시간, 도요타처럼 아끼고 닛산처럼 써라

1. 성공한 사람들의 시간관리술



당신도 시간을 늘릴 수 있다

지금까지 시간관리 기술에 대해 쓴 책을 많이 읽었을 것이다. 이런 책들은 누구에게나 똑같이 주어진 하루 24시간을 얼마나 효율적으로 사용하는가에 초점을 맞춘다. 그러나 나는 누구에게나 하루 24시간이 주어진다는 상식부터 무너뜨리려 한다.



루크레티우스는 "시간은 그것 자체로는 존재하지 못한다. 우리는 사물의 비약을 통해 시간이라는 감각을 얻을 수 있을 뿐이다"라고 말했다. 흥미 있는 일을 하다 보면 집중력이 생겨서 다른 때보다 일을 더 빨리 처리할 때가 있다. 이것은 그야말로 시간이 늘어난 것이다. 일을 잘하는 사람에게는 일 못하는 사람보다 훨씬 많은 시간이 주어진다. 정확하게 표현하면 '시간이 많은 것'이 아니라 '시간을 많이 확보한다'고 해야 할 것이다. 얼마나 노력하느냐에 따라 우리 모두는 시간을 늘릴 수 있다.

안타깝게도 현실에서는 시간의 장벽이 존재한다. 기존의 상식, 고정관념, 인간관계, 능력이나 심리적인 문제 같은 요인들이 장벽을 만들어 낸다. 그 중 가장 큰 문제는 '하루는 24시간', '근무시간은 9시부터 6시까지' 같은 기존의 상식들이다. 그러나 이것들은 사람이 시간을 규정하기 위해 만들어낸 규칙에 불과하며 절대불변의 진리가 아니다. 그렇다고 규칙을 파괴하라는 것은 아니다. 효율적으로 일하려면 이렇게 규정된 시간을 잘 활용해야 한다는 것이다.



기존의 시간관리술은 정해진 시간 내에 최대한 효율적으로 일하기 위한 방법에 초점을 맞추었다. 그러나 이것은 '시간에 관리 당하는 방법'이지 '시간을 관리하는 방법'이 아니다. 기획서를 80% 정도 작성했는데 기한을 못 맞출 상황이 발생했다고 하자. 대부분의 시간관리 서적들은 이렇게 말한다. "80%라도 나름대로 완벽하게 마무리 지어라." 이것도 괜찮은 방법이다. 일정을 못 맞추는 것보다는 정해진 날짜에 80%라도 진행된 것을 제출하면 좋은 평가를 받을 수 있다. 그러나 이것도 비용이 걸린 문제라면 상황이 달라진다. 상대에 따라서는 빠른 답변보다는 완벽하게 마무리 지은 답변을 원하는 경우도 있다. 이때는 빨리 만들기보다 충분한 시간을 확보하는 데 노력을 기울여야 한다. 필요에 따라 시간을 늘리는 것, 곧 시간 자체를 관리해야 한다. 시간 자체를 관리함으로써 시간의 장벽을 제거할 수 있기 때문이다.



이 책은 성공한 사람들의 사례를 통해 시간의 장벽을 제거하는 5가지 방법(①낭비를 없애라. ②시간 뇌를 사용하라. ③스피드업 하라. ④바로 행동에 옮겨라. ⑤시간을 늘려라)을 제시한다. 시간의 장벽은 고정관념, 인간관계, 심리적 문제 등 다양한 곳에 자리 잡고 있다. 진심으로 시간을 관리하고 싶다면 이러한 문제점까지 해결해야 한다. 시간의 장벽을 넘어 시간을 늘리면 자신을 위한 시간을 얻을 수 있으며, 이는 무한한 가능성을 가져다준다. 지금껏 스스로 만들어 온 한계를 넘을 수 있으며, 회사라는 틀을 넘어 얼마든지 자신을 위한 일을 할 수 있다. 얼마나 멋진 일인가?



2. 시간을 아끼는 기술을 훔쳐라



도요타의 '시간 소모를 없애는 방식'

기한 내에 보고서를 제출하는데 자료 조사를 위해 50권의 책을 읽어야 한다고 가정하자. 50권 다 읽으려면 시간이 너무 많이 걸리고 또 책 전체 내용이 모두 도움이 된다고 할 수 없다. 이때 역사고를 사용하면 아무리 많은 책도 거뜬히 소화할 수 있다. 우선 쓰고자 하는 결론을 확실하게 설정한 후에 필요하다고 생각되는 부분을 추려서 읽는 것이다. 내가 쓰는 방법은 우선 '도움이 되는 부분'에 큰 포스트잇을 붙여놓는 것이다. 그리고 '나중에 도움이 될지 모르는 부분'에는 작은 포스트잇을 붙여놓고 일단 넘어갔다가 나중에 시간이 되면 읽는 것이다. 이렇게 하면 책 한 권을 시간 낭비 없이 알차게 소화할 수 있다.



도요타가 세계적으로 자랑하는 생산방식인 간판방식도 역사고를 토대로 만들어진 것이다. 이것은 한 마디로 "필요한 제품을, 필요한 때에, 필요한 양만큼 만든다"는 것이다. 이를 위해 "무엇을, 언제, 얼마만큼 만들라"는 지시가 적힌 간판을 공정하는 내내 끊임없이 돌린다. 이렇게 하면 최소한의 인원으로 생산에 꼭 필요한 작업만 할 수 있고, 필요한 양만 만들기 때문에 재고가 남지 않는다. 게다가 불필요한 작업을 일절 하지 않으므로 최고의 속도를 올릴 수 있다.



이것은 조립 작업에서 "앞의 공정이 다음 작업을 진행하기 위해 뒤의 공정에 부품을 공급한다"는 고정관념에서 벗어나 "뒤의 공정이 앞의 공정을 인수한다"라고 발상을 전환한 것이다. 쉽게 말해 뒤의 공정에서 필요한 양과 시간을 미리 정하고 그에 맞춰 앞의 공정에서 만들어내야 할 제품의 양과 시간, 노력을 산출하여 필요한 만큼의 작업만 할 수 있도록 한 것이다. 원인만 있고 결과가 있는 것이 아니라 결과를 우선 상정하고 원인을 어떻게 만들어갈 것인가를 생각하면 낭비를 정확하게 간파할 수 있다는 것이다. 이것이 바로 역사고의 효과이다.



간판방식을 고안한 도요타 부사장 오노 다이이치는 이런 일화를 갖고 있다. 어느 날 한 직원이 기획안을 들고 오노를 찾았다. "어느 정도 외주를 주어야 수지가 맞는가?"라는 주제로 생산능력과 원가를 따져 데이터를 분석하고 생산량 증가에 따라 발주 가능한 외주수량을 분석한 자료였다. 자료를 보고 오노는 딱 한마디만 던졌다. "하루 종일 쓸데없는 일로 계산기를 눌러대다니 한심하군." 오노는 왜 이런 반응을 보였을까? "일의 목적이 무엇인가?"를 먼저 생각하는 습관이 몸에 배어 있기 때문이다. 그는 우선 외주를 넘기지 않고도 생산율을 최대한 끌어올릴 수 있는 아이디어를 찾아내야 한다고 생각했던 것이다. 근본적인 필요성을 확인하는 것은 시간을 효율적으로 관리하는 데도 매우 중요하다.

물리학자에게 배우는 시간을 저축하는 방법

역사고를 토대로 자신이 할 일을 도표로 만들어보면 전체 흐름을 한 눈에 파악할 수 있고 불필요한 작업도 쉽게 파악할 수 있다. 그러나 안심하긴 이르다. 도표에는 당신의 시간으로 활용할 수 있는 중요한 시간이 계산되어 있지 않기 때문이다. 대표적인 것이 '출근시간', '고객을 기다리는 시간', '중요한 자료를 다운받는 시간' 같은 것들이다. 이런 시간을 자투리 시간이라고 하는데, 티끌 모아 태산이라고 잘만 활용하면 자신의 시간을 대폭 늘릴 수 있다.



예를 들어 지금 30세인 세일즈맨이 60세까지 일한다고 하자. 통근 시간이 편도 1시간 15분, 주 5일 근무를 한다고 하면 30년 동안 19,800시간(약 2년 3개월)이라는 엄청난 시간을 출퇴근길에 활용할 수 있다. 과학 잡지 《뉴턴》의 편집장 다케우치 히도시는 이런 계산을 통해 "전철 안에는 작은 우주가 존재한다"라는 결론을 내렸다. 그리고 출퇴근 시간에 할 수 있는 모든 노하우를 『나의 시간 활용술』이라는 책에 소개하고 있다.



다케우치는 왜 출퇴근 시간에 할 수 있는 일을 모색해 왔을까? 이유는 단순하다. 매우 바빴기 때문이다. 대학교수이자 지구물리학의 권위자였던 그는 잡지 《뉴턴》을 창간하고 죽는 날까지 편집장으로 일했다. 또한 해설자로 수많은 방송에 출연했고 책을 300권 이상 집필했다. 잡지와 TV라는 매스컴에 관련된 일을 처리하는 시간을 확보하는 동시에 본업인 교수로서 연구할 시간, 저자로서 집필할 시간도 확보해야 했던 것이다. 그는 모든 자투리 시간을 유용하게 활용하여 책을 썼다고 한다.

그의 책 쓰는 방법을 살펴보자. 우선 최종 목표인 책 한 권을 원고지로 환산하면 얼마나 되는지 계산한다. 그는 대략 400자 원고지 300장을 한 권으로 잡고, 책 한 권을 100개의 주제로 나누었다. 그리고 원고지 300장을 100으로 나누면 하나의 주제가 3장으로 이루어진다. 원고지 3장을 쓰는 작업을 100번 나누어 함으로써 한 권의 책을 쓴다는 발상이다. 대략 주제 하나를 쓰는 데 15분 정도 걸렸다고 하니 15분의 자투리 시간이 100번 있었다고 생각하면 굉장히 간단하다.



시간관리를 잘하는 사람은 시간을 양으로 생각한다. 반대로 시간관리를 못하는 사람은 점에서 점으로 생각한다. 11시 50분부터 12시 사이를 단순히 점과 점의 연결로 생각하면 그 시간에 뭔가를 할 생각조차 못한다. 그러나 양으로 생각하면 시간을 저축하고 늘려 자신의 시간을 만들겠다는 발상이 나올 수 있다. 중요한 것은 시간을 수치가 아닌 양으로 생각하는 것이다. 자투리 시간 하나하나는 짧아도 모두 모으면 엄청난 양이 된다. 그 양을 축척해 가면 시간이 아무리 많이 걸리는 일도 자투리 시간만으로 충분히 처리할 수 있다.



장기의 천재에게 배우는 시간관리술

당신은 정보를 어떻게 관리하는가? "자료를 어디에 두었더라?" "○○○ 연락처가 어디 있지?" 상황이 이렇다면 당신은 분명 불필요한 일에 시간을 낭비하고 있다. 필요한 양보다 훨씬 방대한 양의 정보가 매일 쏟아지는 시대이다 보니 당연한 일일지도 모른다. 『정리기술』의 저자 데번포트 박사는 비즈니스맨은 연간 150시간을 자료를 찾는 데 허비한다고 말한다. 매년 21일을 낭비하는 셈이니 결코 무시할 수 없는 시간이다.



많은 정보를 처리해야 문제는 장기에서도 발생한다. 컴퓨터가 발달하면서 장기의 세계도 크게 변화했다. "이 말을 이렇게 두면 어떤 상황이 벌어질까?"라는 복잡한 시뮬레이션이 가능하다 보니 장기 기사는 실전을 앞두고 엄청난 양의 데이터를 분석한다. 천재기사 하부 요시하루는 2천 수까지 예측할 수 있다. 그러나 그는 대량의 정보를 구사하는 것보다는 다음에 둘 한 수에 전념하는 것이 중요하다고 말한다. 그렇다면 대량의 정보에서 필요한 한 수를 결정하는 요령은 무엇일까? 그는 이렇게 말한다.

"장기 두는 법을 적은 책은 계속 늘어나기 때문에 그것을 전부 볼 수는 없다. 필요한 정보를 얻으려면 불필요한 것을 버려야 한다." 실전에서도 그는 순간적으로 떠오르는 순서대로 불필요한 수는 버리고 마지막에 남은 결정적 한 수를 둔다. 여기서 배울 수 있는 것은 필요한 순간 수많은 정보 중에서 필요한 정보를 골라내는 것이 일의 속도를 높이는 열쇠라는 것이다. 방법은 간단하다. 중요성보다 "무엇을 버릴까?"를 먼저 생각하면 된다. 버리는 발상을 통해 '절대 버릴 수 없는 수'를 찾는 것이다.버릴 수 없는 것을 기준으로 정보를 수집하는 방법은 간단하다. 자동적으로 버릴 것은 버리고 남은 것 중에서 버릴 수 없는 것만 고르면 된다. '버려라' 했지만 버릴 수 없는 것도 많을 것이다. 이때는 간단하게 생각하라. '필요한가? 그렇지 않은가?' 이렇게 해도 언젠가는 필요할 것 같거나 기념으로 남기고 싶은 것이 있을 것이다. 앨범이나 서류가 그러한데, 이런 것들에 대해서는 이 일에 필요한 정보는 00라는 식으로 필요한 정보를 미리 선별하고 자료를 효율적으로 정리해 놓아야 한다.



정리에는 두 가지 요소가 있다. 첫째는 자기 주변에 지금 필요한 것을 갖추는 것이다. 둘째는 지금 필요하지 않은 것을 효율적으로 보존 혹은 처분하는 것이다. 지금 필요한 것이 무엇인가를 파악하려면 지금 하는 일에 필요한 것을 리스트로 만들어 항상 눈에 띄는 곳에 붙여두자. 필요한 자료는 현재 진행 중인 파일에 보관하고 나머지는 현재 진행 중에 코너에 보관한다. 그리고 일이 완료되면 정리하여 처분하거나 따로 보관한다. 이 정도만 해도 자료를 찾는 데 걸리는 시간을 훨씬 단축할 수 있다.

한편 지금 필요하지 않는 자료는 버리는 것이 좋다. 마츠시타 전기는 "오래된 것은 모두 파기하라"는 슬로건으로 신감각 회사를 만들어 멋지게 성공을 거두었다. 필요한 것은 창업자의 사상뿐이며 나머지는 전부 버려도 좋다는 생각으로 회사 체질을 개선한 것이다. 그야말로 "정말로 필요한 것만 단순하게 생각하는 것이 쾌적한 환경을 만든다"는 심플싱킹(Simple Thinking)의 승리라고 할 수 있다.

3. 시간 뇌를 사용하는 방법



시간에 구속되지 않고 일하는 법

일의 우선순위에 대해 생각해보자. 종이를 꺼내 당신이 지금 가장 먼저 해야 할 일을 적어보자. 일단 종이에 적었다면 지금 당장 실행에 옮겨라. 이것이 우선순위에 대한 설명의 전부이다. 우선순위란 가장 중요한 일을 가장 먼저 실행에 옮기는 것이다. 너무나 간단하다. 그런데 안타깝게도 많은 사람들이 간단한 법칙을 따르지 못하고 있다. 이유는 3가지로 생각해볼 수 있다. 첫째, 심리적인 문제. 중요성은 알고 있지만 마음이 내키지 않는다. 둘째, 인간관계의 문제. 상사에게 다른 업무를 지시 받아서 하고 싶은 일을 먼저 할 수 없다. 셋째, 의사결정의 문제. 무엇을 먼저 해야 할지 판단을 내릴 수 없다. 가장 문제가 되는 것은 셋째 이유이다. 중요한 일을 시작조차 못할 수도 있기 때문이다.

어느 날 철강왕 찰스 슈왑이 전설적인 경영 컨설턴트 아이비 리와 대면하게 되었다. 시간이 없어서 할 수 없었던 일을 할 수 있게 해 달라는 슈왑의 요청에 아이비 리는 이렇게 답했다. "하루를 시작할 때 해야 할 일 가운데 가장 중요한 여섯 가지를 번호를 매겨 정리하십시오. 그리고 첫 번째 업무부터 순서대로 처리하십시오. 업무가 끝날 때마다 나머지 항목을 다시 평가하여 순서를 바꿔야 할 것이 있는지 확인하십시오." 몇 달 후 슈왑 사장은 "지금까지 내가 받아본 아이디어 중에서 가장 값진 것이었습니다"라는 메모와 함께 2만 5천 달러짜리 수표를 아이비 리에게 지불했다.



"가장 중요한 일부터 처리한다"는 아이비 리의 발상은 "가장 중요한 일을 가장 먼저 실행에 옮긴다"는 우선순위 방법과 본질적으로 같은 것이다. 사실 우선순위를 매기는 기준은 주관적이다. 그러나 당사자가 일의 중요성을 분명하게 인식하고 우선순위를 매겨 실행에 옮긴다면 반드시 성공할 수 있다.

닛산의 시간을 만드는 노하우

시간의 장벽을 무너뜨리기 위해 많이 사용하는 방법이 시간을 늘리는 것이다. 대표적인 방법이 최근 유행하는 '아침형 인간'이 되는 것이다. 아침에는 집중력이 필요한 일을 하는 것이 좋은데 이것은 과학적으로 입증된 사실이다. 인간에게는 사카디안 리듬이라 하여 원시시대부터 유전자에 각인된 활동 리듬이 있다. 해가 뜨면 일어나 사냥을 나가고 해가 저물면 외부의 적으로부터 몸을 숨기기 위해 동굴에서 잠을 자는 것이다. 우리 뇌의 활동은 이 사카디안 리듬에 맞춰져 있어서 아침 7시가 되면 활동을 활발하게 하는 호르몬이 분비된다. 다시 말해 이 시간에는 집중력이 최고조에 달하므로 가장 중요한 일을 하기에 적합하다.



그렇다고 무리해서 아침형 인간이 될 필요는 없다. 저녁시간도 나름대로 이점이 있기 때문이다. 아침 시간을 활용할 때와는 정반대로 집중하지 않아도 되는 일을 할 수 있기 때문이다. 따라서 썩 내키지는 않지만 정해진 기간 내에 처리해야 할 일이 있을 때는 저녁 시간이 위력을 발휘한다. 예를 들어 "1시간까지만 하자"라고 목표를 세우고 일을 시작했지만 미처 끝내지 못했다면 2시로 연장하면 된다. TV를 보며 휴식을 취하기도 하고, 술을 마시면서 키보드를 두드려 보기도 한다. 이렇게 저녁에는 부담 없이 편하게 일할 수 있어서 좋다. 그러므로 장기적인 일이나 공부를 할 때는 아침 시간을 활용하고 단기적인 일에는 저녁 시간을 활용하자. 이것이 바로 시간을 전환하는 노하우이다.



시간을 전환하려면 기한과 목표가 중요하다. 기한(예: 8월까지 원고를 완성하겠다)은 외적으로 정해 놓은 조건이다. 이것을 못 지키면 신뢰를 잊고 손실이 발생한다. 반면 목표(예: 오늘은 원고지 3장을 써야지)는 시간관리를 위해 일을 진행하는 당사자가 임의로 설정한 조건이다. 닛산 사장 카를로스 곤