알파늑대와 팀프로젝트

알파늑대와 팀프로젝트

요하네스 포스 지음

한스미디어 / 2009년 2월 / 262쪽 / 12,000원



1. 배고픔 : 프로젝트는 어떻게 생겨나는가?



무엇이 늑대를 사냥하게 만드는가? 물론 배고픔이다. 늑대들은 단순히 죽이는 것에 대한 쾌락 때문이 아니라 배고픔을 잠재우기 위해 사냥한다. 즉 생존하기 위해 사냥한다. 이때 음식물 섭취를 통해 얻게 되는 에너지의 양은 사냥에서 소비하게 되는 에너지의 양보다 커야 한다. 이 때문에 늑대들은 사냥기술을 최적화하고 보편적으로 무리를 지어 사냥한다.

기업도 이와 비슷하다. 성과를 내기 위해 소비하는 에너지가 그 성과보다 작을 경우에만 기업의 생존은 장기적으로 가능하다. 프로젝트의 중요성은 바로 여기에 있다. 프로젝트란 조건의 일회성이란 특징이 있는 계획이다. 즉 목표를 제시하고, 시간적ㆍ경제적ㆍ인적 조건의 제약을 받는다는 점에서 기업의 일반적인 계획 업무와 구분할 수 있다. 어떤 종류의 프로젝트이든 상관없이 항상 중요한 것은 각각의 프로젝트가 목표로 추구하는 이익보다 에너지 소모가 작아야 한다는 것이다.

기업은 항상 변하고 발전해야 한다. 구체적인 변화의 필요성을 인식하고 새로운 프로젝트를 개발해야 한다고 생각했다면 이미 중요한 첫 발을 내디딘 것이다. 이러한 생각에 도달하기 위해서도 사전 작업이 필요하다. 시장을 분석하고, 직원들을 인터뷰하고, 생산과정을 관찰해야 한다. 그로부터 다음 질문이 제기된다. "프로젝트는 언제 시작되는 것인가?" 프로젝트의 시작은 모든 중요한 정보가 제시되고 목표가 분명해진 순간이다. 프로젝트를 시작하는 시기에 사용하는 에너지는 프로젝트의 복잡성과 지금까지 어떤 경험과 정보가 기업 내에 존재했는지에 따라 좌우된다. 사냥구역 탐색을 위해 새로 구성된 늑대 무리가 그렇듯이 프로젝트 초기에 소모되는 에너지는 매우 크다. 우선 잠재적인 사냥감이 무엇인지를 파악하고, 그것이 생존을 보장할 수 있을지를 판단한다. 그 다음에는 사냥감에 맞는 사냥 전략을 개발하는 것이다.

2. 알파 늑대 : 프로젝트의 책임자는 어떻게 되는가?



모든 조직 안에는 사람들이 상호작용을 해서 해결해야 하는 과제가 존재한다. 이러한 과제는 프로젝트의 성격을 띠며, 늑대와 마찬가지로 가능한 적은 자원을 투입하여 성공을 위해 노력한다. 이를 위해서는 체계적인 접근 방법과 현재 보유하고 있는 자원을 잘 조화시키는 것이 중요하다. 그리고 일을 주도하는 사람이 반드시 필요하다. 그 임무를 누가 맡을 것인가? 늑대 무리에서는 주로 알파 늑대가 그런 일을 한다. 프로젝트에서는 프로젝트 책임자가 그런 역할을 해야 한다.

모든 늑대 무리는 알파 부부에 의해 통솔된다. 알파 부부는 동등하게 무리를 이끌며 복잡한 공동생활을 체계화한다. 알파 늑대는 어떻게 되는 것일까? 어떤 늑대가 리더로서 인정받을 수 있는지 없는지는 여러 요소에 의해 좌우된다. 물론 육체적인 조건도 중요한 역할을 한다. 하지만 자발성과 통솔력 있는 행동이 결정적으로 중요하다. 갈등 상황에 대처하는 능력 또한 매우 중요하다. 훌륭한 알파 늑대는 발생하게 되는 갈등 상황을 매우 빠르고 자원에 손해를 입히지 않으면서 해결한다. 알파 늑대와 같이 프로젝트를 이끌 책임자를 선별하기 위해서는 다음 네 가지 기준이 필요하다. 첫째, 전문 능력. 기계 설비업체의 프로젝트 책임자에게는 그가 적어도 기계 설비에 대한 기본 지식이 있을 것이라고 기대할 수 있다. 마찬가지로 IT 프로젝트 책임자는 충분한 데이터 처리 관련 지식이 있어야 한다. 둘째, 수단 능력. 프로젝트를 마찰 없이 실행하기 위해서는 프로젝트 계획의 수단에 관한 지식, 그리고 아이디어를 찾거나 문제를 해결하는 것이 중요하다. 이는 정비사가 그의 공구상자를 가능한 한 가득 채워 상황에 따라 적합한 도구를 사용하는 것과 같은 이치이다.

셋째, 조직 능력. 프로젝트를 실행하기 위해서는 참가자들이 효율적으로 함께 일할 수 있는 구조를 먼저 세워야 한다. 책임에 대한 문제도 진행과정과 마찬가지로 분명하게 미리 결정해 놓아야 한다. 이와 관련 프로젝트 책임자는 조직의 본질과 구성에 대해 깊이 있는 지식을 갖추어야 한다. 넷째, 사회 능력. 프로젝트 책임자가 팀 구성원들과 목적 지향적으로 효율적으로 커뮤니케이션 할 수 있을 때, 발생하는 갈등 상황을 빠르고 자원을 보호하면서 해결할 수 있을 때, 그리고 팀 구성원에게 동기를 부여하면서 지휘할 수 있을 때 그는 도전적인 과제를 성공적으로 이루어 낸 것이라고 볼 수 있다.

3. 사냥감은 어디에 있나 : 프로젝트의 목표를 어떻게 알아낼 수 있나?



성장한 늑대는 에너지를 유지하기 위해 하루 1.5~3kg의 고기가 필요하다. 하지만 잡을 수 있는 사냥감이 항상 충분한 것은 아니다. 늑대는 가장 능숙하고 효율적인 맹수지만 모든 사냥에 성공하지는 않는다. 사냥의 성공은 무엇보다 경험, 사냥기술, 동물의 컨디션 등과 깊은 관련이 있다. 그러나 모든 늑대 무리에게 공통으로 나타나는 것은 목표가 있다는 것이다. 굶주린 늑대 무리가 목표와 계획도 없이 사냥을 시작하고 그로써 소중한 에너지를 낭비하는 일은 상상하기 어렵다.

프로젝트에 있어서 성공은 설정한 목표를 달성했는지, 이해관계자를 만족시켰는지에 따라 정의할 수 있다. 프로젝트를 성공 또는 실패라고 정의할 수 있기 위해서는 목표에 대한 정의가 필요하다. 사냥을 하는 늑대 무리와 달리 프로젝트에서 단 하나의 목표만 쫓는 경우는 드물다. 전체적인 조망을 잃지 않기 위해서는 최종적으로 추구하는 목표를 세부적으로 나누는 것이 좋다. 잘 알려진 구분법은 기한성에 바탕을 둔다. 목표를 단기, 중기, 장기 목표로 구분하는 것이다. 이는 각각 1년, 1~3년, 3~5년 기한 안에 이루어야 하는 목표를 의미한다.

또 다른 구분법은 결과 목표, 행동 목표, 유용 목표로 구분하는 것이다. 결과 목표는 프로젝트의 마지막에 성과를 통해 검토할 수 있는 목표이다. 예를 들어 "입주 가능한 150 평방미터 정도의 단독주택을 짓자"는 결과 목표이다. 행동 목표는 프로젝트 실행의 틀 안에서 고려할 수 있는 실현조건을 말한다. 예를 들어 "건설에 대한 이해를 통해 단독주택의 모든 장치를 검사한다"는 행동 목표이다. 마지막으로 유용 목표는 프로젝트가 끝나고 나서 이루어낸 프로젝트 성과의 유용성에 대해 그것이 완수되었는지 여부를 검토하는 것이다. 예를 들어 "1 평방미터 당 00 유로에 해당하는 최대 운영비용"은 유용 목표의 범주에 속한다.

4. 무리의 형성 : 프로젝트 팀은 이렇게 구성하라



늑대들은 이미 새끼 때부터 무리의 일부분으로서 어떻게 행동해야 하는지를 배운다. 그들은 종종 규칙을 지키지 않을 경우 어떻게 되는지를 아프게 경험하기도 한다. 무리를 유지하고 사냥을 성공하기 위해서 일찍부터 공동체를 발전시키는 행동방식을 연습하는 것은 매우 중요하다. 또한 늑대들의 모든 활동은 공동의 성공을 기준으로 측정한다. 그렇게 해야 늑대 무리는 적대적인 자연 안에서 생존 능력을 갖추기 때문이다. 무리 안에서 모든 행동은 특정한 목적에 따르며 최고의 효율성을 추구한다.

인간에게는 늑대와 비교할 수 있는 본능이 없다. 당신은 두 가지 조건 하에서만 늑대와 유사하게 효율적으로 행동할 수 있다. 첫째는 강요에 의해, 둘째는 신념에 따라. 당신에게 일을 하도록 강요하는 사람은 아무도 없기 때문에 당신은 프로젝트 팀이 의미 있고 필요하다는 신념을 갖추어야 한다. 그러면 그러한 신념은 팀 구성원들에게 전달될 것이다. 그러므로 우선 "과연 프로젝트 팀이 필요한가?"라는 질문에 대해 생각해야 한다. 이에 답하기 다음과 같은 사항들을 확인해야 한다.

첫째, 해결해야 하는 임무는 어느 정도 규모이고 복잡한가? 임무가 단순하고 규모가 작으면 굳이 팀을 구성해서 공동 작업을 할 필요가 없다. 둘째, 누가 어떤 지식과 경험, 그리고 자질로 프로젝트 성공에 기여할 수 있는가? 임무를 혼자서 해결할 수 없다는 확신이 든 다음에는 "어떤 자질과 능력이 필요한가?"라는 질문이 따르게 된다. 이를 위해 요구되는 프로필을 만들면 큰 도움을 얻을 수 있다. 7~10가지 정도의 요구기준을 가진 목표 프로필을 확정하라. 그리고 목표 프로필을 가능성 있는 팀 구성원의 현재 프로필과 비교하라.

셋째, 공동 작업을 통해 성과, 아이디어, 실행은 더 나아질 수 있는가? 요구되는 다양한 프로필을 도표로 만들고 나서 서로 비교해 보라. 다양한 노하우를 한 자리에 모으고 이용할 때 최상의 결과를 가져올 수 있다는 것을 알 수 있을 것이다. 넷째, 공동 작업은 어떤 결과를 가져오는가? 공동 작업에 의해 생겨나는 결과는 매우 다양하며, 그 결과는 비로소 공동 작업을 임무로 만들어 준다. 다섯째, 팀 규모는 어느 정도여야 하는가? 프로젝트 팀은 보편적으로 모든 중요한 역할 분야를 대표하는 사람들을 각각 한 명씩 포함해야 한다. 팀이 그보다 작으면 포함되지 않은 전문 능력 분야로 인해 프로젝트를 위해 본질적으로 중요한 관점이 간과될 위험성이 있다. 또한 프로젝트 팀이 7명 이상으로 구성되면 신뢰감 형성, 커뮤니케이션, 합의를 하는 데 소모되는 에너지가 엄청나게 커진다.

5. 어린 늑대들 : 프로젝트 참가자를 어떻게 교육하고 발전시킬 수 있는가?



동굴에서 이제 막 벗어난 늑대 새끼들을 관찰해 보면, 그들이 보이는 대부분의 행동이 자발적이라는 점이 눈에 띈다. 그들은 갑자기 한꺼번에 일어나 이리저리 뛰어다니고 서로 여기저기를 깨물고 어떤 대상이든 눈앞에 보이는 물건과 씨름을 하며, 점점 나이가 들수록 다양한 사냥감을 뒤쫓게 된다. 새끼 늑대들은 주위환경의 탐험에 대한 내적인 충동에 이끌린다. 그러면서 때로는 아픈 경험을 하기도 한다. 물론 이러한 경험은 늑대의 성공적이고 장기적인 생존을 위한 기본 바탕이 된다.

프로젝트 구성원들이 자발적으로 활동하기 위해서는 무엇을 해야 하는가? 우선 조직 내에서 자발적인 활동이 요구된다는 사실을 모두에게 분명히 인식시켜야 한다. 이때 상사는 활동영역을 분명하게 정의하고 위임해야 한다. 완수해야 하는 임무는 직원의 능력과 상응해야 한다. 직원이 임무를 맡고 나면 분명하게 정의되어 있는 자유영역을 이용할 수 있는 가능성이 크다. 그로써 내적 동기와 개인적인 발전을 지속적으로 성장시킬 수 있다. 직원들은 점점 더 어렵고 점점 더 책임감 있는 프로젝트를 맡게 됨으로써 성과를 인정받는다는 사실을 알아갈 때 동기를 한층 높은 차원에서 부여받는다.

어린 늑대들은 늑대들이 사냥하는 모습을 관찰한다. 이는 스스로 쌓은 경험을 의미 있게 보충해주며 그로써 생존을 위해 필수적인 능력과 기술을 더욱 빨리 발전시킬 수 있게 된다. 프로젝트도 마찬가지다. 경험이 없는 직원이 얼마나 빨리 배울 수 있는가 하는 문제는 기업의 행동방식에 따라 달라진다. "경험이 풍부한 사람을 통해 배울 수 있는 상황인가?" 아니면 "도와주는 사람 없이 부여된 임무를 혼자 수행해야 하는가?" 만약 경험이 풍부한 사람을 통해 배울 수 있는 상황이라면 이제는 배우는 사람이 특정한 테마, 기술, 행동방식에 관심을 두게 만들 수 있는지에 따라 학습 성과는 좌우된다. 그러므로 실전에서는 도움을 줄 수 있는 사람을 신중하게 선택하는 것이 필요하다.

6. 사냥을 시작하다 : 프로젝트의 시작을 어떻게 관철시키는가?



늑대는 아무리 배고프다고 하더라도 절대로 다른 늑대와 어떠한 합의도 하지 않은 채 경솔하게 사냥감에 달려들지는 않는다. 늑대 무리가 큰 사냥감을 잡아야 할 경우 사냥에 앞서 합의 과정이 있게 된다. 이는 전략적인 접근방법이다. 사냥 그룹에 속하는 모든 구성원은 자신의 위치와 임무를 알고 자신에게 부여된 역할을 잘 수행하기 위해 노력한다. 프로젝트 업무에서도 초기에 합의 과정(킥 오프 미팅 또는 워크숍)을 거치고 프로젝트에 대해 모두 이해하는 과정을 거치는 것은 큰 도움이 된다. 이는 프로젝트의 효율성과 최소한의 자원 소모를 위한 필수적인 일이다.

킥오프 미팅이나 워크숍은 프로젝트 참가자에게 중요하면서 본질적인 정보를 제공한다. 프로젝트 목적, 내용, 의뢰인에 대한 정보, 자원 등이 여기에 포함된다. 이로써 참가자들은 누구를 위해, 무엇을, 어떤 조건 하에서 이루어내야 하는지를 분명하게 알 수 있게 된다. 이는 참가자들에게 다음과 같은 장점을 가져다준다. ① 프로젝트의 목표, 내용, 특이사항에 대해 정보를 공유할 수 있다. ② 참가자들이 서로 처음 인사를 나눌 기회가 된다. ③ 커뮤니케이션을 위한 기본 바탕을 마련하게 된다.

킥오프 미팅에 따라 앞으로 진행될 프로젝트의 분위기가 결정된다. 철저하고 깔끔한 킥오프 미팅을 원한다면 다음 질문들이 도움이 될 것이다. 첫째, 미팅에는 누가 참여하는가? 프로젝트에 참여하는 모든 직원이 대상이 된다. 하지만 효율성을 위해 참가자 수는 7+2로 제한하는 것이 좋다. 둘째, 미팅은 얼마 동안 진행되어야 하는가? 지금까지 함께 일했던 직원들로 구성한 작은 프로젝트라면 1시간 반에서 2시간 정도가 좋다. 서로 알지 못하는 직원들로 구성한 큰 규모의 프로젝트라면 더 많은 시간이 필요하다. 셋째, 참가자들은 미팅 이전에 무엇을 미리 알고 있어야 하는가? 참가자들은 미리 일정, 장소, 중요한 테마 등에 대해 언급한 자료를 받아볼 수 있어야 한다.

킥 오프 미팅에서 가장 중요한 것은 프로젝트의 프레젠테이션이다. 이를 통해 프로젝트 책임자는 그의 프로젝트를 매력적으로 선보여야 한다. 이는 결코 쉬운 도전이 아니므로 미리 준비하는 것이 필요하다. 프레젠테이션은 도입, 중심부, 결론으로 나누어 작성한다. 도입에서는 간단명료하게 업무 목표를 제시한다. 중심부에서는 기술적이며 조직적인 세부사항을 다룬다. 이때 논리를 잘 내세워 진술을 탄탄하게 만들어야 한다. 논리를 이용할 때는 두 번째로 강력한 논리를 먼저 언급하고 가장 강력한 논리를 마지막에 언급한다. 모든 다른 논리들은 그 사이에 나열한다. 이러한 샌드위치 전략으로 긴장감을 만들어 낼 수 있고 가장 중요한 논리를 참가자들의 기억에 오래 남게 할 수 있다. 결론은 중요한 내용에 대한 짧은 요약과 토론에 대한 요청으로 이루어진다.

7. 사냥구역 파악하기 : 프로젝트 범위, 이해관계자, 그리고 위험성 분석하기



프로젝트 환경이란 프로젝트에 직접 간접적인 영향을 미치는 모든 영향을 포함한다. 프로젝트 결과는 팀의 인적ㆍ물적 자원, 기존 노하우, 팀 문화에 의해 영향을 받는다. 프로젝트 팀이 속한 기업 조직의 인적ㆍ물적 자원, 노하우, 기업 문화도 강한 영향을 미친다. 그 외에도 프로젝트와 관련이 있는 사회도 영향을 미친다. 그러한 영향은 사회의 문화, 정치, 법, 기술 등에 의해 생겨난다. 이러한 모든 요소는 프로젝트 결과에 영향을 미친다. 프로젝트에서 프로젝트 환경을 고려하지 않을 경우 극적인 결과를 가져올 수 있다. 1995년 쉘은 원유채굴시설물 북해 한가운데에 가라앉히기로 한 프로젝트에서 북유럽인들의 환경보호에 대한 변화된 의식을 과소평가했다가 엄청난 매출 감소를 감수해야 했다.

북부 캐나다의 야생 늑대들은 무리들이 서로를 방문한다. 이들 늑대의 행동은 마치 무리의 차원을 넘어서 서로 합의를 하는 듯하다. 사냥의 성공이 근처에 사는 무리에 의해서도 영향을 받을 수 있기 때문에 이는 결코 나쁜 전략이 아니다. 그렇게 서로 합의 하에 사냥과 만남이 마찰을 피해 갈 수 있는 것이다. 프로젝트를 진행하면서 이해관계자가 누구인지를 아는 것은 큰 도움이 된다. 이와 관련 프로젝트 책임자는 우선 누가 이해관계자인지를 파악해야 하고 둘째로는 그들에 대한 정보를 수집해야 한다. 그러고 나서 어떤 이해관계자가 프로젝트에 어떤 방식으로 영향을 미칠 것인지, 그들이 프로젝트에 어떤 태도를 보이는지, 그리고 각각의 이해관계자가 프로젝트와 어느 정도 깊은 관련이 있는지를 파악해야 한다. 그리고 이해관계자를 이끌어 갈 전략을 세우고 실행해야 한다. 이해관계자의 프로젝트에 대한 태도와 함께 그들을 이끌 수 있는 올바른 전략을 잘 세울 경우 프로젝트의 성공에 크게 이바지 할 수 있기 때문이다.