월·화에 일을 끝내라

월-화에 일을 끝내라

오카쓰 후미히토 지음/고정아 옮김

국일미디어/2004년 1월/182쪽/10,000원



1. 월요일과 화요일에만 열심히 하면 된다

좀처럼 의욕이 생기지 않는 시대

요즘 대부분의 직장인들은 ‘도저히 일할 마음이 안 든다니까.’라고 생각하고 있을 것이다. 장기간 계속되는 불황에 많은 기업에서는 구조조정이 단행되고 있으며 세계적으로도 경제위기가 우려되는 상황이다. 사실 이런 시대에 의욕을 가지라는 것이 무리한 얘기일지도 모른다. 그러므로 당신이 혹시라도 ‘솔직히 좀처럼 일할 힘이 생기지 않는다니까.’라고 느끼고 있더라도 조금도 부끄러운 일이 아니다. 하지만 그런 생각이 좀 더 자주 들면 문제가 심각해질 수도 있다. 일요일 저녁이 되면 ‘어휴! 내일 또 일을 해야 하는군.‘ 하고 우울해하는 사람이 있다. 한 조사에 따르면 우울증에 걸린 직장인들이 최근 들어 급증하고 있다고 한다. 사실 직장인이라면 누구나 일시적인 우울 증세를 경험해 본 적이 있을 것이다. 일년 365일 내내 의욕으로 가득 차 있는 사람은 세상 어디에도 없다. 또한 구조조정과 노동시간의 단축이 진행된 결과, 산더미처럼 쌓인 업무량 때문에 ’몸이 열이라도 부족하다‘며 한탄하는 사람도 많다. 예전처럼 마이페이스로 일하다가는 업무를 제대로 처리하지 못하는 상황이 벌어지고 만다. IT 기기의 발달로 과거에 비해 생활에 여유가 생길 법도 한데 현실은 여전히 바쁘기만 하다. 모두가 일에 치여 시간에 쫓기고 있다. 의욕을 부추기는 일이라면 누구든 할 수 있다. 문제는 의욕이 사라졌을 때, 힘이 없어졌을 때 구체적으로 그것을 어떻게 해결하고 어떻게 극복해 나갈 것인가 하는 점이다.

‘천천히 시간을 들이는 타입’의 업무 스타일

나는 업무 상 편집자나 일반기업의 홍보담당, 영업담당, 관리담당 등 많은 사람들을 접하고 있으며, 중소기업 경영자들과의 교류도 빈번하다. 그들이 일하는 방법을 살펴보면 크게 두 가지 타입으로 나눌 수 있다. ‘천천히 시간을 들이는 타입’과 ‘마지막에 피치를 올리는 타입’이다. 먼저 ‘천천히 시간을 들이는 타입’에는 비교적 나이 든 사람들이 많다. 20대였던 나에게 일을 가르쳐 주었던 카피라이터 S씨도 전형적인 ‘천천히 시간을 들이는 타입’이었다. 성과가 납득이 갈 때까지 한 가지 일에 시간을 듬뿍 들였다. 또한 하나의 일을 하면서 다른 일과 겹치는 일은 절대로 없었다. 그래서 급히 해야 하는 일은 기본적으로 받지 않았다. 당시 S씨의 수입이 어느 정도였는지는 모르지만 주머니 사정이 넉넉하지는 않았을 것이다. 이런 사람은 다른 직업에서도 의외로 많다. 즉 꼼꼼하게 계획을 세워 차분히 일을 시작하는 타입이다. 물론 본래 일이란 그렇게 해야 하고 그래야만 자신의 실력을 충분히 발휘할 수 있다. 하지만 스피드에 가치를 두는 요즘 같은 시대에 ‘천천히 시간을 들이는 타입’은 자칫 주변으로부터 업무처리가 늦다는 평가를 받기 쉽다. 그리고 사람에 따라서는 집중력을 지속시키지 못해 결과적으로 충분한 성과를 올리지 못하는 경우도 있다.

‘마지막에 피치를 올리는 타입’의 업무 스타일

또 하나는 ‘마지막에 피치를 올리는 타입’이다. 그들은 마감이 가까워질 때까지 일에 손을 대지 않거나 질질 끌다가 마감 직전이 되어서야 맹렬하게 집중력을 발휘하여 단번에 일을 해치운다. 보통 젊은 사람들에게서 흔히 볼 수 있는 방법이다. 또한 작가나 글쓰는 사람을 보면 이 타입이 압도적으로 많다. 내 친구 중 한 작가는 “쓰기 전에 머리 속으로 여러 가지 생각을 정리하고 있다니까.” 라며 변명을 하는데 사실은 그저 게으름뱅이일 뿐이다. ‘마지막에 피치를 올리는 타입’이라도 일이 순조롭게 진행된다면 문제는 전혀 없다. 하지만 이 방법의 최대 약점은 예기치 않은 사고에 약하다는 것이다. 막상 막판에 전력 질주하여 일을 하려고 했을 때 어떤 사고라도 발생하게 되면 작업은 중단되고 일은 크게 늦어지고 만다. 마감 직전에 부랴부랴 작업을 하려고 하는데 “공교롭게도 컴퓨터가 고장이 나서……“ 라는 변명도 통하지 않는다. 그렇다면 어떻게 하면 좋을까? 아이들 중에는 여름방학이 시작되자마자 숙제를 얼른 해치우고 그 후에 맘껏 노는 아이가 있다. 이 방법을 어른들도 활용할 수 있지 않을까? 여기서 힌트를 얻어 생각해 낸 방법이 바로 ’스타트대시 업무기술‘이다.

‘스타트대시 업무기술’의 권유

나는 내 업무 사이클을 월요일에서 금요일까지의 한 주간으로 정하고 스타트 시점인 월요일과 화요일에 모든 집중력을 쏟아 붓는 방법을 고안해 냈다. 더욱이 한 주가 시작되는 처음 이틀 동안에 일주일간의 일을 모두 끝낼 수 있는 방법은 없을까 하고 생각했다. 수요일에는 월요일과 화요일의 보완 작업을 하고, 목요일과 금요일에는 오리지널 기획입안이나 장기적인 업무계획을 짜는 데 시간을 할애한다. 이렇게 하면 예기치 않았던 일이 생기더라도 얼마든지 대응할 수 있으며, ‘마지막에 피치를 올리는 타입’처럼 서두를 필요도 없다. 무엇보다 시간을 효율적으로 사용할 수 있어 정신건강 면에서도 좋을 듯했다. 일 년 365일 쉬지 않고 열심히 일만 하라면 죽을 맛이겠지만 한 주가 시작되는 처음 이틀 동안만 열심히 하라면 어떻게든 할 수 있을 것 같지 않은가? 나는 이 방법을 ‘스타트대시 업무기술’이라고 이름 붙였다. 두 말할 필요도 없겠지만 100퍼센트 계획대로 이루어질 것이라고 생각해서는 안 된다. 고객의 요청으로 수요일에 급한 일이 들어와 금요일에 끝내야 하는 경우가 생길 수도 있다. 내 경우는 단행본 한 권을 집필하게 되면 연일 상당한 집중력이 요구된다. 월요일, 화요일을 따질 수 없는 것은 물론 토요일, 일요일조차 없을 때도 많다. 하지만 그런 일은 예외적인 경우로 생각하고 어디까지나 기본적으로는 ‘스타트대시 업무기술’의 패턴을 실행한다는 인식을 가진다면, 일에 리듬이 생겨 정신적으로도 편해질 수 있다. 이것은 실제로 내가 경험한 것이기 때문에 단언할 수 있다.



2. 실천! 스타트대시 업무기술

일요일 밤에 계획을 짜자

월요일 아침이 되어서, ‘자, 무슨 일부터 시작할까?’하고 한가하게 생각해서는 월요일을 효과적으로 사용할 수가 없다. 월요일 아침 일찍부터 ‘좋아! 이제 시작’이라는 기분으로 전력을 다해서 일하기 위해서는 미리 일요일 밤에 스케줄을 짜 두는 것이 바람직하다. 일주일 동안의 일을 어떻게 하면 월요일과 화요일 이틀 동안에 해치울 수 있을까? 그 방법을 생각해 보자. 어떤가? 이렇게 생각하면 하기 싫은 일도 즐거운 일로 바뀌지 않을까. 조용한 장소(서재 등)에서 책상 위에 백지를 펼쳐 놓고 내일부터의 스케줄을 짜 보자. 나는 이 작업은 왠지 컴퓨터보다는 아날로그 쪽이 적합하다고 생각한다. 또한 일요일부터 이런 작업을 해야 한다는 것이 아무래도 싫은 사람은 월요일 아침 일찍 일어나서 하면 된다.

할 일을 모두 적어 보자 - 먼저 지금 당장 해야 할 일이나 작업을 모두 적어 보자. 떠오르는 대로 모두 적어 보는 것이다. 다음 주부터 새롭게 시작하는 일이나 지난주에 하려다가 못한 일도 추가한다. 일의 크기는 상관없다. 아무리 사소한 일이라도 일단 적어 보자. 그것이 중요하다.

급한 순서로 열거하라 - 일단 할 일을 모두 적었다면 이번에는 급한 순서대로 열거해 본다. 다음 날인 월요일 안에 반드시 처리하고 싶은 일, 처리해야 하는 일은 스케줄 안에 넣어 두어야 한다. 게다가 그 외의 일도 월요일에 가급적 끝낼 수 있도록 월요일 스케줄 안에 끼워 넣는다.

월요일 오전 중에는 전화업무를 중심으로

월요일 오전 중에는 사내 연락업무, 외부(단골 거래처 등) 전화연락, 상사나 동료와의 미팅 등을 하는 것이 가장 효율적이다. 특히 일반 기업의 경우, 직장인들이 자리에 있을 확률이 가장 높은 시간대는 월요일 오전이라고 한다. 이 시간대라면 상대방이 자리를 비워 약속을 다시 잡아야 하는 경우는 드물다. 전화, 업무보고, 미팅 등은 가급적 오전 일정에 끼워 넣자.

단골거래처를 방문하라 - 영업처럼 외부에 나가는 일이 주된 업무인 사람들은 월요일 오전 중에 중요도가 높은 단골 거래처를 중심으로 방문하는 것이 좋다. 내 친구 S는 모 중견 광고대리점에서 영업사원으로 일하고 있다. 그는 매주 월요일 오전 중에 반드시 가장 큰 거래처인 N사를 방문한다. 용건이 있거나 없거나 정기적으로 방문하다 보면 여러 가지 정보를 얻을 수 있다고 한다. “뭐니뭐니 해도 월요일 오전이 최고라니까. 담당자가 자리에 있을 확률이 높거든.”이라며 그 역시 이 방법의 효율성을 주장한다. 거래처 담당자도 “언제부터인가 월요일 오전에 S씨 얼굴을 보지 않으면 일주일이 시작되지 않는 것 같다니까요.”라고 말한다고 한다.

살기가 느껴질 정도의 집중력을 발휘하라 - 월요일을 보내는 방법은 어떤 의미에서 단순 명쾌하다. 자신이 작성한 스케줄을 그저 묵묵히 해내기만 하면 된다. 최대한 집중력을 높여 눈앞에 쌓여 있는 해야 할 일에 진지하게 매달리면 된다. 단, 어설픈 집중력 가지고는 안 된다. 주위 사람들이 살기를 느낄 정도의 집중력으로 맹렬히 일해야 한다. 30분마다 시간별 스케줄 표를 만들어 끝난 일은 펜으로 지워 가는 방법을 추천한다. 그렇게 하면 왠지 기분이 좋아지기 때문이다.

월요일 오후부터 저녁까지는 가장 중요한 사항을 처리하라

월요일 점심은 아침에 미리 사 둔 샌드위치나 도시락을 자기 자리에 앉아 먹으면서 일할 정도로 의욕적이어야 한다. 매일 그런 식으로 일하다 보면 주위로부터 “저 친구 일 중독 아냐?”, “융통성이 없어도 어느 정도라야지!”, “어디 이상한 거 아냐?”라는 말을 들을지도 모른다. 하지만 매주 월요일만, 또는 월요일과 화요일에만 그렇게 한다면 이러쿵저러쿵 쓸데없는 말은 듣지 않게 될 것이다. 물론 점심시간에 휴식을 꼭 취해야 한다는 사람은 그렇게 해도 좋다. 각자가 일하는 방법이나 시간의 사용방법에 따라 집중력을 가장 오래 지속시킬 수 있는 방법을 선택하면 된다.

월요일 밤에는 화요일 이후의 일정을 조정하라

최근 들어 야근을 제한하는 기업이 증가하고 있다. 직원들도 야근을 하겠다고 나서지는 않는 추세다. 하지만 이 ‘스타트대시 업무기술’에서는 월요일만은(또는 화요일에도) 기꺼이 야근할 것을 권한다. 그것이 비록 수당 없는 서비스 차원의 야근이라고 해도 말이다. 물론 회사나 업무내용에 따라 그것은 무리라고 생각하는 사람도 적지 않을 것이다. 그런 경우에는 지금까지와 마찬가지로 실행 가능한 범위 내에서 자기 나름의 방법을 세워 나가길 바란다. 이렇게 해서 월요일 저녁에는 ‘최소한 여기까지는 끝내겠다.’ 또는 ‘몇 시까지 일을 할 것이다.’라고 정해 둔 시각까지 열심히 일하자. 여기서 몇 시까지 야근을 하느냐는 각자가 판단할 일이다. 독자 한 사람 한 사람의 성격이나 업무내용, 체력 등에 따라 적당히 정하기 바란다.

화요일 이후의 일정을 재검토하라 - 이제 ‘오늘은 적어도 여기까지’라고 정했던 일을 끝냈다면 바로 화요일 이후의 업무계획을 점검해 보도록 하자. 스케줄을 짜는 요령은 일요일 밤에 했던 것과 거의 같다. 남은 일은 되도록 화요일 스케줄에 모두 끼워 넣는 것이 포인트다. 월요일에 하려고 했던 일이 화요일로 넘어갔다고 해서 원래 화요일로 예정했던 일을 수요일로 미루어서는 절대 안 된다. 화요일에 하기로 했던 일은 어디까지나 화요일에 끝내도록 하자.

임기응변으로 스케줄을 짜라 - 여기서 한 가지 주의할 점이 있다. 만일 월요일 일정이 계획대로 마무리되고 월요일에 새로운 일도 추가되지 않아 아무런 상황 변화가 없는 경우에는 월요일 밤에 굳이 스케줄을 변경할 필요가 없다. 일요일 밤에 세운 스케줄대로 화요일 이후의 일을 진행하면 된다. 하지만 그런 일은 거의 생기지 않을 것이다. 예기치 않은 여러 가지 변수가 생기는 것이 바로 비즈니스다. 그래서 월요일 밤에도 그 이후의 스케줄을 검토해야 한다.

화요일에도 전력투구하자

화요일에는 월요일 밤에 다시 조정한 스케줄을 따라 전력을 다해 일하자. 일하는 방법은 기본적으로 월요일과 변함이 없을 것이다. 하지만 웬만큼 돌발적인 일이 일어나지 않는 한 월요일보다 화요일이 정신적으로 다소 편할 것이다. 왜냐하면 월요일에 상당히 집중적으로 일했기 때문에 한 주간의 업무량 가운데 상당 부분을 월요일에 끝냈을 테니 말이다. 이 방법에 익숙해지면 한층 더 집중력을 높여 월요일에 60에서 80퍼센트 정도의 업무를 끝내는 것도 가능하다. 그렇게 되면 화요일이 정신적으로 아주 편해진다. 이상적인 방법은 화요일에도 전력투구하여 나머지 40에서 20퍼센트의 일을 끝내는 것이다. 물론 실제로는 생각대로 잘 되지 않더라도, 적어도 ‘그렇게 되었으면.’ 하는 마음가짐은 가지길 바란다.

자신의 패턴을 만들자 - 이 ‘스타트대시 업무기술’은 무엇보다 항상 진취적이고 안정적인 심리상태를 유지하기 위한 것이다. 그러므로 최대한 자신에게 적합한 패턴을 만들기 위해 노력하자. 만일 화요일이 월요일 이상으로 바빠져서 정신적으로 고통스럽게 느껴진다 해도 결코 서두르거나 낙담해서는 안 된다. 어디까지나 변칙적인 경우로 받아들이고 그에 동요하지 않는 느긋한 마음가짐을 갖는 것이 중요하다.

수요일은 긴장을 풀자

요즘 수요일을 ‘야근 없는 날’로 정한 기업들도 있다고 한다. 한 주의 중간 시점에서 한 단락짓자는 의미일 것이다. 그래서 다른 요일보다도 수요일을 야근 없는 날로 삼는 사례가 많은 듯하다. 하지만 굳이 회사에서 정하지 않더라도 스스로가 수요일은 야근하지 않는 날로 삼기를 바란다(웬만한 일이 없는 한). 또한 나중에 다시 언급하겠지만 목요일과 금요일도 기본적으로는 야근을 삼가도록 하자. 물론 언제 어떤 돌발상황이 발생할지 모른다. 어쩌면 목요일이나 금요일에 야근을 해야 하는 경우가 생길 수도 있다. 그렇기 때문에 더더군다나 수요일만큼은 가능하면 정시 퇴근을 하는 편이 좋다. 그리고 그간에 쌓였던 긴장을 풀자.

목요일, 금요일은 장기적인 시야로 멀리 내다보자

목요일과 금요일 이틀 다 쉬지 않고 출근하더라도 마음은 한없이 느긋할 것이다. 이런 때는 중장기적인 테마를 두고 차분히 생각해 보기 바란다. 아니면 오래 전부터 계획했던 기획을 구체화해 보는 것도 좋을 듯하다. 이러한 작업은 흔히 틈새 시간을 이용하라는 말을 많이 하는데, 사실 생각하는 작업에는 시간이 의외로 많이 든다. 틈새 시간에 만들 수 있는 기획이라면 그저 그런 형편없는 것일 것이다. 높은 평가를 받을 수 있는 기획은 적어도 하루 이틀 시간을 들여서 차분히 구성하고 내용을 뒷받침할 수 있는 데이터가 충분해야 한다. 그것이 싫다면 자신의 장래에 대해서 진지하게 생각해 보는 시간으로 할애해 보자. ‘이 회사에서 앞으로 어떠한 방향으로 실력을 발휘해야 할까?’ ‘장차 독립을 계획하고 있는데, 현재의 일을 어떻게 활용해야 하며, 어떤 업무를 선택해야 할까?’ 등 여러 가지 생각하는 바가 있을 것이다. 경우에 따라서는 자신의 장래에 도움이 될 만한 책을 읽는 것도 좋다.

‘이너 홀리데이’라니, 무슨 말일까

나는 ’어떻게 하면 효율적으로 일을 할 수 있을까‘에 대해 관심을 갖고 수많은 시행착오를 거듭하면서 내 나름의 여러 가지 방법을 실행했었다. 그 무렵은 아직 ’스타트대시 업무기술‘이 탄생하지 않았지만, 비슷한 방법으로 일하고 있었다. 그런 노력을 기울이다 보니 일이 모두 순조롭게 처리되어 텅 빈 하루가 생기기도 했다. 나는 그런 날을 ’출근은 하지만 기분은 휴일‘인 날로 정했다. 그리고 ’이너 홀리데이‘라고 이름을 붙였다.

자기관리의 시대 - 현대는 ‘여유의 시대’라고들 한다. 하지만 요즘 직장인들을 보면 여유는커녕 일 중독에 빠져 있는 것처럼 보인다. 예전에는 동료나 상사가 슬며시 배려를 해주곤 했지만 요즘에 그런 일은 상상도 하지 못한다. 구조조정이 이루어지면서 전보다 적은 인원으로 더 많은 일을 해야 하는 상황이 되어 너나할 것 없이 이 전과는 비교도 할 수 없을 만큼 바빠져서 부하직원 한 사람 한 사람의 건강상태까지 파악할 수 없는 실정이다. 즉 자신의 건강관리는 본인 스스로가 하는 수밖에 없다. 그런 의미에서도 ‘스타트대시 업무기술’을 업무에 적극적이고 광범위하게 받아들여 생활에 리듬을 불어넣는 것이 중요하다.