성공을 약속하는 파워 프리젠테이션

프리젠테이션의 시기는 휴일이나 업무가 바쁜 시기, 스포츠 경기나 기타 행사가 있을 때, 주말이나 휴가시즌 바로 전은 피하는 것이 좋다. 또한 일자가 확정되는 대로 참석자들에게 미리 여유 있게 알려 줘야 한다. 이때 프리젠테이션의 주제를 알리고 어떤 도움이 되는지도 설명한다.



이후에는 발표 장소의 위치를 표시하는 길잡이 표지를 여러 군데 놓고 안내나 프론트 데스크에 발표 장소를 정확히 알려주도록 사전에 의뢰하고 확인해야 한다. 그리고 발표자에 대한 홍보는 미리 하되 주최측과 함께 효과적인 홍보계획을 마련해야 한다. 충분한 홍보자료를 제공하여 발표자에 대한 신뢰를 가질 수 있게 해야 하며 장소와 기타 변동사항은 적어도 48시간 전에 알려 준다.



필기를 해야 할 경우 책상과 메모지, 필기구를 준비하고 물, 기타 용품을 따로 준비한다. 또한 발표 장소의 모든 기자재가 제대로 설치되었는지 점검하고 비상대책도 마련해 둔다. 만약 스크린을 설치할 경우 스크린 높이의 두 배 이후부터, 또 마지막 2열의 거리가 스크린 높이의 8배 미만이 되도록 좌석을 배열한다. 프리젠테이션에 필요한 기자재는 미리 주문하고 예약한 담당자의 이름을 메모한 후, 발표 중에 기자재 사용을 도울 사람을 확인한다. 비상용 기자재도 준비해둬야 한다.



발표자 자신의 기자재와 유인물을 사용할 경우 박스에 알아 볼 수 있는 표시를 한 후 충분한 여유를 두고 미리 발송하고 안전을 기하기 위해 필수적인 품목은 본인이 직접 가져가야 한다. 출발하기 전에는 서류 가방에 들어 있는 발표자 소개문, OHP 투시물, 유인물, 마커, OHP용 수성펜, 연필, 화이트보드 마커와 지우개, 기타 필요한 품목들을 확인하도록 한다. 모형, 특수 전시물은 파손되지 않도록 별도의 가방에 넣는다.



유인물과 필요한 복사물은 필요한 부수보다 10% 여유 있게 준비해야 한다. 소개자가 정확히 읽을 수 있도록 완벽한 문장으로 설득력 있는 발표자 소개문을 작성하는 것은 기본이다. 또한 각종 시각 자료를 완료, 확인하고 자료와 함께 연습한다. 연습은 전체 내용을 선 자세에서 3차례 한다. 리허설은 가능하면 동료 앞에서 하는 것이 좋다. 연습을 할 때는 발표내용을 항목별로 메모 카드에 기록하고 특히, 시작하는 말과 결론은 원고를 준비하여 완벽하게 할 수 있도록 해야 한다. 예상되는 질문과 이에 대한 답변도 준비한다.



프리젠테이션이 시작되면 반드시 정시에 시작하여 정시에 끝내도록 해야 한다. 또한 진행 도중 청중이 눈치 채지 않도록 시간을 자주 점검한다.



이밖에도 여러 가지 도움을 준 사람들에게 짧은 감사의 엽서를 보내 발표 당일 특별한 요청이 생길 경우 도움을 받을 수 있도록 한다. 주최측 담당자의 이름을 확인하는 것은 기본이다. 또한 프리젠테이션에 참석하는 주요 인물의 얼굴과 이름을 기억하여 이들과 마주쳤을 경우 할 말을 생각해 놓아야 한다.



발표자는 의상과 구두 타이들을 골라놓고 휴식을 충분히 취해야 하며 발표 장소에 가는 길을 알아두고 만일의 사태에 대비하여 여유 있게 출발해야 한다. 발표자 소개는 주제의 중요성을 강조하고 주제와 청중과의 연계를 설명한다. 그리고 주제에 대한 프리젠터의 자격을 강조한다. 이때 짧고 정확하고 정곡을 찌르는 내용으로 하되 종이 한 장에 두 줄 간격으로, 쉼표 부분과 강조부분을 표시하여 작성한다. 발표를 하는 도중 목소리가 갈라질 때는 말을 멈추고 침을 삼키고 따뜻한 물을 사전에 준비하여 시각 자료를 보게 하거나 필기를 하도록 하는 사이에 마신다.질의 응답 시간을 효과적으로 운영하는 발표자는 더욱 전문가답게 보인다. 그러므로 최선을 다하는 마음으로 질문에 답하는 것이 중요하다. 발표자의 견해를 명확히 밝히고 청중이 가장 관심을 갖는 문제를 집중적으로 다뤄야 한다. 최선의 대책은 미리 예상되는 모든 질문에 대해 준비하는 것이다. 주의할 것은 발표자가 먼저 질문을 유도하되, 발표자가 원하는 질문을 하도록 유도한다. 기습적인 질문을 당하는 일이 없도록 하기 위해서다. "질문 있습니까?" 라고 묻거나 청중으로부터 질문이 나오지 않을 때에는 "가장 많이 받는 질문 중 하나가 ∼입니다만" 또는 "이런 질문이 나올 거라고 예상했습니다만∼" 하고 발표자 스스로 질문을 하고 대답하는 방법도 있다. 질문을 적은 카드를 몇 사람에게 나누어주고 질의 응답 시간에 질문하도록 할 수도 있다.



청중을 서너 그룹으로 나눈 다음 각각의 그룹에 대해 한 두 가지 질문을 제기하도록 하는 방식, 즉 질문에 대한 토론은 효과도 높으며 흥미를 느껴 적극적으로 참여하게 된다. 질문을 받으면 질문자에게 감사함을 표시해야 한다. 질문이 건설적이지 않거나 동의하지 않는 발언일 경우에도 간단히 질문을 해주어서 고맙다고 말한다. 어떤 경우에도 질문자가 스스로를 중요하게 느끼도록 해야 함을 기억하라.



질문을 받을 동안은 질문자와 시선을 맞추고, 눈을 크게 뜨고 고개를 끄덕이기도 하고 가볍게 미소를 지어야 한다. 질문자에게 가까이 다가갔다가 질문이 끝나면 천천히 자신의 자리로 돌아오는 것도 좋다. 질문을 받을 때도 발표 때와 마찬가지로 참석자 각자에게 시선을 주어 모든 참석자가 소속감을 느끼도록 해야 한다.



또한 질문을 받을 때마다 천천히 큰소리로 질문을 반복하여 모든 참석자들이 질문을 이해하게 하고 발표자는 답을 준비할 수 있는 시간을 벌어야 한다. 사실 응답시점은 질문이 나오는 즉시 응답하는 것이 좋으나 나중에 답하는 것이 효과적인 경우에는 나중에 답할 것을 이야기하되 반드시 답을 주어야 한다.



청중이 발표자의 의견과 반대되는 반응을 보일 경우는 보다 중요한 사항이나 무게가 나가는 점과 비교해 준다. "질문의 요지를 충분히 이해합니다." "맞는 말입니다. 그런데 그보다 중요한 것은∼" "어려운 질문이군요 (고개를 끄덕이며 심각한 표정을 짓는다.) 이렇게 한번 생각해 보면 어떨까요?" 라고 말을 한다. 질문자가 장황하게 늘어놓을 경우 질문자에게 시선을 주며 계속하라는 표정과 몸짓을 보이며 끝까지 들은 후, "질문을 제가 한번 요약해 보겠습니다∼"라고 답변을 시작한다.



질의 응답에서 중요한 것은 언제나 정직하고 솔직하게 답해야 한다는 것이다. 만약 답을 모를 경우 "아주 좋은 질문입니다. 그런데 제가 답을 몰라 죄송합니다. 최선을 다해 답을 찾아보겠습니다. 연락처를 주시면∼" 하고 대응한다. 발표자의 실력을 깎기 위해 고의적인 질문을 하는 경우에도 냉정을 잃고 흥분하거나 화를 내서는 안 된다는 점을 명심하자.프리젠테이션의 준비와 점검질의 응답마음의 여유를 가질 수 있도록 심호흡을 연습한다. 기대에 찬 눈빛으로 미소를 보내며 발표자가 던지는 반짝이는 내용과 유머에 찬사와 웃음을 보내는 청중의 모습을 그려본다. 활력과 열정을 가지고 프리젠테이션에 드라마와 역동성을 가미한다.



프리젠테이션은 아주 재미있는 작업이다. 자신의 견해와 경험을 다른 사람들과 나눌 수 있는 흔치 않은 기회를 제공한다. 파워 프리젠테이션의 열쇠는 발표자가 뚜렷한 목표의식과 자신의 발표에 대한 확신을 갖는 것이다. 효과적인 프리젠테이션을 위해서는 발표자는 주제와 함께 스스로를 청중에게 내놓아야 한다. 특히 비즈니스 프리젠테이션은 단순한 발표로 그쳐서는 안 된다. 발표자는 자신이 가진 정보와 함께 자기 자신을 보여주는 것이다. 이것이 바로 파워 프리젠테이션의 비밀이다.맺는 말파워 프리젠테이션을 위한 복장발표자가 어떻게 보이고 어떤 복장을 하였느냐에 따라 청중의 반응은 달라진다. 우선 자신의 이미지와 조화를 이루는 복장을 선택해야 한다. 또한 자신이 원하는 목표에 적합한 옷을 입으면 그 목표에 심리적으로 더 가까이 접근할 수 있다. 장기간에 걸친 프리젠테이션일 경우에는 약간 편안한 복장을 해도 무방하다. 그러나 전문가처럼 보여야 한다.



마지막으로 옷차림이 언제나 깔끔하게 보이도록 주의를 기울여야 하며 상의나 셔츠에 필기구가 삐죽이 튀어나오지 않도록 해야 한다. 필기구는 고급으로 갖추되 검정색이 좋다. 복장을 통해서 언제든 확신에 차있고, 자신감 있으며, 확고하게 준비된 모습으로 보이도록 해야 한다.제5장 파워 프리젠테이션의 셋째 요소 : 시청각 도구제6장 환경과 준비단계효과적인 커뮤니케이션은 내용보다도 이를 전달하는 방법에 더 많이 좌우되므로 바디 랭귀지를 최대한 활용해야 한다.



우선 스스로를 관찰하라. 거울 앞이나 비디오 카메라 앞에서 같은 말을 여러 가지 다른 표정과 발음으로 연습해 본다. 또 사람들 앞에서 말하는 모습을 녹화한다. 친구 앞에서 의견을 들어보는 것도 좋다. 프리젠테이션의 주제에 따라 얼굴 표정을 다르게 하는 것도 필요하다.



또한 미소의 위력을 이용하라. 입사 면접에서 미소를 짓는 지원자가 합격률이 높다는 통계도 나와 있다. 미소를 짓게 되면 신체도 긍정적으로 반응한다. 소개자가 발표자를 소개할 때는 청중을 향해 미소를 지은 후 소개자를 바라본다.



자연스런 시선과 손 처리도 중요하다. 청중을 한번 훑어본 후 개개인의 눈을 바라보는 연습을 한다. 한 사람에 대해 2~3초씩 시선을 멈춘다. 발표자가 참가자와 시선을 마주치며 말을 할 때 청중은 자기에게 개인적으로 말을 하고 있다고 느끼게 된다. 가끔씩 발표 장소를 사선으로, 가운데에서 구석으로, 오른쪽에서 왼쪽으로, 또 왼쪽에서 오른쪽으로 훑는다. 청중에게 시선을 주는 것이 두렵거나 불편한 느낌이 들고 위협적인 느낌을 주는 사람이 있을 때 다정해 보이거나 발표자에게 호감을 갖고 있는 사람들에게 우선적으로 시선을 준다. 가끔 미소를 교환하며 친밀감을 확고히 한다. 그런 다음 보다 부정적인 느낌을 주는 사람들에게 시선을 옮긴다. 윈스턴 처칠도 처음엔 청중이 팬티 바람으로 앉아 있는 모습을 상상하며 연설했다고 한다. 또는 자신에게 엄청난 빚을 진 빚쟁이라고 생각하는 것도 좋겠다.



제스처는 매끄럽고 자연스러워야 한다. 진지해 보이면서도 편안한 제스처를 스스로 개발하는 것이 중요하다. 기계적이거나 과장된 제스처는 바람직하지 않다. 또한 청중의 특성과 스타일을 파악하여 그에 맞게 제스처를 조절해야 한다. 만약 주머니에 손을 넣는 습관이 있다면 주머니를 봉해버리는 것도 좋다. 팔은 자연스럽게 내려뜨린다. 제스처와 함께 움직임도 고려해야 한다. 커뮤니케이션에서는 똑같은 자리에서 가만히 서서 발표하면 청중들이 지루함을 느낀다. 따라서 청중이 산만하게 느끼지 않는 범위에서 힘과 여유가 있는 움직여야 한다. 그런 움직임은 사람들 앞에서 자신감을 높여준다. 다만 프리젠테이션에서는 행동이 느린 것이 좋다. 발표자의 느린 태도를 청중들은 자신감으로 받아들인다. 비슷한 경우를 하나 말하자면, 만약 발표도중 물건을 떨어뜨렸을 때도 우아하게 몸을 구부려 되도록 여유 있게 천천히 물건을 집는 게 좋다.



프리젠테이션을 망치는 적 중에 하나는 긴장이다. 따라서 긴장을 풀어야 한다. 손이 떨리기 시작할 때에는 잠시 청중이 손을 보지 못하도록 옆구리 쪽으로 내려뜨린다. 모든 사람들 앞에서 샴페인 잔을 들었을 경우 손이 마구 떨리기 시작했다면 잔을 가슴 가까이 몸에 댄다.



발표를 할 때 서있을 때의 바른 자세도 알아보자. 가슴을 내밀고 배는 끌어당긴다. 무릎은 편안하게 하고 다리를 엇갈리거나 비스듬히 하지 않는다. 등을 곧게 편다. 발을 약간 벌려 선다. 깊게 천천히 고르게 호흡한다. 자세와 행동과의 연관을 살펴보면 자신감 있고 긍정적인 프리젠터는 고개를 들고 어깨를 젖힌다. 미소 띤 얼굴은 활력이 넘치고 준비가 되어있다는 표현이다.커뮤니케이션에서 비언어적 영향은 대단히 크므로 시청각자료는 프리젠테이션에 있어서 필수적인 도구가 되었다. 적절한 시청각 도구를 사용하면 보다 효과적인 커뮤니케이션이 이루어진다.



연단과 강연대를 알아보자. 연단은 발표자의 키가 작을 때, 또는 의자가 세 줄이 넘을 때에는 필요하다. 강연대는 상황과 청중을 감안하여 의례를 갖추어야 할 때는 사용하는 것이 좋다. 중요한 요점을 강조할 때만 한 두 차례 강연대 모서리를 가볍게 잡고 청중에게 약간 몸을 숙인 자세로 말한다. 악보대는 필요할 경우에만 사용해도 무방하다.



마이크는 시작하기 전 입에서 5~7cm 정도 떨어진 위치에 적당한 높이로 고정시켜놓는다. 말하는 도중 위치를 바꾸어야 할 경우 스위치를 끄고 옮긴 후 다시 켠다. 마이크에 문제가 생기는 경우 간단한 말을 준비해 둔다. 예를 들면 "일이 잘 안 풀릴수록 저는 더 자신감이 생기거든요." 손에 드는 마이크일 경우 손을 바꿔드는 연습을 한다.



자료는 발표 수일 전에 모두 완성하여 미리 의견과 반응을 들어보고 필요하면 수정해야 한다. 발표 당일 청중이 많을 경우는 큰소리로 한번 읽어 주는 것이 좋다.



컴퓨터를 이용한 시각자료를 알아보자. 전문 소프트웨어를 사용하면 다양한 서체와 컬러, 멋진 그래픽으로 아주 인상적인 자료를 손쉽게 만들 수 있다. 참석자가 많을 경우 LCD 프로젝터나 빔 프로젝터를 사용해야 하고 반드시 하드웨어 소프트웨어 양쪽 모두를 자유롭게 구사할 수 있어야 한다. 컴퓨터 자료를 제작할 때는 제목과 본문에 다른 서체를 사용하는 것이 좋다. 다만 색은 3가지 이내로 한다. 전체 자료에 일관성이 있어야 하며 큰 서체를 지양하라. 그리고 행간을 적절히 띄우고 그래프와 차트는 반드시 제목을 표기한다. 발표자가 컴퓨터를 조작할 경우는 청중과 시선을 교환할 수 있도록 설치해야 한다.



다음은 유인물이다. 유인물은 발표 내용을 요약하는 데 사용한다. 청중이 가장 중요한 정보에 초점을 맞출 수 있도록 특히 주의하여 읽을 부분이 어디인지를 설명한다. 유인물이 여러 장이거나 활용도가 높을 경우에는 제본하는 것이 전문적인 인상을 준다. 이 때 회사나 단체의 로고가 인쇄된 커버를 사용하면 더욱 효과적이다. 발표 도중 배포할 경우는 청중의 관심을 분산시킬 수 있으므로 주의하여 사용해야 한다.



오버헤드 프로젝터(OHP)를 알아보자. 이 자료의 장점은 조명을 끄지 않고도 사용할 수 있다는 것이다. 청중이 10~400명 사이일 때는 매우 효과적이다. 청중의 수가 많거나 OHP 자료에 많이 의존하여 진행할 경우는 예비 램프를 확인하고 프로젝터를 하나 더 준비해도 좋다. 또한 프로젝터가 켜있는 상태에서 필름을 치우면 청중의 눈을 상하게 하며 매우 서툰 발표자로 보인다. 따라서 켜고 끄는 대신 자료대 크기의 두꺼운 종이를 사용하여 빛을 차단하는 방법도 있다. 이미 제시된 자료는 멀리 놓는 것이 편리하다.



OHP에 비해 슬라이드는 시각적인 효과가 뛰어나다. 준비가 잘된 짧은 슬라이드 쇼는 강력한 설득력을 발휘하며, 청중의 수가 많을 때 특히 효과적이다. 컴퓨터의 대중화로 직접 슬라이드 작업을 할 수 있어 최소의 경비로 최대의 효과를 올릴 수 있다. MS 사의 파워포인트, 어도비 사의 포토샵이 유용할 것이다. 조작법을 정확하게 익혀야 프리젠테이션을 원활히 진행할 수 있다.



동영상과 음향을 같이 전달하는 비디오 카메라는 강렬한 인상을 줄 수 있다. 청중의 수를 감안하여 모니터나 스크린을 준비하고 보여줄 부분을 미리 맞추어 놓고 음량을 조절해 놓는다. 청중을 기다리게 하지 않도록 주의한다.



프리젠테이션에서 모형은 제품을 소개할 때 매우 유용하게 이용된다. 청중에게 새로운 제품을 보여줌으로써 시각적인 자극을 주는 것이다. 견본이나 모형은 모든 청중이 볼 수 있도록 충분한 크기로 만들어 쉽게 볼 수 있는 위치에 놓는다. 다만 견본을 참석자들 사이로 돌리지 않는 것이 좋다. 따라서 견본의 수는 적을수록 좋다.