ONE DAY 팀 워크숍

ONE DAY 팀 워크숍

김경수 지음

밥북 / 2017년 10월 / 216쪽 / 15,000원





1부 Warming-up(예열)



급히 먹는 밥에 목이 멘다

“오늘 워크숍 주제는 OOOO입니다.” 일반적으로 마음이 조급한 워크숍 진행자의 첫 멘트이자 참여자들에게 성급하게 던지는 어젠다이다. 보통 워크숍 주제는 부서 구성원들이 별도의 시간에 함께 모여서 해결해야 할 정도로 굵직한 이슈이거나, 오랜 시간 해결되지 못했던 어려운 문제들일 경우가 많다. 이런 주제들을 워크숍 시작부터 참여자들에게 바로 들이밀면 참여자들은 부담이 될 수밖에 없다. DT 워크숍에서는 처음부터 콘텐츠를 바로 다루지 않고 Warming-up부터 시작한다. 첫 단추를 끼우는 중요한 단계이다. 워크숍 담당자는 DT 워크숍(이하 디자인 씽킹 기반 워크숍을 ‘DT 워크숍’이라 부른다)에 들어가면서 참여자들의 머릿속에 워크숍 과정의 전체적인 큰 틀을 반드시 잡아주어야 한다. 그래야 참여자들이 중간중간 과정에서 ‘내가 지금 무엇을 왜 하고 있으며, 다음 단계에서는 무엇을 하게 될지’에 대한 감을 유지할 수 있다. DT 워크숍의 각 활동들에 대해 담당자로서 다음과 같은 가이드의 원칙을 유지할 필요가 있다.

‘정답은 없다. 답은 여러 가지 있고 그중 최고의 답을 찾아내면 된다.’

‘남들과 동일한 방법으로 하면서 남들과 다른 결과를 기대하는 것은 바보짓이다.’



DT 워크숍의 진행자는 수직적인 지식 전달자가 아니다. 인사이트를 찾아 문제를 해결하기 위한 다양한 활동에서 다분히 참여자들이 스스로 방법을 고민하고 선택하도록 해야 한다. 물리적인 지원(장비, 물품, 비용 등)의 차원에서 도와주고, 세부 방법이나 콘텐츠에 대한 헬프는 참여자 셀프에 위임하자.

DT 워크숍이 추구하는 또 하나의 목표는 워크숍 참여자 개개인의 역량 향상을 포함한다. DT 워크숍이 완료된 후 팀과 개인은 엄청난 변화를 맞을 것이다. 그 기저에는 DT 워크숍에서 과제 수행을 완료했다는 성취감도 있을 것이며, 과제 결과물에 대한 자랑스러움도 있을 것이다. 중간중간 멤버들과 협업 과정에서 힘들었던, 때로는 서로 부딪혔던 기억들이 워크숍 이후 자신의 업무에 적용해볼 수 있다는 자신감과 함께, 결과적으로 자신의 성장한 모습과 만날 수 있을 것이다.

Warming-up 단계에서 각 분과별, 또는 참여자 전체의 시간을 잠시 할애하여 각자가 이번 워크숍을 통해 달성하고자 하는 목표를 간단히 발표하자. 그리고 그걸 적어서 눈에 잘 띄는 곳에 붙여놓도록 하자. 워크숍이 끝난 뒤 각자의 목표를 다시 보면서 오늘 자신이 워크숍을 얼마나 열심히 수행해왔는지, 자신의 목표가 잘 달성되었는지에 대해 성찰하는 시간을 가지는 것도 좋다.

멤버들 간의 관계 형성이 워크숍의 결과를 좌우한다

DT 워크숍에서 수평적 관계 형성은 무척 중요하다. 이를 위해서 워크숍 담당자가 참여자들 간의 수평적 호칭을 고려해보는 것을 적극 권하고 싶다. 각자가 불리고 싶은 닉네임을 이름표에 적어서 차도록 하자. 각자가 스스로 적어 가슴에 붙인 닉네임 명찰은 참여자들 간에 서로를 알아가는 아이스-브레이킹의 좋은 소재 역할을 할 것이다.

Action Item#1 - DT 워크숍 모드로 전환하기

스스로 환경을 바꿔 마인드 세팅하기: DT 워크숍은 진행자와 참여자 간, 그리고 참여자와 참여자 간의 수평적ㆍ양방향 커뮤니케이션이 원활하게 이루어지는 것이 매우 중요하다. 이를 위해 필자의 경우 DT 워크숍을 위해 때로는 책상이 아닌 돗자리나 매트를 깔고 워크숍 공간 바닥에 앉는 형태의 자리 배치를 하기도 한다. 책상이 아닌 바닥에 앉아서 진행하는 워크숍이 상상이 될지 모르겠지만, 효과는 만점이다. 바닥에 앉으면 다리를 뻗게 되고, 다리를 뻗으면 몸과 마음이 편해지고, 그렇게 되면 워크숍 자체가 편해진다.

환경을 바꾸는 것에는 책상 배치만 있는 것이 아니다. 워크숍 공간의 벽면은 무한한 창의적 공간이다. 이 벽면을 참여자들 스스로 가꾸어보도록 기회를 만들어주자. 지워지지 않는 페인트칠을 하지만 않는다면 그것이 무엇이든 분과와 자신의 이야기 또는 소개, 그림 등을 하고 싶은 대로 표현하도록 지원하자. 몇 년 전 어느 교육 관련 워크숍에서는, 참여자들이 분과룸을 초등학교 교실처럼 꾸미기 위해 태극기와 장난스러운 급훈을 적어 붙였던 적이 있다. 일반 회의실에서는 상상도 못할 ‘우리만의 공간 만들기!’ 이 정도면 왠지 학생의 입장에서 생각하고 이야기할 것 같은 기대감이 솟아나는 것 같다.

Body to Mind 예열하고 Ice-breaking 하기: 평소에는 사무실에서 함께 했던 팀원들이더라도 워크숍에서 한 분과에 모여 앉아 있으면 분위기가 어색할 수 있다. 이럴 때 참여자들에게 필요한 것이 바로 아이스 브레이킹이다. 보통은 참여자들 각자가 인사나 자기소개를 하고, 스트레칭이나 체조를 함께 하기도 한다. DT 워크숍에서는 여기에 한 가지를 반드시 더 녹여낸 방법들을 활용한다. 그것은 참여자들이 앞으로 수행하게 될 워크숍의 내용을 미리 체험해볼 수 있도록 아이스 브레이킹 안에서 자연스럽게 암시하고자 하는 것이다.

DT 워크숍의 주요 활동은 우리 조직의 상품이나 서비스의 고객(사용자)을 직접 만나고, 그들의 생각이나 행동을 깊이 있게 분석하여 인사이트를 도출하고, 그것을 기반으로 창의적인 해결 방안을 만들어 이해하기 쉽게 전달하는 것이다. 이러한 내용들을 효과적으로 녹여낸 아이스 브레이킹 방법 몇 개를 다음과 같이 소개한다.

① Draw My Friend - 참여자들을 두 명씩 짝을 이루게 하고 서로 5분씩 인터뷰한다. 그 후, 그 사람을 가장 잘 표현할 수 있는 주요 특징만을 요약하고 간추려서 글이나 그림으로 종이에 작성하도록 한다. 그리고 다른 참여자들 앞에서 발표하도록 한다. 이러한 과정에서 자연스럽게, 인터뷰 대상이 되었던 참여자에 대한 소개가 전체 멤버들 대상으로 이루어지며, 참여자들은 인터뷰/관찰 ? 분석? 정리? 발표로 이루어지는 DT 워크숍의 축소판을 미리 경험해볼 수 있다. 또한 내 동료에 대해 한 번 더 생각해볼 좋은 기회가 된다. 평상시에는 잘 물어보지 않았던 옆 동료의 요즘 관심사나 오늘의 기분을 간단히 인터뷰하듯이 물어보게끔 하는 것은, 디자인 씽킹의 핵심인 ‘사람을 이해하고 공감’하는 철학과 방법론을 공감해보는 맛보기 효과를 거둘 수 있다.

② Step To Know - 우선 워크숍 장소에 들어와 자리에 앉아 있는 참여자들을 자리에서 일어나 한쪽의 넓은 공간이나 복도로 모이게 하여, 옆으로 길게 한 줄로 세운다. 그리고 오늘 워크숍에 대한 참여자 각자의 활동과 예상 콘텐츠 등에 대해 진행자가 퀴즈를 낸다. 퀴즈 정답을 맞히는 사람은 한 발짝 앞으로 나아가게 한다. 최종적으로 가장 앞에 선 참여자에게는 워크숍 준비 우수상을 준다. 퀴즈를 풀어가는 과정에서 서서히 참여자들은 워크숍의 주제에 대해 이해하게 되고 친숙해지게 된다. 또한 워크숍을 하나의 즐거운 놀이처럼 느끼게 될 것이다.

Action Item#2 - DT Team Building 하기

다양한 멤버 구성으로 워크숍 효과 배가시키기: DT 워크숍에서는 구성원들의 다양성이 매우 중요하다. 다양한 경험, 전공, 사고, 성향의 구성원들이 모여 서로가 서로에게 사고의 자극제가 될 수 있도록 해야 한다. 또한, 멤버 구성의 다양성은 자칫 한쪽으로 치우칠 수 있는 팀워크의 균형을 유지해주는 방법이기도 하다. DT 워크숍에서 문제 해결 과제를 수행하다 보면 대개 문과 계열 출신 구성원들은 토론을 즐기는 성향을 보인다. 사례 연구나 토론 활동이 자주 행해지는 경영, 마케팅 분야의 특성상 기술 배경을 가진 멤버들보다 상대적으로 토론 참여도가 높아지는 것이다. 그러다가 과제 수행의 주도권이 문과 계열 멤버들에게 넘어가고 기술 배경 멤버들은 “나중에 솔루션 찾거나 시제품 만들 때는 제가 도맡아서 할 테니 그땐 여러분들은 푹 쉬세요.” 하면서 뒷선에 서게 되는 경우도 종종 발생한다. DT 워크숍의 전체 과정은 참여 구성원 모두에게 동일한 과정이다. 처음부터 끝까지 ‘누구는 하고, 누구는 하지 않는’ 상황은 존재하지 않는다.

팀에 활기를 불어넣어주는 Ritual(의식) 만들기: DT 워크숍은 혼자서 단시간에 끝내는 과정이 아니다. 다양한 배경의 사람들이 모여 서로 다른 지식과 경험을 기반으로 하여 탄탄한 팀워크를 이루어 과제를 수행하게 된다. 따라서 분과의 과제 수행은 하나의 완성체가 되어서 진행되어야 한다. 이를 위해서는 과제 수행에 대해 멤버들이 스스로 자부심, 사명감, 주인의식을 강하게 느끼도록 해야 한다.

그 첫 번째 방법은, 과제 수행에 대한 ‘Code Name’을 만드는 것이다. DT 워크숍이 이루어지는 동안 해당 분과를 칭하거나 해당 분과의 수행 과제를 부를 때 (한꺼번에 부르기에는 다소 긴) 과제의 주제를 일컬으며 커뮤니케이션하기는 무척 불편하다. 따라서 해당 분과를 상징하면서도 수행 과제의 주제를 연상할 수 있는 이름을 분과원들이 스스로 재미있게 짓도록 하자.

단어 하나 또는 두 개로 이루어지는 이름이라면 좋겠다. 지금까지 분과들이 지어본 Code Name 중 재미있고 인상 깊었던 몇 개를 소개한다. ‘F&B(Food and Beverage: 식음료) 영역에서 새로운 서비스를 기획하기’ 과제를 수행하는 분과는 FBI(Food & Beverage Investigator: 식품/음료 시장을 FBI처럼 제대로 파헤치자는 의미)라는 Code Name을 지어서 과정 동안 분과의 간판으로 이용하기도 했다. ‘도서 유통에서의 비즈니스 기회 찾기’ 과제를 수행하는 분과에서는 BooKing(Book을 소비자에게 잘 연결[부킹]시켜주는 King[왕]이 되자는 의미)을 과제 수행 Code Name으로 정하기도 하였다.

각 분과에서 만든 Code Name은 적절한 사진이나 이미지와 함께 그려서 분과 옆 벽면에 붙여놓도록 한다. 이렇게 붙여놓은 Code Name 그림은 마치 분과의 문패와 같은 역할을 하기도 하며 과제 수행에 대한 분과원들의 재미와 주인의식을 한껏 높여주는 효과가 있다.

두 번째 방법은, 워크숍 참여자 전체 또는 분과 단위의 ‘Go-Stop Ceremony’를 만드는 것이다. 이는 워크숍 전체의 시작과 종료, 중간중간 과정이나 미팅의 시작과 종료, 활동들의 시작과 종료 지점에 멤버들과 함께 외치는 구호 또는 행동 의식이다. 하루 동안의 워크숍 일정 속에서 참여자들에게는, ‘뭔가를 할 때는 제대로 하고, 또 쉴 때는 제대로 쉬는 것’이 중요하다. 그렇지 않으면 참가자 각자의 정신 자세가 해이해지기 쉽고, 시간 관리도 제대로 되지 않는다.

세 번째 방법은, 분과의 ‘그라운드 룰(Ground Rule)’을 스스로 정하는 것이다. 이것은 운동 경기에서 경기장의 사정에 따라 정식 경기 규정을 적용할 수 없을 경우에 임시로 정하는 경기 규정을 말한다. DT 워크숍과 같은 공동의 작업에서는 그라운드 룰을 정해 놓으면 분과원들의 행동에 공통의 가이드와 판단 기준을 제공할 수 있다. 예를 들어 다음과 같은 그라운드 룰을 정할 수 있다.

- 분과원들은 반드시 수업 시작 10분 전에 자리에 앉아서 수업 준비를 한다.

- 식사와 커피는 분과원들이 함께 모여서 먹는다.

- 멤버가 의견을 발표하면 무조건 “참 좋은 의견입니다!”를 말한 후 다음 사람이 자신의 답변을 이야기한다.

분과원으로서의 사명감과 책임의식을 가질 수 있으면서 공동생활의 기강을 잡아 줄 수 있는 사항들을 그라운드 룰로 정한다. 참여자들이 자발적으로 정하고 스스로 지켜갈 기본 수칙들이 정리되어 가면서 참여자들의 몸과 마음은 이미 DT 워크숍 상태로 Warming-up 되어 있을 것이다. 지금까지의 Warming-up 과정은 하루짜리 DT 워크숍에서는 대략 1시간 정도 진행하는 내용들이다. 워크숍 진행자는 짧은 시간 안에 모든 것들을 하려고 하기보다는 각 활동들의 취지와 목적을 잘 이해하여 필요한 활동들을 취사선택하는 것이 좋다.



2부 Planning(계획)



큰 그림(Big Picture)에서 세부 사항(Detail)까지 주도면밀하게 설계해야 한다

DT 워크숍의 Warming-up 단계에서는 실질적인 콘텐츠를 다루지 않았다. 이제 Planning 단계부터는 수행 과제에 관한 내용을 본격적으로 다루게 된다. Warming-up 후 워크숍 참가자들은 다음과 같은 궁금증(=planning 단계에서 해야 할 작업들)을 가지게 된다.

“우리 분과가 오늘 다루어야 할 주제가 명확히 뭐지?”(주제 명확화)

“우리 분과 주제의 성공적인 결과를 얻어내려면 무엇을, 어떻게 해야 하지? 그런데 그 활동들은 도대체 왜 하는 거지?”(방법론, 접근방법 설계)“성공적인 결과를 위해 우리는 어떤 산출물을 만들어내야 하지?”(산출물)



DT 워크숍의 과제 수행은 단계별로 분절된 단순 활동을 수행하는 단위가 아니다. 전체적인 흐름으로 연결되는 하나의 완성체로 진행된다. 이 때문에 사전에 설계를 제대로, 치밀하게 하지 않으면 진행 중간에 방향을 잃고 헤매거나 주먹구구식의 즉흥적 활동들이 행해지게 된다. 그러므로 ‘우리 분과는 OOO을 해결하기 위한 과제를 수행하고 있으며, 지금 단계에서 우리가 하고 있는 활동은 OOO을 하기 위한 것이고 결과물은 대략 OOO한 모습의 것이 될 것이다.’라는 정도의 내용은 항상 워크숍 멤버들의 머릿속에 있어야 한다.

분과와 워크숍 진행자 서로 간의 가용 자원(Resource)을 최대한 활용하는 설계가 필요하다DT 워크숍 과정의 마무리는 누군가에게 발표나 보고를 하는 형태로 진행된다. 주로 부서장 또는 사장에게 보고하거나, 모든 참여자들 앞에서 발표하는 형식이 많다. 이를 위해 어떤 방법과 리소스를 활용하여 진행할 것인지에 대해서도 사전에 분과 내부 및 진행자와 면밀한 검토와 협의가 필요하다. 분과에서 수립한 Planning은 전체 워크숍 참여자들 앞에서 발표하여 공유하는 시간을 가지는 것이 필요하다.

DT 워크숍 진행자 입장에서도 각 분과의 과제 수행 과정에서 반드시 필요하게 될 물품이나 요구사항을 미리 예상하여 사전에 준비, 지원하는 것이 좋다. 프린터, 인터넷 사용 환경, 문구류, 간식, 다과 준비하기 등을 고려하자. 또한 당일 진행될 워크숍의 처음부터 끝마무리까지의 전체 과정, 그리고 그때그때의 상황들을 머릿속으로 수차례 리허설을 해야 한다.

Action Item#1 - What to do 확정하기

분과 수행 과제의 주제 선정하기: 원활한 주제 선정을 위해서 사전에 DT 워크숍 담당자가 어느 정도 분류를 해놓는다면 워크숍이 수월해질 수 있다. 이를 기반으로 워크숍 당일 참여자들이 집중할 수 있는 주제를 선정하자. 가장 핵심이 될 만한 하위 주제 몇 가지에 집중하는 방법도 좋고, 중복해서 진행하고 후반부에 좋은 내용들을 추려내는 과정을 가지는 것도 좋다.

DT 워크숍은 분과 단위의 과제 수행이 그 핵심이다. 따라서 ‘어떤 주제의 과제를 수행하는가’는 분과원들에게 무척 중요한 사안이 된다. 워크숍 담당자의 사전 작업을 통해, 분과별로 수행할 과제의 주제 후보를 제공하고 그중 한 개를 선택하여 수행하도록 하는 방법이 무난하다. 워크숍 담당자가 사전에 회사에서 중요시하는 비즈니스 영역에서 주제 후보를 리스트업 해보는 것도 좋고, 필요시에는 부서장과 사전에 협의를 통해 주제 후보를 정리해보는 것도 좋다. 워크숍의 큰 목적과 관련된 업무를 담당하는 현업 부서의 구성원들에게 사전에 협조를 얻어 주제 후보를 요청해 보는 것도 괜찮은 방법이다.

과제의 종적/횡적 범위 명확히 하기: DT 워크숍에서 각 분과의 수행 과제는 가급적 Planning 단계에서 종적 범위(Level)와 횡적 범위(Boundary)를 명확히 정해야 한다. 그 이유는, 제한된 시간과 리소스를 최대한 집중하여 활용해야 하며, 또한 명확한 결과물을 도출해내기 위함이다. 수행 과제의 주제가 너무 High Level이면 ‘All or Nothing’이 되기 쉽다. 예를 들어, ‘행복한 스마트폰 라이프 만들기’가 주제라고 하자. 다소 추상적인 개념의 ‘행복’이란 단어, 오늘날 사용자들의 거의 모든 생활에 걸쳐 역할을 수행하고 있는 ‘스마트폰’, 그리고 거의 모든 것을 아우르는 ‘라이프’라는 표현은 그 주제부터가 아주 이상적이면서도 실체가 명료하게 그려지지 않는 주제이다.