능력있는 사람의 시간관리

Warming up - 능력있는 사람의 시간관리 이해하기



능력있는 사람의 시간관리는 다르다



시간관리란 각자의 습관이나 개성, 삶의 목표에 맞는 일정을 만들고 그 일정에 따라 중요시하는 활동의 자리를 마련하는 것이다. 따라서 시간관리는 개인에 따라 다르다. 처해진 상황이나 목표뿐 아니라 인생관, 행복감의 크기도 각각 다르고 원하는 것도 다르기 때문이다. 자신이 진정 원하는 것이 무엇인지에 따라 그것을 중심으로 생활을 설계하는 게 효율적인 시간관리를 위해 좋은 방법이 될 수 있다. 그리고 이를 위해 새로운 기술을 익히고 잘못된 습관을 바로 잡으면서 자신에게 맞는 시간관리를 찾아내는 것이다.

다음에 등장하는 두 사람의 이야기를 살펴보자. 두 사람의 사례를 통해 스타일은 다르지만 어떻게 성공적인 시간관리를 할 수 있었는지 알 수 있을 것이다.

· 패트리스 - 정돈되고 규칙적이며 평온하다서른여덟 살인 패트리스는 여성 패션 잡지사에서 기자로 일하고 있으며, 네 살짜리 아이가 있다. 패트리스는 모든 일에 걸리는 시간을 정확하게 파악한 후 일정을 여유 있게 조절한다. 예를 들어 매일 아침 아이에게 옷을 입히는 데 걸리는 시간을 예상한 후 때맞춰 아이를 깨운다. 그녀는 중요한 일들을 분명하게 처리할 수 있도록 규칙적이고 평온하며 알차게 시간을 보낸다. 그녀는 시간관리를 통해 자신의 성향과 가치관에 일치하는 풍요롭고 보람된 생활을 하고 있다.

·앤드류 - 일을 중심으로 빠르고 불규칙하게 전개된다쉰여섯 살인 앤드류는 세계에서 가장 큰 호텔 체인의 최고경영자이다. 앤드류는 일을 매우 효율적으로 위임한다. 우수한 인재들을 채용해 적재적소에 배치했고, 긴밀한 협조를 통해 신속한 팀워크를 유지하도록 했다. 의사 전달을 신속하고 정확하게 할 수 있도록 컴퓨터를 네트워크로 연결한 후 체크리스트와 문서 양식을 만들어 그의 스케줄을 비서가 확인하고 준비할 수 있도록 해 놓았다. 그리고 그는 사원들의 요구에도 즉각적으로 답한다. 결재서류들을 훑어보고 종이에 메모를 하거나 사내 양식에 작성한 후 곧바로 보낸다. 그는 판단이 빠르다. 주말에는 한가하게 시간을 보내고 정기적으로 여행을 즐긴다.

패트리스와 앤드류는 각기 다른 방식으로 살아가는 전혀 다른 사람들이다. 패트리스는 일주일을 정해진 틀에 맞춰 살아가는 반면, 앤드류는 정해진 규칙 없이 그때그때 대응하고 있다. 그러나 두 사람 모두 자신의 시간관리 방식에 만족하고 즐거운 마음으로 활기찬 생활을 한다. 보통 사람들도 이 두 사람처럼 시간을 관리하고 싶어한다. 그러나 그렇게 하지 못한다. 하지만 그 방해물을 찾아내야 하는데 일단 자신에게 어떤 문제점이 있는지를 진단할 수 있다면 쓸데없는 일에 시간과 에너지를 소모하거나 지치지 않을 수 있다. 그러므로 지금부터라도 자신이 가진 문제의 원인을 정확하게 규명해 보고 적절한 해결책을 찾아보자.

시간관리가 안 되는 원인을 찾자



· 기술적인 무지일에 제자리가 없다 - 우리의 일정에 각각의 일을 위한 분명한 자리를 정해 두어야 한다. 사실 우리의 하루하루는 정해진 시간보다 더 많은 일들로 채워진다. 우연히 시간이 남게 되는 것은 계획했던 일이 마지막 순간에 틀어질 때이다. 그래서 뜻밖에 남는 시간이 생기더라도 그 시간을 어떻게 보낼지 모른다. 따라서 자신에게 중요하다고 생각되는 일이 있다면 그 일을 위해 일정한 시간을 준비해 두어야 한다.

활동 시간이 적당하지 않다 - 자신의 에너지와 집중력 주기와 맞지 않으면 일에 능률이 오르지 않는 것은 당연하다. 만일 매달 회계 장부 정리를 하려고 마음을 먹고도 번번이 끝내지 못하고 있다면 정신 에너지가 고갈되었을 때 그 일을 하기 때문일지도 모른다. 만약 집중력이 높은 오전에 그 일을 처리한다면 단시간에 복잡한 숫자와의 싸움을 처리할 수 있을지 모른다.

일이 복잡하고 규모도 크다 - 일이 너무 복잡하고 성가실 때는 아예 포기할 수도 있지만 그렇지 않고 반드시 해야 할 일이라면 가감하게 단순화시킬 필요가 있다. 한편 일의 규모가 커서 엄두가 나지 않는 경우도 있다. 이때는 복잡한 일을 여러 단계로 나누자.

· 외부적 현실체력이 떨어진다 - 기온이 저조하고 체력이 떨어지면 일을 진행하기 어렵다. 체력에 한계가 올 수도 있다. 우울증, 주의력 장애 또는 스스로 깨닫지 못하는 여러 가지 건강 문제 때문에 일의 속도가 느려진다. 혹시 병원 치료가 필요하지는 않은지 알아보자. 또 어쩔 수 없이 잠이 부족한 사람들도 많다. 수면 부족은 우리의 에너지는 물론 집중력과 판단력을 크게 저하시킬 수 있다. 그러므로 평소 수면을 충분히 취해 주고 지치거나 큰 병에 걸리지 않도록 일상적인 건강관리에 유의해야 한다.

과도기에 있다 - 결혼, 이혼, 탄생, 죽음, 은퇴, 졸업, 사업 합병 등 우리를 혼란스럽게 하는 많은 과도기적 상황이 있다. 생활의 구조가 변하면 적응할 때까지 시간이 걸린다. 일시적인 과도기가 생겨서 헤매고 있다면 자신의 목표를 재확인해서 기본적인 규칙을 다시 만들어야 한다. 한두 가지라도 괜찮다. 확실하게 지킬 수 있는 일부터 시작하는 게 좋다.

· 심리적 장애하는 일이 없으면 불안하다 - 이런 사람은 일정과 머릿속에 계속해서 뭔가를 채워 넣는다. 그래서 인생에서 정말 하고 싶은 것이 무엇인지와 같은 좀더 근본적인 문제들에 대해 생각할 겨를이 없다. 아니면 차분하게 생각할 시간이 생기면 그런 문제들을 깨닫게 될까봐 피하고 있는 것이다. 만일 달갑지 않은 임무나 문제를 피하기 위해 스스로 자신을 바쁘게 만들고 있다는 생각이 든다면 용기를 내서 자신의 문제를 깊게 탐구해 보도록 하자.

자의적이든 타의적이든 배려가 깊다 - 때로는 인정을 받고 쓸모 있는 사람으로 대우받기 위해 다른 사람들에게 지나친 배려를 하고 있지는 않은지 생각해 볼 필요가 있다. 아니면 하고 싶은 마음이 없는데도 거절하는 일이 서툴러서 부탁받은 일을 하고 있을 수도 있다. 하지만 모든 부탁을 다 들어줄 수는 없지 않은가. 결국 거절하지 못하는 성격 때문에 득보다 해가 될 수도 있다는 사실을 명심하자.

완벽해지려고 한다 - 완벽주의자들은 모든 일을 최고 수준으로 해내려고 하는 반면 훌륭한 시간관리자들은 일의 경중을 따져 우선순위를 정한다. 모든 일을 완벽하게 하려고 하면 해야 할 일들을 다 끝낼 수 없다. 완벽에 대한 욕구는 인정을 받으려는 욕심에서 비롯된다. 또한 비판, 수치심, 혹독한 평가에 대한 두려움에서 비롯될 수 있다. 이는 어떤 일이 정말 노력을 기울여야 할 가치가 있는지의 여부를 판단하는 법을 배우지 못한 것이다. 앞으로는 할 일에 대해 적절한 기준을 정할 필요가 있다. 최대한 노력을 들여야 할 일과 그렇지 않은 일은 따로 있다. 어느 정도 선에서 만족하는 법을 먼저 배우도록 하자.

구체적인 활동 시간대를 그려 보자



시간지도란 생활에 이상적인 균형을 잡아주는 기본적인 일정표이며, 우리의 하루, 일주일 그리고 한 달을 한눈에 볼 수 있게 한다. 또한 예정에 없던 일이 생겼을 때 시간지도를 보면서 그 일에 필요한 시간이 있는지의 여부를 판단해서 일정에 추가하거나 생략할 수 있다.

시간지도에 구체적인 활동 시간대를 정해서 일주일 전체를 구성해 보자. 그리고 자신에게 물어 보자. "내 일정은 충분한 균형을 이루고 있는가, 주요 생활 부문이 모두 포함되었는가, 즐기고 쉬고 노는 시간을 확보해 두었는가, 육체적 활동과 정신적 활동, 사회생활과 사생활이 잘 어우러져 있는가, 속도는 나의 타입과 잘 맞는가, 활력을 유지할 수 있는 일정인가?" 활동 시간대 만들기는 퍼즐을 맞추는 것과 같다. 마음에 들 때까지 조각들을 맞춰 보자. 물론 근무 시간이나 수업 시간처럼 움직일 수 없는 일들도 있지만 나머지는 원하는 대로 조정할 수 있다. 어디에 배치해야 할지 판단하지 못할 때는 항상 처음 떠오르는 직감대로 하면 된다. 그리고 어떤 활동 시간대 안에는 좀더 작고 구체적인 시간대를 만들어 넣을 수도 있다.

만일 당신의 목표가 '건강 증진'이라고 가정해 보자. 모든 활동이 건강 증진이라는 목표에 확실하게 도움이 되도록 하려면 시간지도에 충분한 수면 시간과 일주일에 세 번의 운동 시간, 그리고 매일 건강식을 요리할 시간을 마련해야 한다.

일단 시간지도를 만들어서 2주일 동안 실천해 보면서 시간지도가 자신에게 잘 맞는지 분명하게 평가하고 조정하자. 시간지도를 채울 때 공간이 부족할지도 모른다. 시간보다 활동이 더 많아질 수도 있다. 그럴 때는 여러 활동을 동시에 할 수 있는 방법도 생각해 본다. 여러 가지 일을 한꺼번에 하는 시간과 한 가지 일에 집중하는 시간을 적절히 배분하는 것이 좋겠다.

완성된 시간지도를 활용해 보자



미란다는 시간지도 없이 일을 하면서 도무지 능률이 오르지 않았다. 재정설계사인 그녀에게 가장 중요한 두 가지 일은 고객들을 만나는 일과 그들의 투자 포트폴리오를 설계하고 관리해 주는 일이었다. 그녀는 고객들을 잘 대접해야 한다고 생각했다. 그래서 고객이 전화해서 만나자고 하면 "그러죠. 언제가 좋으시죠?"하고 즉각 승낙하고, 고객이 어떤 시간을 요구하든 자신은 상관없다고 했다. 실은 그 시간에 포트폴리오 작업을 하려고 마음먹고 있었지만 고객이 만나자고 하면 언제나 그 일을 포기했다. 그러다 보니 포트폴리오 작업을 소홀히 하는 것 같은 불안감이 생겼고, 일주일에 이틀 밤은 자정까지 사무실에 남아서 일을 했다.

나는 미란다에게 매일 고객을 만나는 시간과 고객의 포트폴리오를 설계하는 시간을 따로 정하라고 제안했다. 고객들은 보통 오전이나 이른 저녁에 만나자고 했으므로 그녀는 매일 아침과 일주일에 이틀 저녁을 고객들과 만나는 시간으로 정했다. 그리고 매일 오후 3시간씩 포트폴리오를 설계하고 관리하는 일로 보냈다.

이제 고객이 만나자고 하면 미란다는 사전 준비를 하고 대답을 하게 되었다. 무작정 "언제가 좋으세요?"라고 묻는 대신 "아침이나 저녁 시간에 만나면 어떨까요?"라고 말한다. 아침과 저녁 약속이 꽉 차 있는 경우에는 "다음 주라면 괜찮습니다."라고 말했다. 만일 반드시 오후에 만나야 하는 특별한 고객이 있으면 포트폴리오 작업 시간 중 하나를 포기하고, 그 일은 다음날 저녁이나 아침에 보완을 하기로 계획을 세웠다. 새로운 시간지도를 사용해서 미란다는 평온을 되찾았다. 이것이 시간지도를 갖고 있는 사람과 그렇지 않은 사람의 확실한 차이다.

시간지도를 만들면 우리가 인생에서 원하는 것이 무엇인지 시각적으로 볼 수 있게 된다. 시간지도에는 우리의 특별한 가치관과 선택이 반영된다. 시간지도를 어느 정도 자세히 만들 것인지는 각자의 개인적 취향에 달려 있다. 또한 자신이 만든 시간지도를 얼마나 정확하게 지킬지도 역시 자기 하기 나름이다. 물론 시간지도를 만든 후에도 얼마든지 융통성 있게 시간을 조정할 수 있다. 시간지도가 가진 장점은 각자 자신에게 가장 적절한 방식으로 응용할 수 있다는 것이다.

시간관리, 도구 선택이 중요하다



이동이 많은 사람은 일정관리 도구를 가능하면 작은 것으로 선택해야 한다. 반면 안에서 하는 일이 많은 사람이라면 어느 정도 공간을 차지하는 것도 무방하다. 다이어리를 선택할 때에는 자신의 글자 크기와 자료의 양을 고려해야 한다. 적어 넣을 내용이 많고 다른 사람들의 일정까지 참고로 기록해야 한다면 좀더 큰 종류가 필요하다. 만일 넉넉한 공간이 필요하지만 너무 큰 것이 부담이 된다면 작은 고리로 묶는 다이어리를 사서 한 달 치씩 따로 갖고 다녀도 좋다. 만일 컴퓨터 프로그램을 사용할 생각이라면 하드 드라이브에 그 소프트웨어를 실행할 만큼 충분한 용량이 있는지 확인해 보자. PDA는 점점 더 작고 가벼운 제품이 나오고 있다. 그러나 너무 작아도 문제가 된다. 글자를 읽기 어렵다거나 문자판을 조작하기 불편하다면 다른 기능이 아무리 뛰어나도 소용이 없다.

다이어리를 사용하든 PDA를 사용하든 양식이 마음에 들어야 한다. 다이어리는 보통 일별, 주간별 또는 월별로 되어 있다. 월별로 일정을 계획할 수 있고, 또 일정이 얼마나 많은가에 따라 주간별이나 날짜별로 자세히 기록할 수 있는 양식이면 가장 좋다. 반면에 일정관리 소프트웨어들은 거의 모든 종류가 여러 양식으로 일정을 보여 준다. 단 중복되는 약속을 입력하는 기능이 있는지 확인해 봐야 한다. 그러한 기능이 없는 제품들도 일부 있기 때문이다.

내가 권장하는 또 다른 기능은 정해진 시간을 시각적으로 보여주는 프로그램이다. 예를 들어 오후 2시에서 오후 5시까지 약속시간을 기록하고 색깔이나 무늬로 세 시간 전체를 블록으로 분명하게 구분해서 볼 수 있는지 알아보자.

모든 일정관리 도구는 달력과 할 일 목록뿐 아니라 지출 내역, 일하는 시간, 구입한 책, 사업 계획, 전화번호와 주소, 생일 선물 목록 등을 기록하고 찾아볼 수 있게 되어 있다. 원하는 것은 모두 기록해 둘 수 있는 것으로 선택하자.

Practice - 능력있는 사람의 시간관리 따라하기



처음 하는 일에는 시간이 더 필요하다



만일 전에 해본 적이 없는 일이라면 더구나 복잡한 일이라면 먼저 그 일을 해본 경험자에게 시간이 얼마나 걸리는지 물어볼 수 있다. 여러 사람에게 알아보면 더 좋다. 같은 일이라도 하는 사람에 따라 시간이 달라지기 때문이다. 시간을 알면 그 일을 어떤 식으로 해야 할지 계획할 수 있다.

예를 들어 가족 모두가 지방으로 이사를 가는데 이사를 해본 경험이라고는 대학에서 기숙사 물건밖에 꾸려본 적이 없다고 하자. 그럴 때는 이사를 많이 다녀본 경험자들에게 물어 보자. 시간이 어느 정도 걸리는지, 물건들을 꾸리고, 포장하고, 재활용센터로 보내거나 기증을 하고, 집을 청소하고, 우편물과 전화 서비스 등을 이전하는 부분에 대해서 귀띔해 줄 것이다. 그래서 전체 과정에 걸리는 시간과 각 부분에 걸리는 시간을 알고 나면 다음 단계인 축소하기로 넘어가서 일을 생략하고 줄이고 위임할 수 있게 된다. 실제로 선별 절차와 시간 계산을 거치고 나면 큰일이라도 겁내지 않고 해볼 용기가 생긴다. 따라서 우선 현재 해야 할 일들을 선별하는 절차부터 시작하도록 하자. 그리고 밀린 일들을 처리하는 데는 몇 가지 일반적인 요령이 있다. 우선 최소 2시간은 밀린 일을 선별하는 시간으로 정하자. 그리고 그 시간에 밀린 일을 하려고 애쓰지 말고, 단지 할 일을 선별해 보자. 또한 최근에 밀린 일에서 시작해서 가장 당면하고 급한 일이 무엇인지 파악하자.

반복되는 일은 단순화하라



사실 지루하게 반복되는 사소한 일에 너무 많은 시간을 보내면 큰 목표를 달성하기 위한 다른 활동에 할애할 시간이 줄어든다. 그렇다면 몇 시간만 투자해서 반복적인 일과를 간단하게 처리하는 방법을 알아보기로 하자. 단순화하는 방법은 여러 가지가 있다. 우선 어떤 단계를 건너뛰어서 일을 좀더 신속하게 진행할 수 있다. 예를 들어 반복적인 일에 대해서 생각할 필요가 없도록 목록과 절차를 만든다. 판단하고 결정하는 과정이 줄어들면 그만큼 일을 빨리 끝낼 수 있다. 사소한 일들은 미리 결정을 해놓으면 곧바로 의미 있는 활동에 집중할 준비가 된다.

번거로운 과정을 최대한 줄이기 위해서는 반복적이고 일상적으로 하는 일들을 평가해서 신속하게 처리할 수 있는 요령을 익혀야 한다. 제일 먼저 머리에 떠오르는 것은 복잡한 집안일과 사무실에서 기계적으로 하는 일들이다. 또한 여행, 자료 수집, 교정, 정리 정돈을 할 때 불필요한 시간 낭비를 줄일 수 있는 방법들을 찾아보자. 참고로 아래와 같은 방법들이 있다.

· 가지고 나갈 물건의 점검 목록을 만들어서 현관문에 붙여 두고 집을 나서기 전에 확인한다. 예를 들어 지갑, 열쇠, 일정관리, 우산, 숙제, 아이들의 가방, 휴대폰 그리고 충전기 등 점검 목록을 얇은 판자에 싸서 신발장에 걸어둘 수도 있다.· 온라인 상에서 기념일을 알려주는 서비스를 이용한다. 기억하기를 원하는 기념일의 목록을 보낸 후 기념일 전에 선물 제안과 이메일로 통보를 해 주는 온라인 서비스 업체에 가입한다. 선물을 주문해서 직접 수령인에게 보낼 수 있다.· 대금 결제를 처리하는 장소를 정해 두자. 대금 결제에 필요한 모든 것 - 청구서, 봉투, 우표, 펜, 계산기 - 을 한 곳에 보관해 두고 매번 찾는 일이 없도록 하자. 눈에 보이는 곳에 서류철을 준비해 두고 영수증과 상환 기록을 그때그때 파일해서 서류 정리가 밀리지 않도록 하자.· 여행 점검표를 만든다. 의상, 기차표나 비행기표, 여권, 카메라, 의약품, 세면도구 등 여행에 필요한 물건 목록을 만든다. 그리고 여행을 가는 기간과 기후에 따라 양과 무게를 조정한다.· 세면도구 가방에 비누, 치약, 칫솔 등을 미리 챙겨 둔다. 여행을 할 때마다 물건을 찾고 꾸리는 시간을 절약할 수 있다.· 여행을 떠나기 전에 마지막으로 점검할 사항을 목록으로 만든다.· 반복해서 타이핑을 하는 서류는 컴퓨터로 양식을 만든다.· 서류 정리를 단순화하자. 서류가 많고 복잡하면 정리하기가 번거로워서 자꾸 미룰 수 있다. 각기 다른 색깔의 서류철을 사용하면 어떤 서류들인지 금방 눈에 들어온다. 또한 책상에 손닿는 거리에 서류 정리 캐비닛을 놓아두면 쉽고 편리하게 정리할 수 있다. 캐비닛을 놓을 자리가 없다면 쉽게 운반 가능한 상자를 이용하는 것도 좋은 방법이다.