가 부족한가. 남들에게도 똑같이 하루 24시간, 분으로 환산하면 1,440분만이 주어져 있을 뿐이다. 그런데 왜 유독 당신은 자주 "시간이 부족해서"라는 핑계를 대는 걸까? 그것은 시간 자체가 부족해서가 아니라 시간을 관리하는 기술이 부족하기 때문이다. 사실 알고 보면 '시간관리'는 그리 새로운 문제가 아니다. 1972년에 이 책의 초판을 찍을 무렵에도 시간 관리에 대한 정보는 이미 차고 넘칠 정도였다. 지금까지 이토록 치열하게 시간과 싸워왔건만, 우리는 아직까지도 시간을 갉아먹는 수많은 함정에서 빠져나오지 못하고 있다. 시간 관리에 관한 넘쳐날 만큼 많은 정보와 획기적인 신종 도구들을 갖고도 우리는 여전히 시간관리 문제로 신음하면서, "나는 왜 이렇게 늘 시간이 없는 거야."라며 투덜댄다. 왜 그럴까? 대답은 간단하면서도 복잡하다. 그것은 인간이 갖고 있는 본성 때문이다.

시간과 관련된 대부분 문제들의 근본 원인은 인간이 지닌 몇 가지 보편적 성향에서 찾아볼 수 있다. 실질적으로 말해서 시간관리의 모든 규칙은 인간의 모든 본성과 상충된다고 해도 과언이 아니다. 게다가 이를 알면서도 개선하지 못하는 것 또한 인간의 본성 때문이다. 타인을 즐겁게 해주려는 욕구, 무례함에 대한 두려움, 새로운 도전에 대한 두려움, 궁금증, 불안, 자기 과신, 타인에 대한 질투, 야심, 완벽주의. 이러한 모든 것들이 인간의 본성이며, 우리가 시간을 효율적이면서도 현명하게 쓰려고 할 때 치명적인 방해물로 다가온다. 만약 당신이 시간관리를 제대로 하고 싶다면 이처럼 강력한 방해물들에 대해 이해하고 스스로의 행동을 조절하는 법을 배워야 한다. 이러한 방해물들을 완전히 없애버릴 수는 없지만 적어도 통제하는 것은 가능하다. 사람들이 이러한 통제를 제대로 하지 못한 것이 지난 20년간 수많은 정보와 도구를 접해왔음에도 불구하고 여전히 시간 관리의 중요한 문제들을 해결하지 못하고 있는 결정적인 원인이다.



시간관리에서 가장 큰 문제는 시간과 관련된 대부분의 문제들이 바로 자기 자신에게서 비롯된다는 점을 인정하지 못한다는 것이다. 이 역시 인간의 본성과 관련이 있는데, 누구나 자신의 약점을 공개적으로 드러내기보다는 다른 사람에게서 문제의 원인을 찾으려는 경향이 있기 때문이다. 사람들은 자신이 겪은 시간의 문제들을 언급하면서 자신의 힘으로는 어쩔 수 없는 불가항력이었다고 말하기 일쑤다. 아니면 갑작스러운 전화나 불청객, 불필요한 회의나 서류 업무, 혹은 컴퓨터의 고장 등과 같이 충분히 예측이 가능하고 얼마든지 피할 수 있었던 일들을 변명거리로 둘러댈 때도 많다. 그러나 시간을 낭비하게 만드는 주요 원인들 대부분은 자기 자신에게 있다.



사람들이 시간관리에 실패하는 두 번째 이유는 오래된 습관들 때문이다. 시간관리에 대한 여러 가지 훌륭한 정보와 지식, 정교한 교육 프로그램과 첨단의 도구들이 맥을 추지 못하는 이유는 바로 사람들의 몸에 밴, 시간을 낭비하게 만드는 오래된 습관들 때문이다. 아무리 뛰어난 시간관리 기술도 자신의 습관 자체를 바꾸지 않는 한 아무런 효과도 발휘할 수 없는 것이다. 시간을 좀더 효율적으로 사용하고 싶다면, 혹은 시간을 낭비하게 만드는 문제들을 개선하고 싶다면, 자신의 오래된 습관을 객관적으로 바라보고 바꾸기 위한 노력을 해야 한다. 습관이란 건 정말로 무섭다. 자신이 어떤 식으로 어떤 일을 하는지에 대해 합리적으로 설명할 수 있는 사람은 그리 많지 않다. 그저 아무 생각 없이 습관적으로 그렇게 해온 경우가 대부분이다.



사람들이 성공적으로 시간관리를 하지 못하는 세 번째 이유는 시간관리 자체의 난해함 때문이다. 시간관리의 과정은 많은 것들이 서로 복잡하게 얽혀 있기 때문에 어떤 경우에는 어디서부터 손을 대야 할지 모를 정도로 복잡하다. 자신이 처한 상황을 정리하면서 시간 낭비 요인이 무엇인지 분명하게 파악하는 일은 다소 벅찬 일일 수 있다. 시간에 대한 잘못된 습관들을 개선하기 위한 과정에 착수하기도 전에 이처럼 복잡한 문제들 때문에 미리 좌절할 수도 있다. 그렇다고 포기해서는 안 된다. 다행스럽게도 서로 복잡하게 얽혀 있는 문제들의 해결책이라는 게 의외로 간단할 때가 많다. 필자의 경험에 의하면 대부분의 사람들이 자신의 문제를 개선하기 위한 행동 계획을 세우고 지속적으로 실행에 옮김으로써 긍정적인 결과를 얻었다.



시간관리를 어렵게 하는 문제점 중 네 번째 이유는 대부분의 사람들이 시간관리가 무엇이며, 그것이 어떤 효과를 가져오는지에 대해 잘못된 인식을 갖고 있다는 점이다.

- 나는 약속을 표시해둔 달력과 해야 할 일에 대한 목록만으로 충분하다 : 대부분 사람들은 해야 할 일에 대한 목록을 정리하는 것만으로 자신이 시간을 잘 관리하고 있다는 착각에 빠진다. 하지만 해야 할 일의 목록 자체는 시간을 줄여주지 못한다.

- 시간관리는 자유를 구속한다 : 진정한 자유는 절제로부터 나온다. 갑자기 일주일 동안 휴양지에 있는 친구 집에서 머물 수 있는 기회가 생겨서 이틀 내에 출발해야 한다고 가정해보자. 이때 당신은 업무 일정을 조정해서 휴가를 떠날 수 있을 것인가? 평소에 시간을 잘 관리해왔다면 가능할 것이고, 아니라면 그 반대일 것이다. 결국 자유는 스스로를 통제함으로써 얻을 수 있는 것이다.



시간관리에 대한 생각만큼 오해가 많은 것도 없을 것이다. 시간은 관리될 수 없다는 오해가 그 중 대표적이다. 시간이 최소한 다른 자원처럼 관리될 수 없다고 생각하는 것이다. 비즈니스는 자본, 물질, 인력, 정보, 시간이라는 5가지 자원을 현명하게 관리하는 문제와 관련되어 있다. 처음 4가지는 여러 가지 방법으로 관리가 가능하다. 그러나 보이지 않는 자원인 시간은 유한하기 때문에 그러한 자원들과는 다르다. 시간은 양이 정해져 있기 때문에 무엇을 하든 그것을 더 얻을 방법이 없다. 따라서 시간을 관리한다는 개념은 잘못된 것일 수도 있다. 엄격하게 말하면 우리는 시간을 관리할 수 없기 때문이다. 시간에 맞춰 우리 자신을 관리할 수 있을 뿐이다. 다시 말해 우리는 시간의 양을 통제할 수는 없고, 시간을 사용하는 방법을 통제할 수 있을 뿐이다. 즉 우리가 시간을 쓸지 안 쓸지를 결정할 수는 없고, 다만 시간의 사용 방법만을 통제할 수 있다. 시간을 낭비하면 시간은 사라져버린다. 그리고 사라진 시간은 영원히 되돌아오지 않는다.



제2장 왜 우리는 시간관리를 해야 하는가



우리는 생활에 지친 부모님과 밀린 업무에 치여 있는 동료들, 그리고 만성피로에 시달리는 친구들에 둘러싸여 있다. 당신과 당신 주위에 있는 모든 사람이 시간의 부족 때문에 힘들어하고 있다. 안타까운 점은 시간의 부족 때문에 허덕이는 많은 사람들이 시간 관리의 중요성과 그 핵심을 인식하지 못하고 있다는 것이다. 효과적인 시간관리 기술 덕분에 하루에 한두 시간 정도를 절약할 수 있다고 치자. 진짜 중요한 문제는 시간의 절약 그 자체가 아니라 그렇게 절약한 시간을 갖고 과연 무엇을 할 수 있는가에 있다. 또 다른 프로젝트에 집중할 것인가, 아니면 다른 일을 하면서 또 정신없이 분주해질 것인가? 우리가 시간관리를 해야 하는 진정한 이유는 시간의 통제가 아니라 시간을 제대로 활용함으로써 삶의 여러 가지 문제를 개선하는 데 있다. 시간관리를 해야 하는 4가지 이유를 살펴보면서 우리는 시간을 잘 사용함으로써 삶이 윤택해진다는 데에 시간관리의 진정한 가치가 있음을 알게 될 것이다.

1) 시간을 관리하면 스트레스도 관리된다

모든 생각과 행동에는 시간이 필요하다. 그리고 시간을 필요로 하는 모든 생각과 행동은 시간을 낭비할 소지를 갖고 있다. 어떤 일을 하는 데 예상했던 것보다 더 많은 시간이 걸렸다면 그건 시간을 낭비한 것이다. 또한 낭비한 시간 때문에 그날 오후에 해야 할 다른 일에 필요한 시간이 부족해진다면 갑자기 엄청난 스트레스를 받게 된다. 따라서 모든 시간 낭비 요인은 잠재적인 스트레스 유발 요인이라 할 수 있다. 스트레스를 관리하기 위한 여러 가지 방법 중에 시간을 효율적으로 관리하는 방법만큼 효과가 큰 것도 없다. 따라서 시간관리는 좀 더 고차원적인 스트레스 관리법인 셈이다. 물론 스트레스를 완전히 없앤다는 건 불가능하다. 그리고 모든 스트레스의 원인이 시간과 관련되어 있는 것도 아니다. 그러나 스트레스를 유발시키는 요인들 가운데 상당수는 시간과 관련이 있으며, 그러한 요인은 시간을 잘 관리함으로써 얼마든지 치유가 가능하다.



2) 시간을 관리하면 일중독에서 벗어날 수 있다

어떤 이유로든 단순히 장시간 일하는 것과 일중독에 빠진 것의 차이점은, 일중독은 알코올중독이나 마약중독 혹은 도박이나 다른 중독처럼 그 행위가 강박적이라는 데 있다. 일중독자들은 말 그대로 일에 중독되어 있는 것이다. 그들은 반드시 바빠야 하고 엄청난 서류 더미에 파묻혀 살아야 한다. 결과가 회사에 도움이 될지는 별로 고려하지 않은 채 너무도 일상적이고 소모적이기까지 한 일에 목숨을 건다. 사람들이 일중독에 빠지는 이유는 실로 다양하다. 일중독자가 되지 않으려면 삶의 다양한 면들을 균형 있게 이루고자 하는 목표를 세우고, 이 목표를 달성하기 위해 시간을 효율적으로 잘 사용하는 방법을 배우는 것이다. 시간은 우리에게 문제를 인식할 수 있는 단서와 함께 해결책의 열쇠를 제공해준다. 모든 일중독자들은 장시간 일을 하는데, 시간을 관리하다보면 자연스럽게 자신이 일중독자라는 사실을 깨닫게 되고, 또한 무엇이 문제인지도 알게 된다. 그리고 일중독에서 벗어나려는 시도 역시 시간을 잘 관리하는 법을 통해서 이루어지게 된다.



3) 시간을 관리하면 생산성을 높일 수 있다

산업심리학 분야에서는 오래전부터 조직의 관리자들이 그들에게 주어진 시간 중 30퍼센트만을 효율적으로 사용하고 있다는 주장이 제기돼왔다. 다양한 비즈니스 현장을 경험한 필자는 이 주장에 전적으로 동감한다. 많은 사람들이 실제로 사무실에서 보내는 시간 중 3분의 1에 해당하는 시간에만 효율적으로 일하기 때문이다. 물론 모든 사람이 주어진 시간을 100퍼센트 활용해서 일해주리라고 기대하는 것은 무리다. 그러나 사람들이 가진 시간의 3분의 2만 제대로 일한다면 아웃풋을 지금보다 즉각 2배로 늘리는 게 가능하다. 다시 말하면 이틀에 할 일을 하루면 끝낼 수 있다는 것이다! 만일 시간관리를 좀더 잘하기 위해 필요한 충분한 노력을 기울인다면 누구나 하루에 2시간을 더 확보할 수 있고, 이것을 1년 단위로 환산하면 3개월의 근무시간을 추가로 갖게 되는 것과 같다. 만일 팀의 구성원들 모두가 1년에 15개월간 일하는 효과를 얻을 수 있다면 그 결과가 어떠할지 상상해보라.



4) 시간을 관리하면 목표를 달성할 수 있다

인간은 원래 어떤 일이든 그것을 성취하고자 하는 구체적인 목표를 정하지 않으면 어영부영 시간을 허비하는 경향이 있다. 반면에 몇 가지 목표를 세워놓으면, 그 목표를 달성하기 위해서 해야 할 일들에 집중하면서 엄청나게 많은 일들을 이룰 수 있다. 즉 목표를 가짐으로써 우선순위를 알게 되고, 우선순위를 알게 되면 좀더 집중할 수가 있게 된다. 매일 부족한 시간 때문에 허덕이는 사람들 중에는 명확한 목표가 없는 경우가 많다. 목표를 갖고 있지 않다는 것은 시간에 대해 문제의식을 느끼지 않는다는 의미도 된다. 목표가 없으면 시간의 부족함도 느끼지 못하는 것이다. 결국 목표를 성취하기 위해서는 시간이 필요하고, 시간관리와 관련된 중요한 걸 얻기 위해서는 목표가 필요하다. 목표의 설정과 시간관리의 관계는 성공적인 시간관리를 위한 매우 중요한 요인으로서 아무리 강조해도 지나침이 없다.



앞에서 시간관리를 잘하면 하루에 2시간 정도를 아낄 수 있다고 했다. 그렇다면 이쯤에서 이런 질문을 던져보자. "그 2시간을 어디에 사용할 것인가?" 이러한 질문을 던지는 것은 시간관리를 통해 얻은 여유시간을 어떻게 활용할지에 대해 미리 계획을 세워놓지 않으면 그 여유시간은 아무런 의미가 없기 때문이다. 시간관리의 진정한 의미는 '몇 시간을 절약했는가'가 아니라 그 시간을 갖고 '무엇을 성취했는가'에 있는 것이다. 앞에서 이야기 했듯이, 우리가 시간관리 기술을 배워야 하는 이유는 삶을 더욱 풍요롭게 가꾸는 것과 관련이 있다. 주어진 시간을 효율적으로 활용하는 법을 배우게 되면 가족과 더 많은 시간을 보낼 수 있고, 스트레스를 덜 받고, 개인적인 생산성을 높이고, 더욱 성공적으로 목표를 달성할 수 있게 된다. 다른 한편으로 시간을 관리한다는 것은 다른 사람이 아닌 바로 '나 자신'의 문제에 정면으로 맞선다는 것을 의미한다. 그렇기 때문에 내 몸에 밴 오래된 습관들을 없애거나 변화시키는 어려운 작업이 필요하다. 이것은 쉬운 일은 아니지만 그만한 노력을 들일 가치가 있다. 그만큼 얻는 게 많기 때문이다.



제3장 효율적인 시간관리를 위한 일일 계획의 수립



일일 계획을 수립하는 것은 시간관리라는 퍼즐에서 가장 중요한 하나의 조각이다. 일일 계획의 수립은 다음과 같은 절차를 밟는 게 좋다.

1. 장기적인 목표와 그와 관련된 단기 목표를 세운다.

2. 장기적인 중요도와 단기적인 긴급함을 기준으로 장단기 목표사이에 우선순위를 정한다.

3. 자신의 신체 리듬을 파악하고 컨디션이 가장 좋은 때를 기준으로 '이상적인 하루'를 설계한다.4. 목표, 우선순위, 이상적인 하루라는 3가지 기본 원칙에 기초해서 하루의 계획을 세우고 이를 종이에 적는다.



이처럼 시간을 좀더 잘 관리하려면 구체적인 계획을 글로 적어놓는 것이 중요하다. 계획을 세워두지 않으면 다른 사람들에게 휘둘리며 시간을 허비하게 된다. 반대로 계획이 있으면 자신이 현재 어디에 있고, 또 앞으로 어디로 가야 할지를 항상 파악할 수 있기 때문에 그때그때 발생하는 새로운 일들을 언제 어떻게 처리해야 할지 알게 된다. 또한 자신의 시간이 다른 사람에 의해 좌우되는 일도 일어나지 않는다.



목표를 세우는 게 왜 이처럼 어려울까? 그것은 실패에 대한 두려움 때문이다. "목표를 세우면 최선을 다해야 하는데 만일 실패하면 어떻게 하지?"라는 생각이 드는 것이다. 또 목표를 어떻게 성취해야 할지 몰라 느끼는 불확실함이나 잘 모르는 것에 대한 두려움, 위험에 대한 걱정 등이 문제일 수도 있다. 이런 것들은 우리 모두가 매우 흔하게 느끼는 감정이다. 그러나 그러한 감정 때문에 좌절해서는 안 된다. 시간을 효율적으로 사용하기 위해 시간관리를 방해하는 본성들을 잘 억제해야 하는 것처럼 이러한 감정들도 잘 조절할 수 있어야 한다. 개인적, 직업적으로 인생에서 이루고자 하는 중요한 것들에 대한 목표를 세웠다고 해서 손해를 보지는 않는다. 오히려 목표를 세우지 못하면 더 많은 손해를 볼 수 있다. 따라서 성공할지, 아니면 표류할지 스스로 결정할 수 있다. 목표를 갖는 것만으로 삶은 크게 달라질 수 있기 때문이다.



목표 설정 작업은 장기적이면서도 구체적인 목표를 설정하는 데서 시작한다. "5년 내에 내 사업을 하겠다."라는 목표처럼 말이다. 그런 다음 미래로부터 현재로 거슬러 올라와서 그 시간 동안에 뭘 할지 신중하게 생각하면서 단기적인 목표들을 잡아나가야 한다. 다시 말하면 큰 목표를 정한 다음 그 목표를 좀더 구체적이면서도 실행이 가능한 목표들로 쪼개나가는 게 필요하다는 뜻이다. 이런 식의 충고는 누구나 한번쯤 들어봤을 것이다. 중요한 목표는 다소 원대하면서도 거리가 좀 떨어져 있는 목표일 수 있다. 반면 단기적 목표는 좀더 실현 가능한 목표일 수 있다. 따라서 이처럼 단기적인 목표를 성취하는 데는 별다른 두려움이 느껴지지 않는다. 뒤집어 말하면 이는 결국 더 큰 목표 달성에 성공할