잭 웰치처럼 프레젠테이션하라

잭 웰치처럼 프레젠테이션하라

심재우 지음

더난출판/2004년 1월/224쪽/10,000원



1. 프레젠테이션의 실전

프레젠테이션 전문가의 성공 사례

· 프레젠테이션 기술을 활용한 잭 웰치의 리더십 노하우

잭 웰치 회장은 단순한 조직 개편이나 감량 경영으로 성과를 향상시키는 데는 한계가 있음을 깨닫고, ‘조직 구성원들의 사고와 행동을 변화시켜야 한다’는 결론을 내렸다. 그는 관리자·작업자·공급자·고객 간의 긴밀한 파트너 관계를 회복하는 것이 핵심이라 생각하고, 이를 위해 상하 간의 계층적 · 수직적 장벽과 기능 간의 수평적 장벽을 제거하여, 구성원 스스로 변혁에 참여할 수 있는 새로운 문제해결방식을 도입했다. 그것이 바로 1989년에 도입한 워크아웃 프로그램이다. 잭 웰치 회장은 비전과 목표를 수립한 뒤 GE 전 계열사에 워크아웃을 도입하고, 직원들의 이해와 지지를 받아 성공시키기 위해 치밀하고 철저한 준비와 계획을 세웠다. 잭 웰치 회장은 명확한 비전과 확신을 가진 워크아웃 프로그램에 대해 직원들에게 직접 알려 이해시킴과 동시에 고객 분석, 문제점 및 니즈 발견, 이점과 솔루션 제시 등의 기술을 사용하여 마침내 직원의 동의 및 지지를 얻었다. 이처럼 그가 성공하기 위해 사용한 방법은 프레젠테이션을 성공적으로 이끄는 중요한 기술과 노하우의 전형적인 모델이다.

· 잭 웰치의 전달 기술 노하우

잭 웰치 회장의 프레젠테이션 방식을 분석하고 연구한 결과, 그만의 독특한 방식이 있음을 발견할 수 있었다.

첫째, 프레젠테이션을 하기 전에 목적 · 청중 · 장소 등에 대한 분석과 준비를 철저히 한다. 둘째, 자신의 비전과 계획을 효과적으로 전달하기 위해 시각화를 적극 활용한다. 엔지니어링을 전공한 잭 웰치 회장은 논리적이고 분석력이 뛰어나, 도형이나 통계자료를 이용해 표현하는 방식을 좋아한다. 셋째, 얼굴 표정 · 손동작 · 시선 맞추기 · 말의 속도 등에서 매우 강력한 전달력과 카리스마를 느낄 수 있다. 자신감 있는 표정과 말투가 인상적이며, 말의 속도도 결코 빠르지 않다. 그가 사용하는 손동작이나 몸 동작은 그리 크지 않지만 매우 적절하다. 시선 맞추기는 그의 말에 귀를 기울이지 않거나 딴 생각할 틈을 주지 않는다. 넷째, 질문을 받고 대답하는 모습에서도 그의 강한 자신감과 확신을 엿볼 수 있다.



· 잭 웰치의 시각화 노하우

1980년대, 미국의 거대공룡기업인 GE를 살리기 위한 구조조정 방안을 고민하던 잭 웰치 회장은 어느 날 식당에서 식사 도중 종이냅킨에 무언가를 그렸다. 세 개의 원으로 구성된 그림이 바로 잭 웰치 회장이 GE를 세계 제1의 초우량 기업으로 만든 기초가 되었다. 이 그림은 거대하고 복잡하게 구성된 GE 산하의 여러 사업부들을 ‘정리하거나 폐쇄할 사업부’와 ‘계속 유지할 사업부’로 분류하여, 단순하고도 명쾌하게 이해할 수 있도록 만든 시각화의 성공 사례다. 이러한 시각화를 통해 잭 웰치 회장은 회사 경영진과 주주들에게 자신의 비전과 계획을 제시하고 그들을 설득함으로써, 성공적으로 GE 그룹 전체를 구조 조정하여 지금의 기업으로 만들어냈다. 이것이 바로 시각화의 위력이다. · 래리 킹의 청중 분석 노하우

래리 킹은 라디오와 텔레비전 대담 프로그램에서 전 세계의 수많은 유명인들과 이야기를 나누어 토크쇼의 황제라 불리고 있다. 래리 킹은 청중을 대상으로 하는 연설이나 강의 등에서 반드시 지켜야 할 몇 가지 원칙을 제시했다.

- 말할 때는 청중을 바라보라 : 첫째, 원고 또는 메모에서 눈을 떼고 고개를 들라. 둘째, 청중들 모두가 당신의 시선을 느끼도록 하라. 청중으로 하여금 자신에게 직접 말하고 있다는 느낌을 받게 해야 한다.- 말의 속도와 억양을 미리 연습하고 준비하라 : 강연 자료를 준비하면서 강조하고 싶은 부분에 표시를 해두는 것이 좋다. 이렇게 하면 두 가지 좋은 점이 있다. 발표자가 잊지 않고 중요한 부분을 강조할 수 있어서 좋고, 말하는 중간중간 말투와 강약을 달리함으로써 연설의 단조로움을 피할 수 있어 좋다. - 똑바로 서서 말하라 : 연설용 탁자에 몸을 기대지 말고 편안한 자세로 서서 말하라는 뜻이다. 탁자 위에 몸을 수그리면 호흡이 불편해서 목소리가 잘 나오지 않는다. 게다가 보기에도 좋지 않다.

· 래리 킹이 밝히는 달변가의 8가지 요건

① 모든 일을 새로운 시각에서 관찰하라

② 넓은 시야를 가져라

③ 열의를 가지고 대화에 임하라

④ 자신에 관해서만 말하지는 말라

⑤ 호기심을 가져라

⑥ 상대방의 입장에서 상대를 이해하라

⑦ 유머 감각을 가져라

⑧ 말할 때 자신만의 스타일을 만들라



프레젠테이션과 관련하여, 비즈니스에서 성공의 관건은 고객이나 청중이 원하는 것이 무엇인지 경쟁사보다 빠르고 정확하게 파악하고, 이것을 만족시킬 수 있는 방안을 제시하는 것이다. 이와 같은 목표를 효율적으로 달성하기 위한 방법으로, 고객 접촉이나 고객 대응 기법을 프레젠테이션에 접목하는 전략이 필요하다. 성공적인 프레젠테이션을 위한 기획, 고객 대응 전략, 발표자료 제작 및 발표는 ‘고객이나 청중에게 무엇을 전달할 수 있는가?’와 관련된 것이다.

고객 대응에 대한 기본적인 이해

고객 대응의 목표는 새로운 기술이나 제품을 고객에게 전달하여 판매하는 것이다. 따라서 고객 처리는 고객의 특성 파악에서부터 시작하여 고객의 문제점, 니즈, 솔루션 제시, 계약이나 판매 순으로 진행된다. 다음은 고객 처리의 진행 순서를 일목요연하게 정리, 설명한 것이다.

- 고객 찾기 : 신제품을 사용할 고객을 찾는 것이 첫 번째 단계다.

- 고객 상담 : 상담을 하기에 앞서 고객에 대한 정보를 수집하고, 고객의 특성이나 상황을 파악하여 상담 전략을 세워야 한다.- 고객 탐색 : 다양한 질문으로 고객의 생각이나 문제를 파악하는 것이 중요하다.

- 이점 제안 : 고객의 니즈를 충족시키고 해결해줄 수 있는 방안이나 제품, 솔루션 등을 제시하고, 이것이 주는 이점을 설명한다.- 저항 처리 : 일반적으로 고객은 제안이나 제품, 솔루션을 그대로 수용하지 않는다. 이것에 대해 적절히 대응하거나 이해시킴으로써 저항을 거두고 동의하게 만든다.- 계약 또는 판매 : 세일즈에서는 이것을 ‘클로징(Closing)'이라고 표현한다. 말 그대로 고객이 상품이나 기술을 구매하거나 계약하는 것을 의미한다.

어떻게 하면 고객 대응을 효과적으로 하면서 그것을 제대로 활용할 수 있는지 정리해보자.



· 성공하는 고객 대응 노하우

① 제품과 기술에 대한 설명이나 제안, 판매 방식에 대해 고민하는 것이 아니라 상담 목표와 상담 질문을 만드는 데 주력한다② 질문을 고객의 니즈를 발견하는 도구로 활용한다. 이를 위해 고객의 문제에 대한 질문을 던지고, 그 문제로 파생될 수 있는 다른 문제점까지 확대하여 확인시킨다③ 고객이 가질 수 있는 이점이나 이득을 개발하고 제시하는 데 초점을 맞춘다

④ 판매나 계약 전에 고객의 모든 의문과 관심사를 충분히 다루었는지 확인한다

⑤ 고객의 욕구를 만족시킬 수 있는 솔루션을 고객에게 충분히 제시한 후 판매하고 계약한다



고객 대응 기술을 활용하는 프레젠테이션

고객 대응 기술을 프레젠테이션에 활용하는 방법과 기술에 대해 살펴보기로 하자.



- 고객 찾기 : 프레젠테이션을 하기로 경정했다면 이는 프레젠테이션 대상, 즉 고객이나 청중이 정해진 상태이므로 고객 대응 순서에서 ‘고객 찾기’는 완료된 셈이다.- 고객 탐색 : 고객 탐색에서는 고객이 현재 처한 상황을 파악하는 것이 최우선이다. 고객 회사의 규모, 생산 및 판매 현황, 주요 거래처, 주요 납품처, 구매 결정권자 등을 파악해야 한다. 다음에는 고객이 현재 가지고 있는 문제나 불만, 희망사항을 확인한다. 이것이 프레젠테이션 기획과 전략, 그리고 고객 접근을 위한 발표자료 제작에 중요한 자료가 된다.- 이점 제안 : 프레젠테이션 발표자료에 자사 제품이나 기술에 대한 특성 또는 장점만 나열해서는 곤란하다. 고객이 갖고 있는 문제점을 해결하고, 니즈를 파악하여 이것에 대한 솔루션 또는 이점을 제시하거나 설명한다면 고객은 즉각적이고 긍정적인 반응을 보일 것이다. - 저항 처리 : 저항을 만족스럽게 처리하지 못하면, 판매나 계약이 지연 또는 무산되거나 나쁜 조건으로 맺어질 수 있다. 반면에 저항을 제대로 처리하면, 프레젠테이션을 마치면서 판매나 계약을 성사시킬 수 있다. 따라서 프레젠테이션을 준비할 때, 예상되는 고객 저항 리스트를 작성하고 이에 대한 대응 방안도 준비해두어야 한다.- 차후 계획 및 일정 : 한 번으로 끝나는 것이 아니고 연속적으로 진행되는 프레젠테이션의 경우, 마무리 단계에서 차후 계획과 일정을 제시해야 결정권자는 신뢰와 확신을 가지고, 계속적인 업무 협조와 전폭적인 지지를 할 수 있다.

무엇을 보여주어야 하는가

프레젠테이션에서 반드시 보여주어야 할 것들은 다음과 같다.



- 시장에서 고객의 입장(강점, 약점, 기회, 위기)과 위치 분석

- 고객이나 시장의 문제점

- 문제점이 향후에 어떤 영향을 미치는가?

- 문제를 해결할 수 있는 방안

- 고객의 니즈

- 고객에게 줄 수 있는 이점이나 해결 방안(솔루션) 제시

- 예상 저항에 대한 사전 분석 및 대응책

- 판매나 계약 시 제시할 내용이나 조건

- 발표 후 예상 질문에 대한 준비

- 발표자의 열정과 자신감



고객의 사업 분야에 대한 마케팅 분석과 전략이 필요하고, 고객의 상황과 문제점, 니즈에 대한 탐색 및 분석을 준비해야 하며, 니즈를 만족시키거나 해결할 수 있는 이점이나 솔루션을 개발해야 한다.



2. 최고의 프레젠터가 되기 위한 트레이닝

최고의 프레젠터가 되기 위한 트레이닝

· 나의 트레이닝 노하우

- 전달 기술의 기본적인 내용을 이해시킨다.

- 트레이닝은 전달 기술의 많은 요소를 크게 다섯 가지로 분류하고(태도, 말, 발표 내용, 관중의 호응, 시간 조절), 다섯 가지로 분류한 것들을 각각 서너 가지로 세분한다(총 스무 가지 항목으로 분류).- 태도와 관련된 항목에 대한 트레이닝을 시작한다(태도는 트레이닝 소요 시간이 가장 많이 걸리는 항목).- 태도가 익숙해지면 말과 함께 트레이닝하고, 그 다음에는 발표 내용, 관중의 호응, 시간 조절 순으로 트레이닝한다.- 트레이닝을 하면서 각 개인에 대한 분석과 평가는 모든 참여자가 함께한다.



· 습득한 기술을 생활화하는 노하우

전달 기술을 생활화하는 방법을 정리해보자.



· 전달 기술 생활화 노하우

- 서 있는 자세 연습 : 친구나 동료와 이야기할 때도 양쪽 발을 어깨 넓이보다 약간 좁게 벌리고, 균형 있는 자세로 똑바로 선다.- 손동작과 얼굴 표정 연습 : 집에서 거울을 앞에 두고 말할 때의 얼굴 표정과 손동작을 연습한다.- 시선 맞추기 연습 : 시선 맞추기 연습을 위해, 집안에 있는 가구들을 상대로(가구들을 각각의 사람으로 생각한다) 말을 하면서 각 가구마다 시선을 준다.- 무대 활용 연습 : 혼자 서 있는 공간을 무대라고 생각하고, 가구들을 상대로 무대에서 이동하면서 말하는 연습을 한다.



3. 프레젠테이션의 기본과 이론

프레젠테이션의 기본

프레젠테이션의 정의와 종류, 프레젠테이션을 성공적으로 수행하기 위한 4P(People 사람, Purpose 목적, Place 장소, Preparation 준비) 분석 전략, 그리고 실전 발표를 위한 연습 내용을 살펴보기로 하자.

· 프레젠테이션이란 무엇인가

프레젠테이션은 ‘다른 사람에게 무엇인가를 보여주는’ 것이다. 여기서 ‘무엇인가’는 제품, 정보, 자료, 제안, 동기부여, 협상, 엔터테인먼트(축하나 여흥) 등을 가리키며, ‘보여준다’는 것은 전달, 설명, 설득, 제안, 자극, 격려, 강의, 연설 등을 의미한다. 즉, ‘무엇인가’가 바로 프레젠테이션의 목적이 되고, 목적에 따라 보여주는 ‘방법(수단)’이 달라진다. 프레젠테이션은 첫째, 참석자의 부류와 특성 둘째, 프레젠테이션의 목적 셋째, 프레젠테이션을 하는 장소에 따라 자료의 내용과 전달 방법 등이 달라져야 한다. 따라서 프레젠테이션을 성공적으로 마치기 위해서는 세 가지 요소, 즉 사람(People), 목적(Purpose), 장소(Place)가 무엇보다 중요하기 때문에 프레젠테이션을 하기 전에 이에 대한 치밀한 분석과 대응 전략이 필요하다. 이것을 프레젠테이션 성공의 3P 요소, 또는 3P 전략이라고 한다. 그런데 나의 오랜 경험에 의하면, 일반적으로 말하는 프레젠테이션 성공을 위한 3P 이외에 하나의 요소가 더 추가되어야 한다. 그것은 바로 철저하고 충분한 사전 준비(Preparation)다. 프레젠테이션을 성공적으로 하기 위해서는 전달할 내용에 대한 완전한 이해와 연계, 그리고 발표 연습을 반드시 해야 한다는 의미다. 그래서 프레젠테이션의 성공을 위해서는 3P가 아닌 4P 요소가 함께 맞아떨어져야 한다.

· 성공적인 프레젠테이션을 위한 4P 분석 전략

사람 분석 전략 : 프레젠테이션에 참석하는 사람이 누구인지 확인하고 분석하는 일이 선행되어야 한다.

① 청중은 누구인가?

② 청중이 원하는 것은 무엇인가?

③ 청중에게 어떤 가치나 이익을 줄 것인가?

④ 청중들로부터 얻을 수 있는 것은 무엇인가?



청중이 관심을 집중하고 경청하느냐의 문제는 전적으로 준비 상태와 발표자의 역량에 달린 것이다.

- 청중의 수준 : 청중의 수준을 확인하는 것은 어려운 일이고, 모든 청중을 동시에 다 이해시킨다는 것은 불가능한 일이다. 따라서 결정권자를 이해시키고, 참석자들의 50～80퍼센트 이상만 이해시킬 수 있다면, 비교적 성공적인 프레젠테이션이라고 볼 수 있다.- 청중들의 반응 및 자세 : 프레젠테이션을 하는 동안 청중들이 설명을 어느 정도 이해하고 있는지 가늠하기란 쉽지 않다. 그렇다고 발표 중간중간에 질문을 던지는 것도 무리다. 가장 좋은 방법은 청중의 표정이나 몸동작을 보는 것이다. 전문가는 청중들의 행동에 대한 적절한 대응 방법을 찾아내어 대처하거나 변화를 준다.- 청중에게 질문을 던져 주제를 정한다 : 간혹 예기치 않은 연설이나 프레젠테이션을 요청받을 수 있다. 어떤 주제로 무엇을 전달해야 할지 당황하지 말고, 서두에서 청중들에게 몇 가지 질문을 하여 그들의 의견과 요구를 확인하도록 한다. 그런 후 청중의 요구가 무엇인지 확인하여 프레젠테이션의 방향을 잡으면 된다. - 목적 분석 전략 : 프레젠테이션의 목적이 무엇인지 파악하는 것은 무엇보다도 중요하다. 연설과 강의는 물론 다른 사람과 의견 교환을 하고, 상호 간에 무엇인가를 전달하는 모든 것이 프레젠테이션의 범주에 들어간다고 보면 된다. - 정보 전달 : 신제품, 새로운 정보, 신기술 등에 대한 내용을 회사 직원들에게 알리거나 고객들에게 소개하는 목적이 여기에 해당한다. 정보 전달의 노하우를 요약하면 다음과 같다.

① 기존의 정보와 비교하여 새로운 정보를 알려준다

② 정보를 분석하고 가공하여 쉽게 이해하게 한다

③ 그림, 사진, 도표 등 시각화 자료를 많이 활용한다

④ 실제로 제품을 시연해보이고, 청중들이 만지거나 조작할 기회를 제공한다

⑤ 중요한 사항은 강조나 반복을 통해 확실히 이해하게 한다



- 설득 · 제안 : 새로운 기획안이나 사업 계획 등을 준비하여 관계자들에게 발표함으로써 기존의 기준이나 가치관을 바꾸어 그들의 동의와 지원을 얻어내는 것이 목적이다. 이때 기술성 · 시장성 · 수익성 · 경쟁 제품과의 차별성 등 여러 조건이 만족되어야 하고, 정보 전달 방식에 비해 고도의 프레젠테이션 전략이 필요하다. 상대를 설득하는 요령과 순서는 다음과 같다.