괴짜 천재들의 똑똑한 다이어리

기분이 10배 좋아지는 메모 원칙



메모를 잘하면 일 처리가 완벽해진다



비즈니스맨들은 남녀노소 지위고하를 막론하고 '바쁘다'는 말을 입에 달고 산다. 나 역시 그렇고 주변 사람들도 마치 의례적인 인사처럼 이 말을 한다. 그런데 '바쁘다'라는 말 속에는 어떤 의미가 담겨 있을까? 가만히 생각해보면 사람들은 바쁘다라는 말을 주관적인 감정을 표현하는 의미로 사용하는 것 같다. 물론 객관적으로 '바쁘다 = 다망하다'는 의미지만, 엄밀히 말하자면 마음이 바쁘다라는 뜻으로 사용하는 경우가 대부분이다. 아무리 처리해야 할 일들이 산적해 있다 할지라도 자신 있고 기분 좋은 상태라면 좀처럼 바쁘다는 말은 하지 않을 것이다. 나는 이것을 깨달은 후 의식적으로 나 자신의 기분이나 페이스에 맞춰 생활하고자 노력하고 있다. 일에 있어서도 어떻게 하면 '주체적으로' '참여해' '기분 좋게' 일할 수 있을지를 생각하게 되었다. 설령, 기분 좋게 일하고 싶더라도 갑자기 다른 업무 전화를 받아야 하거나 쓸데없는 손님이 찾아와 일을 제대로 진행할 수 없을 때가 많다. 이러한 상황에서 커다란 힘을 발휘할 수 있는 것이 바로 메모기술이다.

언제 어디서든 메모하는 습관을 가져라



발명왕 에디슨은 "지금부터 새로운 발명에 관한 모든 것을 기록하겠다."고 스스로 다짐하고 아이디어가 떠오를 때마다 메모를 하기 위해 메모지와 작은 노트를 가지고 다녔다고 한다. 경영의 귀재 잭 웰치 역시 때와 장소를 가리지 않고 순간적으로 스치는 생각을 메모하는 습관 때문에 사람들을 어리둥절하게 만들었던 것으로 유명하다. 심지어 아내 제인과 휴가를 갔을 때조차도 벽 없는 조직에 대해 생각했으며 레스토랑에서 식사하다가 갑자기 냅킨에 '고치거나 매각하거나 폐쇄하라'는 아이디어를 메모하기도 했다. 이러한 아이디어는 그의 머리에 강박관념처럼 자리 잡아 강력한 행동을 이끌어냈다.

1967년에 발견된 레오나르도 다 빈치의 수첩에는 많은 발명품들이 적혀 있었다. 새끼 꼬는 기계(가는 새끼를 뽑아 큰 새끼를 합쳐서 꼬는 장치), 준설기(토사를 파내면서 운하 위를 전진하는 장치), 잠수용구(꼭대기에 코르크로 만든 원판이 붙어 있어 잠수부가 호흡), 비행기(사람이 커다란 판에 엎드리도록 설계), 프로펠러(공중 팽이의 장치), 투석기, 철갑차, 글라이더, 충격과 더불어 폭발하는 수류탄, 두 개의 회전축을 가진 자동날개(헬리콥터), 태엽으로 움직이는 차의 모형, 카메라 등등이다. 물론 이 모든 것들은 상상도에 지나지 않았지만, 메모로 기록을 해두었기에 상상력이 더 풍성해질 수 있었다.

기획서를 위한 메모기술 - '발상'을 이끌어내는 힌트



기획서를 쓸 때 '비즈니스 문서'라는 선입관 때문에 격식을 차린 문장이나 언어가 필요하다고 생각하는 사람이 적지 않은 듯하다. 그러나 그렇게 되면 '자신다움'이 결여돼 아주 재미없는 기획서가 된다. 클라이언트가 기획서에서 요구하는 것은 형식이나 양식이 아닌 '그 내용'이다. 즉 이는 읽는 사람으로 하여금 '맞아! 그래'와 같은 동의를 얻어냄과 동시에 설득력 있는 아이디어로 꽉 찬 '내용'을 담는 것이 무엇보다도 중요하다는 것이다. 그리고 그것을 '어떻게 이해하기 쉽게 전달할 것인가'가 중요한 것이다.

기획서에서 가장 중요한 점은 '내용을 쉽게 이해할 수 있는가' 하는 점이다. 그렇다면 다음에는 '어떤 내용을 담을까'가 문제가 된다. 그러나 이것도 일상생활 속에서 적어둔 메모로 간단히 해결된다. 평상시 스크랩이나 파일 정리를 잘해두면 여러 모로 쓸모가 많다. 파일 정리로 독보적인 사람들로는 전북대 강준만 교수와 조선일보 논설위원 이규태 씨가 있다. 그들의 파일 정리는 각각 '이규태 분류법'과 '강준만 분류법'으로 불리기까지 한다. '이규태 분류법'은 박학다식으로 유명한 칼럼니스트 이규태가 자신의 한국학 연구를 위해 1만6천 건이 넘는 관련 자료들을 즉시 찾을 수 있도록 색깔별로 구분한 자료 정리법을 일컫는 고유 명사로 불리기까지 한다. 또한 '강준만 분류법'은 신문·잡지 등에 글을 기고하는 수백 명의 지식인들의 이름을 1천 개의 파일에 붙여 글과 자료를 모은 것을 말한다. 이 정도의 완벽한 자료 파일이 준비되어 있다면 글을 쓰는 일이 두렵지 않을 것이다. 금방금방 자료를 찾아볼 수 있기 때문이다. 메모를 할 때는 문자보다 그림이나 도표를 이용하는 방법이 좋다. 역사상 가장 창조적인 생각들은 언어 대신 그림으로 표현되었다. 아인슈타인은 자기는 언어로 생각한 적이 거의 없다고 말했다. 그에게 개념은 먼저 이미지로 떠올랐고, 나중에 그것을 언어나 공식으로 표현하려고 했다고 한다. 일본의 기획 컨설턴트 가토 마사하루는 저서 『생각의 도구』에서 그림의 요소를 메모에 집어넣거나 혹은 그림과 문자가 뒤섞인 복합형 메모를 권장하고 있다.

일에 더욱 활용하자! 최고의 메모 테크닉



자신의 능력을 확실하게 상승시켜주는 독서메모



자기가 좋아하는 책을 읽을 때는 시간을 쪼개서 조금씩 읽더라도 큰 어려움 없이 그 내용이 머릿속에 쏙쏙 잘 들어온다. 그러나 업무나 공부를 위해 어쩔 수 없이 읽는 전문서적의 경우는 그렇지 않다. 나는 그러한 책을 읽을 때는 반드시 메모용지를 책갈피 대신 사용하고 있다. 또한 책을 읽으면서 마음에 드는 부분은 우선 밑줄을 그어놓거나 여백에 포인트를 써둔다. 게다가 '이것은 일에 사용할 수 있겠군.'이라고 생각하는 부분, 즉 나의 경우를 예로 들면 출판기획의 소재거리나 집필의 재료라고 생각하는 요소는 책갈피 대용인 메모용지에 기입해 둔다. 책을 읽어갈수록 책갈피를 대신한 메모용지에는 업무나 공부에 도움이 될 만한 포인트나 키워드가 점점 쌓여가게 된다. 이런 책갈피만 있다면 책을 읽다가 그만두더라도 전에 읽었던 내용을 바로 떠올릴 수 있다. 또한 책을 다 읽은 후에는 그 메모를 읽는 것만으로도 그 책을 다시 한번 읽는 것과 거의 같은 효과를 얻을 수 있다.

나폴레옹은 프랑스의 속국이었던 코르시카 섬에서 가난한 법률가의 아들로 태어나 제대로 된 교육을 받지 못했다. 하지만 그는 파리 육군사관학교를 마치고 군대에 복부하면서 '책방의 책을 먹어 없앨 정도'로 책을 보았다. 그의 성공 비밀은 바로 이런 엄청난 독서였다. 세인트 헬레나 섬으로 유배를 떠나는 배 안에서도 수학 문제를 풀었다는 일화는 유명하다. 불과 150년 전만 해도 공부와 독서는 부유층이 즐기는 레저였다. 하지만 현대에 들어서 성공을 꿈꾸는 비즈니스맨들이라면 빠르게 변화하는 트렌드에 뒤쳐지지 않기 위해 시간을 쪼개가며 평생 공부와 독서를 해야만 한다. 안철수 연구소의 CEO 안철수는 의대 재학시절 7년 동안 3시간만 자면서 공부를 했고 엘리베이터 기다리는 시간 10분을 아껴 매달 두세 권의 책을 읽었다고 한다.

인맥이 점점 넓어지는 최고의 메모기술



40, 50대 비즈니스맨들 중에는 아직까지도 컴퓨터나 인터넷에 서툰 사람이 적지 않다. 이런 사람들은 주변에 컴퓨터에 정통한 친구 혹은 아는 사람을 두는 것이 좋다. 책으로 이해하려 하기보다는 컴퓨터 조작에 능통한 누군가에게 물어본다면 문제가 쉽게 해결될 수 있기 때문이다. 무엇이든 자기 스스로 해야 한다고 생각할 필요는 없다. 이는 컴퓨터만을 이르는 것이 아니다. 사람들에게 묻는 편이 보다 빨리 그리고 확실하게 지식을 습득할 수 있는 경우가 꽤 많이 있다. 중요한 것은 모르는 것이 있을 때 물어보는 자세이다. 속담 중에 '모르는 것을 물어보는 것은 한순간의 수치이며, 묻지 않는 것은 평생의 수치이다.'라는 말도 있듯이 말이다. 나는 평소 명함 카드의 비고 난에 그 사람만의 뛰어난 기술, 취미, 특기 등을 가능한 한 기입해두려고 노력하고 있다. 그리고 업무나 개인적인 의문 사항이 생겼을 때는 이 주소록의 카드를 뒤져 그에 적합한 사람을 찾아내 물어보고 있다. 직접 질문에 대한 답을 요구하기가 어려운 경우는 좋은 참고 자료를 소개받는 것도 좋다. 이러한 행동은 시간의 효율성을 크게 높일 수 있다. 사람과의 교류란 결코 무엇인가를 이용하기 위해서만 존재하는 것은 아니다. 그러나 이런저런 자신만의 특별 분야에 대한 지식이나 기술을 서로 교환한다는 것은 어떤 의미로 보면 매우 즐거운 일이다. 상대방이 부담스럽지 않도록 배려한다면 취미를 통해 즐거움을 함께 나누는 것은 인맥 활용의 중요한 방법이 될 것이다.

정보를 확실하게 자신의 것으로 만드는 메모 정리법



메모를 열심히 하는 사람은 많다. 그러나 그것을 제대로 잘 활용하는 사람은 적다. 그렇다면 과연 어떻게 활용하는 것이 좋을까? 메모는 정리라는 작업을 거침으로써 좀더 가치 있게 만들어진다고 해도 과언이 아니다. 메모는 그냥 보관만 하면 아무 쓸모가 없다. 더욱이 메모 양이 쌓이면 나중에 작업방해만 될 것이다. 정리·보관은 크게 나누어 다음의 4가지 작업 공정이 있다.

① 반복해서 읽는다② 마킹 작업을 한다③ 분류한다④ 통합한다



우선, 무엇보다도 중요한 것이 첫 번째의 '반복해서 읽는 것'이다. 내용을 재확인하는 것은 매우 중요하다. 이 단계에서 만일 불필요하다고 느끼는 것들이 있다면 과감히 버려도 상관없다. 반복해 읽은 후의 작업을 편리하게 하는 것이 '마킹 작업'이다. '마킹'이란 말하자면, 다시 읽어보지 않아도 메모 내용이나 핵심을 한눈에 알아볼 수 있도록 표시해두는 것을 말한다. 그래서 어쩌면 '반복해서 읽음' 과 동시에 마킹 작업을 하는 것이 효율적일지도 모른다. 그리고 이 마킹은 그 다음 단계인 '분류'와 밀접한 관계가 있다. 분류 작업을 간단하게 하기 위해 메모에 마킹이라는 작업을 한다고도 말할 수 있다. 그리고 마킹한 부분을 키워드로 해 자신만의 방법대로 분류해간다. 물론 모든 메모를 같은 방법으로 분류할 필요는 전혀 없다. 가장 중요한 것은 필요할 때 바로 쉽게 꺼낼 수 있어야 한다는 것이다. 따라서 단순히 분류만 하는 것이 아니라 연관성이 있는 것을 한곳에 모으는 작업(그룹핑)이 필요하다. 이렇게 정리·보관하면 정보가 필요할 때 편리하게 활용할 수 있을 것이다.

일과 인생에 있어서 수첩을 200퍼센트 활용하자



기호와 숫자를 사용해 메모를 간단하고 손쉽게 한다



수첩은 작고 간편하며 부피를 많이 차지하지 않아 휴대하기 쉽다는 장점이 있다. 그러나 역으로 말하면 메모 공간에 그만큼 한계가 있다고도 말할 수 있다. 그렇다고 해서 작은 글자로 메모한다면 이는 매우 능률적이지 못한 행동이다. 그리고 메모는 결코 깨끗하게 할 필요가 없다. 본인이 '무엇이 써 있는지'를 한눈에 알아볼 수 있다면 아무런 문제가 되지 않는다. 대부분의 사람들은 문자를 기호로 바꿔 간략화하는 방법을 사용한다. 기호화나 간략화의 기본은 불필요한 문자를 되도록 기입하지 않는 것이다. 그렇다고 해서 필요한 문자까지 기호화해버린다면 메모한 의미가 없어질 수 있으므로 주의해야 한다. 주택 제조사에 근무하는 나가누마 씨는 기호를 사용해 스케줄을 능숙하게 정리하고 있다. 그는 정보를 기호화할 때 다음 3가지를 반드시 주의한다.

① 간단하게 쓸 수 있다② 공간을 많이 차지하지 않는다③ 한 눈에 무엇을 썼는지 알 수 있다

나가누마 씨는 우선 시간표기에 있어 시간을 숫자만으로 알아볼 수 있도록 23시간표기법을 사용하고 있다. 이로 인해 우선 오전 오후라는 문자를 사용하지 않게 되었다. 또한 스케줄 내용을 한 문자로 된 기호로 적고 있다. 이 방법은 꽤 정통적이면서 실용적이다. 예를 들어, 업무상의 협의가 있는 경우라면 영어의 미팅(MEETING)의 앞에 문자인 M만을 수첩에 기입한다. 즉, 오후 11시부터 협의가 있는 경우 'M11:00'라고 쓰는 것이다. 이와 같이 약속(주로 클라이언트와의 약속)은 A, 회의는 CONFERENCE의 C. 세미나는 SEMINAR의 SE 등으로 기입하는 것이다. 나가누마 씨는 수첩의 맨 뒷부분에 반드시 약자 설명의 일관표를 만들어두고 있다. 이러한 기호들은 한번에 작성한다고 해도 전부 기억할 수가 없다. 그리하여 나가누마 씨는 조금씩 늘려가면서 이것들을 머릿속에 넣고 있다고 한다.

잡학 메모를 저장해 비즈니스에 이용하자



로버트 하츠 인터내셔널 사에서 미국의 가장 큰 회사 100곳의 부사장과 부장들을 대상으로 실시한 설문조사에서 응답자의 84%가 "유머 감각이 있는 직원이 그렇지 못한 직원들 보다 일을 잘한다고 생각한다."고 말했다. 호즈 크로닌 앤드 오소시에이트 사가 비슷한 내용으로 실시한 CEO 조사에서도 98%의 응답자가 "입사 면접시 세련된 유머 감각이 있는 사람들을 선호한다."고 대답했다.

영국 수상 처칠은 위트나 유머로 사람들을 차츰 자기 쪽으로 끌어들이는 것을 잘했다. 그는 폭넓은 취미를 가지고 있었고 역사에 대한 깊은 조예와 박람강기로써, 즉 동서고금의 책을 널리 읽고 잘 기억함으로써 인격적 매력을 충분히 발휘해 사람들로 하여금 자기 주장에 빨려들게 했다.

비즈니스맨 중에는 유머나 잡담에 서투른 사람이 간혹 있다. 잡담은 말 그대로 좋아하는 것들이나 재미있는 것들을 부담없이 이야기하는 것이다. 예를 들면, 비즈니스 협의나 클라이언트와의 상담 시에는 원활하게 이야기를 진행하지만, 협의나 상담이 끝난 후에 자리를 뜨기까지의 몇 분간의 시간은 어떻게 주체하지 못하는 것이다. 이러한 경우가 생기지 않도록 항상 잡담의 화제가 될 만한 재료를 준비하기 바란다. 예를 들어, 클라이언트와 만나기 전에 이야깃거리를 한두 가지 정도 준비하면, 엘리베이터까지의 몇 분이 전혀 두렵지 않을 것이다. 상대와의 기분 좋은 잡담으로 자신의 캐릭터를 어필할 수 있다면 그 후의 업무 또한 틀림없이 원활히 진행될 것이다. 그러므로 외출 시에도 수첩에 가볍게 꺼낼 수 있는 이야깃거리를 한두 개 정도 항상 준비하는 것이 좋다.

스케줄을 매달 수정하고 쓸데없는 행동을 줄이자



우리들은 하루에도 여러 가지 다양한 활동을 한다. 그런데 가끔씩 '쓸데없이 시간을 보냈군!'이라는 생각이 드는 경우가 종종 있다. 나 같은 경우 의리상 참석한 결혼식, 출판기념회 파티, 실력 없는 주최자가 개최하는 스터디 회에서 돌아오는 길은 항상 그런 기분이 든다. 그런데 단지 이러한 기분은 한 순간일 뿐, 곧 잊어버리고 만다. 그리고 또 같은 행동을 반복하고 또 '쓸데없이 시간을 보냈군!'이라고 후회한다. 이런 판단은 누구나 무의식중에 하고 있을 것이다. 단지 이를 정기적으로 그리고 의식적으로 행하는 것에 그 의미가 있다고 생각한다. 나는 월말이면 그 달에 만난 사람들을 떠올려보고 앞으로 계속 정보교환을 해야 하는 사람인지 그렇지 않은 사람인지를 나름대로 선별한다. 어쩌면 나의 이러한 행동이 무례하다고 느끼는 사람이 있는지도 모르겠다. 하지만 이는 무의식적으로 누구나 하는 행동일 것이다. 그러나 나 같은 경우에는 이러한 작업을 정기적으로 해서 쓸데없이 낭비되는 시간을 줄였다.

실패 메모를 만들어 약점· 결점을 극복하자



행복하고 즐거웠던 일들은 오랫동안 잊혀지지 않고 기억된다. 역으로 힘들거나 고통스러웠던 일들은 쉽게 잊어버리게 되어 있다. 이 망각의 기능이 인간에게 없다면 살아가는 원동력에 커다란 장애가 될 지도 모른다. 그러나 역으로 생각해보면 인간은 이 기능으로 인해 같은 실수를 몇 번씩 되풀이하는 셈이다. 사람들은 살아가면서 많은 시련을 겪게 된다. 일 처리가 엉망이 되거나 중요한 약속에 늦는 일부터 업무상의 트러블, 클라이언트와의 서먹서먹한 관계, 직장에서의 인간관계, 미래에 대한 불안, 가정의 불화 등 일일이 셀 수 없을 정도로 많은 시련에 부딪힌다. 그러나 이러한 시련에 좌절할 것인가, 극복할 것인가에 따라 그 다음의 인생이 크게 달라질 것이다. 이때 중요한 포인트는 인생에서 경험한 실패는 비교적 쉽게 잊어버리기 때문에 반드시 그때그때 가능한 한 자세히 메모해 두는 것이다.

나는 '실패 메모'에 작은 실수부터 큰 실패에 이르기까지 자세하게 적고 있다. 이것들을 곰곰이 살피면 나의 실패가 몇 가지 패턴으로 분류됨을 알 수 있었다. 그것은 나의 사고 패턴이고 행동 패턴이라고 말해도 좋을 것이다. 인간은 사고나 행동에 어떠한 습관 같은 것이 있다. 그것이 나쁜 쪽으로 나오면 실패로 향하는 것이다. 나는 나 자신의 '실패 메모'를 보고 다음의 공통점을 발견했다.