성공을 약속하는 파워 프리젠테이션

제1장 성공적인 프리젠테이션을 위하여



프리젠테이션 기술을 향상시키는 데 효과적인 방법은 다른 프리젠터를 주의 깊게 관찰하고 그들의 프리젠터 기술을 분석하는 것이다. 그들의 장점과 단점을 분석한 다음, 자신의 프리젠테이션에서 약점과 개선점을 파악하여 부족한 부분을 집중적으로 훈련하고 자신의 강점을 파악하여 이를 충분히 효과적으로 이용해야 한다. 자신이 알고 있는 가장 훌륭한 프리젠터를 생각해 보라. 그리고 그로부터 배워라. 다만 그를 부러워하진 말자. 이 사람 또한 당신과 똑같은 출발점에서 시작했다는 사실을 기억하라.

성공적인 프리젠터가 되기 위해서는 규모가 크건 작건 간에 프리젠테이션을 할 수 있는 기회를 놓치지 않아야 한다. 그리고 최선을 다하며 항상 배우는 자세로 임해야 한다. 자신감이 넘치면서 효과적이고 세련되게 메시지를 전달할 수 있도록 에너지와 시간을 집중 투자해야 함은 물론이다. 특히 자신감은 프리젠터에게 가장 필요한 자질이다. 자신감이 프리젠테이션에 미치는 영향은 커뮤니케이션 기술이 미치는 영향보다 훨씬 더 크다. 자신감을 가지는 효과적인 방법 중 하나는 스스로에게 긍정적인 말을 함으로써 일종의 자기최면을 거는 것이다. "이것이 내 생애 최고의 프리젠테이션이 될 것이다. 이곳에 나보다 많은 지식을 가진 사람은 없다. 이들은 내가 가진 정보를 필요로 하는 사람들로서 나의 프리젠테이션으로 도움을 받게 될 것이다."

제2장 파워 프리젠테이션의 첫째 요소 : 말



프리젠테이션은 다음 4가지 중 하나 이상을 목적으로 한다.



첫째, 정보제공을 위한 프리젠테이션이다. 청중이 필요로 하는 정보만을 전달해야 한다. 그러나 그 전달하려는 정보의 양을 생각해야 한다. 사람들이 흡수할 수 있는 정보의 양은 제한되어 있기 때문이다. 따라서 너무 많은 정보에 질릴 경우 청중은 프리젠테이션에 흥미를 잃게 된다. 동시에 특정 내용을 강조한 나머지 다른 내용을 발표하지 못하는 일이 생기지 않도록 주의해야 한다. 필수적인 내용을 결정한 다음 소소한 사항은 지나가라. 반대로 프리젠테이션 과정에서 정보를 충분히 제공하지 않을 때 청중은 발표자의 신뢰도와 자신감에 의심을 품게 된다는 사실을 기억하자. 둘째, 즐거움을 주기 위한 프리젠테이션이다. 프리젠테이션이 시작된 후 처음 5-7분 동안 유머로 활기를 돋우는 것이 바람직하다. 그러나 그 유머는 프리젠테이션 주제와 직접적으로 연관되는 것이어야 한다. 가장 효과적이면서 안전한 유머는 발표자 개인의 경험에서 나온 이야기나 일화이다. 자신에게 이런 경험이 없다면 주변 친지나 친구에게서 구할 수도 있다.

셋째, 마음을 움직이기 위한 프리젠테이션이다. 웃음이든 울음이든 발표자는 이를 미리 계획해야 한다. 내 경험상 시작할 때는 유머를 사용하고 중간 부분에서 감정을 움직이는 것이 바람직했다. 발표자가 자신의 감정을 진실되게 전달하면 청중은 이에 반응하여 발표자와 똑같이 느끼게 된다. 그러나 발표자가 너무 감정에 치우쳐서는 안 된다. 그리고 마지막은 긍정적인 내용으로 끝을 장식하는 것이 좋다. 또한 어떤 문제에 대해서 비판할 때에는 반드시 건설적인 해결책을 제시해야 하며, 상황을 개선할 수 있는 아이디어를 제공하는 것이 중요하다.

넷째, 행동을 이끌어 내는 프리젠테이션이다. 여기에서는 메시지를 준비할 때 자신의 프리젠테이션을 들은 후 청중이 취해야 할 가장 중요한 행동사항에 초점을 맞춘다. 예를 들어 직원들로 하여금 새로운 회사이념을 받아들이도록 하는 것, 자사의 상품이나 서비스를 구입하도록 하는 것, 혹은 예산 승인이나 프로젝트 안에 대한 위원회의 승인을 얻어내는 것 등이 있다.

목표에 따라 프리젠테이션의 종류를 4가지로 나눴다. 어떤 프리젠테이션이든 이러한 목표에 맞은 내용은 중요한 요소가 된다. 그러나 내용이 전부는 아니다. 여기에 전달하는 방법이 포함되어야 한다. 전달하는 방법에 따라 청중의 이해 여부가 결정되며, 이에 따라 커뮤니케이션 효과가 판가름나기 때문이다.

어휘의 선택과 사용



프리젠테이션에 참가하는 그룹은 각기 다른 용어와 표현, 유머감각을 가지고 있으므로 발표자는 해당 그룹의 사람들이 쓰고 이해하는 어휘에 익숙해져야 한다. 참석한 특정 그룹에 알맞은 어휘를 사용하기 위함이다. 이것은 매우 중요하다. 전문용어나 특수용어는 반드시 그에 맞는 적절한 그룹에만 사용해야 한다. 긴 문장이나 구는 짧게 만드는 것이 좋다.

인사말부터 살펴보자. 상투적인 인사말이나 어휘는 피해야 한다. "존경하는 사장님, 부사장님 이하 직원 여러분, ∼" 또는 "여러분의 시간을 뺏게되어 미안하다." 등은 바람직하지 않다. "준비한 것이 별로 없어서∼" "에, 아, 음∼" 이것보다 더 프리젠테이션을 망치는 것은 없다. 일단 말을 멈추고 생각을 정리한 다음 다시 말을 시작하는 것이 좋다. 가장 인상적인 개회사를 준비하여 청중이 프리젠테이션에 적극적으로 참여할 수 있도록 이끌어야 한다.

두 번째는 청중의 관심을 끌 수 있는 첫 문장을 준비하는 것이다. 그러기 위해서는 우선 신체적으로 정신적으로 준비가 되었다고 느껴진 후에 말을 시작해야 한다. 또한 발표자 자신이 겪은 개인적인 일화를 친구에게 이야기하듯 진솔하게 말하는 방법이 있다. "이곳으로 오는 도중에 우스운 일이 일어났습니다."라는 식으로 곧바로 일화를 소개한다. 임시 회의나 참가자가 처음으로 함께 모인 프리젠테이션의 경우에는 상황 및 청중에 대해 언급하는 것이 아주 효과적이다. "오늘 이 자리는 대단히 뜻깊은 자리입니다." "오늘이야말로 ABC라는 주제가 가장 적절한 날이라고 생각합니다. 왜냐하면∼" 등으로 시작한다. 그리고 진실이 느껴지는 인사나 치사로 시작하는 것은 분위기를 원만하게 만들어 준다.

세 번째는 청중의 흥미를 유도하고 반응을 주시하는 것이다. 극적인 발언을 하면 청중에게 충격을 주고 호기심을 유발하는 효과를 거둘 수 있다. 또한 흥미를 돋우는 질문을 제기하는 것도 좋다. "품질은 뛰어나면서도 가격이 저렴한 제품을 개발하려면 시간이 얼마나 걸린다고 보십니까?" 등이 그런 질문이다. 다만 흥미를 유도하는 말이어도 청중에 대한 약속은 현실적이며 충분히 실현할 수 있는 것이어야 한다. "앞으로 1시간 동안 고객과의 관계를 현저하게 개선할 수 있는 방법에 대해 말씀드리겠습니다." 등의 질문이 그것이다. 또한 참가자들에게 관련되는 질문을 하며 손을 들것을 요청하는 것도 바람직하다. 이때 발표자는 진지한 태도로 거수를 요청하고, 청중의 반응에 고마움을 표시해야 한다. 발표자가 '나'보다는 '여러분'을 강조하는 것이 일체감을 일으키게 하며, 늘 대하는 통계가 아닌 독특하고 색다른 통계를 들면 효과적이라는 사실을 알아두자.

이렇듯 프리젠테이션의 과정에서 발표자는 청중의 반응을 늘 주시해야 한다. 청중이 어리둥절하거나 당혹한 표정을 보이면 잠시 진행을 멈추고 내용을 이해했는지 물어보는 것이 좋다. 발표자가 농담을 했는데도 웃지 않는다면 유머를 피하고 진지한 태도를 보여준다. 또 청중이 딴전을 피우고 있는 것이 확실할 경우에는 즉시 멈추고 상황을 정리하여 수습해야 한다. 프리젠테이션 당일이나 며칠 전에 참가자들에게 특기할 만한 사건이 있었는지도 유의해서 알아두자. 발표자가 이에 대해 거론할 필요는 없지만 참고로 알고 있는 것이 좋다.

네 번째는 신뢰감을 조성하는 것이다. 발표자의 최근 강연이나 발표 내용에 대해 과장되지 않게 언급하거나 근간에 발표한 논문이나 기사, 수상경력 등 최근 업적에 대해 언급하면 발표자가 충분한 전문성과 경험을 갖추고 있음을 밝힘으로 신뢰감을 쌓는다. 또한 앞선 발표자의 내용이 자신의 주제와 연관된 것일 때에는 이에 대해 언급하는 것이 좋다. 청중은 이를 훌륭한 태도로 받아들인다.그리고 발표 주제와 관련된 분야에서 권위와 전문성이 인정된 것만을 인용하도록 한다. 청중이 알고 있고 존경하는 인사의 말을 인용하면 더욱 효과적이다. 신뢰감 조성을 위해 발표자는 일시적 기억상실을 최소화하기 위해 충분한 준비와 중요한 골자 몇 개를 철저히 숙지해야 함은 기본이다.

마지막으로 시작만큼 중요한 끝맺음을 잘해야 한다. 다만 진실함을 보여주는 끝맺는 말은 될수록 발표자의 마음에서 우러나오는 것이 좋다. 그리고 프리젠테이션의 목적에 대해 다시 설명해 주고 이 목적을 달성했음을 보여준다. 전체 내용을 하나로 뭉뚱그려 프리젠테이션의 결과로서 청중이 취해야 할 행동이나 태도를 보여주는 일화로서 결론을 맺는 것도 좋다. 또한 청중이 취해야 할 행동을 정확하게 말하는 것으로도 결론을 지을 수 있다. "부서의 생산성을 높이고 싶다면 당장 지금부터 진실된 마음으로 직원을 칭찬하십시오," " 오늘밤 자녀들의 인생 목표가 무엇인지 묻고, 아무런 판단도 하지 말고 듣기만 하십시오." 이밖에 청중으로 하여금 생각하게 만드는 질문을 던짐으로써 끝맺는 것도 효과적인 방법이다. 전문적인 학술발표나 기자회견에서는 간단하고 직접적인 맺음말로 대신한다. "효율적인 노사관계에 대한 행동심리에는 아직도 연구할 부분이 많이 남아 있습니다.∼" 끝맺음에서 중요한 것은 프리젠테이션에서 다루고자 했던 내용을 간단명료하게 요약해 주고 청중의 질문을 자연스럽게 유도하는 것이다.

제3장 파워 프리젠테이션의 둘째 요소 : 바디 랭귀지



효과적인 커뮤니케이션은 내용보다도 이를 전달하는 방법에 더 많이 좌우되므로 바디 랭귀지를 최대한 활용해야 한다.

우선 스스로를 관찰하라. 거울 앞이나 비디오 카메라 앞에서 같은 말을 여러 가지 다른 표정과 발음으로 연습해 본다. 또 사람들 앞에서 말하는 모습을 녹화한다. 친구 앞에서 의견을 들어보는 것도 좋다. 프리젠테이션의 주제에 따라 얼굴 표정을 다르게 하는 것도 필요하다.

또한 미소의 위력을 이용하라. 입사 면접에서 미소를 짓는 지원자가 합격률이 높다는 통계도 나와 있다. 미소를 짓게 되면 신체도 긍정적으로 반응한다. 소개자가 발표자를 소개할 때는 청중을 향해 미소를 지은 후 소개자를 바라본다.

자연스런 시선과 손 처리도 중요하다. 청중을 한번 훑어본 후 개개인의 눈을 바라보는 연습을 한다. 한 사람에 대해 2~3초씩 시선을 멈춘다. 발표자가 참가자와 시선을 마주치며 말을 할 때 청중은 자기에게 개인적으로 말을 하고 있다고 느끼게 된다. 가끔씩 발표 장소를 사선으로, 가운데에서 구석으로, 오른쪽에서 왼쪽으로, 또 왼쪽에서 오른쪽으로 훑는다. 청중에게 시선을 주는 것이 두렵거나 불편한 느낌이 들고 위협적인 느낌을 주는 사람이 있을 때 다정해 보이거나 발표자에게 호감을 갖고 있는 사람들에게 우선적으로 시선을 준다. 가끔 미소를 교환하며 친밀감을 확고히 한다. 그런 다음 보다 부정적인 느낌을 주는 사람들에게 시선을 옮긴다. 윈스턴 처칠도 처음엔 청중이 팬티 바람으로 앉아 있는 모습을 상상하며 연설했다고 한다. 또는 자신에게 엄청난 빚을 진 빚쟁이라고 생각하는 것도 좋겠다.

제스처는 매끄럽고 자연스러워야 한다. 진지해 보이면서도 편안한 제스처를 스스로 개발하는 것이 중요하다. 기계적이거나 과장된 제스처는 바람직하지 않다. 또한 청중의 특성과 스타일을 파악하여 그에 맞게 제스처를 조절해야 한다. 만약 주머니에 손을 넣는 습관이 있다면 주머니를 봉해버리는 것도 좋다. 팔은 자연스럽게 내려뜨린다. 제스처와 함께 움직임도 고려해야 한다. 커뮤니케이션에서는 똑같은 자리에서 가만히 서서 발표하면 청중들이 지루함을 느낀다. 따라서 청중이 산만하게 느끼지 않는 범위에서 힘과 여유가 있는 움직여야 한다. 그런 움직임은 사람들 앞에서 자신감을 높여준다. 다만 프리젠테이션에서는 행동이 느린 것이 좋다. 발표자의 느린 태도를 청중들은 자신감으로 받아들인다. 비슷한 경우를 하나 말하자면, 만약 발표도중 물건을 떨어뜨렸을 때도 우아하게 몸을 구부려 되도록 여유 있게 천천히 물건을 집는 게 좋다.

프리젠테이션을 망치는 적 중에 하나는 긴장이다. 따라서 긴장을 풀어야 한다. 손이 떨리기 시작할 때에는 잠시 청중이 손을 보지 못하도록 옆구리 쪽으로 내려뜨린다. 모든 사람들 앞에서 샴페인 잔을 들었을 경우 손이 마구 떨리기 시작했다면 잔을 가슴 가까이 몸에 댄다.

발표를 할 때 서있을 때의 바른 자세도 알아보자. 가슴을 내밀고 배는 끌어당긴다. 무릎은 편안하게 하고 다리를 엇갈리거나 비스듬히 하지 않는다. 등을 곧게 편다. 발을 약간 벌려 선다. 깊게 천천히 고르게 호흡한다. 자세와 행동과의 연관을 살펴보면 자신감 있고 긍정적인 프리젠터는 고개를 들고 어깨를 젖힌다. 미소 띤 얼굴은 활력이 넘치고 준비가 되어있다는 표현이다.

파워 프리젠테이션을 위한 복장



발표자가 어떻게 보이고 어떤 복장을 하였느냐에 따라 청중의 반응은 달라진다. 우선 자신의 이미지와 조화를 이루는 복장을 선택해야 한다. 또한 자신이 원하는 목표에 적합한 옷을 입으면 그 목표에 심리적으로 더 가까이 접근할 수 있다. 장기간에 걸친 프리젠테이션일 경우에는 약간 편안한 복장을 해도 무방하다. 그러나 전문가처럼 보여야 한다.

마지막으로 옷차림이 언제나 깔끔하게 보이도록 주의를 기울여야 하며 상의나 셔츠에 필기구가 삐죽이 튀어나오지 않도록 해야 한다. 필기구는 고급으로 갖추되 검정색이 좋다. 복장을 통해서 언제든 확신에 차있고, 자신감 있으며, 확고하게 준비된 모습으로 보이도록 해야 한다.

제5장 파워 프리젠테이션의 셋째 요소 : 시청각 도구



커뮤니케이션에서 비언어적 영향은 대단히 크므로 시청각자료는 프리젠테이션에 있어서 필수적인 도구가 되었다. 적절한 시청각 도구를 사용하면 보다 효과적인 커뮤니케이션이 이루어진다.

연단과 강연대를 알아보자. 연단은 발표자의 키가 작을 때, 또는 의자가 세 줄이 넘을 때에는 필요하다. 강연대는 상황과 청중을 감안하여 의례를 갖추어야 할 때는 사용하는 것이 좋다. 중요한 요점을 강조할 때만 한 두 차례 강연대 모서리를 가볍게 잡고 청중에게 약간 몸을 숙인 자세로 말한다. 악보대는 필요할 경우에만 사용해도 무방하다.

마이크는 시작하기 전 입에서 5~7cm 정도 떨어진 위치에 적당한 높이로 고정시켜놓는다. 말하는 도중 위치를 바꾸어야 할 경우 스위치를 끄고 옮긴 후 다시 켠다. 마이크에 문제가 생기는 경우 간단한 말을 준비해 둔다. 예를 들면 "일이 잘 안 풀릴수록 저는 더 자신감이 생기거든요." 손에 드는 마이크일 경우 손을 바꿔드는 연습을 한다.

자료는 발표 수일 전에 모두 완성하여 미리 의견과 반응을 들어보고 필요하면 수정해야 한다. 발표 당일 청중이 많을 경우는 큰소리로 한번 읽어 주는 것이 좋다.

컴퓨터를 이용한 시각자료를 알아보자. 전문 소프트웨어를 사용하면 다양한 서체와 컬러, 멋진 그래픽으로 아주 인상적인 자료를 손쉽게 만들 수 있다. 참석자가 많을 경우 LCD 프로젝터나 빔 프로젝터를 사용해야 하고 반드시 하드웨어 소프트웨어 양쪽 모두를 자유롭게 구사할 수 있어야 한다. 컴퓨터 자료를 제작할 때는 제목과 본문에 다른 서체를 사용하는 것이 좋다. 다만 색은 3가지 이내로 한다. 전체 자료에 일관성이 있어야 하며 큰 서체를 지양하라. 그리고 행간을 적절히 띄우고 그래프와 차트는 반드시 제목을 표기한다. 발표자가 컴퓨터를 조작할 경우는 청중과 시선을 교환할 수 있도록 설치해야 한다.

다음은 유인물이다. 유인물은 발표 내용을 요약하는 데 사용한다. 청중이 가장 중요한 정보에 초점을 맞출 수 있도록 특히 주의하여 읽을 부분이 어디인지를 설명한다. 유인물이 여러 장이거나 활용도가 높을 경우에는 제본하는 것이 전문적인 인상을 준다. 이 때 회사나 단체의 로고가 인쇄된 커버를 사용하면 더욱 효과적이다. 발표 도중 배포할 경우는 청중의 관심을 분산시킬 수 있으므로 주의하여 사용해야 한다.

오버헤드 프로젝터(OHP)를 알아보자. 이 자료의 장점은 조명을 끄지 않고도 사용할 수 있다는 것이다. 청중이 10~400명 사이일 때는 매우 효과적이다. 청중의 수가 많거나 OHP 자료에 많이 의존하여 진행할 경우는 예비 램프를 확인하고 프로젝터를 하나 더 준비해도 좋다. 또한 프로젝터가 켜있는 상태에서 필름을 치우면 청중의 눈을 상하게 하며 매우 서툰 발표자로 보인다. 따라서 켜고 끄는 대신 자료대 크기의 두꺼운 종이를 사용하여 빛을 차단하는 방법도 있다. 이미 제시된 자료는 멀리 놓는 것이 편리하다.