괴짜 천재들의 똑똑한 다이어리

기획서를 쓸 때 '비즈니스 문서'라는 선입관 때문에 격식을 차린 문장이나 언어가 필요하다고 생각하는 사람이 적지 않은 듯하다. 그러나 그렇게 되면 '자신다움'이 결여돼 아주 재미없는 기획서가 된다. 클라이언트가 기획서에서 요구하는 것은 형식이나 양식이 아닌 '그 내용'이다. 즉 이는 읽는 사람으로 하여금 '맞아! 그래'와 같은 동의를 얻어냄과 동시에 설득력 있는 아이디어로 꽉 찬 '내용'을 담는 것이 무엇보다도 중요하다는 것이다. 그리고 그것을 '어떻게 이해하기 쉽게 전달할 것인가'가 중요한 것이다.



기획서에서 가장 중요한 점은 '내용을 쉽게 이해할 수 있는가' 하는 점이다. 그렇다면 다음에는 '어떤 내용을 담을까'가 문제가 된다. 그러나 이것도 일상생활 속에서 적어둔 메모로 간단히 해결된다. 평상시 스크랩이나 파일 정리를 잘해두면 여러 모로 쓸모가 많다. 파일 정리로 독보적인 사람들로는 전북대 강준만 교수와 조선일보 논설위원 이규태 씨가 있다. 그들의 파일 정리는 각각 '이규태 분류법'과 '강준만 분류법'으로 불리기까지 한다. '이규태 분류법'은 박학다식으로 유명한 칼럼니스트 이규태가 자신의 한국학 연구를 위해 1만6천 건이 넘는 관련 자료들을 즉시 찾을 수 있도록 색깔별로 구분한 자료 정리법을 일컫는 고유 명사로 불리기까지 한다. 또한 '강준만 분류법'은 신문·잡지 등에 글을 기고하는 수백 명의 지식인들의 이름을 1천 개의 파일에 붙여 글과 자료를 모은 것을 말한다. 이 정도의 완벽한 자료 파일이 준비되어 있다면 글을 쓰는 일이 두렵지 않을 것이다. 금방금방 자료를 찾아볼 수 있기 때문이다. 메모를 할 때는 문자보다 그림이나 도표를 이용하는 방법이 좋다. 역사상 가장 창조적인 생각들은 언어 대신 그림으로 표현되었다. 아인슈타인은 자기는 언어로 생각한 적이 거의 없다고 말했다. 그에게 개념은 먼저 이미지로 떠올랐고, 나중에 그것을 언어나 공식으로 표현하려고 했다고 한다. 일본의 기획 컨설턴트 가토 마사하루는 저서 『생각의 도구』에서 그림의 요소를 메모에 집어넣거나 혹은 그림과 문자가 뒤섞인 복합형 메모를 권장하고 있다.로버트 하츠 인터내셔널 사에서 미국의 가장 큰 회사 100곳의 부사장과 부장들을 대상으로 실시한 설문조사에서 응답자의 84%가 "유머 감각이 있는 직원이 그렇지 못한 직원들 보다 일을 잘한다고 생각한다."고 말했다. 호즈 크로닌 앤드 오소시에이트 사가 비슷한 내용으로 실시한 CEO 조사에서도 98%의 응답자가 "입사 면접시 세련된 유머 감각이 있는 사람들을 선호한다."고 대답했다.



영국 수상 처칠은 위트나 유머로 사람들을 차츰 자기 쪽으로 끌어들이는 것을 잘했다. 그는 폭넓은 취미를 가지고 있었고 역사에 대한 깊은 조예와 박람강기로써, 즉 동서고금의 책을 널리 읽고 잘 기억함으로써 인격적 매력을 충분히 발휘해 사람들로 하여금 자기 주장에 빨려들게 했다.



비즈니스맨 중에는 유머나 잡담에 서투른 사람이 간혹 있다. 잡담은 말 그대로 좋아하는 것들이나 재미있는 것들을 부담없이 이야기하는 것이다. 예를 들면, 비즈니스 협의나 클라이언트와의 상담 시에는 원활하게 이야기를 진행하지만, 협의나 상담이 끝난 후에 자리를 뜨기까지의 몇 분간의 시간은 어떻게 주체하지 못하는 것이다. 이러한 경우가 생기지 않도록 항상 잡담의 화제가 될 만한 재료를 준비하기 바란다. 예를 들어, 클라이언트와 만나기 전에 이야깃거리를 한두 가지 정도 준비하면, 엘리베이터까지의 몇 분이 전혀 두렵지 않을 것이다. 상대와의 기분 좋은 잡담으로 자신의 캐릭터를 어필할 수 있다면 그 후의 업무 또한 틀림없이 원활히 진행될 것이다. 그러므로 외출 시에도 수첩에 가볍게 꺼낼 수 있는 이야깃거리를 한두 개 정도 항상 준비하는 것이 좋다.자기가 좋아하는 책을 읽을 때는 시간을 쪼개서 조금씩 읽더라도 큰 어려움 없이 그 내용이 머릿속에 쏙쏙 잘 들어온다. 그러나 업무나 공부를 위해 어쩔 수 없이 읽는 전문서적의 경우는 그렇지 않다. 나는 그러한 책을 읽을 때는 반드시 메모용지를 책갈피 대신 사용하고 있다. 또한 책을 읽으면서 마음에 드는 부분은 우선 밑줄을 그어놓거나 여백에 포인트를 써둔다. 게다가 '이것은 일에 사용할 수 있겠군.'이라고 생각하는 부분, 즉 나의 경우를 예로 들면 출판기획의 소재거리나 집필의 재료라고 생각하는 요소는 책갈피 대용인 메모용지에 기입해 둔다. 책을 읽어갈수록 책갈피를 대신한 메모용지에는 업무나 공부에 도움이 될 만한 포인트나 키워드가 점점 쌓여가게 된다. 이런 책갈피만 있다면 책을 읽다가 그만두더라도 전에 읽었던 내용을 바로 떠올릴 수 있다. 또한 책을 다 읽은 후에는 그 메모를 읽는 것만으로도 그 책을 다시 한번 읽는 것과 거의 같은 효과를 얻을 수 있다.



나폴레옹은 프랑스의 속국이었던 코르시카 섬에서 가난한 법률가의 아들로 태어나 제대로 된 교육을 받지 못했다. 하지만 그는 파리 육군사관학교를 마치고 군대에 복부하면서 '책방의 책을 먹어 없앨 정도'로 책을 보았다. 그의 성공 비밀은 바로 이런 엄청난 독서였다. 세인트 헬레나 섬으로 유배를 떠나는 배 안에서도 수학 문제를 풀었다는 일화는 유명하다. 불과 150년 전만 해도 공부와 독서는 부유층이 즐기는 레저였다. 하지만 현대에 들어서 성공을 꿈꾸는 비즈니스맨들이라면 빠르게 변화하는 트렌드에 뒤쳐지지 않기 위해 시간을 쪼개가며 평생 공부와 독서를 해야만 한다. 안철수 연구소의 CEO 안철수는 의대 재학시절 7년 동안 3시간만 자면서 공부를 했고 엘리베이터 기다리는 시간 10분을 아껴 매달 두세 권의 책을 읽었다고 한다.수첩은 작고 간편하며 부피를 많이 차지하지 않아 휴대하기 쉽다는 장점이 있다. 그러나 역으로 말하면 메모 공간에 그만큼 한계가 있다고도 말할 수 있다. 그렇다고 해서 작은 글자로 메모한다면 이는 매우 능률적이지 못한 행동이다. 그리고 메모는 결코 깨끗하게 할 필요가 없다. 본인이 '무엇이 써 있는지'를 한눈에 알아볼 수 있다면 아무런 문제가 되지 않는다. 대부분의 사람들은 문자를 기호로 바꿔 간략화하는 방법을 사용한다. 기호화나 간략화의 기본은 불필요한 문자를 되도록 기입하지 않는 것이다. 그렇다고 해서 필요한 문자까지 기호화해버린다면 메모한 의미가 없어질 수 있으므로 주의해야 한다. 주택 제조사에 근무하는 나가누마 씨는 기호를 사용해 스케줄을 능숙하게 정리하고 있다. 그는 정보를 기호화할 때 다음 3가지를 반드시 주의한다.



① 간단하게 쓸 수 있다

② 공간을 많이 차지하지 않는다

③ 한 눈에 무엇을 썼는지 알 수 있다



나가누마 씨는 우선 시간표기에 있어 시간을 숫자만으로 알아볼 수 있도록 23시간표기법을 사용하고 있다. 이로 인해 우선 오전 오후라는 문자를 사용하지 않게 되었다. 또한 스케줄 내용을 한 문자로 된 기호로 적고 있다. 이 방법은 꽤 정통적이면서 실용적이다. 예를 들어, 업무상의 협의가 있는 경우라면 영어의 미팅(MEETING)의 앞에 문자인 M만을 수첩에 기입한다. 즉, 오후 11시부터 협의가 있는 경우 'M11:00'라고 쓰는 것이다. 이와 같이 약속(주로 클라이언트와의 약속)은 A, 회의는 CONFERENCE의 C. 세미나는 SEMINAR의 SE 등으로 기입하는 것이다. 나가누마 씨는 수첩의 맨 뒷부분에 반드시 약자 설명의 일관표를 만들어두고 있다. 이러한 기호들은 한번에 작성한다고 해도 전부 기억할 수가 없다. 그리하여 나가누마 씨는 조금씩 늘려가면서 이것들을 머릿속에 넣고 있다고 한다.고도 경제성장기에 일본을 지탱하느라 인생의 대부분을 바친 많은 비즈니스맨들이 정년퇴임기가 되면 자신의 인생을 되돌아보고자 하는 것은 당연하다. 이제까지 살아온 역사를 씀으로 해서 남은 인생을 어떻게 보낼 것인가를 계획해볼 수 있다. 실제로 자서전을 쓸 것인지 아닌지는 차후 문제이고 자신의 인생을 객관적으로 파악하는 수단으로써 계획을 세워볼 필요는 있을 지도 모르겠다. 본래 자신의 역사를 쓰는 데는 2가지 큰 의미가 있다. 한 가지는 나이와 관계없이 자신과 주변을 둘러볼 수 있다는 것이며 다른 하나는 문장 수련에 도움이 된다는 것이다. 일기만 써도 문장 훈련이 된다고 생각하는 것은 오산이다. 독자를 생각하지 않은 문장은 아무리 많이 쓴다 하더라도 문장 연습이 되지 않기 때문이다.



매일 정리하는 수첩 여백에 자서전 쓸 때 필요한 재료를 메모해두어라. 특히 자신에게 일어난 일 중에서 강한 인상을 남긴 사건은 자서전 집필의 필수조건이 된다. 사건의 사실관계만이 아닌 그때의 심정이나 주변의 반응 등을 확실히 메모하는 것이 필요하다. 작사가인 아구유 씨는 커다란 일기장에 자기 자신의 일 이외에 그 날에 일어난 사회적 사건 등도 기입한다고 한다. 일반적인 비즈니스맨들은 시간을 많이 투자하는 작업을 하지 않는 편이다. 그렇지만 가끔씩은 사건이나 사회적으로 이슈가 된 것들에 대한 감상들을 기록해두는 것도 좋을 것이다. 또한 나는 가방 안에 작은 카메라를 항상 넣고 다니면서 인상적인 사람이나 건물 등을 기록용으로 찍어두고 있다. 이는 어디까지나 나 자신을 위한 기록용으로만 사용하고 있기에 추가 인화해 사람들에게 주는 일은 거의 없다. 매일 똑같은 일상을 사진으로 기록해봐야 재미없을 거라고 생각하는 사람도 있을 것이다. 그러나 1, 2년 계속하다보면 의외로 재미있는 기록이 된다. 시간별로 나열해보면 자신의 인생이 여러 가지 색채를 띄고 있음을 다시 한번 실감할 수 있을 것이다.최근에는 자동응답기능이 부착된 전화가 많이 보급되었다. 현재 시중에 판매되는 기종의 대부분은 외출시 다른 전화로 내 전화에 녹음된 상대의 메시지를 확인할 수 있다. 물론 먼저 비밀번호를 설정해놓고 그것을 입력할 필요는 있지만 이는 상당히 편리한 기능이라 할 수 있다. 또한 외부에서 부재중 전화의 자동응답기능을 설정하거나 역으로 그것을 해제하는 것 또한 가능하게 되었다. 그런데 나는 이 부재중 자동응답기능을 메모로 사용하고 있다. 이것이 의외로 많은 도움이 된다. 부재중 자동응답기의 편리성을 소개하면 다음과 같다.



① 메모용지가 없을 경우의 음성메모

② 외출시 갑자기 떠오른 아이디어 메모

③ 귀가해서 쓰는 사생활 메모



업무 관계의 일이라면 꼭 해야 한다는 생각에 수첩을 다시 살펴보게 된다. 그러나 전혀 신경을 쓰지 않는 개인적인 일 등은 의외로 쉽게 잊어버릴 수 있다. 이러한 일이 생기지 않도록 미연에 방지하기 위해 부재중 자동응답기에 자신 앞으로 전언 메모를 남기는 방법을 활용하는 것이다.레스토랑이나 옷가게 내부 건물 등의 외관을 메모할 경우, 문자보다 시각적으로 인지할 수 있는 사진을 찍는 것이 더 구체적으로 정보를 보존할 수 있다. 또한 버스나 지하철의 시간표나 요금표 등은 손으로 직접 기입하기보다는 카메라로 찰칵 찍어두면 간단하고 정확하게 메모할 수 있다. 즉 시간을 많이 투자하지 않으면서 많은 정보를 정확하게 남기고 싶은 경우 카메라는 상당히 유용한 메모 도구가 된다. 그러한 면에서 디지털 카메라는 사진을 찍은 즉시 바로 그것을 확인할 수 있다. 또한 찍은 사진의 정리나 보존이 컴퓨터로 쉽게 가능하다는 장점이 있다. 그리하여 요즘 디지털 카메라를 비즈니스 도구로 사용하는 사람들이 많이 늘고 있다. 디지털 카메라를 메모 도구로 이용하는 최대의 장점은 보통 카메라에 비해 정리와 보존이 매우 간단하며 게다가 사진의 손상 등이 거의 없고 품질이 영구적으로 변하지 않는다는 점이다. 말하자면 사진 한 장 한 장을 넘기듯이 수많은 정지 화면 속에서 원하는 하나의 장면을 간단하게 찾을 수 있다는 것이다. 또한 전용 어댑터를 사용하면 내용이나 목적별로 편집해 정리하는 것도 손쉽게 가능하다. 이것은 동영상도 마찬가지이다. 게다가 간단하게 사진을 가공하거나 문자 정보를 기입하는 것도 가능하다. 한번 컴퓨터에 사진 데이터를 넣으면 언제나 원하는 때에 좋아하는 수만큼 사진을 프린트할 수도 있다.시스템 다이어리가 아닌 일반 수첩을 파일식 수첩이라 부르고자 한다. 시스템 다이어리와 파일식 수첩이 지닌 장점을 융합시켜 발매된 것이 스틱식 바인더인 '스틱맨'이다. 간단하게 파일식 수첩의 장점을 살펴보면 다음과 같다.



① 손바닥이나 주머니에 들어가도 부피를 차지하지 않는다

② 휴대 시 편리한 크기와 무게

③ 고리가 없기 때문에 내용을 기입하기 편리하다

④ 페이지를 넘기는 데 위화감이 없다



반면 이에 비해 '시스템 다이어리' 의 장점을 재확인 해보자.



① 자신의 취향에 맞춰 내용을 편집할 수 있다

② 리필 용지가 시중에 많이 있어 바로 활용 가능하다

③ 전자계산기 등을 끼워 넣으면 수첩의 영역을 뛰어넘는 기능을 추가할 수 있다

④ 필요한 부분의 재사용이 간단하다



위와 같이 파일식 수첩의 장점은 그대로 시스템 다이어리의 단점이 되고, 역으로 시스템 다이어리의 장점은 파일식 수첩의 단점이 된다고 볼 수 있다. 그럼 여기서 간단히 스틱맨의 특징과 구조를 소개하도록 한다.



① 고리 대신에 내구성이 뛰어난 나일론 스틱을 사용한다

② 리필 용지를 떼내거나 보충할 때 4개의 스틱을 번갈아 끼워 넣기만 하면 된다

③ 성서 사이즈와 초소형 6개 구멍짜리 사이즈가 있어 모두 종래의 리필 용지로 사용 가능하다④ 단점으로는 리필 용지의 장수를 너무 많이 (두껍게) 넣을 수가 없다



말하자면, 4개의 기다란 나일론 스틱으로 리필 용지를 철하는 수첩이 스틱맨이다. 이에 의해 종래의 시스템 다이어리의 최대 단점이었던 딱딱한 고리의 폐해에서 벗어나 파일식 수첩과 같은 두께로 사용할 수 있다. 극단적으로 말하자면 편집기능을 지닌 파일식 수첩이라고도 말할 수 있다. 사실 페이지를 넘기는 것이나 기입하는 작업도 매우 원활히 이루어져 '파일식 수첩'과 비교했을 때도 전혀 손색이 없다. 물론 초소형 6개 구멍짜리 시스템 다이어리와 같은 사이즈라면 주머니나 손바닥에 쏙 들어가는 슬림감과 조화감을 더욱 느낄 수 있을 것이다.보이스 리코더 최대의 특징은 음성 녹음에 테이프를 사용하지 않고 IC칩을 사용한다는 것이다. 이는 한 손에 쏙 들어오는 사이즈의 콤팩트화를 실현해 놀랄 만한 경량화를 성공시켰다. 현재는 각 제조사마다 몇 가지씩의 기종을 발매하고 있다. 보이스 리코더가 메모도구로 위력을 발휘하는 것은 한 개 한 개의 녹음 재생이 거의 순식간에 가능하다는 점이다. 그리고 보이스 리코더가 인기를 얻게 된 가장 큰 이유는 한 손으로 간단하게 조작이 가능하다는 것이다. 이로 인해 어두운 곳이나 사람들로 붐비는 곳에서도 손쉽게 사용 가능하다. 비즈니스 세계에서 다른 동업 점포의 점포상황을 세밀하게 리서치하는 경우에 이 보이스 리코더가 매우 인기를 얻고 있다. 실제로 상품의 가격이나 물건 배치 등을 경쟁 점포 내에서 종이와 펜을 꺼내 기입한다면 바로 점원에게 이상한 사람이라 찍히게 될 것이다. 그러나 보이스 리코더를 숨기고 들어가면 중얼거리며 메모를 해도 주변에서는 혼잣말을 한다고 밖에 생각하지 않기 때문에 수상하게 여길까봐 걱정하지 않아도 된다.기분이 10배 좋아지는 메모 원칙

메모를 잘하면 일 처리가 완벽해진다부재중 자동응답기능의 전화 - 음성 메모를 일에 활용하자디지털 카메라 - 동영상도 보존이 가능하다면 메모에 있어서 퍼펙트보이스 리코더 - 어둠 속에서도 간단하고 편리한 도구일과 인생에 있어서 수첩을 200퍼센트 활용하자

기호와 숫자를 사용해 메모를 간단하고 손쉽게 한다잡학 메모를 저장해 비즈니스에 이용하자스케줄을 매달 수정하고 쓸데없는 행동을 줄이자이것으로 만전! 메모기술에 충실하기 위한 추천 도구

스틱맨 : 수첩과 시스템 다이어리의 장점만을 합체실패 메모를 만들어 약점· 결점을 극복하자인생을 충실하게 하는 나만의 비밀 메모기술